檔案室績效考核方法初探

陳姹

摘 要 本文基于檔案室日常業(yè)務(wù)工作實(shí)際，運(yùn)用馬克思主義政治經(jīng)濟(jì)學(xué)的價(jià)值概念抽象出千差萬別的工作任務(wù)的共同點(diǎn)進(jìn)行同質(zhì)比較，科學(xué)地計(jì)算出每個(gè)工作崗位的實(shí)際業(yè)績值，提高檔案員的工作熱情，把枯燥煩瑣的業(yè)務(wù)操作變成你追我趕的競爭游戲，推動(dòng)檔案室工作獲得更高成效。

關(guān)鍵詞 價(jià)值 工時(shí) 績效考核 實(shí)效

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案室的業(yè)務(wù)工作具有煩瑣、重復(fù)、枯燥的特點(diǎn)，容易使長期做檔案業(yè)務(wù)的員工產(chǎn)生厭倦和惰性。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理的推進(jìn)，檔案室逐漸也被列入了績效考核的行列?？冃Э己藢?duì)一個(gè)預(yù)期產(chǎn)生較好業(yè)績的組織而言是很有必要的。考核的方法很多，不同業(yè)務(wù)類型、不同層次的考核不盡相同。對(duì)于檔案室業(yè)務(wù)工作的考核，多年來一直都處于定性考核的階段，這種考核沒有真正激發(fā)檔案室的活力，沒有根本改變檔案室員工的工作狀態(tài)。

在一個(gè)單位中可能會(huì)有相同的崗位，但一個(gè)單位絕不可能都是同一個(gè)崗位，都做同樣的工作。一提到考核，許多人會(huì)強(qiáng)調(diào)，工作內(nèi)容不相同，怎么衡量誰干得多、誰干得少，更無法比較誰干得好、誰干得壞了。不同的工作內(nèi)容真無法比較嗎？為什么超市里的商品千差萬別，可最終總是能夠結(jié)算？超市中的商品能夠結(jié)算是因?yàn)樵诓煌纳唐分卸及餐膬r(jià)值——社會(huì)必要?jiǎng)趧?dòng)時(shí)間?？瓷先ゲ灰粯拥墓ぷ餍问揭灿锌梢猿橄蟪龉餐目梢詫?duì)比的本質(zhì)屬性——價(jià)值，也就是包含在每一項(xiàng)工作中的必要?jiǎng)趧?dòng)時(shí)間。某一項(xiàng)工作任務(wù)的必要?jiǎng)趧?dòng)時(shí)間是依據(jù)本單位員工完成此任務(wù)達(dá)到一定的質(zhì)量而需要的平均時(shí)間來確定的，我們稱之為“工時(shí)”。

工時(shí)的確定不是隨意的，經(jīng)常重復(fù)的工作項(xiàng)目要以一定數(shù)量的實(shí)測數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)取出一項(xiàng)工作需要的平均時(shí)間，形成一個(gè)工時(shí)定額表。比如：檔案收集時(shí)需要編制交接清單，根據(jù)實(shí)測，每錄入一條記錄平均3分鐘，那么，歸檔交接記錄每一條的工時(shí)就是3分鐘。檔案業(yè)務(wù)中有相當(dāng)多的固定工作項(xiàng)目都可以確定工時(shí)。比如：裝訂、編目、裝盒、著錄、貼條形碼、入庫交接、檔案借閱等。檔案室也有不固定、不重復(fù)的工作項(xiàng)目，但量比較少，可以采用員工事前評(píng)估、協(xié)商的辦法確定工時(shí)后再實(shí)施工作項(xiàng)目。

獎(jiǎng)金的發(fā)放不能用工時(shí)來計(jì)算，所以要把工時(shí)轉(zhuǎn)化為分?jǐn)?shù)才能形成與其它單位相同的獎(jiǎng)金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)。將工時(shí)轉(zhuǎn)化得分的計(jì)算公式是：某員工的績效得分=130-K祝ㄗ罡吖な？該員工的工時(shí)）。工時(shí)最高的員工本月得分就是130（注：公司規(guī)定業(yè)績分130封頂，當(dāng)然也可以100分封頂，根據(jù)公司要求而定）。K是個(gè)在一定時(shí)期內(nèi)穩(wěn)定的常數(shù)。當(dāng)部門總?cè)蝿?wù)比較大時(shí)，需要增加競爭強(qiáng)度，K值應(yīng)趨大；當(dāng)部門總?cè)蝿?wù)小時(shí)，需要減弱競爭強(qiáng)度，K值應(yīng)趨小。從這個(gè)公式可以看出，本部門工時(shí)最高的員工是本部門的標(biāo)桿，其他員工的業(yè)績是通過計(jì)算與此員工的差距來體現(xiàn)的。

