電大學(xué)籍檔案管理存在的問題與對策

李厲琳

（廣東廣播電視大學(xué)教務(wù)處學(xué)籍科，廣東廣州510091）

成人教育最初是作為政府的一項社會政策提出的，目的是為失去受教育機會的人提供二次學(xué)習(xí)機會，以實現(xiàn)社會的公正和教育機會的均等，是一項社會組織，全民參與的教育性活動。廣播電視大學(xué)是成人教育辦學(xué)模式的佼佼者，電大學(xué)籍檔案是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的相關(guān)條例法規(guī)，真實反映學(xué)生的入學(xué)資格、學(xué)籍異動、成績考核、獎勵處分及畢業(yè)資格等情況，對個人、學(xué)校和社會都具有重大意義。于學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分，決定了學(xué)校的教務(wù)管理質(zhì)量；于社會而言，學(xué)籍檔案作為一種信息儲備資源，也是用人單位選用、任用人才的信息依據(jù)，影響著學(xué)校的社會聲譽。由于電大辦學(xué)模式的開放性和多樣性，如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平便成了當前辦學(xué)過程中應(yīng)重視和加強的問題。

1 電大學(xué)籍檔案管理的特點

1．1 電大學(xué)籍檔案的周期性

學(xué)生的完整學(xué)籍檔案的形成至少需要與學(xué)制等長的時間，而對于一個因成績問題或是為獲取學(xué)位而不能按時拿到畢業(yè)證書的學(xué)生來說，有可能需要5～6年。學(xué)籍檔案作為學(xué)生的在學(xué)憑證，其社會價值遠高于學(xué)校其他檔案門類。廣播電視大學(xué)學(xué)生類型繁多，有普通專科生（自2005年終止招生）、成招生和開放本專科，一村一學(xué)生等各種學(xué)生類型。普通?？粕鷮W(xué)籍有效期為6年，成招生和開放生都是學(xué)籍8年有效期。電大一年分春秋兩次錄取新生，審核老生畢業(yè)。以入學(xué)到畢業(yè)為一個教學(xué)周期，周而復(fù)始，循環(huán)更迭。但是每一個周期都不是墨守成規(guī)的簡單重復(fù)，一個有效周期運行之后產(chǎn)生的原始檔案資料，經(jīng)過整理加工，歸納匯總，根據(jù)學(xué)校檔案室所要求的期限上繳材料，也可以為下一個周期的運轉(zhuǎn)總結(jié)經(jīng)驗，提供更加科學(xué)的管理依據(jù)。

1．2 電大學(xué)籍檔案的動態(tài)性

學(xué)籍檔案對學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況的收集和記錄是分階段進行的，具有動態(tài)性。電大學(xué)生成分復(fù)雜，生源包括社會各行各業(yè)從業(yè)人員，有高中生、中專生、大專生，有青年人、中年人甚至老年人［1］。廣東地處改革開放前沿，經(jīng)濟發(fā)達，工業(yè)城市多，學(xué)生流動性大，整個學(xué)習(xí)處于一個動態(tài)環(huán)境中，常常因為工作調(diào)動、出差、個人興趣愛好等原因要求跨省跨市轉(zhuǎn)學(xué)、退休、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等情況，隨著學(xué)生在校學(xué)習(xí)時間的增加，這一動態(tài)過程也逐漸推進，學(xué)籍檔案也需要不斷補充和完善。

1．3 電大學(xué)籍檔案管理戰(zhàn)線的系統(tǒng)性

廣播電視大學(xué)體系不同于傳統(tǒng)的全日制院校，也有別于其他成人教育機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)學(xué)院。它是由中央電大、省級電大及所屬分校和工作站，組成一個“統(tǒng)籌規(guī)劃，分級辦學(xué)，分級管理”的現(xiàn)代遠程開放教育系統(tǒng)［2］。目前廣東電大有23個分校，下屬百余個分教點，在籍生大約有17萬人次。系統(tǒng)戰(zhàn)線長，學(xué)生分布廣，除去偏遠山區(qū)，幾乎每個縣城都有電大的教學(xué)點和學(xué)員，辦理各種學(xué)籍管理手續(xù)周期長，難度大。一般都以市電大為單位收集學(xué)籍管理材料，再匯總上交省電大。即使這樣，仍存在不少遺漏。

2 目前電大學(xué)籍檔案管理中存在的問題

經(jīng)過長期的探索，電大學(xué)籍檔案管理較好地實現(xiàn)和發(fā)揮了它的作用。但是由于一些歷史和現(xiàn)實原因的影響，目前管理中還存在一些問題。

