基于信息時代下的電子檔案事業(yè)發(fā)展

胡元

摘要：在信息時代，科學(xué)技術(shù)是社會發(fā)展的根本動力，而計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用則是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最具體、最顯著的表現(xiàn)。隨著計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代辦公的運(yùn)用和深入發(fā)展，檔案事業(yè)走向電子化是大勢所趨。近年來我國電子檔案事業(yè)發(fā)展迅速，然而伴隨著發(fā)展，一些問題也越顯突出，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文簡要的介紹了電子檔案，闡述我國電子檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，并針對其發(fā)展過程處出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，最后提出具體的解決意見。

關(guān)鍵詞：信息時代 電子檔案事業(yè) 現(xiàn)狀 問題 措施

1.前言

在信息時代的大背景下，計(jì)算機(jī)迅速普及于現(xiàn)代辦公，其應(yīng)用的深度和廣度不斷擴(kuò)大。計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相互結(jié)合，以及信息技術(shù)的飛速發(fā)展產(chǎn)生了大量的電子檔案。對于所謂的電子檔案我們可以這樣理解：它是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理之后的關(guān)于社會生活、工作的一些活動的記錄，這些活動具有保存意義，通常由一些存儲的機(jī)讀材料或者其他介質(zhì)進(jìn)行保存。所以，電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有本質(zhì)上區(qū)別，對它的保存和管理更復(fù)雜，更富有挑戰(zhàn)性。作為檔案工作者，具體而深入的學(xué)習(xí)和了解電子檔案的管理是做好本職工作的要求，也是促進(jìn)我國電子檔案事業(yè)發(fā)展的必需。

2.電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

所謂電子檔案，是指與紙質(zhì)資檔案相對應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的，通過計(jì)算機(jī)磁盤等介質(zhì)進(jìn)行儲存的通用電子文件圖像集合，一般以立卷為單位[1]。也就是說，電子檔案就是將實(shí)體檔案文件的內(nèi)容以簡單而抽象的形式傳輸于電腦網(wǎng)絡(luò)，通過一些相應(yīng)的軟件和硬件把這些檔案的信息以具體的圖形、圖像或者文字、數(shù)字符號表示出來，最后發(fā)放到各個用戶所在的電腦網(wǎng)絡(luò)客戶終端以供用戶讀取。

電子檔案的特點(diǎn)是針對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言的。它主要有以下幾個方面的特點(diǎn)：

（1）文件記錄方式多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理工作多是由檔案人員單純的手工工作的，由于舊的歸檔方法的局限性限制，查閱和檢索比較困難，導(dǎo)致檔案不能方便而實(shí)用的服務(wù)于人。電子檔案不依賴于紙張介質(zhì)，而是由磁性等具有記憶功能的材料進(jìn)行記錄，文件檔案的保存和歸檔簡單又快捷。

（2）檔案文件的內(nèi)容不直接表現(xiàn)出來。電子檔案主要將檔案文件的內(nèi)容通過數(shù)字編碼的形式保存在磁盤等磁性載體或光盤載體上。而且還可以對這些文件內(nèi)容壓縮后進(jìn)行編碼處理或者直接將其加密，這樣就增強(qiáng)了檔案信息的保密性。

（3）依附于原本的文件信息。電子檔案的信息保存在磁性介質(zhì)中，它的元數(shù)據(jù)依附于原本的文件信息和背景信息。電子文件作為電子檔案的前身，它的傳送是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作者沒有對面交流，相關(guān)的背景信息不能由電子文件直接體現(xiàn)出來，不利于以后檔案的使用。

電子檔案是先進(jìn)的，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所不能比的，它的優(yōu)點(diǎn)由它的幾個主要的特點(diǎn)表現(xiàn)出來。

（1）減輕了檔案管理人員的工作量。信息時代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用為檔案的歸檔立卷提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，檔案管理人員省去了檔案的歸檔立卷和檢索等繁瑣的工作，減輕了工作量，有利于提高檔案管理的工作效率。

（2）有利于填補(bǔ)檔案漏洞。電子檔案的管理工作主要采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，檔案文件通過計(jì)算機(jī)整理歸檔，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在文件收集不全的缺陷，可以隨時填補(bǔ)遺漏內(nèi)容，減少因內(nèi)容不全導(dǎo)致檔案文件的積壓。

