別讓辦公毀在雞零狗碎上！

劉龍靜

不妨想象一下，在沒(méi)有用Outlook或者Foxmail之類的郵件客戶端軟件之前，我們用瀏覽器登錄郵箱似乎沒(méi)覺(jué)得有什么不方便。但是只要當(dāng)你一旦用過(guò)，就再也受不了每天登錄網(wǎng)頁(yè)版郵箱了。

新工具層出不窮，最好用的卻不必掌握太多太復(fù)雜，以下都是些小清新軟件，足以應(yīng)對(duì)你平時(shí)辦公的基礎(chǔ)需要，這回真的要走起來(lái)了喲！

像作圖大咖一樣玩轉(zhuǎn)圖表

在信息圖如此走紅的今天，想象一下，假如你能夠在月度報(bào)表上，輕松用一張圖表把你整月的工作重點(diǎn)清晰地梳理出來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)看了會(huì)不會(huì)對(duì)你刮目相看？

那么，是時(shí)候了解一個(gè)小巧而專業(yè)的繪圖工具了。

實(shí)戰(zhàn)難題：怎么做圖表？創(chuàng)意在腦子里，實(shí)施路徑千百種：你可以用Excel中的繪圖功能；高手還能用Photoshop來(lái)個(gè)絕對(duì)的個(gè)人定制版。但是地球人都知道，Excel的繪圖功能不夠智能，用起來(lái)“槽點(diǎn)”太多；PS這樣的神器也不是每個(gè)人都能輕松掌控，強(qiáng)行使用，傷神又傷心。

解題指南：

·在線圖標(biāo)繪制工具Lovely Charts

其主要特色有兩點(diǎn)：一是提供吸引人的圖標(biāo)；二是確保讓這些圖標(biāo)對(duì)齊，相信用Excel繪制過(guò)圖標(biāo)的同學(xué)都在對(duì)齊這件事上傷過(guò)腦筋吧？Lovely Charts的好處就是提供了對(duì)齊工具，可以讓你選擇項(xiàng)目，然后強(qiáng)制對(duì)齊。另外，Lovely Charts還有一個(gè)非常直觀的編輯模式，讓你可以通過(guò)拖拽就能復(fù)制元素。（訪問(wèn)網(wǎng)址：www.lovelycharts.com）

·小巧免費(fèi)的流程圖繪制工具Diagram Designer

它功能豐富、小巧易用、速度快、支持中文界面、有模板庫(kù)，并且支持導(dǎo)入導(dǎo)出常見(jiàn)圖片格式，能夠進(jìn)行幻燈片播放……對(duì)大多數(shù)用戶來(lái)說(shuō)，無(wú)論是畫(huà)流程圖，還是設(shè)計(jì)界面，或者做一些簡(jiǎn)單的演示都?jí)蛴昧?。更重要的是，它還能下載語(yǔ)言支持包，解決英文不好同學(xué)的使用困擾。（下載網(wǎng)址：h t t p ： / / m e e s o f t . l o g i c n e t . d k / DiagramDesigner）

用PDF保衛(wèi)個(gè)人形象

過(guò)去有“字如其人”的說(shuō)法，一手好字就是你的名片，現(xiàn)在寫字的機(jī)會(huì)已經(jīng)很少，你給出的文檔，也就成了個(gè)人的“職場(chǎng)名片”。從求職簡(jiǎn)歷到工作報(bào)告，在對(duì)外界提供文檔時(shí)，PDF文件的優(yōu)勢(shì)就得以顯現(xiàn)了。

別以為PDF只是專業(yè)人士的使用專利，對(duì)于普通人來(lái)說(shuō)，PDF格式的好處在于通用和美觀。當(dāng)你把文章轉(zhuǎn)為PDF格式之后，讀者無(wú)論使用什么操作系統(tǒng)，都可以正常閱讀，并且對(duì)方在屏幕上看到的與你看到的完全一樣，不會(huì)有斷行不一致或者字體不一致的困擾。

別著急，其實(shí)你所需要的只是一個(gè)“PDF打印機(jī)”，用來(lái)把其他文件轉(zhuǎn)化為FDF，而不是想象中的那種“PDF生成軟件”，因?yàn)閷?duì)普通用戶來(lái)說(shuō)，那種操作太過(guò)復(fù)雜了。

實(shí)戰(zhàn)難題：你是否會(huì)遇到這樣的尷尬：精心排版做好的Word文檔發(fā)送給對(duì)方后，因?yàn)閷?duì)方電腦的字體庫(kù)、軟件版本等原因，出現(xiàn)斷行和字體不一致等狀況，讓你的排版變得亂糟糟？甚至，還可能因?yàn)閷?duì)方使用的操作系統(tǒng)和你不同（比如現(xiàn)在如此多的移動(dòng)平臺(tái)）而不能閱讀。

