文件連續(xù)體理論在數(shù)字時(shí)代的應(yīng)用及發(fā)展

劉華 吳冰倩

摘要：本文對(duì)文件連續(xù)體理論進(jìn)行了簡要的闡釋分析，解讀了曾于20世紀(jì)80年代提出連續(xù)體管理思想方法的澳大利亞檔案學(xué)者Frank Upward、Sue Mckemmish和Barbara Reed等在近年發(fā)表的關(guān)于文件連續(xù)體在數(shù)字時(shí)代新應(yīng)用的論文，分析了近年來連續(xù)體模式在數(shù)字信息保存等方面的新應(yīng)用，以及文件連續(xù)體模式在數(shù)字時(shí)代的新發(fā)展；結(jié)合我國檔案學(xué)研究實(shí)際情況，探討了值得我國檔案學(xué)研究和借鑒的新思路，希望能促進(jìn)和加強(qiáng)文件連續(xù)體理論和模式在我國檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：文件連續(xù)體理論數(shù)字時(shí)代電子文件管理

一、文件連續(xù)體理論源起和發(fā)展

文件連續(xù)體理論是關(guān)于文件運(yùn)動(dòng)的理論，其思想最初萌發(fā)于20世紀(jì)中葉澳大利亞檔案學(xué)者LanMaclean的觀點(diǎn)之中[1]，80年代在澳大利亞學(xué)界萌發(fā)理論概念，90年代中期逐漸受到國際檔案界的學(xué)者關(guān)注。1996年澳大利亞檔案學(xué)者Frank Upward發(fā)展并完成了文件連續(xù)體的模式構(gòu)建[2][3][4]。Upward的文件連續(xù)體模型中用一個(gè)多維坐標(biāo)系來描述文件的運(yùn)動(dòng)過程，從4個(gè)維度、4大主軸、16個(gè)焦點(diǎn)來理解文件的整個(gè)生命過程，如圖1所示。

（1）文件保存軸涉及人類活動(dòng)所產(chǎn)生的各項(xiàng)記錄及保存，包括文檔、文件、單一檔案及檔案群。（2）證據(jù)軸追溯、探究各項(xiàng)活動(dòng)與措施、提供的證據(jù)、乃至于一個(gè)組織或個(gè)人的歷史活動(dòng)至社會(huì)群體的記憶。（3）事務(wù)活動(dòng)軸標(biāo)識(shí)文檔、文件所透露的各項(xiàng)活動(dòng)，包括行動(dòng)措施、活動(dòng)、功能與目的。（4）執(zhí)行主體軸顯示相關(guān)活動(dòng)所聯(lián)系的人或機(jī)構(gòu)，包括執(zhí)行者、執(zhí)行部門、執(zhí)行組織機(jī)構(gòu)以及制度。同時(shí)，該圖還揭示了文件的四維運(yùn)動(dòng)過程。第一維（形成）關(guān)注的是文件的形成，包括文件形成者、文件形成者所承辦的事務(wù)、文檔本身（不管是否具有檔案的特點(diǎn)）以及在文檔中體現(xiàn)出來的事務(wù)處理的軌跡。第二維（捕獲）指的是文件的捕獲，包括與文件形成者相關(guān)聯(lián)的工作部門、導(dǎo)致一項(xiàng)事務(wù)發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)、文檔與其背景信息、與其他文件之間的關(guān)系共同構(gòu)成一個(gè)文件整體，該文件具有憑證性。第三維（組織）是文件組織，一個(gè)組織機(jī)構(gòu)與其業(yè)務(wù)職能、構(gòu)成這些職能的活動(dòng)緊密聯(lián)系，而且與檔案以及機(jī)構(gòu)本身的記憶緊密相連。第四維（聚合）是社會(huì)集體記憶的聚合，反映文件與檔案在社會(huì)中的地位和價(jià)值。該模式明確提出了文件連續(xù)體理論涵蓋的4個(gè)方面——文件的形成、文件的捕獲、個(gè)體和法人機(jī)構(gòu)記憶的組織、社會(huì)集體記憶的合成。

二、數(shù)字時(shí)代文件管理的挑戰(zhàn)

