高職院校檔案電子文件登記備份工作的思考
——以湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室為例*

閆 冬 俠

(湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 檔案室, 浙江 湖州 313000)

數(shù)字化檔案是指各單位的傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后形成的數(shù)據(jù)成果，包括全文和機(jī)讀目錄等。[1]而檔案的電子文件登記備份工作，則是指縣級以上人民政府檔案行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織形成的、對國家和社會具有保存價(jià)值的檔案與電子文件的形成情況、安全狀況等予以記載和安全評價(jià)，做出備份處置決定的活動。[2]登記備份工作是以數(shù)字檔案和電子文件作為備份內(nèi)容的一種創(chuàng)新檔案工作方式。根據(jù)《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》第二章第七條規(guī)定，對于承擔(dān)行政監(jiān)管、公共服務(wù)、社會管理、文化事業(yè)等職能，涉及公共安全、公共利益以及個(gè)人權(quán)益的單位，都應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門登記備份本單位的電子文件檔案。因此，高職院校也是電子文件登記備份單位。

一、高職院校檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作的背景

(一)浙江省檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作的發(fā)展情況

2009年，浙江省檔案局提出了檔案登記備份制度。同年，浙江省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》，2010年又提出了“積極實(shí)施檔案登記備份，推動全省檔案事業(yè)跨越式發(fā)展”的重大戰(zhàn)略。2012年浙江省檔案局課題組完成的《檔案與電子文件登記備份研究》課題，榮獲國家檔案局優(yōu)秀科技成果一等獎，登記備份工作作為全國檔案工作的重大創(chuàng)新成果得到總結(jié)和推廣。同年，浙江省檔案局制定了《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》。2013年，浙江省檔案局檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃“十二五”評估組赴金華、溫州、臺州、等市、縣開展“十二五”規(guī)劃中期執(zhí)行評估調(diào)研工作，詳細(xì)了解了規(guī)劃所確定的檔案登記備份、檔案文化等八個(gè)方面工作的推進(jìn)情況，并進(jìn)行了評估。這次評估工作將檔案的登記備份工作作為評估的第一項(xiàng)必要工作。這就是說，登記備份工作應(yīng)該是“十二五”期間浙江省檔案工作的中心工作。

(二)高職院校數(shù)字檔案與電子文件登記備份工作的發(fā)展情況

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷推廣和應(yīng)用，特別是2008年8月教育部、國家檔案局共同頒布的第27號令(《高等學(xué)校檔案管理辦法》)發(fā)布以后，高校檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。

2008年以前，高職院校檔案工作大多處于封閉狀態(tài)。教育部第27號令頒布以后，浙江省高校檔案協(xié)會將高職院校中的一部分學(xué)校吸收到檔案協(xié)會的協(xié)作小組。此后，在本科院校的帶領(lǐng)下，通過業(yè)務(wù)交流與學(xué)習(xí)，高職院校的檔案管理水平逐步得以提升。

目前，數(shù)字化校園平臺已在高?；酒占?。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分。大量的教學(xué)檔案由教務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生,并以數(shù)字化的形式存在。數(shù)字化檔案室的建立有助于檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)的相互貫通。浙江省高校范圍內(nèi)的數(shù)字檔案室建設(shè)與電子文件登記工作主要以試點(diǎn)方式進(jìn)行部署。浙江省高校檔案協(xié)會根據(jù)省檔案局的布置，每年都會在各協(xié)作小組內(nèi)選擇試點(diǎn)學(xué)校，進(jìn)行電子文件登記備份的推廣工作。第一批試點(diǎn)的主要是本科院校，分地區(qū)進(jìn)行，在浙江省高校檔案協(xié)會召開檔案年會時(shí)，其他各高校前往考察、學(xué)習(xí)。目前，電子文件的登記備份工作正在浙江省高校范圍內(nèi)有序進(jìn)行。全省高校(包括高職高專)有近百所，但開展檔案數(shù)字化及登記備份工作的高校只有十余家。大多數(shù)高職院校檔案室還處于數(shù)字化檔案建設(shè)的初期階段，登記備份工作進(jìn)展不明顯，只限于內(nèi)部發(fā)文等電子文件。

