在當(dāng)前形勢(shì)下如何做好檔案管理工作

田濤

【摘 要】隨著信息管理的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的積極作用逐漸顯露出來，在當(dāng)前信息管理不斷發(fā)展的今天，如何做好檔案管理成為信息管理工作的一項(xiàng)重要指標(biāo)。考慮到當(dāng)前信息數(shù)據(jù)更新速度較快，給檔案管理工作帶來了一定的難度，為此，我們必須對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，要將檔案管理工作與信息化工作和法制化工作有機(jī)結(jié)合在一起，研究出有針對(duì)性的措施，全面提高檔案管理工作質(zhì)量，滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，提升檔案管理工作品質(zhì)，保證檔案管理工作取得實(shí)效。本文結(jié)合當(dāng)前信息發(fā)展形勢(shì)，重點(diǎn)討論了做好檔案管理工作的具體措施，為提升檔案管理工作質(zhì)量提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技術(shù)保證。

【關(guān)鍵詞】信息管理 檔案管理 信息化 法制化

1 前言

從目前的檔案管理工作來看，檔案作為一種重要的社會(huì)資源，只要實(shí)現(xiàn)良好的利用，將會(huì)對(duì)信息管理起到積極的促進(jìn)作用?？紤]到檔案具有一定的社會(huì)價(jià)值，我們必須要加強(qiáng)檔案管理，通過完善的管理手段和先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理和利用，促進(jìn)檔案管理的全面發(fā)展，從根本上提高檔案管理的質(zhì)量?；趯?duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，我們?cè)跈n案管理過程中，要充分分析當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，在檔案管理工作中做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)改變管理模式和管理方法，滿足社會(huì)對(duì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。

2 做好檔案管理工作要從提高檔案管理人員的素質(zhì)抓起

從目前檔案管理工作來看，在實(shí)際檔案管理工作中，基層的檔案管理員是重要的推動(dòng)因素，不關(guān)選擇何種服務(wù)理念和管理方針，沒有基層檔案管理員的推進(jìn)，檔案管理工作也無法取得預(yù)期的效果。所以，要想做好檔案管理工作的質(zhì)量，我們首先就要從提高檔案管理人員的素質(zhì)抓起，主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

2.1制定具體的檔案管理人員守則，選擇專業(yè)化檔案管理人才

為了保證檔案管理取得積極效果，我們要在檔案管理人才的選用上入手。首先，我們要根據(jù)檔案管理實(shí)際制定具體的檔案管理人員守則，保證檔案管理工作有據(jù)可依。其次，我們要選擇具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才來從事檔案管理工作。

2.2積極開展專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員素質(zhì)

由于目前社會(huì)發(fā)展較快，檔案管理工作也面臨著新的形勢(shì)和任務(wù)，為了保證檔案管理工作能夠適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要，我們應(yīng)對(duì)檔案管理人員開展相關(guān)的專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員素質(zhì)，使檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德方面都能滿足要求。

2.3宣傳貫徹法律法規(guī)，明確檔案管理的重要作用

檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點(diǎn)，為此我們?cè)跈n案管理中也要宣傳和貫徹法律法規(guī)，使檔案管理人員能夠熟知檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，保證檔案管理的有效性和合法性。因此，對(duì)檔案管理人員的法律法規(guī)意識(shí)的培養(yǎng)十分重要。

2.4加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的管理和引導(dǎo)，使其明確檔案管理的重要性

從目前檔案管理工作的實(shí)際來看，為了保證最終的管理效果，我們要不斷加強(qiáng)基層檔案管理人員的管理和引導(dǎo)，要向基層檔案管理人員灌輸檔案管理的重要性，使基層檔案管理人員能夠充分發(fā)揮工作積極性和主觀能動(dòng)性，全面提高檔案管理質(zhì)量。

3 做好檔案管理工作要有明確的服務(wù)管理理念

通過對(duì)目前檔案管理的了解發(fā)現(xiàn)，在開展檔案管理工作的時(shí)候，服務(wù)管理理念的確定很重要，而要想做好檔案管理工作就要有明確的服務(wù)管理理念。服務(wù)管理理念的選擇需要從以下幾個(gè)方面入手：

