高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)應用分析

李風雷

【摘要】在高校檔案信息管理中，大數(shù)據(jù)可應用在檔案信息挖掘、檔案風險管理、個性化服務三個方面，使檔案管理更加具有層次性、安全性、人化性，有效提高檔案管理效率，方便校內(nèi)人員對檔案信息的查看。本文通過對高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)應用的意義與高校檔案信息管理特征進行分析，對高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的具體應用進行論述，希望能對高校檔案信息管理有所幫助。

【關鍵詞】高校檔案;信息管理;大數(shù)據(jù);應用

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案信息管理應與時俱進，充分運用大數(shù)據(jù)技術，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平，以此實現(xiàn)高校檔案管理的系統(tǒng)化、自動化、智能化，促進高校檔案信息管理的發(fā)展。根據(jù)高校檔案信息管理特征，可利用大數(shù)據(jù)技術進行分層次管理，使檔案信息更加有層次性，方便相關人員的查看，以此提高檔案信息管理效率，促進教學事業(yè)的科學發(fā)展。

一、高校檔案信息管理中應用大數(shù)據(jù)的意義

高校檔案信息較為龐大，傳統(tǒng)的檔案管理模式，耗時耗力，工作效率極低，因此需要引進先進的檔案管理技術，以此提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的查看。大數(shù)據(jù)對信息處理的快捷、準確，并可對信息進行整理與分析，充分挖掘信息的潛在價值，因此被運用在眾多行業(yè)。高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應用，可對高校檔案信息進行高效整理與分析，并將分析結果匯報給高校管理者，為其提供良好的教學參考價值，明確下一步教學方向與計劃。另外，高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應用，可對復雜的信息進行簡化，信息數(shù)據(jù)處理效率極高，儲存方式較為方便與簡單，有效降低檔案管理人員工作壓力，方便在校師生對相關信息的查看，使高校檔案信息資源價值得到最大化。大數(shù)據(jù)對信息的讀取速度極快，處理結果較為精準，并可對檔案信息進行篩選，根據(jù)不同人群的不同需求，提供個性化服務，且成本較低，實用價值較高，因此高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應用十分具有可行性。

二、高校檔案信息管理特征

（一）信息龐大。高校檔案信息主要包括學生信息檔案、教師信息檔案、教學資源及高校信息。其中學生檔案信息又包括很多內(nèi)容，像是學生學籍、學生成績、學生在校表現(xiàn)等，教師信息檔案、教學資源、高校信息同時也牽涉到很多方面的信息，像是教師醫(yī)療保險、教學科研、高校財務等，因此高校檔案信息量十分龐大。

（二）儲存方式多樣。高校檔案信息可以紙質、電子、數(shù)據(jù)及影音為載體，進行高校檔案信息儲存。高校檔案信息儲存方式多樣，可根據(jù)檔案信息不同類型與性質，選擇相應的儲存方式，以此方便高校人員對信息的查閱。像學生檔案信息、教師人事檔案信息主要以紙質為載體進行信息儲存，教學、學術報告、教務等可采用數(shù)據(jù)庫對信息資料進行儲存，另外，對于高校晚會、運動、答辯比賽等主要是采用影音儲存方式。

（三）利用率較高。高校在進行教師評優(yōu)評先、教學設備更新及財務審查時，需要調取相關檔案信息進行分析，以此確保決策的正確性，這賦予高校檔案信息較高的使用頻率，增加檔案信息的重復利用率。像是在對學生評優(yōu)時，需要調取學生的學習成績、在校表現(xiàn)、獲獎證書等信息，通過信息分析，來做出相應的決策，可見高校檔案信息的利用率十分高。

（四）價值密度較高。高校信息檔案中包括高校師生信息、財務信息、教學資源等，涵蓋范圍較廣，整個高校檔案信息管理經(jīng)過系統(tǒng)整理與分析，所呈現(xiàn)出來的高校檔案信息內(nèi)容與形式較為全面與規(guī)范，使檔案信息有較高的價值密度。

