圖書館管理的主要方法和分類

謝虹

摘 要 圖書館的核心部門是業(yè)務(wù)部門，其機(jī)構(gòu)設(shè)置形式主要按圖書館的職能設(shè)置的部門，即根據(jù)圖書館文獻(xiàn)收集、整理和提供使用等職能建立部門，如采訪部、編目部、流通部、參考咨詢部、圖書典藏部、特藏部、業(yè)務(wù)研究輔導(dǎo)部等。圖書館管理的一個重要內(nèi)容是對所屬機(jī)構(gòu)的管理，主要包括部門的劃分和設(shè)立，各部門關(guān)系的確定，職能、職權(quán)和業(yè)務(wù)工作的分工，人員編制、技術(shù)力量的配備與協(xié)調(diào)等。機(jī)構(gòu)設(shè)置的目標(biāo)是提高工作效率，最精簡的、職責(zé)分明的、合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置可以使圖書館成為一個有機(jī)的整體，更有效地實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 圖書館 管理 方法 分類

圖書館管理的一個重要內(nèi)容是對所屬機(jī)構(gòu)的管理，主要包括部門的劃分和設(shè)立，各部門關(guān)系的確定，職能、職權(quán)和業(yè)務(wù)工作的分工，人員編制、技術(shù)力量的配備與協(xié)調(diào)等。機(jī)構(gòu)設(shè)置的目標(biāo)是提高工作效率，最精簡的、職責(zé)分明的、合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置可以使圖書館成為一個有機(jī)的整體，更有效地實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。圖書館的組織機(jī)構(gòu)由業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)和行政機(jī)構(gòu)兩大部分構(gòu)成：業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)主要執(zhí)行文獻(xiàn)的選擇、收集、加工、整理、存儲、提供使用等職能；行政機(jī)構(gòu)主要是為圖書館業(yè)務(wù)工作提供條件，支持和保證業(yè)務(wù)工作的完成，負(fù)責(zé)秘書、外事、公共關(guān)系、人事、財(cái)務(wù)、安全保衛(wèi)、物資供應(yīng)、醫(yī)療衛(wèi)生、行政管理等工作。

圖書館的業(yè)務(wù)工作是由很多相互聯(lián)系的工作環(huán)節(jié)組成的，一般包括文獻(xiàn)的收集、整理、典藏和服務(wù)。文獻(xiàn)收集是整個圖書館工作的基礎(chǔ)。圖書館員首先要明確本館的收藏原則、收藏范圍、收藏重點(diǎn)和采選標(biāo)準(zhǔn)，了解本館館藏情況、文獻(xiàn)的種類與復(fù)本數(shù)、各類藏書的利用率和使用壽命、哪些書刊可剔除、哪些書刊要補(bǔ)缺等，此外還需掌握出版發(fā)行動態(tài)。然后以采購、交換和復(fù)制等各種方式補(bǔ)充館藏。文獻(xiàn)整理包括文獻(xiàn)的分類、主題標(biāo)引、著錄和目錄組織等內(nèi)容。文獻(xiàn)分類不僅為編制分類目錄和文獻(xiàn)排架提供依據(jù)，也便于圖書館統(tǒng)計(jì)、新書宣傳、參考咨詢和文獻(xiàn)檢索等。

文獻(xiàn)主題標(biāo)引是根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容所討論的主題范圍，以主題詞來揭示和組織文獻(xiàn)的。文獻(xiàn)分類和主題標(biāo)引是揭示文獻(xiàn)內(nèi)容的重要手段，文獻(xiàn)著錄則是全面地、詳盡地揭示文獻(xiàn)形式特征和內(nèi)容特征的主要手段，它便于讀者依據(jù)該文獻(xiàn)的各種特征確認(rèn)某種文獻(xiàn)，獲得所需文獻(xiàn)的線索。圖書館員把各種款目有序地組織成圖書館目錄，以揭示圖書館館藏，圖書館目錄是檢索文獻(xiàn)的工具，也是打開圖書館這個知識寶庫的鑰匙。文獻(xiàn)典藏主要包括書庫劃分、圖書排列、館藏清點(diǎn)和文獻(xiàn)保護(hù)等。其中，文獻(xiàn)保護(hù)是一項(xiàng)專門技術(shù)，包括圖書裝訂、修補(bǔ)、防火、防潮、防光、防霉和防蟲以及防止機(jī)械性損傷等。圖書館服務(wù)工作是一項(xiàng)開發(fā)利用圖書館資源的工作。它包括發(fā)展讀者、讀者研究、文獻(xiàn)流通和推廣服務(wù)、館藏報道、閱讀輔導(dǎo)、參考咨詢和文獻(xiàn)檢索、讀者教育等等。