2．1 檔案意識薄弱，缺乏責任意識

學(xué)籍檔案是歷史的原始記錄，它具有很強的原始性，為提高學(xué)籍管理質(zhì)量，應(yīng)該保證檔案材料的真實性和完整性。認識不足，管理不到位，這是許多成人院校的共性不足。在市場經(jīng)濟利益驅(qū)動下，千方百計辦教育，一心一意謀發(fā)展，把招生作為工作重點，生源帶來發(fā)展，一切工作都以招生工作為核心，忽視學(xué)生學(xué)習(xí)發(fā)展工作，這是以往成人辦學(xué)的誤區(qū)。電大一年兩季的畢業(yè)辦證，工作量大，任務(wù)繁重。電大開放教育的學(xué)籍有效期為8年，跨度較長，管理人員流動性較大，使得學(xué)籍檔案管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象?；鶎与姶蠼虅?wù)工作人員往往身兼多職，涵蓋招生學(xué)籍考試各方面工作，有時無法兼顧。材料收集上存在殘缺遺漏現(xiàn)象，需要省級電大學(xué)籍管理員反復(fù)提醒催促，致使工作效率低下。由于電大學(xué)生多為社會人員，流動性較大，這就要求基層學(xué)籍檔案管理員要有較強責任心，對學(xué)生提出的各項學(xué)籍異動信息修改等要求追蹤管理。比如從近兩學(xué)期開始中央電大要求應(yīng)屆畢業(yè)生要提前一個學(xué)期申請辦理學(xué)生信息修改，畢業(yè)當季不做受理。但是還是有小部分基層電大管理員未及時跟進，以致學(xué)生推遲畢業(yè)時間，給學(xué)校辦學(xué)聲譽帶來負面影響。筆者近期接觸了較為典型的一個學(xué)籍管理案例。某縣電大一學(xué)生在畢業(yè)審核時發(fā)現(xiàn)所學(xué)專業(yè)和考試科目大相徑庭，經(jīng)核實，發(fā)現(xiàn)學(xué)生在學(xué)期間申請從行政管理轉(zhuǎn)到工商管理專業(yè)，但縣電大管理人員粗心大意，忘記幫其提交轉(zhuǎn)專業(yè)申請，卻在每學(xué)期末報考時幫學(xué)生報考了工商管理的科目，以致學(xué)生畢業(yè)審核出現(xiàn)異常，只能本學(xué)期先做轉(zhuǎn)專業(yè)異動操作，下學(xué)期再進行畢業(yè)審核，延誤了學(xué)生畢業(yè)時間。

2．2 在檔案整理過程中，管理不規(guī)范

學(xué)籍檔案整理就是將從下屬市縣電大收集的原始材料，進行分類、排列。整理工作在整個學(xué)籍檔案工作中占有極其重要的地位。在整理檔案材料時，盡量做到分類準確、編排有序。近年來，國家、省教育廳行政部門非常重視高校的教學(xué)評估工作，把檔案管理也列為評估范圍，通過評估來促進檔案管理的規(guī)范性。電大教育具有自身特點，其學(xué)籍檔案形成過程時間跨度比較大，同時又缺乏統(tǒng)一性。目前中央開放生的學(xué)籍有效期為8年，從新生錄取，注冊到畢業(yè)發(fā)證，一般要經(jīng)歷三五年甚至更長的時間。休學(xué)、補考學(xué)生的學(xué)籍檔案跨度時間更大。但凡涉及學(xué)籍異動的，為防止日后產(chǎn)生糾紛，部分異動記錄甚至要保存直至學(xué)生畢業(yè)后的兩到三年。由于周期長，分級管理，導(dǎo)致管理困難，規(guī)章制度難以落實到位，系統(tǒng)學(xué)籍檔案管理存在多種問題。

2．2．1 檔案收集不系統(tǒng)、不完整

廣東電大分教點眾多，所以對下屬市縣電大的學(xué)籍管理只能采取以市電大為單位統(tǒng)一收取材料，再匯總上繳省電大相關(guān)負責的學(xué)籍管理員。但仍有小部分縣級電大教學(xué)點，由于跟市級電大存在管理分歧等問題，多次通知之下仍單獨上報材料給省電大學(xué)籍管理員，也不報給所屬市電大匯總，導(dǎo)致材料收集容易出現(xiàn)混亂遺漏的現(xiàn)象。

