探索公立醫(yī)院醫(yī)療檔案管理的問題與對策

摘 要：醫(yī)療檔案工作是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，科學(xué)地積累完整的檔案資料，切實做好檔案信息的開發(fā)利用，大力推進醫(yī)院檔案工作標準化、規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理進程是促進基層醫(yī)院能有序發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。本文就基層醫(yī)療檔案管理存在的問題及對策進行探討。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院 醫(yī)療檔案 管理

醫(yī)療檔案工作是公立醫(yī)院管理環(huán)節(jié)與流程中的重要組成部分，面對不斷增多的醫(yī)療檔案數(shù)量和種類，醫(yī)院管理中對臨床診療信息，醫(yī)療服務(wù)信息，財務(wù)統(tǒng)計信息的匯總與回顧要求對醫(yī)療檔案的歸檔，整理，保管，借閱，利用等工作內(nèi)容提出了更高的要求。如何在公立醫(yī)院的管理框架內(nèi)提高醫(yī)療檔案管理的效率，筆者對這個問題進行了深入的思考與研究。

一、 存在的主要問題

1.1檔案管理意識不強，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。由于思想觀念的陳舊，至今仍有不少同志，尤其是基層主管衛(wèi)生工作的干部，對檔案意識較淡薄，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，重要文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集。到目前為止，多數(shù)公立醫(yī)院對醫(yī)療檔案的管理還沒有一套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標準，醫(yī)療檔案的缺失已經(jīng)影響了公立醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作開展。

1.2由于醫(yī)院檔案管理不健全、規(guī)范，缺少適應(yīng)綜合性醫(yī)院檔案管理的新模式，檔案的分頭管理和分散保管現(xiàn)象嚴重，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，造成人力、物力和空間浪費。

1.3檔案管理人員知識更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求。目前大多數(shù)公立醫(yī)院檔案管理工作由藥房主任或一名藥技人員管理，其他文檔，如病歷檔案、各類醫(yī)療資料文件、辦工文件資料均由文書管理。這些人員都缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識和信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，法律意識淡薄，思想觀念和管理水平跟不上公立醫(yī)院的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.4開發(fā)檔案信息少，檔案利用率低。有些單位開發(fā)利用檔案僅滿足于“查閱文件”的被動封閉式的狀況，只是發(fā)揮其簡單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態(tài)，從而失去了檔案存在的價值；由于檔案的分散管理，不利于檔案管理人員對檔案信息進行綜合分析研究和開發(fā)利用，檔案室也就不能提供綜合性、宏觀性、客觀性、整體性、系統(tǒng)性的檔案信息，不能把“死”檔案變成“活”信息，從而導(dǎo)致醫(yī)療檔案管理低下。

1.5檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。一些基層醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合保管的標準。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了基層檔案管理整體的提高。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步，而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集，檢索，信息量小，不利于檔案的收集、檢索、利用和開發(fā)。

二、對策

2.1加強領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，增強全員檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好醫(yī)院檔案工作的前提條件和主要保證，公立醫(yī)院的管理者應(yīng)切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，并通過會議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例宣傳等形式，廣泛宣傳檔案工作的重要性，使各級臨床工作人員、管理人員、醫(yī)技人員都認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，以及檔案在醫(yī)院管理及文化建設(shè)所具有其它文獻資料不可替代的作用，提高人們的檔案管理意識，從而促進全員檔案意識格局的形成。

2.2建章立制，明確職責，促進檔案工作規(guī)范管理。健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。一是要結(jié)合本單位檔案工作實際，建立健全檔案接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、鑒定、保密、銷毀、利用等一整套的規(guī)章制度和檔案管理人員崗位責任制，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運行有章可循，使各部門按照各自的職責和歸檔范圍進行收集、積累和整理。二是對科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，增強檔案管理的綜合性和獨立性中，編制統(tǒng)一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個有機整體，用統(tǒng)一的標準和規(guī)范系統(tǒng)進行整理，統(tǒng)一分類編號。

2.3加強培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念 提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高管理人員素質(zhì)。一是通過組織檔案管理人員到先進的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)、交流工作體會來提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，主動學(xué)習(xí)，通過各種形式的繼續(xù)教育來不斷更新知識，改善知識結(jié)構(gòu)，開拓視野，增強創(chuàng)新思維。三是檔案管理人員要改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破看堆守攤，重管輕用的陳舊思路和傳統(tǒng)的檔案管理模式，要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作。四是強化服務(wù)手段，完善檢索體系，提高服務(wù)效率，編制多種檔案檢索工具，為醫(yī)務(wù)人員利用檔案提供方便，并主動圍繞醫(yī)療工作的需要，全方位跟蹤服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2.4 加強投入，提高設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理必須的條件。面對不斷增多的醫(yī)療檔案數(shù)量和種類，檔案的開發(fā)利用的靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。

綜上所述，檔案管理在公立醫(yī)院的管理內(nèi)容中占有重要的地位，對于公立醫(yī)院的發(fā)展方向，醫(yī)療可行性方案的制定，區(qū)域內(nèi)醫(yī)療資源的配置，患者信息的需求與醫(yī)療服務(wù)的提供都可以提供指導(dǎo)性的參考。因此，公立醫(yī)院必須要充分發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的價值，為加快醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展提供“正能量”的支持。

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作者簡介：韓燕，女，畢業(yè)于廣西廣播電視大學(xué)，現(xiàn)就職于桂林市人民醫(yī)院醫(yī)保科副科長，助理經(jīng)濟師。