圖書館的核心部門是業(yè)務(wù)部門，其機(jī)構(gòu)設(shè)置形式主要按圖書館的職能設(shè)置的部門，即根據(jù)圖書館文獻(xiàn)收集、整理和提供使用等職能建立部門，如采訪部、編目部、流通部、參考咨詢部、圖書典藏部、特藏部、業(yè)務(wù)研究輔導(dǎo)部等。各個職能部門還可根據(jù)圖書館的規(guī)模、任務(wù)、文種等設(shè)置不同層次的下屬部門，如編目部還可分中文編目、外文編目等部門。在國際上采用較廣的是按職能設(shè)置機(jī)構(gòu)，但通常用于管理普通圖書的圖書館業(yè)務(wù)。

按文獻(xiàn)學(xué)科的類別設(shè)置的部門，如自然科學(xué)、人文科學(xué)、社會科學(xué)等部門。這種方式也較多地適用于有關(guān)圖書的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。按文獻(xiàn)的語言文字設(shè)置的部門，如中文部、西文部、日文部、俄文部等。按文獻(xiàn)類型設(shè)置的部門，如期刊部、地圖部、善本部、專利文獻(xiàn)部、視聽資料部等。這種類型的機(jī)構(gòu)大多綜合承擔(dān)多種職能，如期刊部往往是兼負(fù)責(zé)期刊的采集、編目、分類、典藏、流通服務(wù)等。按讀者群體劃分的部門如兒童服務(wù)部、老年服務(wù)部、大學(xué)生圖書館、教師參考部、殘疾人服務(wù)部等。按服務(wù)工作的范圍或地區(qū)設(shè)置的部門，如公共圖書館或 大學(xué)圖書館 的分館、流動書車等。按技術(shù)設(shè)備設(shè)置的部門，如縮微復(fù)印室、計(jì)算機(jī)應(yīng)用室、視聽室等。

由于各個圖書館在類型、性質(zhì)、任務(wù)、規(guī)模、領(lǐng)導(dǎo)方式、館藏組織等方面都會有所不同，機(jī)構(gòu)設(shè)置也多不盡相同。小型圖書館和專業(yè)圖書館多采用單一的形式設(shè)置，大型圖書館則通常綜合運(yùn)用多種形式設(shè)置機(jī)構(gòu)。在國際上，大中型圖書館一般設(shè)置技術(shù)工作部門、公眾部門、行政管理部門等。圖書館文員一般會在自己的職位上做很長時間，也可以在有一定的工作經(jīng)驗(yàn)以后轉(zhuǎn)去其它的機(jī)構(gòu)擔(dān)任文員，但總的來說，文員的晉升還是比較緩慢的，一些優(yōu)秀的文員會晉升為機(jī)構(gòu)的辦公室主任，負(fù)責(zé)常規(guī)事務(wù)的管理。圖書館文員不需要有太高的學(xué)歷，文科或秘書相關(guān)專業(yè)的大?；蚵殬I(yè)高中畢業(yè)生都可以擔(dān)任圖書館文員的職位。在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，他們會學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、財(cái)會、商業(yè)和秘書相關(guān)的課程。因?yàn)榻?jīng)常要與辦公室其它工作人員溝通或做報告，文員必須要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力。

在借書處借給并且收集書，期刊，錄像帶和其他料。在計(jì)算機(jī)上進(jìn)入并且不斷改進(jìn)贊助人的記錄。處理包括書，視聽的材料和計(jì)算機(jī)軟件的新材料。種書，出版物，根據(jù)規(guī)定的程序和其他項(xiàng)目和返回給架子，文件的他們，或者另一個指定存儲區(qū)。為贊助人放館藏資料，包括書，期刊，帶子盒子，盲文體積和照片。指示贊助人關(guān)于怎樣使用參考源，卡片目錄，并且使信息系統(tǒng)自動化。檢查返回的狀態(tài)和到期日地位的書，并且計(jì)算任何適用的罰款。記錄允許贊助人借書和其他材料的新贊助人和問題借款人身份證。回答日常詢問，并且呈交對圖書館管理員需要專業(yè)幫助的贊助人。堅(jiān)持收到，儲存，發(fā)布，并且返回的項(xiàng)目的記錄和文件目錄卡根據(jù)系統(tǒng)使用。發(fā)出通知并且為丟失或者過期的書接受好的支付。經(jīng)營小的分部圖書館，在離開場所圖書館管理員監(jiān)督人的指導(dǎo)下。準(zhǔn)備，商店，并且挽回分類和目錄信息，講稿或者與儲存的資料有關(guān)的其他信息，使用計(jì)算機(jī)。

進(jìn)行文書活動，打字，字處理，復(fù)印和寄出材料和郵件分類。時間表和監(jiān)督辦公室職員，志愿者和學(xué)生助理。提供給圖書館管理員在書，期刊，雜志，報紙和視聽和其他材料的收藏品的飼養(yǎng)內(nèi)的幫助。操作并且保養(yǎng)視聽的設(shè)備。評論記錄，例如微縮膠卷和問題卡片， 為了鑒定過期的材料和有過失的借款人的標(biāo)題。選擇代替請求的標(biāo)題材料在不可獲得以下標(biāo)準(zhǔn)。采取行動處理破壞性或者問題贊助人。修改書，使用修理帶子，粘貼，以及刷子。交付并且挽回項(xiàng)目往返于部門手工或者使用推車。通過檢查價格使獲得書，小冊子，期刊和視聽的材料變得容易，估計(jì)花費(fèi)，并且準(zhǔn)備合適的定貨單。在為郵寄給盲的圖書館贊助人郵寄集裝箱，詞綴地址標(biāo)簽和用帶的安全的集裝箱方面放書。

