淺談數(shù)字檔案室建設(shè)

焦建華 石星

湖北省疾病預防控制中心檔案信息化建設(shè)已經(jīng)開展十幾年，檔案信息化建設(shè)取得不斷的發(fā)展，為檔案工作服務于疾控事業(yè)提供重要保障，并日益成為本單位檔案工作的重點工作之一。隨著檔案信息化進程的加快，數(shù)字檔案室已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)的重要目標。

一、數(shù)字檔案室的基本定義

數(shù)字檔案室是指運用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集、管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)，是以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務的虛擬檔案室。

對數(shù)字檔案室的理解，有不少人認為數(shù)字檔案室就是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，這是一種理解的誤區(qū)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工只是數(shù)字檔案室建設(shè)的一部分。數(shù)字檔案室不僅僅是簡單的建立一套檔案管理系統(tǒng)，也不是僅僅完成紙質(zhì)檔案的掃描即可，它是按照信息化環(huán)境下檔案工作的新要求和新特點，通過多個部門的協(xié)同、配合，從檔案管理體制、標準規(guī)范、信息化基礎(chǔ)設(shè)施、檔案數(shù)據(jù)資源采集、管理和開發(fā)利用等方面全面變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套管理現(xiàn)代、服務便捷、流程一體的全新的檔案管理模式。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

1、數(shù)字檔案室建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化的必然要求。數(shù)字檔案室建設(shè)對推進檔案信息化建設(shè)，加快本單位數(shù)字檔案室建設(shè)的步伐，促進檔案室的檔案信息化進程，更好地為本單位各項工作發(fā)展服務，有著重要意義。

2、數(shù)字檔案室建設(shè)是電子政務建設(shè)的必然要求。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子政務是發(fā)展的趨勢。檔案工作承擔著維護檔案的完整與安全，便于利用的職責，它是政務工作的一種，因此將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用于檔案領(lǐng)域，提供在線信息服務，實現(xiàn)電子化管理勢在必行。

3、檔案數(shù)字化已作為一項業(yè)務建設(shè)項目列入省檔案工作規(guī)范。湖北省檔案局《關(guān)于印發(fā)〈湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評審辦法〉的通知》（鄂檔[2012]194號）中，對基層檔案室的檔案數(shù)字化作了具體要求：如創(chuàng)建檔案工作湖北省AAA級的單位必須實現(xiàn)“利用計算機、網(wǎng)絡(luò)提供高效、便捷的檔案查詢、遠程利用”。因此檔案工作規(guī)范管理更上一層樓，就必須做好檔案數(shù)字化工作。

三、省疾控中心數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀

1、建立了適合數(shù)字檔案室建設(shè)的檔案管理體制。省疾控中心為加強檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導，保證檔案工作落實到位，成立了檔案工作領(lǐng)導小組，并根據(jù)工作變動適時調(diào)整領(lǐng)導小組成員，組長由單位分管辦公室工作領(lǐng)導擔任，成員由各所處室領(lǐng)導擔任，負責指導、檢查檔案工作，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。把數(shù)字檔案室建設(shè)寫進《檔案管理規(guī)范》，并納入《CI管理手冊》中，保證了數(shù)字檔案室建設(shè)有法可依、有章可循。

2、加強數(shù)字檔案室的軟硬件平臺建設(shè)。本單位建立了OA辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化辦公，并將世紀科怡檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)集成，在OA上建立檔案查詢系統(tǒng)，全院職工均可坐在辦公室高效、快捷的查詢利用檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。

3、加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。一是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。建成1950年至2011年室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的100%數(shù)字化。二是定期開展檔案數(shù)字化加工工作。為更好地服務于本單位各項工作，與湖北省檔案咨詢信息中心簽訂協(xié)議，定期開展檔案數(shù)字化加工工作。對掃描加工的原文及其他電子版原文均嚴格進行核實，并對掛接后的數(shù)據(jù)，分門類進行抽檢，抽檢合格率達到100%，逐步建立2001年至2011年文書檔案全文數(shù)據(jù)庫。三是加強電子文件的積累和歸檔。逐步建立電子文件歸檔制度，開始了電子文件的積累和歸檔，這都為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了資源保障。

4、加大硬件投入。近幾年，省疾控中心加大檔案信息化的投入，配備檔案專用服務器及相應的存儲設(shè)備，檔案室也根據(jù)實際需要配備計算機、光盤刻錄機、掃描儀、防磁柜等檔案信息化設(shè)備。這為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供硬件支持。

四、省疾控中心數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

1、文檔一體化管理還需加強。必須依托OA辦公系統(tǒng)，完成“文檔一體化子系統(tǒng)”建設(shè)，根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計要求做好電子文件封裝、檔案報送、利用查詢系統(tǒng)等功能，改造成為符合本單位實際、功能齊全、運行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理子系統(tǒng)。

2、電子文件的管理有待進一步提高。對于電子文件管理，要按照文檔一體化、全程管理等原則，統(tǒng)籌和優(yōu)化文檔管理流程，加強對電子文件的前端控制，在信息系統(tǒng)需求分析和功能設(shè)計階段就充分考慮電子文件的積累和歸檔要求。

3、數(shù)字檔案和電子檔案的網(wǎng)上接收有待進一步規(guī)范。加強對加工、接收的數(shù)字檔案或電子檔案實行網(wǎng)上移交和接收，建立科學安全的保管存儲體系。

4、檔案數(shù)字化還需按照一定的規(guī)程和要求開展。為保障檔案信息安全，在進行數(shù)字化加工過程中按照目前我國已出臺檔案文獻數(shù)字化的一系列標準和技術(shù)規(guī)范，如《檔案文獻數(shù)字化工作導則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。

5、人員素質(zhì)有待進一步提高。當前檔案室存在人才缺乏的狀況，特別是既懂檔案管理、又能熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)的復合型人才，此外，對電子檔案的重要性認識不足，需要轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變和觀念的更新。

（作者單位：湖北省疾病預防控制中心）