新形勢(shì)下黃河施工企業(yè)檔案管理工作探析

何曙霞

（河南黃河河務(wù)局，河南 鄭州 450003）

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料[1]。 黃河施工企業(yè)檔案是黃河施工企業(yè)在各項(xiàng)有價(jià)值的活動(dòng)中形成的全部記錄的總和。 它不僅是黃河施工企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、信息系統(tǒng)和法定證明資料的重要組成部分，而且也是國(guó)家檔案不可缺少的重要組成部分。 隨著技術(shù)市場(chǎng)的開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)檔案的技術(shù)效用和商品化屬性更加明顯，人們?cè)谥匾暱茖W(xué)技術(shù)這個(gè)“第一生產(chǎn)力”的同時(shí)，也越來(lái)越重視作為科技儲(chǔ)備和潛在生產(chǎn)力的檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，黃河施工企業(yè)也不例外。 因此，為了維護(hù)施工企業(yè)檔案的完整和安全，充分發(fā)揮檔案的總體功能，必須加強(qiáng)對(duì)黃河施工企業(yè)檔案的管理。

1 黃河施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.1 思想認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)

傳統(tǒng)的觀念和管理體制使得黃河施工企業(yè)普遍存在重經(jīng)營(yíng)、輕管理的現(xiàn)象。 企業(yè)負(fù)責(zé)人往往在如何才能承攬到工程、如何搞好施工、如何才能取得經(jīng)濟(jì)效益上下工夫，而認(rèn)為檔案部門(mén)只是一種擺設(shè)，所以，檔案部門(mén)一直被擱置在企業(yè)管理的“冷板凳”上。 而多年來(lái)，有關(guān)部門(mén)也只是重視機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)企業(yè)單位的檔案工作則放任自流[2]。

1.2 檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

目前，黃河施工企業(yè)檔案工作人員基本上是單位內(nèi)部自然調(diào)配組成的，知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)不夠合理。而新形勢(shì)下黃河施工企業(yè)的檔案管理工作，對(duì)在崗人員提出了更高的要求。 這些要求既有職業(yè)精神、自身修養(yǎng)方面的，也有業(yè)務(wù)技能、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、科研方面的，還有企業(yè)文化、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有關(guān)知識(shí)、市場(chǎng)信息、決策信息服務(wù)、工作主動(dòng)性方面的。 而在這諸多方面，管理人員隊(duì)伍都存在著一些不適應(yīng)性，與新形勢(shì)下黃河施工企業(yè)檔案工作所面臨的任務(wù)形成很大反差。 因此，黃河施工企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)。

1.3 管理工作相對(duì)落后，不夠規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)

目前，從整體上說(shuō)，黃河施工企業(yè)的管理是比較先進(jìn)的，管理機(jī)構(gòu)健全，關(guān)鍵性管理部門(mén)（如財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、招投標(biāo)部門(mén)）管理標(biāo)準(zhǔn)、正規(guī)，人員學(xué)歷高、狀態(tài)好，且隊(duì)伍年輕化、設(shè)備先進(jìn)。 而相比之下，檔案管理則相對(duì)落后，不夠嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，管理形式更是五花八門(mén)[3]。 歸納起來(lái)，存在以下幾種情況：（1）機(jī)構(gòu)不健全，領(lǐng)導(dǎo)不重視。 有些企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)， 檔案工作經(jīng)常不能列入企業(yè)各項(xiàng)計(jì)劃、列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中去，企業(yè)對(duì)檔案管理幾乎失去了控制。 （2）管理形式不規(guī)范。 有些單位采取分散管理形式，即各部門(mén)產(chǎn)生的檔案各部門(mén)管，把檔案管理視為附屬，體制上無(wú)名、管理上無(wú)權(quán)，呈現(xiàn)小生產(chǎn)式、封閉式的管理狀態(tài)；有些單位采取局部集中管理形式，把有些檔案抽出來(lái)交給本部門(mén)管理，不進(jìn)行歸檔（如認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案和設(shè)備管理檔案保密性強(qiáng)，只有本部門(mén)保管才合乎常理），沒(méi)有實(shí)行真正意義上的集中統(tǒng)一管理；有些單位為了應(yīng)付檢查而暫時(shí)借用，不打借條，等等，給檔案管理工作埋下了安全隱患。 （3）設(shè)備、裝具落后。 有些單位雖然實(shí)行了局部集中統(tǒng)一管理，但設(shè)備陳舊，必要的設(shè)備和防護(hù)設(shè)施未能配置。 （4）有些重要檔案不能及時(shí)收集。 在有些重要活動(dòng)（如產(chǎn)品定型、科研課題鑒定、工程竣工驗(yàn)收等重大活動(dòng)）中，由于名額限制及技術(shù)因素等原因，檔案部門(mén)經(jīng)常被拒之門(mén)外，致使相關(guān)檔案不能及時(shí)收集。

