高校辦公室公文流轉(zhuǎn)工作的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策分析

彭峰

摘 要：廣州航海高等專(zhuān)科學(xué)校是我國(guó)一所重要的培養(yǎng)航海專(zhuān)業(yè)人才的學(xué)校。本文結(jié)合學(xué)校辦公流轉(zhuǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題，從完善信息系統(tǒng)、轉(zhuǎn)變思想觀念、加強(qiáng)人員素質(zhì)等方面提出了提高校辦公室公文流轉(zhuǎn)質(zhì)量的意見(jiàn)建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 辦公室 公文流轉(zhuǎn)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）03（b）-0218-01

廣州航海高等專(zhuān)科學(xué)校前身為創(chuàng)辦于1964年的交通部廣州海運(yùn)學(xué)校，目前已經(jīng)成為國(guó)際認(rèn)可的合格的航海高等教育機(jī)構(gòu)，是國(guó)內(nèi)少數(shù)幾所直接申辦國(guó)際海員證的院校之一，一直以來(lái)，學(xué)校以服務(wù)國(guó)家航運(yùn)事業(yè)發(fā)展為己任，為航運(yùn)系統(tǒng)培養(yǎng)了大批優(yōu)秀人才，已為社會(huì)輸送各類(lèi)人才4萬(wàn)余人。學(xué)校辦公室作為辦理學(xué)校日常工作的重要機(jī)構(gòu)，每日接觸到大量的文書(shū)文件。公文流轉(zhuǎn)作為高校行政機(jī)關(guān)對(duì)公文進(jìn)行收文、分類(lèi)、編號(hào)、登記、擬辦、傳閱、承辦、查處、立卷、歸檔的過(guò)程，極大地影響著學(xué)校辦事效率的高低，是學(xué)校管理規(guī)范程度的重要標(biāo)志。為此，我校專(zhuān)門(mén)制定了《學(xué)校文公處理辦法》等一系列相關(guān)管理辦法，極大地規(guī)范了學(xué)校黨政公文處理工作，確保了公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高了公文質(zhì)量和工作效率。但在實(shí)際的工作中發(fā)現(xiàn)，在公文流轉(zhuǎn)的實(shí)際運(yùn)行中，依然存在著這樣那樣的問(wèn)題，影響了辦公效率的進(jìn)一步提升。

1 當(dāng)前廣州航海高等專(zhuān)科學(xué)校辦公室公文流轉(zhuǎn)的現(xiàn)狀及存在的常見(jiàn)問(wèn)題

近年來(lái)隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和學(xué)校辦學(xué)條件的好轉(zhuǎn)，OA系統(tǒng)得到了極大的普及，促進(jìn)了學(xué)校公文流轉(zhuǎn)的高效快捷，我校也針對(duì)自身的工作實(shí)際，建立了相關(guān)的辦公系統(tǒng)，方便的師生和院系之間的公務(wù)流轉(zhuǎn)。但隨著高校內(nèi)部人員的不斷調(diào)整和相關(guān)資源的整合，日常的公務(wù)流轉(zhuǎn)工作出現(xiàn)了許多不和諧的因素，影響了辦公室效率的提高。

1.1 信息系統(tǒng)使用不經(jīng)常，效率不高

OA系統(tǒng)能夠極大地提高辦公室的辦事效率，能夠更為規(guī)范的進(jìn)行文書(shū)管理，節(jié)省文書(shū)流轉(zhuǎn)時(shí)間，提高辦事效率。近年來(lái)我校也多次進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，以期望能夠使OA系統(tǒng)得到普及。但從現(xiàn)實(shí)的情況看，隨著辦事人員的調(diào)整和辦公環(huán)境的改變，使得相關(guān)系統(tǒng)的使用率越來(lái)越低，甚至出現(xiàn)了閑置的問(wèn)題。

1.2 信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，使用受限

在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，往往由于領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議、出差等原因使得公文流轉(zhuǎn)處于半停滯狀態(tài)，有的文書(shū)本可以高效運(yùn)作的卻因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)、辦事人員不在位，影響了流轉(zhuǎn)速度。而在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，受到保密、權(quán)限等因素的影響，對(duì)這方面考慮的不足，而對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)講，由于在電子簽名、計(jì)算機(jī)使用技能等方面因素的制約，降低了使用效能。

