借用信息化建設(shè)創(chuàng)新檔案工作

李鐵軍

創(chuàng)新是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會發(fā)展的主流趨勢，創(chuàng)新是社會各項(xiàng)事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的不竭動力及源泉。以計(jì)算機(jī)為代表的高科技將人類帶入了一個(gè)嶄新的時(shí)代……-信息時(shí)代，檔案工作要與時(shí)代同步發(fā)展，必須開拓創(chuàng)新，而加快檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是創(chuàng)新檔案工作的重要內(nèi)容。

樹立檔案信息觀是創(chuàng)新的前提

信息時(shí)代的到來，知識和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源，檔案部門作為社會信息業(yè)的組成部分，正面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，樹立“檔案是信息資源的觀念”非常重要。現(xiàn)代檔案工作人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這是衡量信息觀念與否的一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要求我們要牢固地樹立“信息就是財(cái)富”的觀念，積極主動地去挖掘、搜集、利用有利于檔案工作開展的各種信息，敏銳地感受社會信息的變化，從而更好地開展檔案工作。隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源，早在1984年，鄧小平同志就提出“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”。檔案信息化建設(shè)可以將檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。檔案作為一種信息資源，可以為科學(xué)研究、文化建設(shè)、加強(qiáng)管理服務(wù)，也可以為宣傳報(bào)道、業(yè)務(wù)咨詢提供信息保障，樹立“檔案是信息資源的觀念”，認(rèn)識檔案是信息資源的重要性，為開創(chuàng)檔案工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。

加強(qiáng)檔案信息專門人才的培養(yǎng)是創(chuàng)新的關(guān)鍵

檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，自覺學(xué)習(xí)和更新知識，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實(shí)踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。因此，要有針對性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。要努力學(xué)習(xí)信息知識，提高信息能力；掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識；培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利用的能力、信息選擇能力、信息預(yù)測能力、信息加工、開發(fā)、傳輸、存儲、調(diào)閱和吸收等能力；能對信息進(jìn)行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫。隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創(chuàng)新意識和科研能力，創(chuàng)造新知識信息，努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質(zhì)。因此，現(xiàn)代檔案人員應(yīng)由一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點(diǎn)的高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

不斷豐富檔案信息資源是創(chuàng)新的基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)是國家信息化工作的一部分，而檔案信息數(shù)字化又是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，檔案信息數(shù)字化對加快信息化建設(shè)具有重要意義。檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的基本條件和前提，無數(shù)字化檔案資源庫，數(shù)字檔案館就沒有發(fā)揮其職能的物質(zhì)基礎(chǔ)：沒有檔案資源數(shù)字化，檔案智能化服務(wù)、檔案信息網(wǎng)上傳遞就無從談起，檔案對外開放與國際接軌進(jìn)行信息交流，實(shí)現(xiàn)信息資源共享也很難達(dá)到預(yù)期的效果。檔案信息化中的“信息”實(shí)質(zhì)上是指“檔案信息資源”，它是檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動的物質(zhì)基礎(chǔ)，那就要求我們積極主動地去挖掘、搜集各種有價(jià)值的信息，敏銳地感受社會信息的變化；運(yùn)用一定的技術(shù)手段創(chuàng)造適宜的社會條件，將其視為一種社會資源加以開發(fā)和利用。那么，檔案信息資源作為檔案信息在活動中的基本資源，在量的積累上要達(dá)到一定高度，經(jīng)過整合之后能普遍地應(yīng)用于社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，不斷豐富和完善檔案資源建設(shè)，使檔案信息不斷“數(shù)字化”，是檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)，也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

更新管理手段改善服務(wù)方式是創(chuàng)新的目的

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型檔案管理無法運(yùn)用傳統(tǒng)的模式和管理手段來實(shí)施。因此，必須創(chuàng)新管理手段，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，通過計(jì)算機(jī)錄入大量的檔案信息并編制各種專題目錄，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡，從而大大提高了檔案檢索的效率；全面啟動檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；建設(shè)互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平臺和查詢利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會服務(wù)功能。

加快檔案信息化建設(shè)是創(chuàng)新的重要內(nèi)容

加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，就要加強(qiáng)庫房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等。加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。尤其是推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動了檔案信息化建設(shè)，檔案現(xiàn)代化管理，其重點(diǎn)應(yīng)放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實(shí)實(shí)現(xiàn)與辦公自動化的有效接軌，及時(shí)接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù)；檔案館要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對收集歸檔的電子文件進(jìn)行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲數(shù)字化。

加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過軟件系統(tǒng)對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各個(gè)方面能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效管理、控制，實(shí)現(xiàn)檔案工作自動化。該系統(tǒng)是以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)。

扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)字檔案館必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，然后開展對重要檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化?？傊瑱n案工作部門要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，全面開發(fā)檔案信息資源，積極探索信息時(shí)代檔案工作的新思路，以開創(chuàng)新時(shí)期檔案工作新局面。