淺議如何提升辦公室工作

李劍

摘 要：近年來，隨著機(jī)構(gòu)的變革和發(fā)展，一方面，辦公室工作的重要性日益凸顯，另一方面，辦公室工作的工作量也越來越大，且要求也越來越高，決不像以往那樣僅限于文件的轉(zhuǎn)發(fā)，來人的接待，車輛的管理等瑣碎工作了。本文筆者從辦公室工作的要點(diǎn)出發(fā)，并重點(diǎn)就如何提升辦公室工作談?wù)勛约旱膸c(diǎn)建議，希望能為相關(guān)從業(yè)人員提供一些參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室工作 “三要點(diǎn)” 建議

引言：

辦公室是一個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，工作落實(shí)的督導(dǎo)，聯(lián)系上下內(nèi)外的橋梁，工作涉及面廣、綜合性強(qiáng)，事務(wù)繁雜、任務(wù)繁重。在現(xiàn)代企業(yè)中，辦公室的主要職能是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌工作，肩負(fù)著辦文、辦事、辦會(huì)的任務(wù)。在工作過程中辦公室對(duì)企業(yè)管理水平升級(jí)起到了至關(guān)重要的作用。鑒于此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作必須準(zhǔn)確把握大局，主動(dòng)適應(yīng)形勢(shì)，找準(zhǔn)工作的著力點(diǎn)，在認(rèn)識(shí)、思路、方法和自身建設(shè)上不斷創(chuàng)新，使工作更具實(shí)效性。

一、做好辦公室工作的“三要點(diǎn)”

辦公室的工作比較繁瑣、零亂，既要對(duì)外樹立形象，搞好協(xié)調(diào)宣傳工作，還要對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)。從維護(hù)機(jī)關(guān)運(yùn)行的穩(wěn)定性和規(guī)章制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性來講，“照章辦事”應(yīng)是辦公室管理工作的主要立足點(diǎn)。辦公室工作人員只有在把握好以下工作特點(diǎn)，才能真正在思想上提高認(rèn)識(shí)，樹立大局觀念和全面服務(wù)的思想。

1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策和事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用。作為辦公室人員，一方面要通過調(diào)查研究，了解和掌握各方面的情況，并將匯總分析的情況及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建議；另一方面，要加強(qiáng)相關(guān)政策研究，深刻了解領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2、服務(wù)性。沒有服務(wù)性就沒有辦公室工作，辦公室工作有三個(gè)基本服務(wù)內(nèi)容：為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；為基層單位和員工服務(wù)。這就要求我們辦公室人員要樹立正確的服務(wù)觀念，提升自己的服務(wù)意識(shí)。

3、被動(dòng)性。由于辦公室工作往往處于一種機(jī)動(dòng)的作戰(zhàn)狀態(tài)，在有限的時(shí)間里，要做好無(wú)限的工作。因此，這就要求我們?cè)谧鲛k公室工作的時(shí)候，要有超前意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)沒有想到的要為領(lǐng)導(dǎo)想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的要為領(lǐng)導(dǎo)提供決擇的信息。

二、提升辦公室工作的建議

1、做好領(lǐng)導(dǎo)決策的好助手

優(yōu)秀的員工是企業(yè)辦公室的靈魂，參謀水平很大程度上反映在辦公室的水平，辦公室在領(lǐng)導(dǎo)心中的地位也在于此。這需要在辦公室工作中，重點(diǎn)圍繞戰(zhàn)略性，前瞻性問題開展調(diào)研。企業(yè)黨委工作和經(jīng)濟(jì)工作千頭萬(wàn)緒，不能四面出擊的研究工作，我們必須專注于研究企業(yè)發(fā)展中的重大問題，突出宏觀性，戰(zhàn)略性，綜合性和可預(yù)測(cè)的。其次，我們應(yīng)該反映有價(jià)值的研究成果。研究工作是不寫理論文章，不是簡(jiǎn)單地反映情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策，是要直接了解他們的需求，充分反映民意，集中民智，促進(jìn)和加強(qiáng)科學(xué)決策的重要手段。因此，要學(xué)會(huì)站在政策制定者的角度看問題，要善于研究，發(fā)現(xiàn)問題，能夠提出可行的解決方案，并努力使研究結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)采納和轉(zhuǎn)換決策，思維方式和工作方法。

