區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評的實施與思考

胡家文 韓萌

摘要：北京市區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評對強化檔案行政部門的指導(dǎo)力，提高業(yè)務(wù)標準的執(zhí)行力，規(guī)范區(qū)縣機關(guān)檔案工作起到重要作用。在測評實施過程中對工作程序及測評細則涉及的有關(guān)業(yè)務(wù)問題的思考和把握為今后有效開展測評工作以及促進區(qū)縣機關(guān)檔案工作積極健康發(fā)展積累了實踐經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案測評

根據(jù)北京市檔案局《北京市區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評辦法》（京檔發(fā)〔2012〕1號），《區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評細則》作為對北京市各區(qū)縣機關(guān)檔案室工作的綜合測量和評價指標自2012年1月起實施。2012年北京市16區(qū)縣96個機關(guān)單位通過了測評，其中東城區(qū)對區(qū)屬機關(guān)單位中的25個單位進行了測評，測評工作嚴格按照測評辦法的程序要求實施，對強化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行力，提升區(qū)縣機關(guān)檔案工作水平起到了重要作用。在實施過程中對工作程序及測評細則涉及的有關(guān)業(yè)務(wù)問題的思考和把握也為今后測評工作的開展積累了可資借鑒的實踐經(jīng)驗。

一、測評的意義

區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評是對區(qū)縣機關(guān)單位檔案工作進行全面的綜合的檢查評價，是區(qū)縣檔案行政部門對各機關(guān)單位開展工作的抓手，是保證區(qū)縣機關(guān)檔案工作質(zhì)量的有效手段。測評只是手段，不是目的，對測評工作的認識與評價也不應(yīng)以通過測評單位的數(shù)量或測評得分為標志，而應(yīng)以對工作的促進和提升為標準。測評的最終目的是提高區(qū)縣機關(guān)對檔案工作的重視程度，培養(yǎng)強化機關(guān)工作人員的檔案意識，形成良好的工作氛圍，切實提高區(qū)縣機關(guān)檔案工作質(zhì)量，為黨和國家積累史料，為百姓民生提供服務(wù)。

二、測評的實施

（一）結(jié)合區(qū)情，細化標準

測評辦法及測評細則是北京市檔案局根據(jù)全市區(qū)縣機關(guān)檔案工作情況統(tǒng)一制定的，對區(qū)縣機關(guān)檔案工作從領(lǐng)導(dǎo)體系、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息開發(fā)利用、下屬單位管理等各個方面的綜合性評價體系。各區(qū)縣在實施測評時，有必要根據(jù)本區(qū)縣實際情況，對測評辦法的工作程序以及測評細則的具體指標及分值做出細化標準，使測評工作對本區(qū)縣機關(guān)起到確切的指導(dǎo)和提升作用。以東城區(qū)為例，為了提高各單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度，經(jīng)過請示市檔案局，將“測評后向市局上報材料，審批后下發(fā)標牌”的程序調(diào)整為在測評前做全面預(yù)檢，預(yù)檢后即將材料報批，正式測評時對通過測評的單位當(dāng)場頒發(fā)標牌，收到了更好的現(xiàn)場效果。在測評細則的執(zhí)行方面，2010年區(qū)劃調(diào)整后，新東城各單位檔案工作均涉及原東城、原崇文、新東城三個部分的工作內(nèi)容，各部分工作水平不均衡，為了全面考量新東城各單位檔案工作，提高工作質(zhì)量，東城區(qū)將測評細則的各項指標做了量化拆分，對各單位檔案工作進行了無遺漏無死角的全面綜合檢查。

（二）雙向培訓(xùn)，精細指導(dǎo)

測評前，對接受測評單位及測評員進行雙向培訓(xùn)。一方面對接受測評單位主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員進行培訓(xùn)，明確測評程序及方法，詳解測評細則各項要求及量化指標。另一方面對測評員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，包括測評細則的量化執(zhí)行、證明材料的質(zhì)量要求、各門類檔案的檢查要點等。雙向培訓(xùn)一方面提高各單位對測評工作的總體認識和重視程度，明確測評前準備工作的主要內(nèi)容，另一方面統(tǒng)一測評員對細則的執(zhí)行標準，把測評員個體差異對測評結(jié)果的誤差影響降到最低。

