電子文件歸檔工作

王麗魁

電子文件的歸檔是一項難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者出于傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或由于電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。在規(guī)劃電子文件歸檔時，應(yīng)從本單位信息管理工作的大局出發(fā)，摸清信息產(chǎn)生的源頭，順應(yīng)文件產(chǎn)生的規(guī)律，使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理工作程序，建立合理的歸檔辦法和制度。

電子文件歸檔方式和途徑的選擇：紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。若遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多備份，需制作多份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑主要有兩條：

借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了智能活動的概貌，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點，對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF，.DOC，.TXT，.EXE等文件。

選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越重視信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾個方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享，隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機(jī)管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機(jī)與信息管理部門為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使之變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，進(jìn)行必要的檢查、總結(jié)和考核。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)：檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間。但從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要審慎考慮，在萬無一失的情況下實行。

紙質(zhì)檔案與相應(yīng)的電子文件并存情況下，一般查閱可利用電子檔案快捷方便，需查用全文時可借助電子檔案所提供的索引查閱紙版：萬一電子檔案被損壞，相應(yīng)的紙質(zhì)檔案還保存完好。這樣兩種介質(zhì)的檔案在保存和利用中可以互相補(bǔ)充。

總之，由于電子文件的特殊性，給歸檔工作帶來新的挑戰(zhàn)，選擇合適的歸檔方式，制定行之有效的歸檔制度才能促進(jìn)電子文件的歸檔工作。