圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

劉南楠

摘 要 圖書館的檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，順應(yīng)信息時代的要求，加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)可以更好地保存圖書館資料，存留歷史憑據(jù)。本文將對圖書館檔案管理數(shù)字化的意義進(jìn)行分析，并為如何更好地開展數(shù)字化建設(shè)提出建議。

關(guān)鍵詞 圖書館 檔案管理 數(shù)字化 建設(shè)

中圖分類號： G250.76 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

信息技術(shù)進(jìn)駐人們生活的各個領(lǐng)域，帶來了一場數(shù)字化變革。圖書館的檔案管理應(yīng)該改變傳統(tǒng)耗時耗力的管理方式，積極引進(jìn)信息技術(shù)，開展數(shù)字化建設(shè)。檔案管理的數(shù)字化在世界各國已經(jīng)廣泛應(yīng)用，其實(shí)效顯著，應(yīng)該成為我國圖書館檔案管理研究的方向。

一、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）提高信息利用率。

檔案管理數(shù)字化將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息資源，且可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識別，使信息載體發(fā)生改變，使圖書館檔案管理更具活力。數(shù)字化的檔案管理方式，告別了檔案信息采集困難、費(fèi)時費(fèi)力、查詢不便、難以共享的舊時代，使信息利用率大大提升。

（二）提升社會服務(wù)質(zhì)量。

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助之下，信息的傳達(dá)更加快捷、順暢，公眾通過網(wǎng)絡(luò)可以享受到優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，使大范圍的信息共享成為可能。檔案信息的開放化程度更高，信息傳遞的過程更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案資料不再局限于圖書館內(nèi)部，更加面向大眾，提升社會服務(wù)質(zhì)量。

（三）提高檔案管理工作效率。

圖書館檔案數(shù)量龐大，人工管理十分耗時耗力，檔案管理數(shù)字化的引入，使管理人員從繁雜的工作中解脫出來，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以快速完成檔案管理工作，自動化程度更高。合理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)不僅提升了檔案管理水平，還使工作效率大大提高。

（四）滿足用戶多樣化需求。

用戶需求隨著網(wǎng)絡(luò)時代的推進(jìn)也在不斷發(fā)生改變，足不出戶卻能快速獲得想要的信息是很多用戶的追求。數(shù)字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿足客戶這一需求，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享，使檔案信息的流動不再受到地域的限制。遠(yuǎn)程溝通得以實(shí)現(xiàn)，用戶多樣化的需求得到滿足，圖書館的檔案信息服務(wù)也更加優(yōu)質(zhì)。

二、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法

（一）構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺。

圖書館應(yīng)將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶入到檔案管理當(dāng)中，運(yùn)用信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌，建立一個完善的數(shù)據(jù)中心。檔案指南、文件匯編、用戶目錄、音頻視頻等資料都應(yīng)該納入到該數(shù)據(jù)中心當(dāng)中，形成資料完備的數(shù)據(jù)庫，以備查閱和使用。還需要對服務(wù)器、操作系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，應(yīng)用檔案管理的先進(jìn)軟件，開展網(wǎng)絡(luò)化管理，為圖書館的檔案管理搭建起數(shù)字化平臺。

（二）創(chuàng)新信息化檔案管理模式。

要改變檔案管理模式，創(chuàng)新信息化手段，首先要對內(nèi)部的檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)的優(yōu)化，提升性能，使之符合國家對局域網(wǎng)的要求，確保運(yùn)行安全。其次是檔案外網(wǎng)的建設(shè)，外網(wǎng)面向的是社會大眾，有信息公開的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來的便捷與高校。但是對內(nèi)外網(wǎng)的安全要求必須提高，采用科技手段進(jìn)行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩(wěn)定。同時要注意網(wǎng)絡(luò)功能的提升，大力推進(jìn)數(shù)字化，使檔案管理的模式不斷創(chuàng)新，全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（三）完善檔案信息服務(wù)體系。

及時準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，從圖書館自身情況出發(fā)進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，為跨庫檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進(jìn)檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學(xué)規(guī)范，投入力度進(jìn)行數(shù)字系統(tǒng)的維護(hù)與管理，并發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運(yùn)行更加可靠。為了滿足公眾對信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開發(fā)的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門對檔案管理的要求之下，將檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作進(jìn)行外包，使其運(yùn)行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。

（四）打造復(fù)合型的檔案管理人才。

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)要充分發(fā)揮人的能動作用，要改變圖書館檔案管理人員素質(zhì)低下的現(xiàn)狀，著重選擇和培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才。應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的要求，檔案管理者必須既有檔案管理知識，又精通信息技術(shù)，因而，要將更多的檔案管理專業(yè)、圖書館專業(yè)的人才引入檔案管理隊(duì)伍，并且對其信息技術(shù)素質(zhì)進(jìn)行考核。對現(xiàn)任的檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)也不能放松，力求檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)可以滿足數(shù)字化建設(shè)的需求。

三、結(jié)束語

綜上所述，圖書館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)在實(shí)現(xiàn)資源共享、提高工作效率、提升信息利用率方面意義重大，需要圖書館管理者、社會大眾給予重視，從系統(tǒng)、模式、管理人員等多方面采取措施來加快建設(shè)進(jìn)程。使檔案管理的數(shù)字化更好地運(yùn)用于高校、單位及社會圖書館的檔案管理工作中，力求與信息化的時代步調(diào)一致。□

（作者：河南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，職稱：助理館員）

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