我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析及問題對策

摘 要：近年來，我國檔案信息化程度不斷提高，取得了顯著成績，但我 們也應(yīng)該看到檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀，還沒有完全滿足時代需要。本文主要從分析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題入手，深入探討加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 現(xiàn)狀 問題 對策

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)就是將檔案資源及其管理過程數(shù)字化，通過信息技術(shù)的支撐，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與科學(xué)管理，達(dá)到檔案信息資源的優(yōu)化共享。檔案資源在社會信息系統(tǒng)中占有重要地位，信息化建設(shè)是檔案進(jìn)入現(xiàn)代化的支撐，是近年來檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)。當(dāng)前，我國檔案信息化建設(shè)取得了一定的成效，信息化程度不斷提升，檔案管理工作發(fā)生深刻變化，實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)手工管理方式向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，使檔案管理由封閉走向開放。但我們也應(yīng)該看到，檔案信息化建設(shè)中存在一些問題，如信息化程度偏低，仍不能滿足社會發(fā)展的需求。因此，分析檔案信息化建設(shè)中存在的問題，找出合理的解決對策，成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)之一。

二、 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.思想觀念落后

信息技術(shù)在迅猛發(fā)展，而很多檔案工作人員的觀念還存在著舊有的體制中，他們認(rèn)為檔案就是為保管而保管，注重保管輕視利用，不注重社會效益與經(jīng)濟(jì)效益等，這種觀念不利于檔案信息化水平的提升。信息技術(shù)日新月異，檔案管理出現(xiàn)的新問題也層出不窮，面對新問題，檔案工作人員無從下手，更不用說運(yùn)用信息化的檔案管理系統(tǒng)了。隨著市場需求的多元化，檔案管理單一的管理方恨死已不能滿足多元化的需求，但是當(dāng)前很多檔案工作人員沒有這種意識，把檔案信息化看作是檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，缺乏服務(wù)意識。

2.檔案信息資源建設(shè)滯后

檔案信息化建設(shè)目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，檔案信息資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)共享的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)過程中信息資源建設(shè)會受到多種因素的影響，如法律法規(guī)不健全、檔案鑒定工作形式化、檔案工作認(rèn)識不足等，導(dǎo)致庫房緊張而失去價值的檔案充塞庫房的局面，這都會制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.檔案信息化經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足

檔案信息化建設(shè)需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，比如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、大服務(wù)器等，這些都是都需要大量的資金投入。有些單位由于資金有限，不可能在檔案信息化建設(shè)設(shè)備方面投入大量資金。還有的單位認(rèn)為檔案信息化建設(shè)投入多，不能見到直接的效益，還不如把資金投入到其他方面，檔案工作只要能維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)就行了。當(dāng)前各單位檔案信息化建設(shè)資金普遍存在不足，主要是因?yàn)檎畵芸钣邢?、單位效益不好、領(lǐng)導(dǎo)不重視等。

4.檔案工作人員素質(zhì)有待提升

信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的信息化專業(yè)人才，工作人員要涉及到計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)、外語知識等，而當(dāng)前我國一些單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理等缺乏必要的理解，信息素養(yǎng)不高，更有甚者個別人輕視信息技術(shù)；專業(yè)人才缺乏技術(shù)型人才，一些檔案管理工作人員都是年齡大、學(xué)歷低的人員，這些工作人員的可塑性不強(qiáng)，難以適應(yīng)信息化建設(shè)的要求；檔案信息化建設(shè)人才匱乏主要是中間人才，即既懂信息技術(shù)又懂檔案管理理論知識的人才等。另外，人才引進(jìn)和激勵制度也需要提升，這些都必須從體制上抓起。

5.信息安全建設(shè)緩慢

檔案信息化建設(shè)涉及到信息安全問題，當(dāng)前我國檔案信息安全建設(shè)緩慢，信息化建設(shè)中出現(xiàn)了很多安全問題，如計(jì)算機(jī)病毒、黑客等帶來檔案信息化隱患問題，檔案數(shù)字化存儲中被修改的問題，檔案信息在傳輸過程中被泄漏的問題等，這些問題都影響到檔案信息化建設(shè)的步伐，帶來難以挽回的損失。因此，檔案信息化建設(shè)一定要注意信息安全問題建設(shè)。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策

1.更新思想觀念

檔案信息化建設(shè)是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略任務(wù)之一，所以要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性。當(dāng)前我國檔案信息化進(jìn)程中的總體態(tài)度是積極的，但在思想上還存在誤區(qū)。抓思想問題要先從領(lǐng)導(dǎo)決策層入手，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。同時要加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，開展多樣化的教育活動，不僅要讓檔案工作者了解信息化建設(shè)，還要讓大眾了解信息化建設(shè)。另外，檔案工作者要樹立開放意識與創(chuàng)新意識，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會需求。

2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)強(qiáng)很強(qiáng)的工作，檔案工作者除了檔案管理知識外，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)知識，因此檔案管理部門要盡快建立一支檔案人才隊(duì)伍。提高檔案工作者的信息化水平，唯一的最有效的方式就是學(xué)習(xí)，向書本學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)、向他人學(xué)習(xí)。檔案信息化建設(shè)中要采取培養(yǎng)人才與引入人才相結(jié)合的方式，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。首先做好在職人員的培訓(xùn)工作，分批分層次進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等知識培訓(xùn)；其次開展技術(shù)交流活動，組織技術(shù)人才外出參觀學(xué)習(xí)；再次積極引進(jìn)人才，吸引專門技術(shù)人才，為他們的工作創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境。

3.加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，核心是建設(shè)檔案信息資源庫。只有建立資源配置合理的檔案信息資源庫，才能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為廣大利用者提供有價值的信息資源、檔案工作人員在信息資源庫建設(shè)中，要拿出不怕辛苦的精神，把館藏檔案資源全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，建立檔案信息資源庫，在通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

4.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)中經(jīng)費(fèi)不足是個大問題，沒有硬件、軟件的支撐，檔案信息化無法實(shí)現(xiàn)。各單位在年度計(jì)劃與財政預(yù)算中要把檔案信息化建設(shè)納入預(yù)算，并且做好檔案管理工作者，要加大宣傳力度，積極發(fā)揮檔案信息化建設(shè)在本單位管理中的實(shí)際作用，通過檔案工作者快捷的提供檔案信息資源，幫助解決實(shí)際問題，從而讓領(lǐng)導(dǎo)層看到信息化建設(shè)帶來的實(shí)效，引導(dǎo)他們樂于在檔案信息化建設(shè)方面投入。

5.做好檔案信息化安全防范

檔案信息具有保密性，安全問題顯得尤為重要。首先計(jì)算機(jī)要裝有強(qiáng)有力的病毒監(jiān)測系統(tǒng)，防止病毒入侵。對電子文件的接收要進(jìn)行全方位掃描，防止病毒感染。其次向社會公眾公開檔案信息網(wǎng)站時，要注意限制檔案與保密檔案，進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。再次檔案信息資源要做好備份，確保檔案的安全、可靠。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 李秀華.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及對策[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2007（3）

作者簡介：劉彥（1986.8.12-），女，滿族，河北省滄州市人，單位：華北軍區(qū)烈士陵園 ，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案專業(yè)館員。