標(biāo)準(zhǔn)化在檔案信息化建設(shè)中的地位

王麗魁

檔案工作中的標(biāo)準(zhǔn)化是有關(guān)單位和個人應(yīng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。在數(shù)字化條件下，檔案信息化建設(shè)中所涉及的標(biāo)準(zhǔn)化問題將更加嚴(yán)格苛刻，更需要統(tǒng)一全面的檔案信息化技術(shù)和規(guī)范。

檔案信息化建設(shè)面臨的標(biāo)準(zhǔn)化問題

統(tǒng)籌指導(dǎo)缺失，導(dǎo)致系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定滯后。我國檔案計算機(jī)管理技術(shù)的應(yīng)用早在上世紀(jì)80年代初已起步，并迅速普及到眾多的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位；90年代以后，電子文件大量出現(xiàn)，電子檔案管理日益成為廣泛需要。然而，我國檔案計算機(jī)管理和信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作直至90年代末才剛起步，嚴(yán)重滯后于實踐發(fā)展；雖然定標(biāo)工作已經(jīng)起步，但進(jìn)展緩慢，已制定出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無幾，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性。從現(xiàn)狀看，國家規(guī)模的檔案信息化建設(shè)已異常重要，卻尚未被提到戰(zhàn)略高度引起足夠的關(guān)注。

各自為政，系統(tǒng)、數(shù)據(jù)不兼容。近年來，由于各自為政，獨立開發(fā)，使各機(jī)構(gòu)的檔案管理基礎(chǔ)軟件標(biāo)準(zhǔn)不一，造成檔案信息資源的分散孤立，難以共享；同時采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。這種現(xiàn)狀之下，必然造成極大的人力、物力浪費(fèi)，并拖慢檔案信息化建設(shè)的步伐。一方面由于各地區(qū)、各單位自行其是，互不溝通，技術(shù)研發(fā)低水平重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，影響了檔案信息化建設(shè)整體水平的提高；另一方面由于盲目研發(fā)，各地區(qū)、各單位出現(xiàn)了大量非兼容的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，檔案信息化運(yùn)行中的文件格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容、庫結(jié)構(gòu)的規(guī)定各不相同，形成了“信息孤島”現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到檔案信息的共享，制約了檔案信息資源的價值。三是增加了工作量，降低了效益，不僅因大量低水平技術(shù)重復(fù)研發(fā)使總成本拉高，更由于日后隨著相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的實施，新系統(tǒng)研發(fā)、原數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等，必然要進(jìn)行二次投入。

檔案信息化建設(shè)具有明顯的自發(fā)性，隨意性。如何開展檔案信息化工作基本由各單位自主決策，各地區(qū)、各單位的檔案信息化建設(shè)各自為政，大部分單位的檔案信息化系統(tǒng)是自行建成的，這就導(dǎo)致了極大弊端：一方面，工作的隨意性、任意性，致使信息化建設(shè)“十里不同天”，發(fā)展程度極不平衡，信息共享問題無人負(fù)責(zé)，嚴(yán)重影響總體效應(yīng)的體現(xiàn)；另一方面，檔案信息化建設(shè)缺少有效的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，各地區(qū)、各單位只能在盲目摸索，人為提高了成本，低水平重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重。

現(xiàn)有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與信息技術(shù)契合度低，導(dǎo)致高新科技利用水平低。我國現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系基本是針對有形檔案資源來制定的，缺乏專門針對信息化條件下的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而嚴(yán)重制約了高新技術(shù)設(shè)備在檔案工作中的利用水平。

解決檔案信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化問題對策

檔案信息化建設(shè)必須貫徹標(biāo)準(zhǔn)化先行的原則。檔案信息化建設(shè)的投入不應(yīng)僅僅囿于個別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設(shè)的全局，堅持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，把工作重點從解決具體、局部操作問題轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)的制定、實施上來，有力提升對檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的指導(dǎo)力度。隨著整個社會信息化水平的提高和檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，實現(xiàn)檔案信息資源整合已是大勢所趨。各級檔案部門都應(yīng)通力合作，協(xié)力構(gòu)建全國統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合平臺，向社會公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的整合，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源交換與共享平臺，使之能聯(lián)結(jié)各個應(yīng)用系統(tǒng)，從而為網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的共享創(chuàng)造基礎(chǔ)條件，就必須做到所有入網(wǎng)的檔案信息都執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫。因此只有提供關(guān)于信息資源系統(tǒng)整合的一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)，并在資源的開發(fā)，產(chǎn)品化和組織管理的過程中加以遵循，才能實現(xiàn)信息資源的理想整合。所以應(yīng)圍繞標(biāo)準(zhǔn)化來推進(jìn)信息資源的整合，堅持檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化先行原則。