在系統(tǒng)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，對被測評單位檔案工作進行全面指導(dǎo)。通過指導(dǎo)發(fā)現(xiàn)各單位工作中的優(yōu)長，鼓勵和推動工作，也發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，并采用專兼職檔案員培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等方法彌補強化。

（三）提前預(yù)檢，精確整改

為了保證測評工作效果和質(zhì)量，在測評方法規(guī)定的操作程序上，另外增加了預(yù)檢環(huán)節(jié)。預(yù)檢時間在正式測評之前一個月左右，由兩個測評員共同進行，嚴格按照測評細則，對迎檢文件材料、庫房硬件設(shè)施、檔案管理體系及案卷質(zhì)量等逐一系統(tǒng)檢查，填寫評分表，計算總分，明確指出不符合要求的項目和存在的問題，給出整改建議。

預(yù)檢是在正式測評之前測評員與被測評單位的積極互動，被測評單位在預(yù)檢之后對本單位工作情況有了清晰定位和明確認識，根據(jù)預(yù)檢意見及時進行針對性強化性精確整改，目標精準，措施得力，工作中許多細節(jié)問題在這一環(huán)節(jié)得到修正和解決。

（四）領(lǐng)導(dǎo)帶隊，嚴格檢查

測評的具體實施是整個工作的重要環(huán)節(jié)。為了提高各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，測評組由市局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或區(qū)檔案局一把手帶隊，測評程序嚴格按照聽取工作報告、檢查迎檢材料、庫房實地檢查、背對背綜合評議、意見反饋及頒發(fā)標牌五個步驟組織實施。有下屬單位的，測評前提前抽查兩個下屬單位，抽查情況計入綜合評議結(jié)果。

現(xiàn)場意見反饋環(huán)節(jié)內(nèi)容分為兩個部分：一是明確各單位檔案工作中取得的突出成績，給予肯定；二是對測評中發(fā)現(xiàn)的問題即評分中失分項目逐一說明，并提出改進意見和建議。測評后迅速整理下發(fā)書面反饋意見，要求各單位根據(jù)測評意見加強檔案工作。

嚴格測評程序，高標準高規(guī)格執(zhí)行測評，體現(xiàn)了測評工作的規(guī)范性和嚴肅性，有效提高了各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，也提高了檔案人員的責(zé)任意識，實現(xiàn)了通過測評推進工作的最終目標。

三、測評中的主要問題與解決策略

在區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評中，也發(fā)現(xiàn)一些操作性和業(yè)務(wù)性問題，下面分析一些主要問題并根據(jù)規(guī)范要求及工作實踐提出解決策略。

（一）測評與其他工作的銜接

區(qū)縣機關(guān)檔案工作測評部署于2012年，主要由業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門負責(zé)實施，測評工作如何與1990年至2010年在區(qū)縣機關(guān)廣泛開展的升級復(fù)查工作銜接，使被測評單位理解工作的繼承性和延續(xù)性，業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在實施測評時，如何與局內(nèi)各部門對基層檔案室的工作銜接，全面協(xié)調(diào)，整合資源，推動基層檔案室的全面工作，是一個關(guān)系到測評工作實質(zhì)效果的重要問題。

1.與升級復(fù)查的銜接。機關(guān)檔案工作測評細則出臺之前，大多數(shù)區(qū)縣機關(guān)接受了升級及復(fù)查。根據(jù)測評辦法要求，結(jié)合東城區(qū)、崇文區(qū)區(qū)劃調(diào)整合并后新東城區(qū)機關(guān)單位的實際情況，對于街道辦事處等未調(diào)整合并單位，按照原有目標管理等級升級復(fù)查時間進行測評，對于各職能局等由原東城、原崇文兩個機構(gòu)合并為一個的，參照原東城或原崇文升級復(fù)查時間確定測評時間。

2.與檔案局各項基層工作的銜接。測評項目涉及檔案局各部門對基層檔案室的工作，例如檔案移交接收、信息報送、執(zhí)法檢查、信息化、科研工作等，測評前要溝通各有關(guān)科室，匯總情況，在各單位自行提供證明材料的基礎(chǔ)上，參考局內(nèi)各部門的工作記錄確定測評得分，使局館對基層檔案室的各項工作要求與測評工作一體化。

