如何有效地推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理

逄錦橋

摘要：作者通過自己的工作實(shí)際，結(jié)合其他檔案工作者的觀點(diǎn)，提出了有效推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的觀點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面缺一不可。只有領(lǐng)導(dǎo)參與、重視檔案工作，才會(huì)建立健全檔案工作制度并貫徹執(zhí)行，檔案管理工作的各方面才會(huì)有章可循，檔案工作人員的管理才會(huì)到位，檔案工作才會(huì)順利開展。

關(guān)鍵詞：檔案工作領(lǐng)導(dǎo)制度人員

檔案——?dú)v史的痕跡，在人類發(fā)展中具有舉足輕重的作用，大到一個(gè)國(guó)家，小到一個(gè)單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國(guó)內(nèi)外的高度重視。國(guó)際檔案大會(huì)[1，2]的召開、人民大學(xué)檔案學(xué)院的誕生[3]、《檔案法及實(shí)施辦法》的出臺(tái)，都充分說明了這一點(diǎn)。俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)。企事業(yè)要有自己的制度，各項(xiàng)工作也要有自己的規(guī)范。所謂的規(guī)范化管理，就是管理者制定了一定的規(guī)范，工作人員要按照此規(guī)范開展工作。檔案作為一個(gè)學(xué)科，自有一套完整的理論體系。從21世紀(jì)開始，各地陸續(xù)制定了適合自己的檔案規(guī)范。那么如何有效地推進(jìn)檔案規(guī)范化管理呢？翻開歷史的畫卷可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認(rèn)為要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，有的認(rèn)為要實(shí)行檔案的法制化，有的認(rèn)為要實(shí)行檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有的認(rèn)為有必要把檔案工作納入目標(biāo)管理，有的認(rèn)為應(yīng)把檔案工作納入部門、個(gè)人年終崗位責(zé)任制考核，有的認(rèn)為要把檔案管理導(dǎo)入ISO 9001質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，還有的認(rèn)為要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結(jié)合自己的工作實(shí)際，認(rèn)為要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，需要從領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。

一、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，首要的也是最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識(shí)[4]

單位領(lǐng)導(dǎo)要參與檔案工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行戰(zhàn)略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執(zhí)行。具體地說，有以下幾個(gè)方面。

1.單位領(lǐng)導(dǎo)或者主管和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)參與上級(jí)部門組織召開的檔案方面的宣傳會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，從而更加了解檔案工作，檔案意識(shí)就會(huì)進(jìn)一步提高。

2.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作制度，明確目標(biāo)，督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作人員進(jìn)行文件的解讀和培訓(xùn)。

3.督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定嚴(yán)格的檔案工作獎(jiǎng)懲制度，并在年度內(nèi)體現(xiàn)。

4.督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導(dǎo)行文和歸檔的權(quán)力，保證檔案工作的順利進(jìn)行。

二、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案工作制度

在單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，相關(guān)部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責(zé)、經(jīng)費(fèi)保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個(gè)方面。

1.建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度、部門和個(gè)人考核制度及獎(jiǎng)懲制度。

在單位領(lǐng)導(dǎo)分工的職責(zé)中要明確檔案管理工作；在目標(biāo)管理考核實(shí)施細(xì)則、任務(wù)分解表、目標(biāo)管理考核結(jié)果中體現(xiàn)檔案管理工作；在綜合計(jì)劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設(shè)備齊全、經(jīng)費(fèi)充足；在部門的考核制度中、在個(gè)人的崗位責(zé)任制及年終考核中，要體現(xiàn)出檔案管理工作，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評(píng)先、年終考核等活動(dòng)中去，與部門、個(gè)人考核進(jìn)行掛鉤。對(duì)檔案管理工作抓得好的部門、個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)玩忽職守造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個(gè)人不能獲得某項(xiàng)榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)或晉升，并視情節(jié)的輕重依法論處，獎(jiǎng)懲應(yīng)在年度內(nèi)體現(xiàn)。

2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到最佳水平；制定接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保進(jìn)館（室）質(zhì)量；制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數(shù)據(jù)入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

為了使制度能夠上行下效，為了使院所統(tǒng)一、步調(diào)一致，為了使工作人員能夠很好地領(lǐng)會(huì)制度的精神，上層檔案業(yè)務(wù)專業(yè)人員要加強(qiáng)對(duì)各級(jí)檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。上層管理部門應(yīng)該組織大家學(xué)透檔案法規(guī)和各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使檔案工作人員明白分類的依據(jù)、保管期限的劃分等細(xì)節(jié)問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性；同時(shí)，上層管理部門要理順分工，加強(qiáng)與檔案人員的溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問題，做到上下信息暢通，指導(dǎo)工作到位。

3.檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對(duì)檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。

檔案即“產(chǎn)品”，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開發(fā)和服務(wù)全過程都要符合質(zhì)量管理要求。要提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求，必須先從文件形成的各個(gè)具體環(huán)節(jié)抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現(xiàn)的問題，就難以解決，有些問題即使補(bǔ)救了，文件材料也會(huì)失去原始憑證和依據(jù)作用，檔案就會(huì)失去了保存價(jià)值。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個(gè)過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。

三、要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理[5]

檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理?，F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法，都要由人去掌握和運(yùn)用。因此，加強(qiáng)檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個(gè)方面。

1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質(zhì)，要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。檔案是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌，必須忠誠(chéng)可靠、意志堅(jiān)定、嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。

2.檔案工作人員要積極參加教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。在新形勢(shì)下，檔案管理人員要有緊迫感和危機(jī)感，要不甘落伍于時(shí)代的要求，主動(dòng)地參加繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地做好檔案管理工作。

3.同一個(gè)單位的檔案工作者，要形成立體知識(shí)結(jié)構(gòu)，改變同等知識(shí)水平構(gòu)成的平面結(jié)構(gòu)。一個(gè)檔案館（室）工作人員要具有高級(jí)（精通專業(yè)技術(shù)、進(jìn)行課題研究）、中級(jí)（通曉管理技術(shù)）和初級(jí)（能夠進(jìn)行熟練操作）等不同層次知識(shí)的人才。對(duì)于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易；對(duì)較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會(huì)集研究、管理、技術(shù)于一人，對(duì)檔案工作人員的要求就會(huì)更高。

4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權(quán)力，理直氣壯地對(duì)檔案的前期控制工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個(gè)過程。而文件材料齊全完整、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是保證案卷質(zhì)量的先決條件和開發(fā)利用的基本要求。目前，我國(guó)的大多數(shù)立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經(jīng)常參與單位的行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，參與工程竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)，參與科研課題及成果評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng)，有針對(duì)性地加強(qiáng)單位內(nèi)部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對(duì)達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文件材料不予接收立卷歸檔。

綜上所述，要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面缺一不可。只有領(lǐng)導(dǎo)參與、重視檔案工作，才會(huì)建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執(zhí)行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會(huì)有章可循，檔案工作人員的管理才會(huì)到位，檔案工作才會(huì)順利開展?？傊?，要推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規(guī)范化。

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