(三)高職院校進(jìn)行檔案數(shù)字化有利于檔案服務(wù)和利用工作

高校檔案室的館藏目的是為師生提供檔案服務(wù)。數(shù)字化檔案使檔案資源的利用變得更加快捷、便利。例如，要查詢一位畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍，只要在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中輸入該學(xué)生的班級與姓名，就能查到該學(xué)生的全部信息。不但能查到學(xué)籍成績，也能查到獎懲等許多其他在校時(shí)的信息。再如，職稱評審的教師，只要錄入姓名，與這位教師有關(guān)的檔案便能全部顯示出來。學(xué)校舉行重大活動時(shí)(如校慶、教學(xué)評估、文明單位創(chuàng)建等)，數(shù)字化檔案的作用就更加明顯。檔案數(shù)字化不但能提高檔案的利用率，也能為檔案室的編研工作帶來極大的便利。檔案數(shù)字化可以有效整合學(xué)校各部門分散的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的再利用，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

二、高職院校數(shù)字化檔案與電子文件登記備份工作的現(xiàn)狀

(一)高職院校的檔案工作起點(diǎn)較低

湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院(以下簡稱湖職院)最早(1999年12月)由湖州貿(mào)易經(jīng)濟(jì)學(xué)校和湖州中專聯(lián)合籌建成立， 2000年8月湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院(籌)與湖州廣播電視大學(xué)合署共建， 2001年7月浙江食品工貿(mào)學(xué)校整體并入， 2002年1月正式建立湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院。由此，2002年以前的學(xué)校檔案主要由湖州貿(mào)易經(jīng)濟(jì)學(xué)校(中專)、浙江食品工貿(mào)學(xué)校(中專)、湖州廣播電視大學(xué)三個(gè)全宗構(gòu)成。2002年以后的檔案，只有湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院一個(gè)全宗，其中湖州廣播電視大學(xué)作為學(xué)校的二級學(xué)院遠(yuǎn)程學(xué)院，不單列全宗。1979年至2002年的湖職院檔案，主要是中專學(xué)校的檔案。這個(gè)時(shí)期的檔案人員以兼職為主，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，各部門兼職檔案員的檔案意識也不強(qiáng)，因此檔案的收集、整理不及時(shí)，卷宗很不完整。這個(gè)時(shí)期的檔案，由于機(jī)構(gòu)合并和調(diào)整、人員變更、辦公地點(diǎn)搬遷等歷史原因，未整理檔案大量積壓，部分檔案污損，部分檔案遺失。這些歷史問題給目前檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作帶來了一定的難度。

(二)分管領(lǐng)導(dǎo)與兼職檔案員的檔案意識有待提高

在部分領(lǐng)導(dǎo)的傳統(tǒng)思想中，檔案是保密性資料，不能交與外單位保存。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)不愿將核心數(shù)據(jù)備份到備份中心，擔(dān)心機(jī)密數(shù)據(jù)外泄。他們主張有選擇的數(shù)據(jù)備份，致使備份中心的數(shù)據(jù)不完整。有的領(lǐng)導(dǎo)還懷疑檔案部門的備份能力和設(shè)備的安全性，擔(dān)心發(fā)生設(shè)備事故時(shí)數(shù)據(jù)的有效恢復(fù)，于是建議自己學(xué)校進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

同樣，高職院校的兼職檔案工作人員對檔案的登記備份工作，其認(rèn)識也有待提高。像教學(xué)等部門，紙質(zhì)檔案材料偏多，這些部門的檔案兼職人員就認(rèn)為，學(xué)籍檔案中的學(xué)生成績單數(shù)量龐大，既然檔案部門已經(jīng)收集了紙質(zhì)檔案，其電子文件就不需重復(fù)收集。況且，電子文件時(shí)時(shí)更新，電子文件與檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能相互轉(zhuǎn)換，即使上交檔案部門也不能發(fā)揮作用。