數(shù)字時(shí)代，文件和檔案的形成及利用的新興技術(shù)快速發(fā)展。我們已經(jīng)陷入一個(gè)不斷膨脹且還在持續(xù)不斷發(fā)展的信息記錄世界。KateEichorn曾在其文章中提到，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的社區(qū)群體到處都在學(xué)著熱愛檔案（learning tolovethearchive）[6]，但富有諷刺意味的是，為什么反而是專業(yè)類的檔案職業(yè)，卻有被社會(huì)邊緣化了的趨勢呢？在談到檔案學(xué)被邊緣化的問題時(shí)，Upward認(rèn)為，表面上看可能是我們過于關(guān)注僅僅是對(duì)檔案物理層面上的保管，而對(duì)于整個(gè)文件記錄和歸檔的過程的精力注入不夠[7]。但更深層次的原因是，沒有使用連續(xù)體的理念將記錄保存和歸檔問題整體看成為一個(gè)不斷變化和求新的過程，還是停留在將檔案當(dāng)作是保管的靜態(tài)事務(wù)而并非文件運(yùn)動(dòng)的視角。他認(rèn)為使用基于生命周期模式來對(duì)數(shù)字時(shí)代的文件和檔案進(jìn)行分離管理已不再適用，要使用信息生態(tài)觀代替原有的將檔案看作有限的最終產(chǎn)品的觀念，要將檔案群看成是一個(gè)變化和不斷創(chuàng)新的過程，要使用綜合集成概念和以過程為中心的連續(xù)體理論來指導(dǎo)實(shí)踐。事實(shí)上，數(shù)字時(shí)代檔案學(xué)邊緣化的問題全球的學(xué)者都在深入分析，我國也有不少學(xué)者重視這個(gè)挑戰(zhàn)。如目前普遍地對(duì)檔案專業(yè)的課程設(shè)置進(jìn)行修改以及部分高校對(duì)檔案學(xué)院名稱的變更，就可窺見一斑。我國學(xué)者王新才等在提及檔案學(xué)發(fā)展前景時(shí)，指出目前檔案學(xué)發(fā)展壯大的難點(diǎn)有二：其一是如何打破檔案學(xué)社會(huì)需求不足的僵局；其二是在吸收其他技術(shù)學(xué)科長處的時(shí)候，檔案學(xué)怎樣保持自己的專業(yè)特色。[8]

數(shù)字時(shí)代，大量電子文件的出現(xiàn)給傳統(tǒng)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。首先，在數(shù)字環(huán)境中，許多具備文件性質(zhì)的信息已不再具有物質(zhì)實(shí)體，因此實(shí)體的保管不再是檔案專業(yè)最根本的任務(wù)，取而代之的核心問題是如何在大量的數(shù)字信息中識(shí)辨出具有保存價(jià)值者予以捕獲和保存，以便提供再利用。其次，在數(shù)字環(huán)境下，電子文件的出現(xiàn)暴露出文件生命周期理論在理論假設(shè)上的盲點(diǎn)與武斷。電子文件是可變的，依時(shí)間與環(huán)境而改變，它沒有明確的實(shí)體可供管理。最后，電子文件也質(zhì)疑了現(xiàn)有檔案管理思維的邏輯性和合理性。數(shù)字時(shí)代的電子文件存儲(chǔ)對(duì)檔案形成機(jī)構(gòu)已然不構(gòu)成壓力，因此將文件定期轉(zhuǎn)移給檔案館的需求大幅降低，加上電子信息可輕易復(fù)制并大規(guī)模傳播，檔案館所存信息未必是獨(dú)一無二的內(nèi)容，技術(shù)的變化也可能造成檔案館所存信息無法讀取，造成信息內(nèi)容全部或者部分喪失等等。文件連續(xù)體就是在電子文件這種思潮中興起的一套理論，旨在重新建立檔案管理思維，以有效整合各種形態(tài)的文件保存活動(dòng)。因此文件連續(xù)體理論自上世紀(jì)中期提出和形成后，一直被用于指導(dǎo)電子文件管理制度與規(guī)范的構(gòu)建和優(yōu)化模式的實(shí)現(xiàn)[5]。文件連續(xù)體理論的提出與電子文件興起有關(guān)，但它并不是專為電子文件打造的理論。Upward和McKemmish均明確指出該理論的目的在有效整合各種形態(tài)文件的管理，不因文件是紙質(zhì)、電子或其他可能形態(tài)而有管理思維上的落差與斷裂。

