淺談如何加強(qiáng)高校工會(huì)檔案管理工作

王耀萍　王麗娟

摘要：工會(huì)檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。新形勢(shì)下，高校工會(huì)檔案管理工作存在一些問(wèn)題和不足。結(jié)合高校工作實(shí)際和檔案工作規(guī)律，探討了加強(qiáng)高校工會(huì)檔案管理工作的途徑。

關(guān)鍵詞：教代會(huì)；工會(huì)檔案；管理

一、工會(huì)組織在高校的地位和作用

教職工代表大會(huì)由廣大教職工通過(guò)民主推薦，依程序推選出能夠充分表露民意的代表構(gòu)成。堅(jiān)持教職工代表大會(huì)制度是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的教職工民主管理、民主監(jiān)督的一項(xiàng)重要制度。通過(guò)教代會(huì)廣泛征求教職工的意見(jiàn)和建議，發(fā)揮教職工的主人翁作用，調(diào)動(dòng)廣大教職工的積極性和創(chuàng)造性，推動(dòng)學(xué)院的改革發(fā)展。工會(huì)是教職工代表大會(huì)的工作機(jī)構(gòu)，在組織推進(jìn)學(xué)院的民主管理、民主建設(shè)、民主監(jiān)督工作中負(fù)有重要責(zé)任，通過(guò)堅(jiān)持教代會(huì)制度的不斷完善和落實(shí)，發(fā)揮教代會(huì)的職能作用，意義重大。

工會(huì)能夠在學(xué)校的重大事情決策上、在廣泛聽(tīng)取教代會(huì)意見(jiàn)和建議的基礎(chǔ)上，參與學(xué)校變革和發(fā)展中的重要事項(xiàng)，審議決定廣大教職工切身利益的事項(xiàng)，民主評(píng)議和監(jiān)督指導(dǎo)干部，參加和監(jiān)督教代會(huì)決定的執(zhí)行等。如在學(xué)校的基建工作中教代會(huì)就可以發(fā)揮民主決策的功能，這樣就會(huì)減少學(xué)校決策者的失誤。在教師的培訓(xùn)、校園文化建設(shè)等方面，主要發(fā)揮教代會(huì)民主督促職能。堅(jiān)持深入實(shí)際，密切聯(lián)系群眾，傾聽(tīng)和反映教職工的呼聲和合理要求，發(fā)揮工會(huì)的橋梁作用，逐步實(shí)現(xiàn)維護(hù)教職工合法權(quán)益的法制化、規(guī)范化。堅(jiān)持和完善以教代會(huì)和校務(wù)公開(kāi)為基本形式的民主管理制度，體現(xiàn)教職工民主參與、民主決策、民主監(jiān)督、民主評(píng)議的權(quán)利。把教職工的意愿和合理要求體現(xiàn)在相關(guān)的政策和措施中，積極維護(hù)教職工的合法權(quán)益。

二、高校工會(huì)檔案管理的范圍及作用

高校工會(huì)檔案是指高校工會(huì)從事保障教職工權(quán)益，為教職工排憂(yōu)解難和開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是學(xué)校全心全意依靠教職工辦學(xué)、教職工民主管理職權(quán)落實(shí)情況的信息庫(kù)，是高校工會(huì)、教代會(huì)工作（活動(dòng)）的記述、保存、備查的重要信息資源。它可以為高校工作建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時(shí)為維護(hù)教職工的合法權(quán)益提供一個(gè)信息服務(wù)平臺(tái)。

工會(huì)檔案形成于工會(huì)組織的成立、發(fā)展過(guò)程及工會(huì)開(kāi)展的各項(xiàng)工作。有效的工會(huì)檔案管理，對(duì)促進(jìn)高校工會(huì)組織工作起到十分重要的作用。

1.高校工會(huì)檔案能為學(xué)校決策提供依據(jù)。工會(huì)是聯(lián)系學(xué)校黨委和教職工的橋梁和紐帶。工會(huì)組織參與學(xué)校的決策，是學(xué)校民主管理的重要方面，工會(huì)檔案可以全面總結(jié)學(xué)校在建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)者做出正確的決策提供科學(xué)依據(jù)。

2.高校工會(huì)檔案是提高工會(huì)工作整體水平的保證。利用工會(huì)檔案中紀(jì)錄的工會(huì)組織的發(fā)展歷程、先進(jìn)教職工的事跡、學(xué)校的民主政治建設(shè)等寶貴的信息資料，發(fā)掘工會(huì)檔案的潛在效益，更好地總結(jié)工會(huì)的工作經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提高學(xué)校工會(huì)的工作效率和水平。

3.高校工會(huì)檔案是維護(hù)教職工民主權(quán)力和切身利益的需要。工會(huì)檔案中以長(zhǎng)期的保管期限保留著的重要的資料之一就是關(guān)于學(xué)校民主管理、民主監(jiān)督等方面的資料，例如教代會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)、校務(wù)公開(kāi)、教職工座談會(huì)等內(nèi)容的資料，其中涉及教職工切身利益的諸如職工工資、崗位津貼、職稱(chēng)評(píng)定、職務(wù)聘任等方面的方案、規(guī)章制度、合理意見(jiàn)建議等卷頁(yè)都是教職工行使民主權(quán)力的重要依據(jù)。