圖書館一些主要業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍是采訪部門或文獻(xiàn)收集部門，根據(jù)圖書館的性質(zhì)、任務(wù)和讀者需求，制訂館藏建設(shè)方針和文獻(xiàn)收集計(jì)劃，進(jìn)行文獻(xiàn)選擇收集文獻(xiàn)和驗(yàn)收登記，充實(shí)館藏，建立科學(xué)的館藏體系，并開展文獻(xiàn)資料的采購協(xié)調(diào)。文獻(xiàn)編目部門，對進(jìn)館文獻(xiàn)資料進(jìn)行分類、編目、加工、組織目錄、揭示和報道館藏，建立館藏目錄體系。文獻(xiàn)典藏部門，負(fù)責(zé)基本書庫、保存本書庫或存貯書庫的組織管理，辦理圖書的出庫和歸架， 負(fù)責(zé)書庫內(nèi)文獻(xiàn)資料的保護(hù)工作。外借閱覽部門，負(fù)責(zé)讀者調(diào)查登記，發(fā)放借閱圖書的證件，辦理館藏書刊的外借和閱覽，開展館際互借，負(fù)責(zé)書刊流通與利用的原始統(tǒng)計(jì)，管理各個閱覽室和出納臺。指導(dǎo)讀者使用圖書館目錄，宣傳推薦圖書，指導(dǎo)讀者閱讀。未設(shè)置典藏部門的圖書館，還負(fù)責(zé)書庫的組織管理和圖書保護(hù)。

館際互借部門為個人或集體讀者提供館際互借服務(wù)，辦理互借手續(xù)。未設(shè)館際互借部門的圖書館，互借工作一般由外借閱覽部門負(fù)責(zé)。書目參考部門，主要負(fù)責(zé)編制各種專題書目索引，解答讀者咨詢，指導(dǎo)讀者使用書目、索引、文摘及其他各種工具書。情報研究部門，通過編寫或提供綜述、述評、專題研究報告和其他情報研究成果，為有關(guān)部門、個人或集體讀者的科學(xué)研究、規(guī)劃、決策提供服務(wù)。期刊部門負(fù)責(zé)期刊的收集、登記、加工、裝訂、保存、復(fù)制、 閱覽、外借的全過程工作。未設(shè)期刊部門的圖書館，期刊的各項(xiàng)工作分別由采編、外借、閱覽等有關(guān)部門負(fù)責(zé)。特藏部門負(fù)責(zé)珍本、善本、手稿和其他特藏資料的管理與流通。業(yè)務(wù)研究輔導(dǎo)部門主要負(fù)責(zé)本館、本系統(tǒng)或本地區(qū)圖書館業(yè)務(wù)改革、發(fā)展的研究和經(jīng)驗(yàn)交流，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)或本地區(qū)所屬圖書館的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)工作。

圖書館學(xué)情報學(xué)研究部門負(fù)責(zé)本館、本系統(tǒng)或本地區(qū)所屬圖書館的圖書館學(xué)、情報學(xué)研究課題的選擇、組織、鑒定、推廣工作以及實(shí)際研究工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用部門負(fù)責(zé)本館、本系統(tǒng)或本地區(qū)圖書館計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的規(guī)劃 和網(wǎng)絡(luò)組織，以及應(yīng)用與開發(fā)等。在國際圖書館界，對于大學(xué)的圖書館系統(tǒng)以及類似系統(tǒng)是集中還是分散設(shè)置機(jī)構(gòu)，一直是個熱門論題。許多圖書館的經(jīng)驗(yàn)表明，最好的做法是文獻(xiàn)收集和整理工作應(yīng)集中，服務(wù)應(yīng)分散；一個系統(tǒng)的所有圖書館都是該系統(tǒng)的組成部分，各項(xiàng)工作宜統(tǒng)籌安排。

總之，圖書館是文獻(xiàn)信息資源的集散地、是傳播文獻(xiàn)信息資源的樞紐，在館藏建設(shè)上圖書館的思想政治教育作用，目的是要引導(dǎo)和幫助讀者樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，打下科學(xué)理論的基礎(chǔ)，確立為建設(shè)有中國特色社會主義而奮斗的政治方向，從事圖書館的管理人員，時刻不要忘記圖書館的思想政治教育宣傳陣地的職能和自己服務(wù)育人的神圣職責(zé)。

（作者單位：貴州省威寧縣威寧民族中學(xué)）