企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

李朝軍

摘 要：自從我國(guó)實(shí)現(xiàn)改革開(kāi)放，尤其是加入世貿(mào)組織以來(lái)，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度非?？?，這種快速體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)層面上。目前，我們國(guó)家擁有數(shù)量龐大的各種性質(zhì)以及規(guī)模的企業(yè)單位。然而我們?cè)谧⒅貑挝坏慕?jīng)濟(jì)效益的時(shí)候，往往在一定程度上忽略了其中的一項(xiàng)關(guān)鍵工作，檔案管理。在當(dāng)今時(shí)代，做好檔案管理工作對(duì)我們獲取效益來(lái)講有非常大的促進(jìn)作用，基于這種背景環(huán)境，重點(diǎn)的分析介紹了當(dāng)前形式下，如何做好此項(xiàng)工作，目的是為了更好的促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，促進(jìn)人們生活水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學(xué)是一門(mén)社會(huì)科學(xué)。社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。

1 當(dāng)前管控活動(dòng)中面對(duì)的不利現(xiàn)象

1.1 管控思想較差

首先是思想認(rèn)知不是很清晰。一些單位并未將該項(xiàng)活動(dòng)放到應(yīng)有的層次上去看待，認(rèn)為檔案并不是單位的一項(xiàng)具體活動(dòng)，其并不知道開(kāi)展該項(xiàng)管控活動(dòng)的意義是什么，如何去開(kāi)展。第二是不關(guān)注。一些單位并未意識(shí)到其在當(dāng)今時(shí)代的重要意義，覺(jué)得該項(xiàng)活動(dòng)只不過(guò)是搜集過(guò)去的一些資料等，花費(fèi)較大的人力資金等，也不具有實(shí)際效果，是一種沒(méi)有實(shí)際意義的活動(dòng)，并不是很關(guān)注。第三是不具有主觀思想，過(guò)分的看重外在，不關(guān)注具體的內(nèi)容，重視其晉級(jí)活動(dòng)，不關(guān)注它的實(shí)際效益，之所以晉級(jí)，主要是為應(yīng)付機(jī)構(gòu)的測(cè)評(píng)，并未認(rèn)真地對(duì)其進(jìn)行過(guò)分析。

1.2 管控組織不堅(jiān)強(qiáng)

首先是組織欠缺穩(wěn)定性，在很多單位，該項(xiàng)活動(dòng)并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的工作者進(jìn)行，一般是辦公室工作者來(lái)進(jìn)行，而且因?yàn)榻?jīng)常性的變動(dòng)，不具有專(zhuān)業(yè)性，如果遇到不明白的問(wèn)題也不去探索，使得管控活動(dòng)非常的混亂。其次，管控品質(zhì)較差。關(guān)鍵體現(xiàn)在以下的幾點(diǎn)，第一，工作者知識(shí)了解一些常見(jiàn)的內(nèi)容，對(duì)于其具體點(diǎn)信息，比如類(lèi)別等不是很清楚，此時(shí)就會(huì)發(fā)生不利現(xiàn)象。

1.3 管控思想不先進(jìn)

首先是管控體系不先進(jìn)。現(xiàn)在該項(xiàng)管控活動(dòng)還是以人工為主，其信息的搜集以及編制都是靠人工來(lái)開(kāi)展的，很少使用電腦等，使得其品質(zhì)不高，而且不便于查詢(xún)。第二是資金欠缺。很多基層單位的資金不是很充足，用到檔案的搜集以及保存等方面的資金非常少，進(jìn)而干擾到該項(xiàng)活動(dòng)的有序進(jìn)行。