1.4 管理效果不夠明顯

由于上述種種問(wèn)題，目前黃河施工企業(yè)的檔案管理效果不夠明顯。 “四同步”（即“企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接[4]”）執(zhí)行效果不容樂(lè)觀。 檔案工作人員游離于項(xiàng)目施工階段之外，不能參加項(xiàng)目各個(gè)階段的專(zhuān)題會(huì)議，對(duì)整個(gè)施工生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況更無(wú)從了解，致使不能主動(dòng)地有針對(duì)性地指導(dǎo)各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)文書(shū)處理的人員做好收集歸檔工作，做不到放眼全局、心中有數(shù)，工作陷于被動(dòng)。從而導(dǎo)致項(xiàng)目施工各個(gè)階段的檔案的遺失或整理不規(guī)范，無(wú)法保證工程項(xiàng)目文件的歸檔質(zhì)量，檔案價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)[5]。

2 做好新形勢(shì)下黃河施工企業(yè)的檔案工作的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變思想，走出認(rèn)識(shí)誤區(qū)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展和完善，黃河施工企業(yè)檔案管理工作的作用和價(jià)值會(huì)顯得越來(lái)越重要。 為了適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)黃河施工企業(yè)檔案工作的要求，黃河施工企業(yè)必須轉(zhuǎn)變思想，走出認(rèn)識(shí)誤區(qū)。 這里所要說(shuō)的不僅僅是企業(yè)檔案管理部門(mén)本身思想的轉(zhuǎn)變，更重要的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變。 要通過(guò)學(xué)習(xí)有關(guān)政策和文件，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和重要地位，努力發(fā)揮檔案工作在黃河施工企業(yè)中的潛能[1]。

2.2 努力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍

有了高素質(zhì)的企業(yè)檔案工作人員，才會(huì)有高質(zhì)量的企業(yè)檔案工作。 如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)烈、科技發(fā)展日新月異，黃河施工企業(yè)過(guò)去一直發(fā)揚(yáng)著黃河人精神，即團(tuán)結(jié)、奉獻(xiàn)、求實(shí)、開(kāi)拓，在承攬黃河系統(tǒng)內(nèi)部工程上得心應(yīng)手。 但是，隨著1998 年大洪水后我國(guó)的水利工程建設(shè)管理逐步從以行政手段為主的投資包干責(zé)任制轉(zhuǎn)變?yōu)閲?yán)格執(zhí)行基本建設(shè)程序，全面推行“三項(xiàng)制度”（即項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制和建設(shè)監(jiān)理制）[6]改革的深入，僅靠黃河系統(tǒng)內(nèi)部工程已不能滿足黃河施工企業(yè)的生存發(fā)展需要，黃河施工企業(yè)走向社會(huì)已成必然趨勢(shì)。 因此，黃河施工企業(yè)檔案工作也一定要躋身于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)這個(gè)行列之中，檔案工作人員過(guò)去那種簡(jiǎn)單的“等、靠、要”的工作態(tài)度再也不能持續(xù)下去了。 與此相應(yīng)，黃河施工企業(yè)要在市場(chǎng)中求得生存和發(fā)展，開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)，也要求企業(yè)的檔案管理者不但要有扎實(shí)的檔案工作基礎(chǔ)，還要達(dá)到更高的要求。 這些要求包括：（1）要發(fā)揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)的精神，樹(shù)立集體主義觀念，干一行、愛(ài)一行，努力加強(qiáng)自身修養(yǎng)。 （2）要有寬廣的業(yè)務(wù)知識(shí)和嫻熟的業(yè)務(wù)技能，不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要懂得相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，能夠服務(wù)于企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、技術(shù)改造和科研攻關(guān)。（3）要有高度的企業(yè)認(rèn)同感。黃河施工企業(yè)的檔案工作人員要真正融入黃河施工企業(yè)這個(gè)大家庭之中，主動(dòng)學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有關(guān)知識(shí)，牢固樹(shù)立檔案工作為施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)的思想，主動(dòng)捕捉市場(chǎng)信息，真正具備為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為企業(yè)管理服務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供信息服務(wù)的能力，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。 這就要求各黃河施工企業(yè)應(yīng)積極改善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，選派檔案人員參加國(guó)家、省、市的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，培養(yǎng)一批具有高科技管理水平的檔案干部隊(duì)伍，真正有效地促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。

