做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點(diǎn)思考

文/新疆油田公司石西油田作業(yè)區(qū)辦公室　申恒卿

做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的幾點(diǎn)思考

文/新疆油田公司石西油田作業(yè)區(qū)辦公室申恒卿

綜合協(xié)調(diào)是辦公室的一項重要職能，協(xié)調(diào)的成功與否主要取決于參與者本身的素質(zhì)與能力。本文旨在探究決定基層辦公室綜合協(xié)調(diào)人員素質(zhì)的影響因素，通過對自身實(shí)踐的總結(jié)歸納和認(rèn)真思考，認(rèn)為從嚴(yán)要求、身勤心細(xì)、靈活機(jī)動和陽光心態(tài)等是基層辦公室綜合協(xié)調(diào)人員的必備素質(zhì)。

辦公室工作；綜合協(xié)調(diào)；素質(zhì)

綜合協(xié)調(diào)是辦公室工作的一項重要職能，是貫穿整個辦公室工作的一條主線。協(xié)調(diào)能力的強(qiáng)弱直接影響到領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)效果，關(guān)系到工作的質(zhì)量和效率。作者認(rèn)為，做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作絕非易事，從事此項工作的同志必須不斷錘煉自己的能力和素養(yǎng)，才能扮演好這個舉足輕重的角色。下面，作者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就針對如何做好基層辦公室綜合協(xié)調(diào)工作談幾點(diǎn)感受。

一、從事協(xié)調(diào)工作，須從嚴(yán)要求

辦公室綜合協(xié)調(diào)工作具有全局性,它層次高、涉及面廣、影響大。從事此項工作，要在充分認(rèn)識自身工作的職責(zé)、任務(wù)、內(nèi)容、要求、工作方法的基礎(chǔ)上，從嚴(yán)要求，從微入手，從宏把握，自覺掌握工作規(guī)律。

（一）要樹立全局觀念。高度的責(zé)任意識和全局觀念是做好綜合協(xié)調(diào)工作的必備素質(zhì)。誠如毛澤東同志所說:“沒有全局在胸是不會投下一著好棋的?！边@就告訴我們,把握全局,才能掂量出每件事情的分量；想到大局，才能與領(lǐng)導(dǎo)的思維同頻共振。因此，從事此項工作的同志須加強(qiáng)黨性修養(yǎng)和大局意識，堅定理想信念，堅定絕對忠誠的政治品格。要不斷提高政策水平，努力站在全局的高度去想問題，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，竭盡全力地去干好每一項工作，切實(shí)達(dá)到協(xié)調(diào)的預(yù)期目的。

（二）要養(yǎng)成謹(jǐn)慎處事的習(xí)慣。辦公室是聯(lián)系上下左右的神經(jīng)中樞、窗口和紐帶。辦公室的特殊地位，決定了對它的特殊要求，因此，辦公室人員要嚴(yán)以律己，不論在什么環(huán)境下都要管好自己，時刻在思想和行為上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，即在言語上“不該說的絕不說”，絕對保守秘密；在行為上遵章守紀(jì)，不頤指氣使，樹立廉潔誠信、公道正派的良好形象；在日常事務(wù)中謹(jǐn)小慎微，一絲不茍，盡量減少失誤，不犯錯誤。

（三）要提高自覺學(xué)習(xí)的意識。時代的發(fā)展對辦公室工作人員的能力和水平提出了更高要求。協(xié)調(diào)工作作為一項綜合性極強(qiáng)的工作，必須不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，更新知識內(nèi)容，緊跟時代步伐。學(xué)習(xí)是進(jìn)步的階梯，學(xué)習(xí)也是獲取知識的最直接方式。從事綜合協(xié)調(diào)工作的同志要增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的自覺性，樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念，養(yǎng)成在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作的習(xí)慣。既要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的方針政策及法規(guī)制度等知識，用正確、科學(xué)的理論武裝頭腦，提高政治理論素養(yǎng)和認(rèn)知水平,夯實(shí)做好本職工作的思想基礎(chǔ)，又要堅持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，學(xué)習(xí)身邊的榜樣、業(yè)務(wù)上的精英，在實(shí)踐中鍛煉成長，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作能力和服務(wù)水平。