這種考核方法在一個(gè)檔案室經(jīng)過了六年的實(shí)踐檢驗(yàn)，表現(xiàn)出以下優(yōu)點(diǎn)：

首先，這個(gè)方法真實(shí)地記錄了員工的業(yè)績，使得員工多年的業(yè)績可以清楚地累積，增強(qiáng)了從事瑣碎工作員工的成就感。 第二，它解決了不同工種不可以對(duì)比的難題，比較容易說服員工接受考核結(jié)果。

第三，它極大地鼓勵(lì)員工不斷提高工作效率。因?yàn)轭~定工時(shí)取的是完成一項(xiàng)工作任務(wù)所需要的平均時(shí)間，如果一個(gè)員工低于這個(gè)時(shí)間就是虧的，而高于這個(gè)時(shí)間就是賺的，所以，員工會(huì)不斷努力去縮短工作時(shí)間，提高工作效率。

第四，它實(shí)現(xiàn)了員工從推任務(wù)到要任務(wù)的轉(zhuǎn)變。因?yàn)?，過去的考核是按崗位任務(wù)考核，崗位任務(wù)以外的臨時(shí)任務(wù)、緊急任務(wù)一般沒有員工積極響應(yīng)，但這種考核方法使得員工接受任務(wù)的積極性很高，當(dāng)一個(gè)崗位一個(gè)時(shí)期沒有任務(wù)的時(shí)候員工會(huì)有危機(jī)感，員工會(huì)要求主管為其找任務(wù)，甚至?xí)_發(fā)出新的工作任務(wù)，這樣就很好地分配了人力資源，擴(kuò)大或完善了本單位的業(yè)務(wù)面，形成水漲船高的競爭局面。

第五，打破了先進(jìn)輪流坐樁的傳統(tǒng)，讓真正有突出業(yè)績的員工當(dāng)先進(jìn)，讓其他員工口服心服。

第六，通過調(diào)節(jié)K常數(shù)可有效調(diào)節(jié)競爭強(qiáng)度，適應(yīng)單位總?cè)蝿?wù)的變化。

第七，由于每月員工的績效考核的程序是員工填寫業(yè)績申報(bào)表交主管、主管核實(shí)申報(bào)表、公示、溝通、定稿、發(fā)布、計(jì)算獎(jiǎng)金、報(bào)人事部。員工在申報(bào)業(yè)績時(shí)并不知道自己在團(tuán)隊(duì)中會(huì)排在哪個(gè)位置，只有等到公示時(shí)才知道，所以，每個(gè)員工在每月一開始就不自覺地抓緊時(shí)間去完成每項(xiàng)工作任務(wù)，累積自己的業(yè)績，整個(gè)團(tuán)隊(duì)就會(huì)呈現(xiàn)一種你追我趕的工作氛圍，促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)的發(fā)展。

當(dāng)然，一個(gè)方法有優(yōu)點(diǎn)就會(huì)有缺點(diǎn)。首先，它不能適用于工作任務(wù)大部分都不重復(fù)的單位，如果每項(xiàng)工作都不重復(fù)，都要適時(shí)定標(biāo)準(zhǔn)是不現(xiàn)實(shí)的。

第二，當(dāng)人們都去追求數(shù)量累積的時(shí)候，質(zhì)量控制成了一道難題，需要投入更多的資源去檢查和考核。

第三，當(dāng)人們都在不顧一切地完成個(gè)人任務(wù)時(shí)，協(xié)作就會(huì)被弱化，不利于團(tuán)隊(duì)整體工作的開展。

第四，業(yè)績最優(yōu)的員工和業(yè)績最差的員工的實(shí)際兌現(xiàn)差比較來看并不公平，因?yàn)橥ㄟ^測算，最差的員工如果只完成最好員工一半的工作量，獎(jiǎng)勵(lì)差最多只有五分之一，這對(duì)先進(jìn)而言是不公平的。但是這個(gè)負(fù)作用被中國文化平衡了，結(jié)果是最優(yōu)秀的員工也愿意接受并且下一次仍然會(huì)努力工作，爭取第一。

第五，對(duì)于高技術(shù)含量的一次性工作任務(wù)，這套方法有些勉強(qiáng)，因?yàn)闇y定這種工作任務(wù)的額定時(shí)間需要專家組評(píng)審，很難拿出讓人口服心服的標(biāo)準(zhǔn)。

實(shí)踐證明，這種考核方法使檔案室員工的工作熱情得到了激發(fā)，工作效率大幅度增長，檔案室的整體績效有了很大的改觀。對(duì)于工作任務(wù)重復(fù)性較高的基層檔案室而言這確實(shí)是一個(gè)富有實(shí)效的績效考核方法?！?/p>

（作者：塔里木石化分公司檔案資料中心，大學(xué)本科學(xué)歷，館員，研究方向：石油化工建設(shè)項(xiàng)目文件管理及檔案室業(yè)務(wù)管理）