三、數(shù)字時(shí)代運(yùn)用文件連續(xù)體理論重構(gòu)檔案工作理念

值得一提的是澳大利亞為避免傳統(tǒng)的檔案管理跟不上科技和社會(huì)發(fā)展的腳步，于2011年提出了數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃，數(shù)字連續(xù)性的涵義是“需要的時(shí)候能找到，需要的時(shí)候能打開，提供的是需要的、可理解的和可信的，信息在其全壽命期內(nèi)可以滿足所有用途”。

Upward在最近的文件連續(xù)體理論的文章中也指出，可以利用文件連續(xù)體方法來追蹤文件記錄和歸檔。其次是檔案人員視野的多元化。在數(shù)字時(shí)代，檔案中立更要專注于確保文件記錄本身和歸檔過程中的開放以及對(duì)多元化檔案的捕獲和接收。檔案應(yīng)該有確切的準(zhǔn)入制度，其中涉及檔案透明度和問責(zé)制。也許在不久的將來我們能夠欣喜地看到，作為檔案專業(yè)的人員核心職能之一就是頒發(fā)“入檔許可”證書，并建立相應(yīng)的評(píng)級(jí)體系和制度。同時(shí)還需要注重國際合作，目前有部分國際合作的先例如國際檔案理事會(huì)（ICA）和國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）委員會(huì)和工作組，電子系統(tǒng)中文件真實(shí)性永久保障國際合作研究（InterPARES）等。最后是注重完善培訓(xùn)制度，檔案從業(yè)人員在實(shí)踐中需要形成連續(xù)體意識(shí)，并接受相關(guān)教育培訓(xùn)，了解如何更好地獲取以及長遠(yuǎn)利用檔案，學(xué)會(huì)捕獲、形成、存儲(chǔ)信息記錄和信息傳播等方面的知識(shí)和技能，在數(shù)字時(shí)代，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中社群和集體的智慧，來真實(shí)、公正、清晰地記錄和保存歷史。

數(shù)字時(shí)代的社會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)文件進(jìn)行職業(yè)化歸檔等管理的需求其實(shí)顯而易見：越是網(wǎng)絡(luò)虛擬社會(huì)，人們?cè)绞窍Ｍ芸吹秸鎸?shí)的、透明的、具有社會(huì)公平正義和負(fù)責(zé)任的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字文件和檔案。檔案界是選擇迎接這個(gè)挑戰(zhàn)，運(yùn)用連續(xù)體視角和理論，積極投入檔案的形成過程以保證這些紀(jì)錄能交融、體現(xiàn)社會(huì)真實(shí)背景下的捕獲、創(chuàng)造、鑒定和評(píng)價(jià)，并融合到真實(shí)的社會(huì)記憶之中？還是滿足于將自身職能局限于那一小部分的已經(jīng)完成的檔案保管的角色？如果選擇的是后者，那么只能說離被邊緣化的一天不再遙遠(yuǎn)。但是如果選擇前者，檔案工作者運(yùn)用文件連續(xù)體理論來投身工作實(shí)踐，將自身也融入并成為記錄這個(gè)擴(kuò)張和多樣化世界的一個(gè)組成部分，那么檔案的社會(huì)需求不再會(huì)萎縮不足，而是將比任何時(shí)候都更加需要利用歸檔原則中的透明、權(quán)威、問責(zé)、公正和多樣化來幫助管理網(wǎng)絡(luò)信息記錄。檔案工作者應(yīng)該也必須在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)中發(fā)現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)自己新的使命。