三、高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的具體應用

（一）在高校檔案信息資源發(fā)掘方面的運用。高校檔案管理人員，可通過大數(shù)據(jù)技術將師生檔案、教務資源、學術報告等信息資源采集與處理，分析出高校檔案信息中的潛在價值，為高校發(fā)展指明方向。高校檔案信息系統(tǒng)較為龐大，管理起來較為不易，利用計算機將檔案信息化，只能單純地完成信息的輸入與輸出，不能充分利用高校檔案信息資源的價值，因此需要應用大數(shù)據(jù)技術對檔案信息進行深度發(fā)掘，有效發(fā)揮檔案信息資源價值。首先對高校師生檔案、財務數(shù)據(jù)、高校資產(chǎn)、學術報告等信息通過大數(shù)據(jù)技術進行處理，實現(xiàn)紙質檔案信息到數(shù)據(jù)信息的轉變。其次利用大數(shù)據(jù)技術，對檔案信息資料庫進行歸類和整理，并對檔案信息進行及時更新。像是教學評價系統(tǒng)，通過大數(shù)據(jù)對各個教師的評價結果進行數(shù)據(jù)整理與分析，不斷更新教學評價信息中的評價結果，以此分析出教師的教學水平。為保障高校檔案信息資源的安全性，應利用大數(shù)據(jù)完善身份驗證系統(tǒng)。如高校教學系統(tǒng)，在進入教學系統(tǒng)之前，需要完成身份驗證，避免師生信息泄露。在通過大數(shù)據(jù)技術完成高校檔案信息的基礎管理之后，可對整個高校檔案信息資料庫，提取有價值性的信息資源，并進行相關分析，找出教學發(fā)展的規(guī)律性，為高校教學事業(yè)的發(fā)展提供一定的參考價值。像是對畢業(yè)生檔案信息的分析與整理，通過畢業(yè)生在學的就讀情況與就業(yè)情況進行對比，尋找其中的規(guī)律性，為接下一步教學事業(yè)規(guī)劃，提供一定的參考價值。

（二）用于檔案風險管理。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，檔案信息化已成為必然趨勢，但在檔案信息化過程中存在著許多潛在風險，需要高校檔案管理人員加強檔案風險意識，充分利用大數(shù)據(jù)技術，完善檔案信息化管理。在利用大數(shù)據(jù)技術進行檔案風險管理時，首先高校檔案管理人員應不斷提高專業(yè)水平，靈活運用不同類型大數(shù)據(jù)技術，充分利用各種類型大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，完善檔案信息管理。在對高校檔案信息進行管理時，為避免檔案管理人員因人為失誤而導致的檔案信息丟失，應利用大數(shù)據(jù)技術對檔案信息更改，制定相應的程序，進行驗證與審核，以此降低因檔案工作人員工作疏忽導致的檔案丟失風險。其次，對于惡性的信息竊取，需要檔案管理人員與技術人員設計相應的安全防護程序，當其他網(wǎng)站進行攻擊時，可進行自發(fā)性防御，并進行提示，使檔案管理人員及時得知檔案信息安全情況，并對實施攻擊的網(wǎng)站地址進行拉黑與舉報，以此避免高校檔案信息泄露帶來的不良影響，降低高校檔案管理風險。最后，高校應重視大數(shù)據(jù)技術運用的廣泛性，不斷提高檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的應用水平，并建立相關的檔案管理機構，對信息化檔案進行有效監(jiān)控，以此提高檔案信息的安全性。

（三）用于個性化服務。針對高校檔案信息的多樣性，可利用大數(shù)據(jù)根據(jù)不同人們的不同需求，制定出相應的服務系統(tǒng)，充分發(fā)揮高校檔案資源價值。對于高校的學生檔案信息，可利用大數(shù)據(jù)技術設計學生信息查詢系統(tǒng)，方便學生成績查詢、信息查詢及報考，提高檔案信息的服務力度。對于高校的財務信息，也可利用大數(shù)據(jù)技術設計相應的財務管理系統(tǒng)，方便高息財務管理，明確資金流向，有利于制定下一步的教學計劃。大數(shù)據(jù)技術可根據(jù)高校人群的不同需求設計出相應的信息查詢、游覽、服務系統(tǒng)，明確劃分高校各種檔案信息用途，提高檔案信息的利用率，方便校內(nèi)人員的相關信息查詢，使高校檔案信息管理更加人性化、具體化、個性化，為高校打造一個良好的服務形象，有利于高校進一步發(fā)展。比如高校利用大數(shù)據(jù)技術設計的高校官網(wǎng)系統(tǒng)，將教師檔案、學生檔案、高校信息及教學科研結合在一起，方便校內(nèi)師生信息查詢，同時還可用于高校招生。

四、結語

總而言之，高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應用，符合時代發(fā)展需求，有助于高校明確教學方向，使高校檔案信息管理更加規(guī)范與系統(tǒng)。在高校檔案信息管理中，檔案管理人員應不斷提高專業(yè)水平，廣泛應用大數(shù)據(jù)技術，對大數(shù)據(jù)技術進行深入挖掘，以此提高高校檔案信息管理效率，方便在校人員查看信息。高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應用還處于剛剛起步階段，需要高校加強對大數(shù)據(jù)的使用力度，使檔案信息管理更加技術化、科學化、規(guī)劃化，以此確保高?？茖W運行。

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