3.1確定主動(dòng)服務(wù)的理念

主動(dòng)服務(wù)的對(duì)象是檔案的利用人員，服務(wù)的內(nèi)容很多元化，各類檔案都包括其中?？梢杂貌樵?、復(fù)制等方式對(duì)檔案信息進(jìn)行推廣，使可利用檔案者擁有高效、便捷的服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)是一個(gè)創(chuàng)新理念，是新形勢(shì)檔案工作的必經(jīng)之路。當(dāng)前檔案工作的首要任務(wù)，就是要確立全新的服務(wù)理念，強(qiáng)化檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，要從傳統(tǒng)的檔案管理向檔案信息系統(tǒng)管理過渡，改變以往僅限于提供檔案原件的低層次的被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。

3.2確定運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)的理念

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展成為必然趨勢(shì)。對(duì)我國目前的檔案工作現(xiàn)狀來講，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的興起，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伟盐諜C(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在新的社會(huì)環(huán)境中重新定位，做好過渡時(shí)期檔案信息利用工作。實(shí)踐證明，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于檔案信息資源的開發(fā)，就根本談不上科學(xué)合理地利用檔案信息資源。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息，可以極大地提高開發(fā)能力和效率，從而提高檔案信息資源的利用率和檔案管理部門的服務(wù)水平。

3.3確定提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息的理念

檔案信息的優(yōu)劣直接影響著服務(wù)基礎(chǔ)，要拋開傳統(tǒng)檔案的機(jī)制，要積極開發(fā)有價(jià)值可利用的檔案信息，用優(yōu)質(zhì)的信息資源為社會(huì)服務(wù)，根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要開展檔案服務(wù)理念。

4 做好檔案管理工作既要分析現(xiàn)有問題也要制定具體解決措施

雖然目前檔案管理工作得到了高度重視，在開展過程中也得到了積極的推動(dòng)和開展，但是由于檔案管理體制原因和管理過程中管理手段的制約，當(dāng)前檔案管理還存在一定的問題。因此，要想做好檔案管理工作我們既要對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行分析，同時(shí)也要制定具體的解決對(duì)策，保證檔案管理工作實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

4.1檔案管理體制不成熟，檔案管理制度需要統(tǒng)一和細(xì)化

在目前檔案管理中，受到檔案管理體制的制約，檔案管理體制還不成熟，檔案管理制度也沒有做到統(tǒng)一和細(xì)化，由此導(dǎo)致了檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時(shí)甚至還出現(xiàn)沖突。為此，我們必須對(duì)現(xiàn)行的檔案管理體制進(jìn)行改革，必須要建立完善統(tǒng)一和細(xì)化的檔案管理制度，保障檔案管理的有效進(jìn)行，使檔案管理能夠發(fā)揮積極作用，取得預(yù)期的效果。

4.2檔案管理過程不規(guī)范，檔案管理手段需要改革和創(chuàng)新

通過了解發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前檔案管理過程中，存在許多不規(guī)范的行為。其中，許多單位在開展檔案管理工作時(shí)沒有將檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的工作來堅(jiān)持，而是隨時(shí)需要隨時(shí)突擊，管理手段單一，難以取得積極效果。因此，為了保證檔案管理效果，我們要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理手段進(jìn)行改革和創(chuàng)新，將檔案管理作為長期的工作來堅(jiān)持，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

4.3檔案管理的法制建設(shè)不健全，需要完善的法制制度作為保障

檔案管理同其他管理工作一樣，需要強(qiáng)有力的法律制度作為有效的支撐。但是目前檔案管理的法制建設(shè)并不完善，也很不健全，對(duì)檔案管理缺乏相應(yīng)的法律保護(hù)，制約了檔案管理的發(fā)展。因此，我們要加強(qiáng)檔案管理的法制建設(shè)，建立完善的法律制度保障檔案管理工作的有效進(jìn)行，從根本上提高檔案管理質(zhì)量，滿足檔案管理發(fā)展要求。

5 結(jié)論

通過本文的分析可知，在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理工作是非常重要的，在信息管理中發(fā)揮了重要作用。為了保證檔案管理工作能夠取得積極效果，我們必須從提高檔案管理人員素質(zhì)、明確檔案服務(wù)管理理念和分析現(xiàn)有問題并制定具體措施入手，全面深化檔案管理工作改革，從根本上提高檔案管理工作質(zhì)量，滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的需要，促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

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