在實(shí)踐中使用連續(xù)體方法來解決網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的記錄保存和歸檔問題時(shí)（A Continuum Approach to Record？ keeping and Archiving in Online Cultures）[7]，Barbara Reed提供了一種靈活的文件連續(xù)體方式來看待網(wǎng)絡(luò)的另類檔案空間——維基解密。她提到了維基解密等新技術(shù)應(yīng)用帶來的對(duì)傳統(tǒng)檔案的挑戰(zhàn)，迫使我們反思傳統(tǒng)檔案的不足和可改進(jìn)之處。維基解密顛覆了傳統(tǒng)上只開放年代較久遠(yuǎn)的檔案觀點(diǎn)，尤其是對(duì)檔案的可及和可訪問方面，BarbaraReed指出現(xiàn)有的訪問框架顯然不符合社會(huì)期望獲取政府信息的步伐，要運(yùn)用連續(xù)體方式有效應(yīng)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案的需求。2011年美國總統(tǒng)奧巴馬專門簽署的政府管理電子文件的總統(tǒng)備忘錄，高度重視新興技術(shù)應(yīng)用支持政府公共服務(wù)及社會(huì)管理創(chuàng)新背景下電子文件管理的重要性。奧巴馬總統(tǒng)近年來提出建立國家解密中心：要做到“安全但常規(guī)、高效并且關(guān)注成本效益的解密”[11]。BarbaraReed認(rèn)為，維基解密作為數(shù)字檔案的一個(gè)案例，也教會(huì)我們創(chuàng)新性地使用數(shù)字技術(shù)和手段來應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案的復(fù)雜管理：需要改變的還有原來認(rèn)為檔案是固定不能改變的觀點(diǎn)，檔案管理人員需要關(guān)心檔案的形成以及檔案的傳播和利用。

四、文件連續(xù)體理論新發(fā)展的借鑒

KateCumming[12]認(rèn)為，文件連續(xù)體模式提供了一個(gè)平臺(tái)，使我們能夠?qū)⑽募臀募男纬山Y(jié)合起來認(rèn)識(shí)，并有助于在形成全部文件過程中有效聚焦到文件形成時(shí)所需要的特定部分。在實(shí)踐中，不要預(yù)先設(shè)定某些行為在文件中是處于“活躍階段”或者“不活躍階段”，而要考慮這些活動(dòng)在形成文件時(shí)的含義、背景、可獲得性和證據(jù)功能都能被捕獲和長久保存，從而做到所有部分能夠反映整體，整體亦能分解為各個(gè)組成部分的文件?？傊募B續(xù)體理論從根本上是將文件和文件記錄視為一體，并有其自身完整的時(shí)間跨度，是對(duì)螺旋上升的時(shí)空過程的整體把握，而不只局限于具體的某一段時(shí)間或者直線型的檔案生命周期。文件連續(xù)體模式提供了新的視野來看待和理解文件本身和文件的形成、保存及使用的整體格局和框架。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出要“加強(qiáng)檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，開發(fā)、提煉檔案信息產(chǎn)品，出版檔案史料匯編，使‘死檔案變成‘活資料，努力把‘檔案館建成具有特色的‘思想庫”。對(duì)目前我國的檔案實(shí)踐而言，本文中提到的國內(nèi)外的專家學(xué)者闡述的理論觀點(diǎn)和案例分析有不少值得在檔案實(shí)踐中參考和借鑒。首先，在檔案實(shí)踐中，文件形成與控制目前成為檔案部門業(yè)務(wù)活動(dòng)及其過程和管理系統(tǒng)的有機(jī)組成，需要用連續(xù)體理論去探索、思考，著眼于文件記錄保存的信息對(duì)象的整個(gè)生命跨度，而不是將檔案視作固定不變的最終產(chǎn)品。讓無限、變化和多元的觀點(diǎn)進(jìn)入檔案工作者的視野，在實(shí)踐中不斷挖掘檔案信息資源，并確保其真實(shí)、可靠、完整和可用性，讓“死檔案”鮮活起來；提升信息資源管理效率、效用和效能，滿足現(xiàn)在以及將來多樣化趨勢的社會(huì)需求。其次，以電子化方式提供文件服務(wù)，在日益復(fù)雜的法律環(huán)境中合法合規(guī)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，檔案機(jī)構(gòu)以可信賴、可問責(zé)、過程透明和對(duì)社會(huì)公平正義負(fù)責(zé)的方式開展工作。第三，基于連續(xù)體模式的運(yùn)用，檔案機(jī)構(gòu)、部門以及個(gè)人之間協(xié)調(diào)、協(xié)同采用樞紐和節(jié)點(diǎn)的形式進(jìn)行，而不再是傳統(tǒng)工作場所的單點(diǎn)之間的工作關(guān)系，這也有利于打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)。第四，目前檔案界面向智力與決策支持的跨學(xué)科與跨部門數(shù)字保存研究與發(fā)展合作項(xiàng)目逐漸增多，以及云計(jì)算等新興技術(shù)對(duì)數(shù)字文件信息管理提出了新挑戰(zhàn)，檔案學(xué)教育中需增設(shè)與檔案學(xué)交叉的信息學(xué)科課程。在互聯(lián)網(wǎng)為信息交流和發(fā)布提供了便捷的渠道和日益開放的環(huán)境，使用和處理與網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，先進(jìn)的信息技術(shù)手段已不可或缺。但要注意的是檔案學(xué)在汲取其他技術(shù)學(xué)科的長處的同時(shí)，要確保形成有自己專業(yè)特色的交叉課程。