(三)人員配備有待加強(qiáng)

根據(jù)教育部的27號令，高校檔案館設(shè)館長一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名；綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。因此，高校綜合檔案室的人員配備至少是二人以上。但目前很多高職院校都難以保證，兼職的情況居多。這樣的現(xiàn)狀，非常不利于高職院校檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)。數(shù)字化工作不但需要專業(yè)檔案員，還需要專業(yè)計(jì)算機(jī)人員進(jìn)行電腦和網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化方面的工作?，F(xiàn)階段的專業(yè)技能人員配備不足，使檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作進(jìn)程舉步維艱。

(四)檔案人員的數(shù)字化業(yè)務(wù)水平有待提高

目前，高職院校檔案室的專業(yè)人員普遍不足，電腦與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的缺口就更大了。大多數(shù)只有一名技術(shù)人員，有的甚至未配備技術(shù)人員。因此，檔案室在與各歸檔部門溝通協(xié)調(diào)時(shí)，說不清技術(shù)要求，不能很好地按規(guī)定程序指導(dǎo)數(shù)字檔案室的建設(shè)。

學(xué)校綜合檔案室的工作人員長期以來只專注于紙質(zhì)檔案的整理，對于信息化、數(shù)字化的了解和掌握程度不高。對哪些檔案與電子文件需要進(jìn)行登記備份不是很清楚。這就勢必造成登記不到位，備份數(shù)據(jù)不完整。有些檔案員也認(rèn)為，紙質(zhì)檔案已經(jīng)夠多，況且檔案數(shù)字化工作程序復(fù)雜，工作難度大，難以按要求完成。這樣，檔案室數(shù)字和登記備份工作的展開就更加困難了。像學(xué)校科技部門的材料，以教師的科研成果為主，教師的紙質(zhì)課題材料收集難度不大，在課題申報(bào)立項(xiàng)、結(jié)題時(shí)是必須上交的，而電子文件的上交就不夠及時(shí),有時(shí)甚至出現(xiàn)不交的情況。

(五)檔案的軟、硬件配置需加大投入

檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作對軟、硬件配置的要求很高。目前，高職院校的檔案基礎(chǔ)設(shè)施相對落后，很多硬件設(shè)施，如配備海量數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)管理服務(wù)器和安全設(shè)備等還沒能配備到位。在軟件平臺建設(shè)方面，由于各高校采購的軟件類型各不相同，這給相互交流帶來了難度。因此，軟件系統(tǒng)的技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)需要由專業(yè)部門來確定。

(六)高職院校檔案的利用價(jià)值需加大宣傳

高校檔案的利用者除學(xué)校的教學(xué)和行政部門外，主要是在校教師和畢業(yè)學(xué)生。在校教師主要在職稱晉升時(shí)需要利用檔案，畢業(yè)學(xué)生則主要在留學(xué)深造、學(xué)歷證明或工作就業(yè)時(shí)需要相關(guān)檔案材料。湖職院每年晉升高級職稱的教師大約在十人左右，這些人能切身體會到檔案的重要性。而畢業(yè)生也在留學(xué)、求職時(shí)知道了檔案的價(jià)值。但是，由于利用者的分散性，學(xué)校檔案與其它檔案館的服務(wù)效果有很大的不同。

三、做好高職院校檔案數(shù)字化與登記備份工作的方法建議

(一)提高檔案意識，了解檔案發(fā)展的必然趨勢

檔案的數(shù)字化建設(shè)必須以數(shù)字校園建設(shè)為背景。檔案的數(shù)字化建設(shè)對于其它資源是一個(gè)匯總和提煉的過程，登記備份工作是保證檔案數(shù)據(jù)安全的必要手段。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)識到登記備份能防止數(shù)據(jù)丟失，在本校數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)事故時(shí)能重新恢復(fù)數(shù)據(jù)，在發(fā)生糾紛時(shí)能化解矛盾；也應(yīng)該重視檔案室的軟硬件配置和人員配備，適時(shí)增加專業(yè)人員，加大經(jīng)費(fèi)投入。