2．2．2 學(xué)籍檔案填寫不規(guī)范

目前廣東電大學(xué)籍管理小范圍內(nèi)選擇分模塊，專人管理。比如跨省轉(zhuǎn)學(xué)這一模塊，下級電大在填寫跨省轉(zhuǎn)學(xué)匯總表的時候，時常漏注明會計學(xué)、工商管理專業(yè)的專業(yè)方向。如果不在轉(zhuǎn)學(xué)審批表中詳細標明轉(zhuǎn)入電大的專業(yè)方向，很可能出現(xiàn)轉(zhuǎn)錯專業(yè)等問題，給學(xué)生和轉(zhuǎn)入電大帶來不便。所以在匯總?cè)W(xué)生跨省轉(zhuǎn)學(xué)材料的時候，相關(guān)學(xué)籍管理人員都要多次單線聯(lián)系下屬電大確定學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)方向，造成工作效率低下，易出錯。

2．2．3 學(xué)籍檔案材料準備欠詳盡，沒有統(tǒng)一規(guī)格

每學(xué)期的常規(guī)學(xué)生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。經(jīng)過2012年初大批量在籍生信息核對清理，目前這一塊業(yè)務(wù)量相對較少。但是在提交關(guān)于學(xué)生更改名字或身份證號等身份信息的時候，經(jīng)常遺漏派出所證明；或者沒按要求將不是A4紙規(guī)格的證明貼在A4紙上，造成學(xué)籍檔案的缺失，不合格。

2．3 對檔案的保存和利用重視不夠，檔案管理制度不健全，缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

長期以來，基層電大的學(xué)籍檔案的保存條件較有限，保存方法落后，大多數(shù)的手工檔案材料因為年代久遠缺乏保養(yǎng)，存在丟失或缺漏等現(xiàn)象，也未通過現(xiàn)代信息技術(shù)把手工檔案保存到電腦上。導(dǎo)致有時有些學(xué)生因為原始檔案丟失需要補辦錄取花名冊復(fù)印件和畢業(yè)生成績單，都要上省電大檔案室查詢，費時費力，給學(xué)生帶來不便。目前有關(guān)學(xué)籍材料的匯總表、審批表等常規(guī)表格都是隨著辦證文件下發(fā)，但是如補辦畢業(yè)證明書，中英文成績證明等其他利用率較低的表格，都是根據(jù)基層電大的需要再單獨發(fā)放，也為日常業(yè)務(wù)工作帶來不便。暫時沒有完備齊全的業(yè)務(wù)表格電子版和使用操作規(guī)范流程?；鶎与姶髮W(xué)籍檔案管理一般都不配備專職人員，難以滿足工作需求。人員流動性大，造成業(yè)務(wù)不熟練，專業(yè)知識不足，這些都容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案質(zhì)次量少，工作不到位等現(xiàn)象。近五年來，省級電大教務(wù)部門都未曾組織過針對性的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，只能通過下發(fā)學(xué)籍辦證文件加以規(guī)范要求，也只是籠統(tǒng)到面，無法具體到點上。

3 加強電大學(xué)籍檔案科學(xué)管理的對策

學(xué)籍檔案是成人高等教育檔案的重要組成部分，為學(xué)校有序管理、教育評估、學(xué)生就業(yè)等方面創(chuàng)造條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統(tǒng)的檔案實體化向檔案信息化轉(zhuǎn)變。學(xué)籍檔案更是首當其沖。在這種背景下，我們更應(yīng)積極應(yīng)對，全面實現(xiàn)電大學(xué)籍檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。根據(jù)筆者五年來的學(xué)籍管理工作體會，提出幾點建議。

3．1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，更新觀念，提高檔案意識

“瑣碎、繁雜、枯燥”是學(xué)籍檔案管理工作的特點，要做好這項工作，首先應(yīng)該明確，學(xué)籍檔案管理的主體是學(xué)生，加強學(xué)籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學(xué)生服務(wù)［3］。加強學(xué)籍檔案管理是教學(xué)管理的需要，學(xué)籍管理也可以對教學(xué)管理起到參謀的作用。比如教學(xué)資源科經(jīng)常都是根據(jù)學(xué)籍科提供的某科目課程注冊人數(shù)來分配教學(xué)資源。不能重資源，輕整理。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”［4］可見，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校教務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，科學(xué)劃分層級管理。學(xué)籍檔案的歸納納入各主管人員的職責范圍，做到每學(xué)期每學(xué)年按時、完整、準確歸檔。

