新時(shí)期醫(yī)院建立綜合檔案室初探

李莉

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-5811（2013）03-0040-01

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。檔案工作的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院檔案管理如何跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，更好的服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研，應(yīng)成為醫(yī)院管理者十分關(guān)注的問題。在衛(wèi)生部制定的等級(jí)醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定三級(jí)醫(yī)院檔案管理必須達(dá)到科技事業(yè)單位檔案國家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理在醫(yī)院管理中具有十分重要的地位。醫(yī)院建立綜合檔案室，就是將分散保存在不同職能部門的檔案集中統(tǒng)一到綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中與整合，從而達(dá)到“多檔合一”，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率。筆者就此談一些思考，與同行共同探討。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理格局

1.室藏結(jié)構(gòu)不合理，服務(wù)層面單一

醫(yī)院檔案室保存的絕大部分都是文書檔案，其主要來源于各級(jí)黨委、政府及其各個(gè)部門，這樣就導(dǎo)致了檔案室的主要利用對(duì)象大都是黨政職能科室工作人員，醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)院服務(wù)的主體——患者及其家屬很少來查閱檔案，正是由于檔案室保存的檔案類型過于單一，與醫(yī)院主體以及服務(wù)主體息息相關(guān)的檔案數(shù)量太少，造成醫(yī)院檔案室服務(wù)層面單一。

2.各門類檔案分散保管，各自為政

一方面，檔案的分散保管不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。由于歷史以及體制的原因，醫(yī)院檔案大都由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)保管，而不是由檔案室統(tǒng)一保管。文書檔案由檔案室保管、人事檔案由人事科保管、病案檔案由病案室保管，科技檔案由科教科保管、財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)科保管等。由于各部門的保管條件不同，檔案的保管情況不容樂觀。例如，有的部門依舊使用鐵皮柜保存檔案；有的部門檔案室位于地下室，陰暗潮濕，未采取有效的除濕措施，給檔案的實(shí)體保護(hù)帶來極大的挑戰(zhàn)等，由于保管條件的參差不齊，必然會(huì)導(dǎo)致檔案實(shí)體保護(hù)水平的不同。另一方面，檔案的分散保管不利于檔案的提供利用。作為基層檔案部門，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各類檔案給提供利用帶來了極大地不便，可能查找關(guān)于同一問題的檔案需要經(jīng)過很多部門才能查找齊全，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)由于檔案人員的工作能力不同，給用戶提供的服務(wù)也會(huì)有所區(qū)別，這可能會(huì)給查檔工作帶來一些阻滯，不利于檔案的提供利用。

3.條線歸口多元，職能區(qū)分重疊

一當(dāng)面，醫(yī)院各類檔案歸口管理部門五花八門，例如文書檔案歸口在院長(zhǎng)辦公室、病案檔案歸口在醫(yī)務(wù)科；另一方面，醫(yī)院檔案職能區(qū)分相互交叉，功能重疊，容易造成相互推諉，例如執(zhí)業(yè)醫(yī)師檔案，大多數(shù)醫(yī)院職業(yè)醫(yī)師的管理職能主要體現(xiàn)在醫(yī)務(wù)科，但是職業(yè)醫(yī)師檔案包含的相關(guān)材料又與人事檔案重疊，在提供利用的時(shí)候，容易相互推諉，給查找利用工作帶來不便。

二、建立醫(yī)院綜合檔案室探討

醫(yī)院綜合檔案管理就是集中統(tǒng)一管理全院所有檔案，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)整合、檔案資源共享、檔案功能優(yōu)化。

1.實(shí)體集中存放

整合醫(yī)院各類檔案機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體集中存放，就是將醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、病案檔案等類型的檔案統(tǒng)一納入檔案實(shí)體管理，成立“綜合檔案室”，在統(tǒng)一的保管標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備配置情況下，分門別類地對(duì)各類檔案進(jìn)行存放和保管，以維護(hù)檔案實(shí)體安全、完整。尤其是對(duì)于一些新建醫(yī)院，在規(guī)劃和設(shè)計(jì)之初，就可以把檔案中心納入一并考慮，節(jié)約成本，便于提供利用。