三、高校工會(huì)檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著高校改革的不斷深入，高校工會(huì)工作領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，如困難幫扶工作、女工保障工作、群眾糾紛排查等，這些工作中形成的資料既是工會(huì)開(kāi)展工作的真實(shí)紀(jì)錄，也是今后工會(huì)開(kāi)展相關(guān)工作的借鑒資料。但檔案管理工作還存在著若干問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1.工會(huì)干部對(duì)工會(huì)檔案的重視不夠。在具體的實(shí)際工作中，檔案管理受學(xué)校制度、資金設(shè)備、人員知識(shí)素質(zhì)等因素的限制，常常遇到這樣或那樣的困難。也有少部分人對(duì)高校工會(huì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，他們甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為工會(huì)檔案管理工作做得好與壞都無(wú)足輕重。對(duì)高校工會(huì)檔案管理工作的重視程度不夠，是目前高校工會(huì)檔案管理工作發(fā)展的桎梏。

2.檔案管理制度不健全，工作不規(guī)范。有些工會(huì)組織沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，硬件和基礎(chǔ)設(shè)施及其薄弱。此外，在各高校尚未形成健全的檔案管理制度，致使工作人員工作不規(guī)范，效率低下，根本無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代人們對(duì)高校檔案信息的需求。

3.沒(méi)有充分利用檔案資源。檔案管理的目的在于方便日后的查詢(xún)、使用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行接收、查找、存貯借閱、歸還等檔案的歸檔管理工作極為高效，不但可以實(shí)現(xiàn)信息共享，還可以為檔案資源的再利用提供有利的平臺(tái)。

四、加強(qiáng)高校工會(huì)檔案管理工作的措施

高校工會(huì)是構(gòu)建和諧校園、提高教職員工凝聚力的重要部門(mén)，做好工會(huì)工作，必須加強(qiáng)工會(huì)檔案管理工作。新形勢(shì)下，如何做好工會(huì)檔案管理工作，考慮工會(huì)工作實(shí)際，結(jié)合高校工作實(shí)際，遵循檔案工作規(guī)律，提出以下工作思路和措施：

1.強(qiáng)化工會(huì)檔案管理工作意識(shí)，為工會(huì)檔案管理工作提供保障。高校工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到工會(huì)檔案是具有特殊價(jià)值的信息資源，要給予高度的重視，加大人財(cái)物的投入，為檔案管理者提供良好的工作條件。

2.加強(qiáng)工會(huì)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。高校工會(huì)要配備相對(duì)穩(wěn)定和具有較高素質(zhì)的檔案管理人員，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整補(bǔ)充檔案管理人員，要有計(jì)劃地對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和到學(xué)校檔案館進(jìn)行參觀實(shí)踐，讓他們了解檔案材料的收集、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等全過(guò)程，掌握最新的現(xiàn)代化管理手段，不斷提高工會(huì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.建立健全工會(huì)檔案管理的工作制度。高校工會(huì)要盡快建立健全工會(huì)檔案管理工作制度，特別是要對(duì)收集內(nèi)容、收集程序、方式等作出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整。要明確分工，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。要加強(qiáng)工會(huì)檔案管理監(jiān)督檢查工作，及時(shí)了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

4.大力開(kāi)發(fā)工會(huì)檔案的信息資源。檔案管理的根本目的在于有效利用，要善于發(fā)現(xiàn)、總結(jié)和廣泛收集同行業(yè)工會(huì)的信息資料，做好檔案的編目、檢索工作，加強(qiáng)信息的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，讓工會(huì)檔案能夠準(zhǔn)確、快捷地為工會(huì)工作的開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。工會(huì)檔案的信息資源包括：（1）上級(jí)工會(huì)組織的信息資源。其內(nèi)容應(yīng)包括：國(guó)家政策、上級(jí)工會(huì)組織和學(xué)校黨委下發(fā)的關(guān)于工會(huì)的各類(lèi)文書(shū)資料、目前熱點(diǎn)問(wèn)題等。（2）工會(huì)工作基本信息。工會(huì)工作基本信息應(yīng)該是工會(huì)工作狀態(tài)的具體體現(xiàn)，是工會(huì)檔案信息工作的重點(diǎn)。其內(nèi)容包括：制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、通知、文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；工會(huì)組織召開(kāi)的會(huì)員代表大會(huì)、教代會(huì)的有關(guān)資料；組織開(kāi)展的勞動(dòng)競(jìng)賽、評(píng)選各級(jí)各類(lèi)先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的材料；工會(huì)會(huì)員、工會(huì)干部情況資料；工會(huì)組織機(jī)構(gòu)情況資料；工會(huì)開(kāi)展的文體活動(dòng)、民主政治建設(shè)文化生活等圖片、影像資料；院務(wù)公開(kāi)、征集教職工意見(jiàn)情況資料；工會(huì)組織及會(huì)員獲上級(jí)工會(huì)組織授予的先進(jìn)表彰文件、獲獎(jiǎng)證書(shū)（照片）等。（3）同級(jí)工會(huì)、基層分工會(huì)生成的信息資料。包括同級(jí)工會(huì)組織之間的學(xué)習(xí)、調(diào)研，有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)交流和介紹等信息資料，基層分工會(huì)教職工科研競(jìng)賽信息資料、文體活動(dòng)信息資料、請(qǐng)示、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、召開(kāi)二級(jí)教代會(huì)形成的各種文書(shū)資料等。

總之，高校工會(huì)檔案管理工作要與學(xué)校的中心工作和學(xué)校工會(huì)的工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，不斷提高管理水平，發(fā)揮服務(wù)功能，有效促進(jìn)高校工會(huì)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，有利于教代會(huì)在高校管理中作用的發(fā)揮。

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