新疆民政系統(tǒng)專科醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與思考

高潔

【摘 要】醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中資料和依據(jù)的總匯，它不僅是醫(yī)院歷史的見證，更關(guān)系人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。

本文通過對新疆民政系統(tǒng)七家精神病?？漆t(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的調(diào)查，用數(shù)據(jù)與事實(shí)指出了這些?？漆t(yī)院中檔案管理工作的現(xiàn)狀與存在的問題與不足，初步分析了問題存在的原因，以及今后改善檔案管理工作的思考與對策，對提高民政系統(tǒng)?？漆t(yī)院的檔案管理水平有一定的參考與借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】民政醫(yī)院；檔案管理；調(diào)查分析；對策

檔案工作是信息資料收集處理與利用的一項基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教育、預(yù)防、保健以及行政管理，思想政治工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體，不同形式的歷史記錄。完整系統(tǒng)的檔案資料，不僅對研究和借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)有著積極意義，而且對研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)和技術(shù)的進(jìn)步和經(jīng)驗(yàn)，對病人的健康態(tài)勢與轉(zhuǎn)歸，對涉及醫(yī)療問題的結(jié)論與處理有重要的參考價值，也是醫(yī)院制訂工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)決策的可靠依據(jù)。

筆者對新疆民政系統(tǒng)的七家公立專科精神病醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀作了初步調(diào)查，其基本情況如下表：

1 方法與統(tǒng)計結(jié)果

1.1 方法：采取調(diào)查與電話采訪的方法，并參照有關(guān)統(tǒng)計資料與數(shù)據(jù)，以自制統(tǒng)計表格匯總列出。

1.2 7家民政?？漆t(yī)院的檔案管理情況統(tǒng)計，見表1.

2 討論：

從以上統(tǒng)計表及專項調(diào)查中，明顯存在以下問題及不足：

2.1 檔案管理意識不強(qiáng)，資料收集多頭管理

由于歷史原因，各民政?？漆t(yī)院的檔案管理意識普遍不強(qiáng)，對檔案工作重視不夠。尤其是在信息資料的收集保管方面多頭管理。多頭勢必造成管理混亂，信息資料的保管和處理不統(tǒng)一也必然導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范。

2.2 專職人員少，人員素質(zhì)較低

由于長期存在的嚴(yán)重缺編，導(dǎo)致不是主要工作的檔案管理人員奇缺，7家專科醫(yī)院只有專職人員3人，兼職人員12人，且無1人是檔案專業(yè)畢業(yè)的。在上一輪事業(yè)單位崗位設(shè)置中，只有3家?？漆t(yī)院設(shè)檔案崗位4人。在此種狀態(tài)下，檔案專職人員的素質(zhì)和檔案管理水平提高的難度是可想而知的。

2.3 投入少，硬件缺，不能滿足檔案保管的基本要求

全疆民政系統(tǒng)7家?？漆t(yī)院除專門檔案室及資料室，只有1家有專用病案室及專用保管設(shè)備（密集架等），其余醫(yī)院均為綜合檔案室，且面積均未超過30㎡。由于資金問題，這一困難也不可能在短期內(nèi)得到解決。

2.4 檔案利用率低，信息反饋少。

由于管理水平不夠，管理技術(shù)滯后，極少利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加之在檔案管理上的重藏輕用思想，致使檔案信息資源開發(fā)不足，檔案資源的利用也相應(yīng)很少，檔案本身潛在的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益得不到發(fā)揮，從另一方面無形中制約著醫(yī)院的發(fā)展。

3 對提高民政?？漆t(yī)院檔案管理水平的思考與建議

3.1 學(xué)習(xí)、宣傳、落實(shí)《檔案法》，提高對檔案工作的認(rèn)識

認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，各級管理者擴(kuò)大，職工都充分認(rèn)識到檔案管理是醫(yī)院管理中重要的組成部分，是提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和工作效率的必要條件，改變檔案工作可有可無的模糊認(rèn)識和受冷遇的境況，切實(shí)把檔案管理工作提到一個必要的水平。

3.2 領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，確立檔案管理工作與醫(yī)院總體工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展的理念。

在醫(yī)療改革日益深化的今天，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而對于醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的一部分，對檔案管理工作必須要有全面的通盤考慮，而不應(yīng)厚此薄彼甚至缺失。已有的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，在制訂醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃時，應(yīng)將檔案管理工作同步納入，確定目標(biāo)要與時俱進(jìn)，力求做到檔案管理工作與醫(yī)院總體工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展。

3.3 加大投入，增加軟硬件設(shè)施建設(shè)

根據(jù)民政系統(tǒng)的特點(diǎn)和發(fā)展需求，在現(xiàn)有的大量“欠賬”的狀況下，要采取多種方式，適當(dāng)加大投入力度，尤其是改善檔案保管場地狹小，設(shè)備設(shè)施短缺，特別是人員編制少的狀況，盡快使檔案管理工作這一“短板”健全起來。

3.4 完善檔案管理制度，規(guī)范工作程序

在當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式的情況下，不能以此為由而放松管理。各醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《檔案法》的原則要求，結(jié)合本院實(shí)際，切實(shí)制訂出檔案管理的制度或規(guī)章，并重點(diǎn)抓落實(shí)。在實(shí)行目標(biāo)管理的單位，應(yīng)把檔案管理工作納入管理目標(biāo)，其具體工作應(yīng)量化后進(jìn)入考核條款，以促進(jìn)檔案工作與其它工作同計劃、同考核、同獎罰。

3.5 提高檔案管理專兼職人員的素質(zhì)和水平

針對目前系統(tǒng)內(nèi)專兼職檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，學(xué)歷偏低，專業(yè)知識欠缺或老化，知識面窄，結(jié)構(gòu)不合理等種種問題，各?？漆t(yī)院應(yīng)有計劃地采取多種措施，對檔案專業(yè)人員隊伍的文化程度，專業(yè)知識和理論水平進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，逐步培養(yǎng)一批高素質(zhì)，高水平的專業(yè)人員，以適應(yīng)新形勢下醫(yī)療事業(yè)發(fā)展對檔案管理工作的要求，并在這個過程中使檔案管理工作邁上一個新的水平。