（3）保密性強(qiáng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱時往往是通卷查閱，然而查閱者有時候只要查閱其中的小部分，這樣文檔保管的保密性就降低了。電子檔案的電子化篩選可以便利的查找需要的那部分文件，其他無關(guān)的檔案則無需接觸到，這樣就提好了檔案信息的保密性。

（4）提高檔案管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作全程都單純依靠人工的手段進(jìn)行，局限于立卷人個人的理解，沒有統(tǒng)一的客觀的標(biāo)準(zhǔn)，影響到以后的查閱和使用。電子檔案利用微機(jī)將文書檔案的信息進(jìn)行有效整合，促使檔案工作人員從大量復(fù)雜的整理工作中脫離出來，從而深入的去進(jìn)行檔案的編研和對更多信息的深入整合工作，最終促進(jìn)文件檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.信息時代我國電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及問題

信息時代下檔案管理的目標(biāo)是建立數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合的檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會共享的一個完整的服務(wù)體系[2]。通過多方人員的努力工作，我國的電子檔案事業(yè)一直朝著這個目標(biāo)的方向不斷發(fā)展，并且取得了不錯的成績。電子檔案乘著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快車快速的取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中的主要地位。檔案文件的形成、鑒定、處理和使用都處于電子檔案的框架之下。然而，電子檔案的使用和發(fā)展過程中還存在一些問題，整個檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)范。

3.1電子檔案管理軟件混亂

雖然我國的電子檔案事業(yè)有了很大的發(fā)展進(jìn)步，但是還有很多不足的地方，發(fā)展還不是很完善。顯著的問題是電子檔案相關(guān)軟件的開發(fā)十分混亂，大多數(shù)軟件的開發(fā)和投入使用都缺乏明確的實(shí)施、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。軟件開發(fā)重復(fù)浪費(fèi)，缺乏創(chuàng)新意識，沒有開發(fā)出具有自己的特色的軟件產(chǎn)品。同時，檔案管理軟件的開發(fā)過程也是十分混亂的，沒有一個良好的秩序。

3.2缺乏綜合素質(zhì)高的人才

一方面，缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)的管理又能掌握電子網(wǎng)絡(luò)知識等復(fù)合型人才，檔案管理工作人員沒有能夠熟練地掌握和運(yùn)用諸如數(shù)據(jù)儲存和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等專業(yè)相關(guān)知識和必備的技能，更不能很好地加強(qiáng)電子檔案管理的安全性和利用率，不能滿足信息化時代下電子檔案事業(yè)發(fā)展建設(shè)的需要[3]。另一方面，沒有一個合理的制度和規(guī)范去管理電子檔案工作，不能使人的才能發(fā)揮在實(shí)際工作中，浪費(fèi)人才現(xiàn)象突出。

3.3電子檔案的安全得不到保障

電子檔案本身具有容易復(fù)制、容易傳遞和刪除的特點(diǎn)，一旦工作上出現(xiàn)疏忽，檔案的安全性就很可能得不到保障。再加上我國電子檔案發(fā)展表現(xiàn)出的不夠完善的各種現(xiàn)狀，各方面的體系不夠健全，電子檔案的安全受到很大的威脅。

3.4電子檔案信息形式化處理嚴(yán)重

長期以來一直存在著各級領(lǐng)導(dǎo)部門不重視發(fā)展電子檔案的問題，嚴(yán)重影響了我國電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。很多情況下，人們只是把檔案信息的管理形式化處理，不能從實(shí)質(zhì)上很好的去實(shí)施，檔案管理工作各方面的發(fā)展不夠完善，使得檔案信息得不到很好地利用，影響整體發(fā)展。

4.信息時代下發(fā)展電子檔案事業(yè)的措施

電子檔案事業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的這些問題不容小覷，我們必須充分了解工作中顯露出來的弊端，并提出具有針對性的解決措施，為我國電子檔案事業(yè)的發(fā)展掃除障礙。

4.1建立科學(xué)的軟件開發(fā)和管理機(jī)制

建立科學(xué)的軟件開發(fā)和管理機(jī)制是解決問題的第一步，是對電子檔案軟件開發(fā)市場的秩序的規(guī)范措施，主要是解決軟件開發(fā)重復(fù)，浪費(fèi)資源的問題。同時要注重建立有效的激勵機(jī)制，鼓勵開發(fā)人員積極創(chuàng)新，開發(fā)出高效的檔案管理軟件產(chǎn)品。另外，電子檔案管理工作人員也要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全電子文件和電子資料管理制度，嚴(yán)格按照制度規(guī)范自己的工作行為[4]。