二、練就協(xié)調(diào)真功，必身勤心細(xì)

綜合協(xié)調(diào)工作中存在著大量的不確定因素，有時遇有突發(fā)事件，就要立即出擊。這就要求辦公室人員樹立起時間速度與質(zhì)量相統(tǒng)一的效率觀念，在平日里苦練內(nèi)功，勤思考、細(xì)落實(shí)、善總結(jié)，認(rèn)認(rèn)真真、踏踏實(shí)實(shí)，在簡單的一招一式中練出真功來。

（一）協(xié)調(diào)前，勤于思考，做足功課。既要全面、完整、準(zhǔn)確地理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要收集和掌握大量的真實(shí)情況，查閱相關(guān)文件，實(shí)際進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，對不協(xié)調(diào)因素和癥結(jié)所在做到“了如指掌”，把握工作的主動性。

（二）協(xié)調(diào)中，注重細(xì)節(jié)，嚴(yán)格落實(shí)。協(xié)調(diào)工作的成敗還體現(xiàn)在細(xì)節(jié)的落實(shí)處理上。辦公室人員要培養(yǎng)自身“辦公室無小事”的責(zé)任感，既要“抓大”，也要“顧小”，既要做到大局為重，統(tǒng)籌安排，又要對協(xié)調(diào)中的每一個環(huán)節(jié)、每一處細(xì)節(jié)落實(shí)到位，逐一檢查，做到謹(jǐn)小慎微，確保不出紕漏。

（三）協(xié)調(diào)后，“回頭看”，全面總結(jié)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探尋工作規(guī)律，能更好地指導(dǎo)工作實(shí)踐。每一次協(xié)調(diào)工作結(jié)束后，要及時進(jìn)行認(rèn)真全面地總結(jié)，看看哪些方面是最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。通過總結(jié)，不斷提高協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量和效率。

三、把握協(xié)調(diào)技巧，要靈活機(jī)動

協(xié)調(diào)工作要堅持原則，維護(hù)政策法令的嚴(yán)肅性，維護(hù)大局利益，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。離開這些，把原則做交易，協(xié)調(diào)就失去了依據(jù)。但原則性不等于死板，必要的靈活性是協(xié)調(diào)成功的關(guān)鍵。在實(shí)際協(xié)調(diào)工作中，針對新情況、新問題，善于修正原有的設(shè)想，在既不影響大局又不違背原則的情況下，充分聽取各方面的意見，采取靈活辦法或適當(dāng)讓步，更有利于達(dá)到預(yù)期的最佳效果。

把握原則性和靈活性的統(tǒng)一，要求辦公室人員充分發(fā)揮主觀能動性，一是要敢于擔(dān)當(dāng)，有高度的責(zé)任意識。遇到急事、難事，要積極主動聯(lián)系相關(guān)單位和負(fù)責(zé)人，努力統(tǒng)一各方思想和意見；二是要沉著冷靜，學(xué)會換位思考。在溝通協(xié)調(diào)中，多站在對方的角度看問題，通過換位思考、充分溝通，求得相互理解，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的；三是要注意方式方法，要講究語言藝術(shù)。俗話說“良言一句暖三冬，惡語傷人六月寒”，得體的語言能簡明扼要地表達(dá)自己的意愿，又能使對方愉快地接受協(xié)調(diào)，可謂是協(xié)調(diào)工作中的“潤滑劑”。辦公室人員要根據(jù)協(xié)調(diào)對象的地位、職業(yè)、性格特點(diǎn)、文化素養(yǎng)以及需要協(xié)調(diào)工作的具體情況，因事制宜、因時制宜、因地制宜，靈活機(jī)動地采取不同的表達(dá)方式。除此以外，還要具備適度的幽默感。在氣氛緊張、發(fā)生僵局、產(chǎn)生拘謹(jǐn)時，如果能說上幾句風(fēng)趣幽默而又不失體的話，就可能使氣氛變得輕松緩和下來。即使在正常氣氛中，充滿哲理和機(jī)智的幽默也能像一縷春風(fēng)使協(xié)調(diào)各方充滿愉快、親切的感覺，便于暢談、交流，能有效提高協(xié)調(diào)工作的效率和質(zhì)量。

