會計憑證影像系統(tǒng)在高速公路企業(yè)內部審計中的應用

潘家龍

隨著云計算服務的快速發(fā)展，信息管理進入一個新的時期。企業(yè)充分利用云計算發(fā)展企業(yè)信息化管理是一種必然的趨勢。企業(yè)內部審計是企業(yè)管理的重要組成部分，應與時俱進，不斷創(chuàng)新審計管理手段，充分利用信息技術提高內部審計效率，降低審計成本，及時發(fā)揮審計監(jiān)督管理作用，為企業(yè)內部控制制度的落實執(zhí)行提供及時的反饋信息。實現(xiàn)會計憑證信息電子化是審計工作信息化的首要工作，本文以在高速公路企業(yè)集團將會計信息中最基本的會計憑證轉化為電子文檔資料的實踐過程為例，探討信息化手段在高速公路企業(yè)內部審計領域應用的有關問題，并提出了相關的對策，以進一步提高內部審計在企業(yè)集團內控制度管理中發(fā)揮的作用。

一、高速公路企業(yè)管理架構及內部審計難點

近十年來，我國高速公路建設取得了迅速發(fā)展，高速公路建設資金需求量大，資金來源渠道也比較多，但總的來說，政府資金投資占主導地位。因此，我國大部分省市成立了高速公路投資集團來對本省的高速公路實行統(tǒng)一管理，規(guī)范高速公路的養(yǎng)護管理、運營管理、收費還貸和進一步的資金籌措，努力完成我國高速公路網(wǎng)的規(guī)劃建設。在高速公路投資集團下，有控股或參股的子公司，有代管的政府投資的收費還貸高速公路?？梢姼咚偻顿Y集團管理范圍大，項目建設任務重，資金使用規(guī)模大，也是易發(fā)生腐敗的重災區(qū)，加強內部審計管理的重要性不言而喻。高速公路網(wǎng)狀分布的特點決定了集團的組織管理架構是分散點狀分布，點多線長對企業(yè)集團內部審計工作有三方面不利，影響內部審計管理力度和效果。

一是內部審計管理成本高。以江西省高速公路投資集團為例，現(xiàn)管理建成營運的高速公路有4243公里，在建高速公路413公里，集團下設有財務核算的組織機構183個，大部分分布在高速公路沿線各處。集團向二級財務機構、二級財務機構向三級財務機構日常每進行一次內審，僅交通差旅費等成本費用都是一筆不小的數(shù)字。

二是審計效率低。因為點多線長，路途也需很多時間，審計效率低。由于集團籌資工作比較頻繁，需提供經(jīng)審計的財務報告工作較多，外部審計機構常要求下級機構送審，以提高審計效率。

三是審計監(jiān)督效果滯后，難達到內審的管理目的。由于受到內部審計成本和效率的影響，高速集團內部審計的反饋結果存在滯后性，從而導致一些違規(guī)的苗頭不能及時發(fā)現(xiàn)和制止，對既成實事的違規(guī)現(xiàn)象缺少較強的糾正手段，內審管理效果不理想。

可見，提高高速公路企業(yè)集團內部審計效率，及時跟進審計進度是發(fā)揮內部審計監(jiān)督作用的關鍵。傳統(tǒng)審計方式是以直接查閱原始憑證為主，這也是最可靠的一手資料，但對高速公路企業(yè)集團來說，受空間分布原因，調閱原始憑證資料是影響審計效率的主要制約因素。因此，解決會計憑證資料電子化是提高內部審計效率的關鍵。筆者所在的單位在應用財務軟件的基礎上進行了軟件二次開發(fā)，開發(fā)建立了會計憑證影像系統(tǒng)，嘗試實現(xiàn)所有會計資料的電子化工作，同時借助網(wǎng)絡系統(tǒng)，改變了內部審計日常工作模式，提高了內部審計效率。

二、會計憑證影像系統(tǒng)

1.目前財務軟件對憑證附件的處理。

以某財務軟件為例，該軟件網(wǎng)絡版能同時運行多個賬套，集團各用戶通過互聯(lián)網(wǎng)登陸到服務器使用相應的賬套，對會計憑證附件保存信息化進行了相應的處理，其做法是先將原始憑證掃描或拍照保存為電子文檔資料，會計人員填制會計憑證內容后，需上傳附件時，點擊保存附件按鈕，從電子文檔中選取相應的文件保存，基本可以實現(xiàn)查閱會計憑證時就可以查閱相應的附件。但是，憑證附件數(shù)據(jù)采集程序也存在一些不足之處，一是掃描或拍照的圖片文檔格式大小不一，一般掃描文件過大，影響網(wǎng)絡傳輸速度和保存容量；二是附件采集人和相應的修改記錄不能保存，對于審計來說，無法查找相應責任人；三是由于先憑證和附件生成不同步，填制憑證選取文檔時，易發(fā)生對應性錯誤，出現(xiàn)憑證與附件不匹配的現(xiàn)象；四是會計人員填制憑證時效率不高，附件采集往往不完整?？梢姡撥浖到y(tǒng)解決了遠程審閱憑證、賬、表的問題，但對審計所需的其他原始憑證保存還達不到審計所需的要求。