3．2 建章立制，健全網(wǎng)絡(luò)，落實職責，推進學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化

建立和完善各項規(guī)章制度，比如制定學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、學(xué)籍管理人員崗位職責等，做到有章可循，有據(jù)可依，按章辦理。制定統(tǒng)一的標準和要求，比如發(fā)放各類表格模板，規(guī)定材料的尺寸等。并且把相關(guān)制度要求整理成冊并發(fā)放電子文檔，方便基層電大管理人員查閱，使用，同時也使管理工作走向制度化、規(guī)范化。

利用計算機進行輔助管理，以便準確、及時地提供大量的學(xué)生信息，促進管理水平的提高。目前已將DOS系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫聯(lián)合，完成數(shù)據(jù)的整合，再用ASP做成前臺查詢界面，以便畢業(yè)生或用人單位有需要的時候，學(xué)籍管理員可以迅速查詢結(jié)果。

電子學(xué)籍檔案是學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。加大經(jīng)費投入，進行學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的研究，開發(fā)功能齊全的管理軟件，建立動態(tài)學(xué)籍檔案。利用電子學(xué)籍檔案可以提高管理效率，更好地利用、開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮電子學(xué)籍檔案的信息功能。

3．3 重視培養(yǎng)并建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍

建立相對穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理工作隊伍是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。首先要保持學(xué)籍檔案管理員的相對穩(wěn)定，條件允許下優(yōu)化檔案管理人員配置。由于基層電大管理人員經(jīng)常身兼多職，因此在人員更換時，須先培訓(xùn)后上崗，完善交接工作，保證管理水平跟得上。其次是抓好對基層電大學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，使他們熟練掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，熟知檔案材料上繳要求，在理論和實踐上成為本專業(yè)的行家里手，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的優(yōu)化管理。同時，可以建立學(xué)籍檔案管理的激勵機制，每學(xué)年評選優(yōu)秀基層學(xué)籍檔案管理員，通過對上繳材料的檢查和評估，樹立典型，表彰先進，激發(fā)管理員們的責任意識和服務(wù)精神。

3．4 檔案管理要有償利用

養(yǎng)檔千日，用在一朝［5］。提供利用是檔案價值最直接的體現(xiàn)，學(xué)籍檔案也是一樣。作為學(xué)校的在學(xué)記錄，是學(xué)生掌握知識、綜合素質(zhì)的證明，是提供給社會參考的重要依據(jù)。做好學(xué)生學(xué)籍檔案、提供學(xué)生檔案查詢服務(wù)是學(xué)籍管理工作者服務(wù)學(xué)生的一部分內(nèi)容。近來年，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，人才流動頻繁，學(xué)生的學(xué)籍檔案利用率也大大提高。遷移戶口、職稱評定、出國深造、繼續(xù)教育確認學(xué)分、遺失證書開具學(xué)歷證明等，都需要用到學(xué)籍相關(guān)證明。生源復(fù)雜、學(xué)生類型多樣是電大的辦學(xué)特色，所以幾乎每周都有學(xué)生到學(xué)籍科查找畢業(yè)生成績單，開取學(xué)歷證明、中英文成績證明等。為使學(xué)籍檔案得到高校管理并獲得更好利用，可以收取一定手續(xù)費用，進行合理的有償利用，為學(xué)籍檔案的管理和保護提供更多投入，從而為學(xué)生提供更高效服務(wù)。

學(xué)籍檔案管理工作是一項細致繁瑣的業(yè)務(wù)管理工作，需要在不斷探索中求發(fā)展，求完善。為此，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該始終把握為學(xué)生服務(wù)的方向，進一步利用現(xiàn)代化辦公設(shè)施，提高辦理效率，真正做好學(xué)籍檔案的管理利用工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。

［1］楊曙光．成人教育學(xué)籍檔案的特點、問題及有效管理［J］．繼續(xù)教育研究，2005，（4）．

［2］謝盛勇，江小青，等．教學(xué)管理工作手冊［M］．北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2010：6．

［3］鄭漢壽．學(xué)籍檔案及現(xiàn)代化管理［J］．景德鎮(zhèn)高專學(xué)報，2000，15（1）：71．

［4］國家教委．普通高等學(xué)校檔案管理辦法［M］．北京：高等教育出版社，1989．

［5］丁水奎．檔案學(xué)概論［M］．北京：中國檔案出版社，1995．