2.信息資源共享

醫(yī)院建設(shè)逐步向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，要求醫(yī)院檔案管理水平也與之相適應(yīng)。檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效率和社會(huì)效率[1]。因此，需要加大對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)投入，構(gòu)建基于B2C平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理平臺(tái)，配備符合要求的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)通過Web網(wǎng)頁直接訪問并進(jìn)行信息檢索。對(duì)不同類別的檔案，按照既有的檔案分類方案，通過紙質(zhì)文件數(shù)字化和電子文件檔案化的信息化處理手段，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，并根據(jù)權(quán)限在內(nèi)部局域網(wǎng)直接訪問檔案服務(wù)器，查閱檔案目錄和全文，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案工作效率，降低管理成本。

3.管理職能分工

從管理學(xué)上講，對(duì)任何組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)，都要既明確規(guī)定其職責(zé)范圍，又要賦予其完成職責(zé)所必須的權(quán)限。因此，在建立綜合檔案室的同時(shí)，也應(yīng)該設(shè)立“虛體”檔案職能機(jī)構(gòu)——檔案處，實(shí)行兩塊牌子、分頭管理的管理體制，因?yàn)榛鶎訖n案管理部門尤其是醫(yī)院檔案管理部門，提供利用服務(wù)是第一位的，是基礎(chǔ)工作，信息服務(wù)職能是體現(xiàn)醫(yī)院檔案部門存在價(jià)值的重要手段，而不應(yīng)該糾結(jié)于傳統(tǒng)管理體制的局限。檔案處可以虛擬存在，其內(nèi)部管理職能的體現(xiàn)依舊依托相關(guān)職能部門，例如病案檔案在條線歸口上依舊屬于醫(yī)務(wù)科管理，這并不影響其檔案部門作用的體現(xiàn)和職能的發(fā)揮；而檔案職能機(jī)構(gòu)的對(duì)外職能，可以通過“虛體”檔案職能機(jī)構(gòu)——檔案處來實(shí)現(xiàn)[2]，這與檔案行政管理部門對(duì)醫(yī)院系統(tǒng)檔案管理部門的要求不謀而合。

三、醫(yī)院建立綜合檔案室的意義

1.有利于檔案資源的合理配置，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)。

目前，醫(yī)院檔案室保存的基本上都是文書檔案，而將其他門類的檔案也集中保存，不僅優(yōu)化了室藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大了檔案室的用戶來源，大大豐富了室藏資源，也更有助于檔案信息資源的開發(fā)。

2.有利于更好地維護(hù)檔案實(shí)體的安全、完整，便于提供利用

以統(tǒng)一的保存標(biāo)準(zhǔn)，購置統(tǒng)一的保管設(shè)備，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的工作培訓(xùn)等，必將有利于維護(hù)檔案的實(shí)體安全、完整；將多種門類的檔案集中保管，可以使檔案的管理更加統(tǒng)一、規(guī)范、有效，有利于提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3.有利于節(jié)約成本，提高工作效能

各種門類的檔案集中保管，可以有效地避免重復(fù)投資和重復(fù)建設(shè)，避免重復(fù)購置辦公設(shè)備和檔案裝具以及檔案室保存利用必需的檔案專用設(shè)備，可以將有限的經(jīng)費(fèi)用在最需要的地方，從而節(jié)約行政管理開支，實(shí)現(xiàn)效益最大化的同時(shí)也可以提高檔案工作效能。

醫(yī)院檔案管理工作的本質(zhì)與醫(yī)院管理工作的本質(zhì)是一樣的，即便于“利用”。對(duì)于醫(yī)院而言，各項(xiàng)管理工作都是為了更好地為患者服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科學(xué)和衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，而醫(yī)院檔案管理工作則是為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作服務(wù)，更好地滿足廣大人民群眾的健康需求，就方向而言，可謂殊途同歸。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理體制束縛，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為廣大醫(yī)護(hù)人員、患者及其家屬提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，符合醫(yī)院檔案管理工作的宗旨，也是醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代管理模式的內(nèi)在要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]周建芝.淺議企業(yè)檔案管理信息化[J].山西科技，2006（5）：56-57.

[2]2011年11月國家檔案局第9號(hào)令