4.2培養(yǎng)復(fù)合型人才

信息時代，人力是關(guān)鍵的。培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高電子檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是發(fā)展我國電子檔案事業(yè)的重中之重。首先，在對人才的選拔上要對其專業(yè)知識嚴(yán)格要求，培養(yǎng)既精通檔案管理專業(yè)、熟悉檔案業(yè)務(wù)流程，又掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識，能夠準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求的人才，還要注重培養(yǎng)他們豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)[5]。其次，不能忽略對電子檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，要跟上時代的步伐，重視培養(yǎng)與時代接軌的復(fù)合型人才。

4.3完善電子檔案安全保障體系，提高保密性能

加強(qiáng)電子檔案使用過程中的安全措施、提高保密性是十分必要的，必須引起重視。首先，要加強(qiáng)對電子計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保數(shù)據(jù)庫的安全。其次，要對電子檔案的信息內(nèi)容按照部門進(jìn)行層級密集的監(jiān)督和管理，從而使檔案信息真實(shí)、有用又安全。還有，要不忘對已經(jīng)完成的電子檔案進(jìn)行有效備份，以備不時之需。在備份的過程中，確保信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對使用的全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，并進(jìn)行記錄，為以后查證提供有力的依據(jù)。最后，注意提高電子檔案管理工作人員的安全防范意識，從源頭上提高檔案的保密性能。

4.4努力規(guī)范行業(yè)行為，提高檔案信息利用率

信息時代下的網(wǎng)絡(luò)是互通有無的，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)的傳輸過程中不限制人們的讀取、利用，以至于電子檔案具有一份電子檔案可以為不同的用戶所用的優(yōu)越性，我們要充分利用這一特點(diǎn)，進(jìn)一步完善電子檔案的形成和使用體系，通過更科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)去促進(jìn)檔案管理人員的各項(xiàng)工作，便利檔案使用者對檔案文件信息的獲取。通過檔案管理人員高效的網(wǎng)絡(luò)檔案整理和傳輸工作，檔案使用者不用出門就可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問甚至下載檔案文件信息，通過遠(yuǎn)程距離的網(wǎng)絡(luò)大范圍的傳播，檔案文件信息高度共享，檔案信息的利用率提高。在信息時期，電子檔案的管理流程以科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化以及檔案信息資源一體化為主要目標(biāo)，電子檔案工作必須緊密圍繞著目標(biāo)進(jìn)行，順應(yīng)時代發(fā)展的要求，從觀念上根本的重視，并采取有效措施積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，真正建立起科學(xué)系統(tǒng)的電子檔案管理體系[6]。

總的來說，電子檔案事業(yè)的發(fā)展是由多方面的有效發(fā)展組成的。只有檔案原始信息完整的處理好后才能在檔案信息網(wǎng)絡(luò)的平臺下進(jìn)一步整合、傳遞，所以檔案信息的深入開發(fā)和有效利用是首要的。而建立一個良好的檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是發(fā)展檔案事業(yè)的保障，檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)與這個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立是相得益彰的。電子檔案管理工作也要有科學(xué)合理的政策法規(guī)進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，同時要加強(qiáng)各地區(qū)電子檔案事業(yè)的平衡發(fā)展，促進(jìn)全國范圍內(nèi)電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的形成。

5.結(jié)語

在信息時代的大環(huán)境下，信息和電子技術(shù)的影響力滲透到人們工作生活的方方面面。我國經(jīng)濟(jì)工作的信息化進(jìn)程是不斷加快的，電子檔案信息化作為全國經(jīng)濟(jì)工作發(fā)展的一個縮影也體現(xiàn)了這一點(diǎn)。由于檔案信息化工作是長期而艱巨的，國家應(yīng)該繼續(xù)重視電子檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作各人員繼續(xù)努力工作，將檔案信息化的建設(shè)落到實(shí)處，使其在更好的平臺下進(jìn)一步發(fā)展。相信在信息時代下我國電子檔案事業(yè)會得到長足而卓有成效的發(fā)展。