2.對財務軟件二次開發(fā)嵌入憑證附件采集模塊，實現(xiàn)原始憑證采集與填制會計憑證的無縫對接。

針對目前市場上財務軟件存在的不足，組織二次開發(fā)了憑證附件采集模塊，嵌入到財務軟件總賬憑證模塊中（見圖所示）。該模塊克服了目前財務軟件存在的缺陷。具體操作過程是：會計人員填制會計憑證內容后保存時，會自動驅動該模塊，彈出是否進行原始憑證采集對話框，需要采集時，點擊“是”按鈕，自動啟動電子拍照影像設備，將原始憑證放置提示區(qū)域，點擊“拍照”按鈕，即生成該附件影像，影像圖片在指定區(qū)域以加密格式保存。同時，記錄錄入人姓名，時間信息；若刪除該影像時，原有圖像刪除，但刪除操做人姓名，操作時間均會永久保留。圖像大小為50K左右，圖片清晰滿足查閱要求，網(wǎng)上審閱時，傳輸速度較快，每張會計憑證附件保存數(shù)可以按需要設定。

3.附件保存信息量大，包括內部審計所需的大部分資料。

會計憑證附件主要有從外部取得的發(fā)票單據(jù)，內部填制的各種審批單據(jù)、進出庫單、驗收單、合同、文件、工程結算單等，在進行內部審計時，點擊憑證右上角的附件按鈕即可查閱（見圖所示），大大提高了審閱的速度和效率。

4.會計基礎資料信息化過程中應注意的問題。

（1）規(guī)范會計憑證附件采集的范圍。對高速公路企業(yè)管理來說，除原有財務核算的原始資料采集外，可以針對成本費用的管理重點領域，路面養(yǎng)護維修增加相應實況圖片資料及工程維護審批資料，將業(yè)務管理資料納入到財務核算管理中，做到精細化管理。同時，對如停車費之類的小額原始單據(jù)簡化采集方式，按重要性原則，不必一一采集。

（2）建立完善的保證電子附件真實性的制度。現(xiàn)階段要求會計憑證填制人員采集保存影像資料，對資料一致性和真實性負責。會計憑證稽核員也要審核采集的附件。隨著電子簽名采集制度的建立，以后可以充分利用電子簽名文檔直接作為財務資料。

（3）提高采集效率，減少采集工作量。首先要充分利用內部信息化成果，包括利用網(wǎng)絡電子簽名的工資表、文件、合同等電子化資料，減少工作量和提高資料的真實性；其次利用外部信息化成果，例如網(wǎng)上銀行形成的銀行對賬單、銀行回單，稅務局提供的納稅單據(jù)信息聯(lián)網(wǎng)查詢等。

5.會計憑證影像系統(tǒng)應用效果。

通過會計憑證影像系統(tǒng)將所有會計資料轉換成影像資料存儲在相應會計憑證附件后，在進行內部審計時，上一層組織機構內部審計人員在辦公室通過網(wǎng)絡登錄到被審計單位的賬套，就可以查看被審計機構所有應審閱的資料，對收費管理所（站）一級機構的年度審計工作時間由原來的每個單位平均兩天縮短至四個小時。同時，實現(xiàn)二級機構對三級機構（收費管理所、信息中心、養(yǎng)護中心、各類分支機構等）的會計憑證進行審核，可將內部審計與憑證稽核、預算管理控制結合并即時實施。集團內審人員可隨時審閱下屬各級機構的審計資料，只需對重點情況進行現(xiàn)場審計檢查，實現(xiàn)了快捷高效、有的放矢的開展內部審計工作。

三、會計憑證影像系統(tǒng)在高速公路企業(yè)內部審計應用過程中可能遇到的問題及采取的對策

1.影像數(shù)據(jù)的安全性。

相對于財務報告等數(shù)據(jù)性財務資料，圖片影像資料具有直觀、真實、可讀性強的特點，特別是有許多經(jīng)辦人員的簽名，真實性的核查較容易。如果數(shù)據(jù)流失，會給企業(yè)集團造成不利影響。從經(jīng)營角度來說，成本控制、進銷渠道、客戶資料等商業(yè)秘密可能會全盤泄密，對生產(chǎn)經(jīng)營造成打擊；從高速公路建設公益性方面來說，片面地讀取其中的信息可能在社會上形成對企業(yè)經(jīng)營不利的輿論影響，我們企業(yè)目前還沒有做好公益性項目財務公開的相應準備工作。因此，加強服務器數(shù)據(jù)安全管理非常重要。要從數(shù)據(jù)加密、接觸數(shù)據(jù)人員、防病毒攻擊等多個方面建立完善的制度和投入相應的技術設備。

2.部門利益的阻繞。

高速公路企業(yè)集團下屬機構比較復雜，有全資或絕對控股的企業(yè)，也有參股的企業(yè)，還有不具法人資格的分支機構，利益目標不盡一致，還有企業(yè)短期目標與政府監(jiān)管目標的差異，推進此項工作會進一步加快信息透明度，需決策層引起足夠的重視才有可能推廣應用。

3.對內部審計人員的綜合素質提出了更高的要求。

相比傳統(tǒng)審計，利用影像資料進行審計，其優(yōu)點是可高效率地獲取海量信息，從較全面的信息中提煉有價值的觀點，對違反規(guī)章制度的信息較易發(fā)現(xiàn)。不足是首先要對影像資料的真?zhèn)芜M行鑒別，同時失去了現(xiàn)場觀察和與相關人員面對面交流可獲知的信息，對徇私舞弊類信息不易掌握。審計人員必須充分利用大量信息，善于總結規(guī)律，善于橫向比較找差異，縱向比較找原因，結合實地現(xiàn)場審計檢查，發(fā)現(xiàn)問題，分析形成問題原因。多分析、多比較來彌補非現(xiàn)場審計的不足。這對內審人員提出了更高的綜合素質要求。因此，應注重從多渠道對現(xiàn)有審計人員的培訓，以適應審計信息化的要求。

（作者單位：江西省高速公路投資集團宜春管理中心）