2.3 將黃河施工企業(yè)檔案管理納入現(xiàn)代化管理體系之中

現(xiàn)代企業(yè)的建立，要求企業(yè)的檔案管理要跟上時(shí)代的步伐，真正融入到現(xiàn)代化管理體系之中。 黃河施工企業(yè)也要積極應(yīng)對(duì)，做好自身的工作，主動(dòng)融入到企業(yè)現(xiàn)代化管理體系之中。

（1）用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)設(shè)備來(lái)裝備檔案部門(mén)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和黃河系統(tǒng)“三項(xiàng)制度”的實(shí)施，對(duì)檔案歸檔的要求越來(lái)越高，檔案的種類(lèi)和數(shù)量也日益增加。 因?yàn)槊鎸?duì)紛繁復(fù)雜的檔案材料，沒(méi)有現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化的檔案檢索方法，要迅速?gòu)闹胁榈结槍?duì)性強(qiáng)、有參考價(jià)值的急需的檔案材料，就如同大海撈針。 如今在黃河施工企業(yè)中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)基本普及，用計(jì)算機(jī)操作逐漸代替手工操作已勢(shì)在必行。而只有實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，檔案庫(kù)房自動(dòng)管理、檔案借閱自動(dòng)管理，才能提高施工企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，才能滿足有關(guān)單位、部門(mén)和個(gè)人要求快捷地獲取檔案信息服務(wù)的需要，才能解決科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展導(dǎo)致檔案大量增長(zhǎng)所帶來(lái)的問(wèn)題。

（2）采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段管理檔案。 隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案對(duì)物質(zhì)條件和科學(xué)技術(shù)手段的依賴(lài)性越來(lái)越明顯。 在檔案的保管方面，要想最大限度地延長(zhǎng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的壽命，就必須采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。 如采用現(xiàn)代物理學(xué)、化學(xué)、生物學(xué)的技術(shù)方法來(lái)防蟲(chóng)、防潮、防霉、防光、防變質(zhì)等，以達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的；或者采用縮微、照相、靜電復(fù)制等技術(shù)手段，制作檔案復(fù)制件供利用，以達(dá)到保護(hù)原件的目的，等等。 對(duì)于音像檔案及機(jī)讀檔案等，也必須采用與之相適應(yīng)的現(xiàn)代科技手段才能進(jìn)行安全保管。 因此，黃河施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況選擇適合自己的檔案實(shí)體管理模式，制定企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，早日實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，從而提高企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

3 結(jié)語(yǔ)

在新的形勢(shì)下，黃河施工企業(yè)檔案工作任重而道遠(yuǎn)。 要真正做好黃河施工企業(yè)的檔案管理工作，并非一件容易之事，必須提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度，加大投入力度，充實(shí)配備高素質(zhì)的檔案管理人員，從而使黃河施工企業(yè)的檔案管理工作能夠在企業(yè)“抓管理，上等級(jí)，全面提高素質(zhì)”的新形勢(shì)下，真正發(fā)揮重要作用。

[1] 百度百科： 企業(yè)檔案[DE/OL].[2013-02-28]. http://baike.baidu.com/view/1318673.htm.

[2] 夏亦鳴.淺析黃河系統(tǒng)施工企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理[J].黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2000(4)：55-56.

[3] 何曙霞.走出施工企業(yè)檔案管理誤區(qū)[J].檔案管理， 2002(1):34-34.

[4] 國(guó)家檔案局. 企業(yè)檔案工作規(guī)范[DE/OL].[2013-02-28].http://baike.baidu.com/view/7195036. htm.

[5] 周秀閣.淺談境外建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案收集歸檔的難點(diǎn)與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案,2007(1) :21-22.

[6] 中華人民共和國(guó)水利部.水利工程項(xiàng)目管理暫行規(guī)定[DE/OL].[2013-02-28]. http://wenku.baidu.com/view/14a71d2de 2bd960590c6774e.html.