企業(yè)干部檔案管理之我見

馬松梅

企業(yè)干部檔案管理工作是企業(yè)干部管理工作不可缺少的一個重要組成部分，是企業(yè)干部工作的基本條件之一，企業(yè)干部檔案管理工作的水平直接影響到企業(yè)和干部的工作效率和質量。根據(jù)調研企業(yè)干部檔案的管理情況，談談自己的一點認識。

一、當前企業(yè)干部檔案管理的特點：

1、企業(yè)干部檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的企業(yè)特色。企業(yè)干部檔案大都由企業(yè)黨委領導下的組織、干部科管理。

2、企業(yè)干部檔案和內容。企業(yè)管理的干部檔案完全是本企業(yè)的干部或者是曾經在本企業(yè)任過職，由于種種原因，不再回企業(yè)繼續(xù)工作，該干部檔案還在原來企業(yè)里保存著。企業(yè)干部檔案內容一般包括各類登記表、政審材料、審批材料、表彰材料和學習鑒定材料。

3、現(xiàn)代企業(yè)干部檔案管理機構與社會轉型期社會化的人事檔案管理中心并行運作。新型的企業(yè)干部管理制度應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動。市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構。

4、干部檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。干部檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性，決定了干部檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統(tǒng)的干部檔案管理中，干部檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單，企業(yè)內部的組織干部機構很少產生虛假的不利于干部成長的檔案材料；而社會化的人事檔案管理機構，其檔案來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，其檔案內容也是豐富多樣的，送檔案的大都是該同志曾任職過的單位。而社會化的人事檔案管理機構沒有時間、精力和人力辨別其真?zhèn)?，這就大大降低了社會化干部檔案機構的作用。

5、干部檔案利用需求的單一性。社會經濟的發(fā)展離不開人才，無論是企業(yè)招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核任免，招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都有人事檔案利用。企業(yè)內部干部檔案管理機構在企業(yè)內部還是一統(tǒng)天下的，企業(yè)干部檔案的服務對象依然是企業(yè)內部組織或者部門。企業(yè)內部組織和部門利用企業(yè)干部檔案相當容易，個人利用企業(yè)干部檔案的難度相對比較大，想利用到自己的檔案尚需經過許多周折。

6、企業(yè)干部檔案管理方式和服務方式的封閉性。市場經濟的建立減弱了干部檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和網絡的發(fā)展，改變了企業(yè)干部檔案管理和服務方式，可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理社會化的干部檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的干部檔案上網。網絡化管理和服務方式，拓寬了干部檔案管理部門與外界的人才信息交流渠道。但是，企業(yè)干部檔案管理機構和社會化的人才市場檔案管理中心的管理方式和服務方式絕對不一樣。企業(yè)干部檔案管理機構所管檔案交流的范圍依然很小，企業(yè)干部檔案管理機構部分信息只縱向提供給該企業(yè)的上級部門，幾乎不存在檔案信息橫向交流。企業(yè)干部檔案，有的雖然夠不上密級，但是知悉的范圍大都是要受限制的，不經本人同意，最好不要在互聯(lián)網上公開某企業(yè)干部的檔案。

二、企業(yè)干部檔案管理存在的問題及原因分析

改革開放以來，企業(yè)改革的步伐逐步加快和深入，機構編制和用人制度不斷改革，企業(yè)檔案管理人員變動頻繁，出現(xiàn)了忽視企業(yè)干部檔案管理的現(xiàn)象，影響了企業(yè)干部檔案管理工作，無形中阻礙了企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)干部的成長。主要存在以下問題：

1、硬件設施落后于企業(yè)的發(fā)展。有些企業(yè)干部檔案庫房和設備配置不到位，正常檔案工作難以開展。

2、檔案材料收集渠道不暢。有些企業(yè)從成立以來，干部檔案材料都裝在一個檔案袋里，檔案材料歸檔不規(guī)范，不齊全，比較混亂，不便于查找利用。企業(yè)干部檔案還保存在企業(yè)的人事部門，沒有歸入到該企業(yè)的檔案專業(yè)管理部門集中統(tǒng)一管理。

3、干部檔案管理人員不熟悉檔案業(yè)務、檔案管理制度簡單。不少基層單位檔案管理人員工作變動頻繁，僅有的一位企業(yè)干部檔案管理人員還要身兼數(shù)職，還有的企業(yè)根本就沒有配備干部檔案管理人員。

三、加強企業(yè)干部檔案管理的幾點建議

1、提高認識，加強領導。企業(yè)干部檔案是做好人才工作的基本條件之一，只有領導重視，才能管好企業(yè)干部檔案，才能完善基本設施。當前必須提高企業(yè)對干部檔案工作的認識，切實加強對企業(yè)干部檔案管理工作的領導，把企業(yè)干部檔案工作排上企業(yè)領導的議事日程，不斷改善企業(yè)干部檔案工作環(huán)境和保管條件。

2、企業(yè)干部檔案集中統(tǒng)一管理。企業(yè)內部干部檔案機構要適應新形勢，建立起適合本企業(yè)運作的企業(yè)干部檔案管理機構，納入到企業(yè)檔案專業(yè)管理部門，更有效更快捷地為企業(yè)服務、為領導服務。

3、加強企業(yè)干部檔案工作的基礎建設。干部檔案管理部門要建立堅固的防火防潮的專用檔案管理庫房，配置鐵質的檔案柜。庫房應按檔案管理標準進行管理。

4、加強企業(yè)干部檔案管理人員管理隊伍的自身建設，提高干部檔案管理人員素質。實行任職資格制度，準入上崗。選擇政治上可靠，作風正派，責任心強，忠于職守，不僅要具備專業(yè)知識，而且要掌握相關學科知識和信息技術，網絡技術等新技能，加強學習，更新知識，符合檔案工作需要，能為公眾提供優(yōu)質的信息資源和信息服務的復合型人才。

5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失，非法改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成企業(yè)干部檔案的泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究。