1.4 管理不能與服務(wù)保持一致

首先是其類(lèi)別不是很多，一些單位只是看中對(duì)戶(hù)籍等信息的搜集，并不關(guān)注聲像等材料，使得單位的該項(xiàng)活動(dòng)并不綜合。其次，資源存在流失的現(xiàn)象。因?yàn)闆](méi)有保存好或者是別的一些要素的干擾，導(dǎo)致其有斷代的問(wèn)題。一些工作者決定自己保管比較便捷，不想將其統(tǒng)一的交付，使得很多關(guān)鍵的材料出現(xiàn)了損壞等問(wèn)題。再次，過(guò)分的看重保管，不關(guān)注使用。很多基層單位在活動(dòng)的時(shí)候，不重視檔案資料具體的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來(lái)提升效率，使得很多資源被浪費(fèi)。

2 針對(duì)現(xiàn)象提出的應(yīng)對(duì)方法

2.1 提升認(rèn)知水平，落實(shí)責(zé)任體系

首先要提升認(rèn)知能力，要切實(shí)的意識(shí)到該項(xiàng)活動(dòng)的關(guān)鍵意義，將該項(xiàng)活動(dòng)當(dāng)成是一項(xiàng)基礎(chǔ)活動(dòng)來(lái)對(duì)待，將其放到一定的高度上分析，在規(guī)定的時(shí)間中開(kāi)展檢查活動(dòng)。其次，要具有責(zé)任思想。主管機(jī)構(gòu)要積極的向負(fù)責(zé)人報(bào)告該項(xiàng)活動(dòng)的具體細(xì)節(jié)以及出現(xiàn)的不利現(xiàn)象，加大投入力度，營(yíng)造優(yōu)秀的氛圍，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。

2.2 做好培訓(xùn)活動(dòng)，提升綜合素養(yǎng)

一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，企業(yè)及上級(jí)部門(mén)要從政治上愛(ài)護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛(ài)一行、專(zhuān)一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)性。其次要開(kāi)展好業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)。要積極選送檔案干部參加檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓舞其積極的進(jìn)行學(xué)習(xí)工作，而且要從時(shí)間和資金上做好保證工作，提升工作者的具體操作水平。要結(jié)合單位的該項(xiàng)活動(dòng)的規(guī)定，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)開(kāi)辦培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專(zhuān)家上門(mén)指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，進(jìn)而帶動(dòng)該項(xiàng)活動(dòng)朝著更加積極的方向進(jìn)步。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。

2.3 做好管控活動(dòng)，提升品質(zhì)

一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門(mén)尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類(lèi)檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類(lèi)檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門(mén)類(lèi)、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開(kāi)，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲(chóng)等安全保管和保護(hù)設(shè)備；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開(kāi)展檔案借閱工作，對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

2.4 積極的變革思想

一要提高科技含量。要積極應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí)，主動(dòng)了解單位工作動(dòng)態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，事后服務(wù)為超前服務(wù)。三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn)，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

2.5 合理的使用，切實(shí)提升利用率

不論述何種形式的檔案，都是有一定的意義的，可以為目前的活動(dòng)帶來(lái)一定的參考價(jià)值，一些時(shí)候還可以發(fā)揮非常重要的意義，因此，管控工作者要了解其特殊的性質(zhì)，做好維護(hù)活動(dòng)，確保其能夠發(fā)揮實(shí)際意義，進(jìn)而合理的為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。為了盡快的確保單位的檔案開(kāi)發(fā)活動(dòng)上升到合理的地位上，不應(yīng)過(guò)分的看重硬件裝置，要重視軟件體系，要做好日?；顒?dòng)的記錄工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案管控活動(dòng)是單位非常關(guān)鍵的一項(xiàng)活動(dòng)，是單位總的管控活動(dòng)中非常關(guān)鍵的一個(gè)組成部分。開(kāi)展好該項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)于帶動(dòng)單位的進(jìn)步有非常積極的意義，單位必須高度的關(guān)注該項(xiàng)管控活動(dòng)，確保人員安定，同時(shí)還要融合其特征，管理好，并且使用好該項(xiàng)內(nèi)容，為單位的運(yùn)作活動(dòng)貢獻(xiàn)力量，進(jìn)而帶動(dòng)單位的運(yùn)作活動(dòng)朝著更加穩(wěn)定的方向發(fā)展邁進(jìn)。