文件和檔案作為社會(huì)記憶和文化傳承的根本所在，是現(xiàn)代信息生態(tài)資源的重要組成部分，值得檔案工作者盡最大努力去捕獲、維護(hù)管理、保存以及將其作為證據(jù)提供長久利用，以便構(gòu)建面向社會(huì)記憶可信和可再利用的數(shù)字倉儲(chǔ)和數(shù)字保存工程，這是檔案人員的責(zé)任所在，而基于連續(xù)體理論的國際化經(jīng)驗(yàn)則為此提供了良好的視角。

注釋：

[1]Sue McKemmish and Michael Piggott ，The records continuum ： Ian Maclean and Australian Archives first fifty years， AncoraPress，1994，pp.110-130.

[2]Frank Upward， Structuring the records continuum： Part One： Post-custodial principles and properties. Archives andManuscripts[J]，vol.24，no.2，1996， pp.268-285.

[3]Frank Upward， Structuring the records continuum， Part Two： Structuration theory and recordkeeping. Archives andManuscripts[J]，vol.25，no.1，1997， pp.10-35.

[4]Frank Upward， The records continuum and the con？ cept of an end product. Archives and Manuscripts[J]， vol.32， no.1，2004，pp.40-62.

[5]安小米.文件連續(xù)體模式對(duì)電子文件最優(yōu)化管理的啟示[J].檔案學(xué)通訊，2002（3）.

[6]Kate Eichhorn，Archival Genres： Gathering Texts and Reading Spaces，Invisible Culture [J] Issue 12， 2008. pp.1-10.

[7]Frank Upward， Sue McKemmish，.， Barbara Reed， Archivists and Changing Social and Information Spaces： A Continuum Approach to Recordkeeping and Archiving in OnlineCultures，？Archivaria[J]vol.72，2011，pp.197-237.

[8]王新才，王海佼.檔案學(xué)發(fā)展的動(dòng)力分析[J].檔案學(xué)研究，2012.

[9]Sue Mckemmish，Yesterday， Today and Tomorrow： A Continuum of Responsibility，Proceedings of the Records Management Association of Australia 14th National Conven？ tion，1997，pp.15-17.

[10]Sue Mckemmish，Placing RecordsContinuumThe？ ory and Practice， ArchivalScience[J]，vol.4， no.1，2001， pp.333-359.

[11]Barbara Reed， Reading the Records Continuum： Interpretations and Explorations， Archives and Manuscripts[J]，vol.33，no.1，2005，pp.18-4311.

[12]Kate Cumming：Waysofseeing：contextualizing the continuum， Records Management Journal[J] vol. 20， no. 1， 2010 pp.41-52.

[13]A concept of Operations for a National Declassifica？ tion Center， 2009， pp. 3-4， [2012-6-27]http：//www.fas. org/sgp/othergov/ndc-coo.pdf.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院