（二）測評員把握標準的一致性差異

在測評工作實踐中，由于工作經(jīng)驗和思維判斷的差異，不同的測評員對測評細則各項指標的理解和把握難免存在差異。為了將這種差異對工作結(jié)果的影響誤差控制在最小范圍，采取了兩個有效措施：

1.指導(dǎo)人員兩人交叉組合指導(dǎo)前提下的業(yè)務(wù)例會。完善指導(dǎo)工作流程，每次指導(dǎo)由兩名指導(dǎo)人員共同完成，指導(dǎo)人員交叉組合，增加不同指導(dǎo)人員配合工作的頻次，提高一致性。每周召開業(yè)務(wù)例會，交流工作經(jīng)驗，通報各組指導(dǎo)工作情況，詳細說明各類業(yè)務(wù)問題的指導(dǎo)意見或解決辦法，統(tǒng)一工作方法。

2.測評細則項目指標精細量化基礎(chǔ)上的統(tǒng)一培訓(xùn)。前文所述雙向培訓(xùn)針對測評員的培訓(xùn)中，結(jié)合新東城三年來檔案工作實際情況對測評細則各項指標進行精細量化并通過培訓(xùn)在全體測評員中高度統(tǒng)一，最大程度避免了測評員執(zhí)行標準時可能產(chǎn)生的個體差異。

（三）幾個業(yè)務(wù)問題的解析

在指導(dǎo)和測評過程中，有些業(yè)務(wù)問題較常出現(xiàn)，對這些問題要以測評細則及有關(guān)業(yè)務(wù)標準為原則，結(jié)合工作實踐給出解決辦法。

1.列入機關(guān)年度工作計劃

部分單位未能將檔案工作列入機關(guān)年度工作計劃，要求將檔案工作列入機關(guān)年度工作計劃不是泛泛之論，而是體現(xiàn)了機關(guān)從整體工作規(guī)劃上對檔案工作的重視，所以這一標準不能降低，測評時對于沒有列入計劃的按比例扣分，以促進被測評單位在今后的工作中將檔案工作列入機關(guān)年度工作計劃，與機關(guān)中心工作同步實施。

2.制度的發(fā)布、修訂與落實

檔案工作制度要及時修訂，切實貫徹，有效落實，確實起到約束和規(guī)范工作的作用。只提供《檔案工作制度匯編》不能說明制度的落實和執(zhí)行情況。測評時要注意一是制度健全，對各門類檔案是否都制定了相應(yīng)管理制度；二是及時修訂，制度文本內(nèi)容是否全面并與機關(guān)工作相適應(yīng)；三是制度簽發(fā)，并采取適當(dāng)方式學(xué)習(xí)宣傳使機關(guān)內(nèi)部廣泛知悉；四是堅持考核，要提供制度執(zhí)行的有關(guān)記錄和考核材料。

3.各項工作的時效性

測評是在一個時間點上進行的工作檢查，很多檔案工作任務(wù)要求在特定時間段完成，如次年六月底前歸檔，汛期庫房安全檢查等，在測評時要注意檢查有關(guān)工作記錄，確定工作任務(wù)是在規(guī)定的時間按時完成的，對于日常工作拖沓，測評前為了迎檢突擊完成的，要按照測評細則按比例扣除相應(yīng)分值，并要求被測評單位加強管理，按時完成各項工作任務(wù)。

4.對庫房的檢查

對區(qū)縣機關(guān)檔案庫房建設(shè)，目前還沒有國家標準，一個單位有兩個、三個檔案庫房或外租庫房，以及庫房設(shè)在地下室的情況仍然存在，新東城多數(shù)機關(guān)單位由原東城原崇文兩個單位合并而來，上述情況尤為多見。測評時要檢查所有庫房的情況，檢查地下室?guī)旆坑绕湟⒁鉁貪穸日{(diào)節(jié)設(shè)施設(shè)備是否齊全并正常使用，溫濕度記錄及庫房檢查記錄是否完整詳細，室藏檔案是否安全。

作者單位：東城區(qū)檔案局