2、做好單位協(xié)調(diào)工作

在一定意義上，協(xié)調(diào)人與人之間的交往，通過良好的人際關(guān)系，才能促成事業(yè)上的成功。辦公室作為協(xié)調(diào)部門在企業(yè)內(nèi)部起著承上啟下的作用，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)決策能力在基層的順利實(shí)施，基層的問題可以及時(shí)解決。對(duì)外，尤其是政府，起到了構(gòu)建和諧的企業(yè)關(guān)系大使的角色。因此，在企業(yè)改制和發(fā)展任務(wù)緊迫的情況下，任務(wù)重，高標(biāo)準(zhǔn)。辦公室作為一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門要加強(qiáng)協(xié)作意識(shí)，提高協(xié)調(diào)能力，自覺找準(zhǔn)定位，站在全局的高度進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)內(nèi)部，外部協(xié)調(diào)，雙手同時(shí)抓。內(nèi)部協(xié)調(diào)要做到公正，良好的服務(wù)與員工。當(dāng)好中介，協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門和單位的關(guān)系，確保各項(xiàng)工作高效，運(yùn)行平穩(wěn)。外部協(xié)調(diào)，把重點(diǎn)放在政府部門和上級(jí)主管部門，進(jìn)一步加大公關(guān)力度，積極，主動(dòng)，靈活的協(xié)調(diào)與情感溝通。做事情要帶著感情，增進(jìn)友誼。要構(gòu)建一個(gè)長(zhǎng)期的溝通和聯(lián)絡(luò)機(jī)制，人脈關(guān)系，文化底蘊(yùn)滲透到每一個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)，努力營(yíng)造相互理解和支持的氛圍，促進(jìn)解決企業(yè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，創(chuàng)建一個(gè)和諧的外部環(huán)境，推進(jìn)企業(yè)重組和發(fā)展。

3、做好單位服務(wù)工作

為領(lǐng)導(dǎo)、基層、員工服務(wù)是辦公室工作人員的基本功能。然而，在新形勢(shì)下，如何做好服務(wù)工作，是辦公室面臨的新課題。為此，我們必須打破常規(guī)，以一種新的思維方式，新的思路和積極的態(tài)度，認(rèn)真探索在新形勢(shì)下做好服務(wù)工作的新途徑，新方法和新途徑，擴(kuò)大服務(wù)覆蓋范圍擴(kuò)展工作覆蓋面，創(chuàng)新服務(wù)模式，力爭(zhēng)讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，這也是辦公室服務(wù)的方向?；鶎拥睦щy是辦公室服務(wù)的重點(diǎn)。員工需要的是辦公服務(wù)的目標(biāo)，努力使服務(wù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。創(chuàng)新服務(wù)方式，創(chuàng)新的服務(wù)理念。服務(wù)工作是一個(gè)永無(wú)止境的任務(wù)，只有與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮標(biāo)桿示范作用，永不滿足，以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需求。要吸收新思想，探索新思路，創(chuàng)造性的工作，以創(chuàng)新的思路和方法，努力提高服務(wù)水平。調(diào)節(jié)工作機(jī)制，為生產(chǎn)一線服務(wù)，建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，文檔管理，會(huì)議安排，或活動(dòng)的組織，公務(wù)接待的程序管理鏈條推進(jìn)實(shí)施，杜絕服務(wù)工作不到位，服務(wù)要納入規(guī)范化管理的軌道。我們必須創(chuàng)新方式。勇于突破老路子，老框子，不斷提高工作質(zhì)量，建立一個(gè)新的載體，向新的服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)軍。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，由于辦公室工作的特殊性，這就需要我們的辦公室工作人員具有良好的工作作風(fēng)和職業(yè)道德，在不斷拓展工作新的內(nèi)涵同時(shí)，堅(jiān)持實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)，做好領(lǐng)導(dǎo)決策的好助手，做好單位的協(xié)調(diào)工作，以及做好單位的服務(wù)工作。

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