四、提升協(xié)調(diào)品質(zhì)，需陽光心態(tài)

協(xié)調(diào)工作關(guān)系雜、事情多、時間緊、任務(wù)重、工作累、要求高。在這樣的狀態(tài)下保持奉獻(xiàn)與熱愛精神，需要有良好的承受能力和健康積極的陽光心態(tài)。塑造陽光心態(tài)須把握如下三點(diǎn)原則：

（一）平等相待。相互尊重，能有效地縮短與被協(xié)調(diào)者之間的心理距離，有利于彼此溝通。平等待人，把自己和對方的位置擺平，形成一種輕松、愉快的氣氛，其效果比在壓抑、緊張的氣氛中要好得多。

（二）以誠相見。有一些工作活動中的不協(xié)調(diào)是由于思想上、心理上的不協(xié)調(diào)，為了達(dá)到有效的心理溝通，找到不協(xié)調(diào)的關(guān)鍵點(diǎn)，形成有關(guān)各方思想和心理上的共同點(diǎn)，就要做到“熱心” “誠信”“知心”。所謂“熱心”，就是發(fā)現(xiàn)對方有困難，要盡心盡力地幫助解決；發(fā)現(xiàn)對方思想有負(fù)擔(dān)，要熱心地幫助減輕和消除。所謂“誠心”，就是講真話，有誠意，對方才能以誠換誠，打開心扉，吐露真情。所謂“知心”，就是把對方當(dāng)自己人，對方才能信任你，才能以心換心，產(chǎn)生感情上的共鳴，達(dá)到新的共識。

（三）切記急躁。協(xié)調(diào)工作要解決矛盾，克服困難，排除障礙，往往既棘手又緊迫。人與人交往，由于各自素養(yǎng)不同、處境不同、情況不同，會產(chǎn)生語言、態(tài)度上的差異。態(tài)度蠻橫、出口不遜、以語傷人的情況并不少見，在碰到難以協(xié)調(diào)的問題或遇上難以合作的對象時，辦公室人員必須沉著冷靜，不要動怒頂撞，要適當(dāng)調(diào)整自己的心態(tài)，及時解決問題，化解怨氣和不滿，不因此而影響工作和辦公室整體形象。

在把握好這三點(diǎn)原則的基礎(chǔ)上，塑造陽光心態(tài)還要常懷感恩之心，懂得知足，懂得肯定現(xiàn)狀，視每一項任務(wù)為鍛煉自己、提高自己的機(jī)會，視每一個挫折和困難為成長路上的基石，珍惜所擁有的，用心體會所經(jīng)歷的，感受工作帶來的滿足感和成就感。

最后，要時常保持微笑。微笑是世界上最美的語言，它不僅僅是一種表情，一種神態(tài)，一個人魅力的展示，它更是一種樂觀向上、善待人生的快樂姿態(tài)。從事綜合協(xié)調(diào)工作的同志，更應(yīng)該體會微笑的神奇力量，學(xué)會微笑，發(fā)揮親和力和主動性，提升自己有效溝通和協(xié)調(diào)的能力。

總而言之，做好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作并不容易，必須在“嚴(yán)”“勤”“細(xì)”“活”以及塑造陽光心態(tài)上下功夫，全面提升自身素質(zhì)，提高工作水平，推動辦公室工作更好地發(fā)展。

[1]李笑.辦公室主管實(shí)用手冊，北京：經(jīng)濟(jì)管理出版社，2005.