從技術(shù)角度看，制定更加符合信息技術(shù)設(shè)備應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)體系，必須由檔案專業(yè)部門配合掌握現(xiàn)代化高端技術(shù)的大型集團(tuán)進(jìn)行操作。解決檔案數(shù)字化中的標(biāo)準(zhǔn)化，一方面，檔案行政管理部門掌握著檔案管理的專業(yè)技術(shù)，是檔案管理方面的技術(shù)權(quán)威，能夠最大限度的把握標(biāo)準(zhǔn)制定中的檔案科學(xué)要素；另一方面，國家檔案行政管理部門負(fù)有對檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)的責(zé)任，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的統(tǒng)籌部門，在政策制定、組織貫徹等領(lǐng)域經(jīng)驗豐富。因此檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系的制定必須有國家檔案行政管理部門主導(dǎo)。對于高新技術(shù)革新的利用，甚至對于高新技術(shù)發(fā)展的預(yù)判，必須仰仗控制現(xiàn)代高端技術(shù)的大型集團(tuán)，比如數(shù)字技術(shù)方面知名研究院等科研機(jī)構(gòu)，世界上數(shù)字管理研究方面出類拔萃的大型企業(yè)等。只有他們才是信息技術(shù)發(fā)展方向和現(xiàn)實應(yīng)用的領(lǐng)頭羊。有了他們的參與，檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定才能把握高新技術(shù)發(fā)展的脈博，跟上時代的潮流，不至于落后科技發(fā)展的步伐。針對現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)在適應(yīng)信息技術(shù)方面尚顯寬泛和靈活性過大的問題，應(yīng)從理論和應(yīng)用兩方面進(jìn)行調(diào)整。從理論上調(diào)整，使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化中的各項規(guī)范，進(jìn)一步嚴(yán)格，縝密和格式化。檔案從以卷為單位改為以件為單位就是非常大的改進(jìn)，簡化了整理，深化了檢索，為自動化處理設(shè)備在檔案管理方面的應(yīng)用鋪設(shè)了坦途。從應(yīng)用上做文章，專門制定信息技術(shù)應(yīng)用過程中急需解決的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。例如檔案管理軟件開發(fā)方面，可以出臺一定的規(guī)范文件，對數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和信息類型作出詳細(xì)的規(guī)定，一方面確保信息共享的可行性，另一方面可以提高不同組織、單位所開發(fā)出的軟件的應(yīng)用水平。

加強(qiáng)貫徹實施標(biāo)準(zhǔn)工作。貫徹實施標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)十分重要的環(huán)節(jié)。事實上，我國于1999年以來相繼出臺的有關(guān)檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)如CAD文件與檔案管理、電子文件歸檔管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，就其內(nèi)容而言，對解決機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位檔案信息化工作的實際需要具有很強(qiáng)的針對性、適應(yīng)性和操作性，如果能得到廣泛切實貫徹，將會顯著提高檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平。但調(diào)查顯示，在已應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)管理檔案的單位中，貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)，采標(biāo)率僅為15%，多達(dá)82%的單位對已頒布實施的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不了解。

由此，標(biāo)準(zhǔn)宣傳貫徹與制定標(biāo)準(zhǔn)同等重要，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。一是要將宣貫標(biāo)準(zhǔn)納入檔案人員培訓(xùn)體系，提升檔案人員的檔案標(biāo)準(zhǔn)化意識以及有關(guān)檔案信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化知識水平和實際應(yīng)用能力；二是加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的實際推廣應(yīng)用，檔案行政管理部門應(yīng)積極開展貫標(biāo)試點工作，樹立和扶持典型，摸索解決貫徹標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)操作問題，通過典型示范加快標(biāo)準(zhǔn)推廣并提高標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用水平。