解題指南：

·最熟悉的MS Office

就是咱們每天都打交道的Word、Excel等等，在保存文件的時(shí)候，選擇“另存為”，文件格式的下拉選擇菜單中，有一項(xiàng)是“PDF”，選擇它，然后確認(rèn)，一份“穩(wěn)定”排版的PDF文件就生成啦。

·PDF打印機(jī)pdfMachine

支持嵌入字體、支持中文、還能提供水印。讓你能夠把其他文檔、網(wǎng)頁(yè)、圖片等“打印”成你自己獨(dú)有的PDF文件，并且，網(wǎng)站上還提供了在線版本，可以在不安裝軟件的基礎(chǔ)上，讓你能夠在線轉(zhuǎn)換文檔為PDF。（下載地址：www.pdfmachine.com）

復(fù)制粘貼也是技術(shù)活

形容一個(gè)人的工作太過(guò)枯燥初級(jí)，我們常會(huì)說(shuō)，每天只在“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。但是你可知道，這看似簡(jiǎn)單的復(fù)制粘貼其實(shí)也是技術(shù)活。

實(shí)戰(zhàn)難題：Windows自帶的剪貼板每次只能容納一條記錄，這意味著，如果你在工作中需要重復(fù)剪貼好幾段不同的文字或圖片，就只能不停地重新復(fù)制，然后粘貼。

解題指南：

這時(shí)候你需要一款增強(qiáng)工具來(lái)“升級(jí)”你的剪貼板，它們能夠幫你實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo)：

1.最多支持9條剪貼，按數(shù)字鍵就可直接調(diào)用。

2.不僅支持文本，也支持圖片，沒(méi)有其他工具的時(shí)候，也能兼做圖片收集器。

3.熱鍵操作方便，多次Ctrl+C后，在需要粘貼的地方呼出熱鍵就可以選擇粘貼條目。

4.關(guān)機(jī)后剪貼內(nèi)容不消失。

5.支持固定內(nèi)容（模板）作為剪貼條目，比如常用信息：地址、簽名檔、電話、E-mail等。

6.可以進(jìn)行順序粘貼。比如在填寫一個(gè)表格的時(shí)候，有8個(gè)字段，可以方便地將依次復(fù)制的8條內(nèi)容填入其中。

以下是兩款實(shí)用的免費(fèi)剪貼板增強(qiáng)軟件。

·經(jīng)典的剪貼板增強(qiáng)軟件CLCL

其特色在于可自定義菜單，能最大限度滿足個(gè)人使用習(xí)慣，并且還能在彈出菜單上顯示圖片，非常適合在圖像編輯軟件中使用。（官方網(wǎng)站：http：//www.nakka. com；下載漢化版搜索“CLCL漢化”）

·占用內(nèi)存更小的ClipX

可以通過(guò)菜單清除歷史記錄，這一點(diǎn)比CLCL更為方便。（官方網(wǎng)站：http：// bluemars.org/clipx；下載漢化版搜索“ClipX漢化”）

重復(fù)工作一鍵搞定

不知道你是否計(jì)算過(guò)，自己有多少工作每天都在“重復(fù)”操作。比如說(shuō)，每天上班第一件事，登錄公司的ERP系統(tǒng)；在即時(shí)聊天軟件中，告知?jiǎng)e人你的郵箱地址；更多的一種情況是，假如你正在做一個(gè)會(huì)議的邀請(qǐng)工作，需要將標(biāo)準(zhǔn)的邀請(qǐng)函發(fā)給很多的不同收件人，同時(shí)在每封邀請(qǐng)函中準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)以被邀請(qǐng)人姓名……

實(shí)戰(zhàn)難題：你有沒(méi)有想過(guò)，讓這類的重復(fù)性工作簡(jiǎn)化到一鍵解決？比如，要登錄公司的ERP系統(tǒng)，只需按一個(gè)鍵，電腦就會(huì)替你依次完成如下工作：打開(kāi)瀏覽器、輸入網(wǎng)址、輸入用戶名和密碼、回車，完成登錄過(guò)程。當(dāng)然，如果你的想象力足夠豐富，還能簡(jiǎn)化更多的重復(fù)工作，只要你學(xué)會(huì)使用AutoHotkey。

解決指南：

·靠腳本文件來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)操作的AutoHotkey

千萬(wàn)不要被“腳本”二字嚇到，其實(shí)腳本就是一個(gè)txt文檔，只要簡(jiǎn)單學(xué)習(xí)一下基本的命令，編寫一個(gè)不復(fù)雜的腳本就已經(jīng)綽綽有余。而以后每次使用的時(shí)候，只要調(diào)用一下腳本文件就能實(shí)現(xiàn)一鍵操作，是不是也算是一件一勞永逸的事情呢？（下載地址：http：//www. autohotkey.com/）