高職院校的檔案工作起點(diǎn)低，檔案管理人員要從歷史的角度認(rèn)識到整理和保護(hù)檔案的重要性。對于年代久遠(yuǎn)的檔案要進(jìn)行認(rèn)真保護(hù)，而把年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，就是一種很好的保護(hù)辦法。由于條件的限制，部分歷史檔案可能已經(jīng)出現(xiàn)字跡模糊、紙張變脆、板結(jié)等情況，數(shù)字化過程恰好可以對檔案進(jìn)行鑒定，并加以保護(hù)。數(shù)字化檔案的實(shí)施可以使即將損壞的檔案煥發(fā)出新的活力，對有些缺少的材料進(jìn)行整理和鑒定，列出清單之后，還可以到相關(guān)部門進(jìn)行咨詢、查找。這樣，檔案的數(shù)字化過程就可以成為充實(shí)學(xué)校檔案室藏的一個(gè)大好契機(jī)。

(二)建立健全檔案管理機(jī)制，整合校內(nèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等信息資源

數(shù)字化檔案室的建設(shè)包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等許多方面，這是一項(xiàng)長期的任務(wù)。高職院校應(yīng)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)做好數(shù)字化檔案工作。[3](1)建立數(shù)字化檔案室和電子文件登記備份工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)；(2)建立電子文件歸檔制度，紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范、電子文件安全保密制度、登記備份制度等相關(guān)制度。同時(shí)，必須明確，只有建立數(shù)字化檔案室，才能完成登記備份工作。

在進(jìn)行數(shù)字化加工之前,要制訂相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案部門要了解學(xué)?？梢孕纬呻娮游募牟块T和分別使用的操作系統(tǒng)，通過教務(wù)系統(tǒng)管理軟件、學(xué)生管理軟件、人事管理軟件、電子公文等軟件進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的采集，為高職院校檔案數(shù)字化收集并整理好原始數(shù)據(jù)。學(xué)校檔案部門也要了解市級檔案館登記備份中心的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、使用的管理軟件，這樣才能使本校的電子數(shù)據(jù)順利地進(jìn)行備份。

(三)開展工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

(1)要提高專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，把檔案登記備份工作與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)結(jié)合起來。[4]浙江省檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始這項(xiàng)工作。(2)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，將熟悉檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才充實(shí)到檔案人才隊(duì)伍中。這樣，才能使數(shù)字化檔案室和電子文件登記備份工作順利進(jìn)行。高職院校的檔案機(jī)構(gòu)，可以利用這個(gè)契機(jī)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以保證數(shù)字化檔案室工作的正常運(yùn)作。(3)應(yīng)該把檔案登記備份工作與兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)結(jié)合起來。高職院校應(yīng)該穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍，并加大培訓(xùn)力度，做好檔案收集、整理的基礎(chǔ)工作。

總之，高職院校的檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的任務(wù)，是一個(gè)長期的工程。電子文件登記備份工作需要檔案的數(shù)字化才能完成。各高職院校檔案室不僅要做好紙質(zhì)檔案的收集工作，更要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，為電子文件登記備份工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 浙江省檔案局.浙江省檔案局關(guān)于印發(fā)《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》的通知[EB/OL].www.zjda.gov.cn,2013-07-12.

[2] 浙江省檔案局.檔案與電子文件登記備份工作規(guī)范(試行)[EB/OL].www.zjda.gov.cn,2013-04-27.

[3] 單曉維.高校做好檔案登記備份工作的“四個(gè)到位”[J].蘭臺世界，2011，(6).

[4] 聶益武，趙軍紅.檔案登記備份工作任重而道遠(yuǎn)[J].浙江檔案,2011,(10).