1.3 流轉(zhuǎn)程序執(zhí)行不規(guī)范，效益低下

受到傳統(tǒng)觀念的影響，公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中許多環(huán)節(jié)還不能適應(yīng)新時(shí)代的要求，影響流轉(zhuǎn)的效益。一是書(shū)寫(xiě)規(guī)范程度不夠。辦公室在文書(shū)書(shū)寫(xiě)環(huán)節(jié)對(duì)各院系的指導(dǎo)不夠，公文內(nèi)容表述不清、要素缺失、標(biāo)題不規(guī)范等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，許多文書(shū)不得不一而再，再而三的翻工；而就辦公室自身情況而言，個(gè)別工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)文書(shū)的相關(guān)規(guī)定了解不透徹，也極易出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題；二是文件呈送不規(guī)范。有的單位直接跳過(guò)校辦公室將公文呈送領(lǐng)導(dǎo)，給辦公室工作造成被動(dòng)；有時(shí)在呈送階段，部分單位對(duì)公文處理結(jié)果反饋不及時(shí)，影響公文流轉(zhuǎn)效率；三是歸檔方式。在對(duì)公文歸檔管理階段，依然要采取紙質(zhì)文件的存檔，而對(duì)于電子檔案由于在圖章、字跡等方面難以辨別，只能充當(dāng)輔助手段，既增加了工作量，也不便于文件的查閱、管理。

2 提高校辦公室公文流轉(zhuǎn)質(zhì)量的對(duì)策分析

針對(duì)當(dāng)前校辦公室公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題，本人認(rèn)為應(yīng)當(dāng)著重從以下幾個(gè)方面做好工作，規(guī)范高效公文流轉(zhuǎn)工作，提高辦公室工作效率。

2.1 完善系統(tǒng)建設(shè)，提高適用性

進(jìn)一步完善OA系統(tǒng)建設(shè)，充分利用當(dāng)前移動(dòng)通信技術(shù)等最新的科技成果，提高系統(tǒng)的使用率。一是簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作。針對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)使用過(guò)程中存在的系統(tǒng)操作復(fù)雜，文書(shū)傳閱過(guò)程繁瑣的弊端，要進(jìn)一步簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作流程，方便用戶(hù)使用；二是建立實(shí)時(shí)通信。充分利用移動(dòng)實(shí)時(shí)通信技術(shù)，建立簡(jiǎn)便使用的手機(jī)操作軟件，利用智能手機(jī)小巧、快捷的特點(diǎn)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)了解掌握各類(lèi)文書(shū)的情況，特別是利用指紋辨別等手段，提高文書(shū)傳遞速度；三是提高保密效果。針對(duì)當(dāng)前電子簽字、電子印章使用不便的問(wèn)題，進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)保密建設(shè)，提高系統(tǒng)使用效率和質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

公文流轉(zhuǎn)的重要作用，要求辦公室以及相關(guān)人員必須要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，切實(shí)提高公文流轉(zhuǎn)工作質(zhì)量，規(guī)范校辦公室工作秩序，提高辦公效能。一是加強(qiáng)對(duì)公文流轉(zhuǎn)規(guī)范性的認(rèn)識(shí)。要切實(shí)認(rèn)清公文流轉(zhuǎn)規(guī)范性的積極作用，各級(jí)負(fù)責(zé)人要從自我做起，加強(qiáng)自律，以身作則，規(guī)范公文流轉(zhuǎn)程序、方式、手段，特別是對(duì)上級(jí)的指示、通知，下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告等文件，要嚴(yán)格按照流轉(zhuǎn)規(guī)程，不越級(jí)、不越位；二是加強(qiáng)對(duì)公文流轉(zhuǎn)新手段的認(rèn)識(shí)。充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)，積極倡導(dǎo)和鼓勵(lì)相關(guān)人員和單位使用辦公系統(tǒng)，特別是要通過(guò)改善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、簡(jiǎn)便操作方式等方法讓領(lǐng)導(dǎo)能夠帶頭使用向系統(tǒng)，從而加強(qiáng)OA系統(tǒng)的使用效能；三是加強(qiáng)對(duì)公文流轉(zhuǎn)制度建設(shè)的認(rèn)識(shí)。進(jìn)一步規(guī)范公文流轉(zhuǎn)的流程建設(shè)，健全辦公室公文流轉(zhuǎn)的細(xì)則，提高可操作性，杜絕出現(xiàn)人走制度散的現(xiàn)象。

2.3 提高人員素質(zhì)，提升效益

高校辦公室人員流動(dòng)性強(qiáng)、日常業(yè)務(wù)多，許多人員是由所屬院校借調(diào)而來(lái)的人員，他們熟悉學(xué)校相關(guān)專(zhuān)業(yè)，對(duì)審核有關(guān)教學(xué)、科研內(nèi)容等方面的公文有很大的幫助，但卻缺乏基本的辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)，影響了公文流轉(zhuǎn)的效率。對(duì)此，一是要加強(qiáng)日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合工作任務(wù)，使其能夠在工作中盡快適應(yīng)和滿(mǎn)足公文流轉(zhuǎn)的相關(guān)要求，熟悉各種制度的要求，從而提高管理水平；二是進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，定期組織校辦公室人員和下屬單位的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，采取外聘人員授課、內(nèi)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)講解等手段，提高工作人員的實(shí)際操作水平；三是注重提高新進(jìn)人員能力，定期組織對(duì)新進(jìn)人員的制度培訓(xùn)，保證其熟悉公文格式、流程程序，確保工作規(guī)范化、科學(xué)化水平。

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