高校檔案管理的教育功能和價(jià)值分析

袁 曼

(湖北師范學(xué)院 語委辦，湖北 黃石 435002)

0 引言

高校檔案是保存學(xué)校歷史風(fēng)貌的主要憑證，在制定學(xué)校發(fā)展計(jì)劃和教育規(guī)劃過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，同時(shí)也是加強(qiáng)政治思想工作及學(xué)校管理工作的重要依據(jù)。高校檔案保存了高校發(fā)展的核心價(jià)值，是學(xué)校寶貴的財(cái)富積累。從招生、專業(yè)設(shè)置、學(xué)生學(xué)籍等教學(xué)檔案及教學(xué)活動檔案資料的管理都需要進(jìn)行全面系統(tǒng)地記錄，因而需要在有序的管理組織體系下，如實(shí)地進(jìn)行記錄，強(qiáng)化檔案管理工作的科學(xué)性。在提高檔案管理組織體系的情況下，教學(xué)工作的組織體系得到了有效的加強(qiáng)，全面系統(tǒng)的教育教學(xué)體系的建立，有利于強(qiáng)化管理功能的發(fā)揮，能夠更加全面和細(xì)致地記錄和規(guī)范學(xué)生學(xué)習(xí)和生活。

1 高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀和價(jià)值分析

一般來說，高校學(xué)生檔案管理工作從根本上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況，并且對于學(xué)生的品德表現(xiàn)和身體狀況等都進(jìn)行整合記錄。例如：在考試過程中，學(xué)生因?yàn)槲璞资艿教幏?，在檔案管理過程中，學(xué)生的這一處分將被歸檔，作為對學(xué)生的綜合評價(jià)。

1.1 學(xué)生檔案管理的內(nèi)容

就當(dāng)前高校來說，學(xué)生檔案的管理工作具有多樣性，具體的歸檔材料十分豐富，主要包括軍訓(xùn)材料、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證和實(shí)習(xí)材料、獎懲材料等，另外學(xué)生鑒定表也是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，可以通過定期對學(xué)生自身各方面的表現(xiàn)進(jìn)行總結(jié)和分析，多方面記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、思想品德和課外實(shí)踐情況等，有序地對學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔和處理，能夠更好的充實(shí)學(xué)生的檔案材料，科學(xué)地對學(xué)生進(jìn)行綜合評價(jià)。而用人單位通過對學(xué)生檔案的檢閱，能夠?qū)W(xué)生思想品德和學(xué)習(xí)情況進(jìn)行全方位的了解。

1.2 學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

一方面，檔案管理并不是一成不變的，可能隨著時(shí)間和管理對象的變化而具有一定的靈活性，學(xué)生可能由于考試作弊受到處分，但是后來又具有比較良好的表現(xiàn)和品德，就可能將處分不歸檔，還有的學(xué)生由于自身的條件發(fā)生變化，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等，但是這些記錄都要具有一定的過渡性從而保障檔案的最終形成。另外高校的學(xué)生檔案并不是長期保存的，而是隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，具有一定的流動性，學(xué)生的學(xué)制對檔案的周期管理具有決定作用。 另一方面，學(xué)生檔案管理工作具有私密性和針對性，高校檔案特別是學(xué)生檔案記載了學(xué)生的個(gè)人情況、成績、獎懲等個(gè)人隱私，因此必須具有私密性，做好保密措施。另外根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況，高校檔案中的學(xué)生檔案利用比較頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、出國留學(xué)、報(bào)考公務(wù)員和參軍等都需要用到。

1.3 學(xué)生檔案管理的模式

就當(dāng)前高校檔案管理的模式來說，主要有校、院級管理模式、部門聯(lián)合管理模式和學(xué)生處集中管理模式等。 新疆石河子大學(xué)從2008年開始就采用了校級、院級檔案管理模式，由學(xué)生處統(tǒng)一進(jìn)行宏觀的管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)對檔案材料的歸類，再由學(xué)院對檔案進(jìn)行分院集中管理，從而促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化。

新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)則采取的是部門聯(lián)合管理模式，主要由學(xué)生處進(jìn)行檔案材料歸檔工作，而檔案的調(diào)取和服務(wù)等則由各部門各司其職。

昌吉學(xué)院和新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院的管理模式都趨向于學(xué)生處負(fù)責(zé)，由學(xué)生處統(tǒng)一對各類檔案材料進(jìn)行歸檔和管理。

1.4 學(xué)生檔案管理的價(jià)值分析

學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，是對學(xué)生個(gè)人成長和教育記錄的重要承載工具。學(xué)生檔案以其獨(dú)特的形式和內(nèi)容將學(xué)生隊(duì)伍的建設(shè)工作越做越好。高校的學(xué)生檔案真實(shí)地記載了學(xué)生在校期間的德智體美勞，反映了學(xué)生在校期間的成績和水平，有利于對學(xué)生資料繼續(xù)統(tǒng)計(jì)和分析，在學(xué)生就業(yè)方面提供了比較科學(xué)準(zhǔn)確的依據(jù)，有效避免了憑印象和靠關(guān)系等不良風(fēng)氣。同時(shí)高校學(xué)生檔案的管理，能夠充分調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，培養(yǎng)競爭意識。用學(xué)生自己累計(jì)的成果和經(jīng)歷激勵學(xué)生不斷進(jìn)步，提高學(xué)生隊(duì)伍建設(shè)的整體素質(zhì)。

2 高校檔案管理中教學(xué)檔案的價(jià)值分析

教學(xué)檔案同樣作為當(dāng)前高校檔案管理中的重要內(nèi)容，對于提高教學(xué)質(zhì)量和改進(jìn)教學(xué)方式等有很大的促進(jìn)作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)管理提供科學(xué)的參考依據(jù)，為校史編寫和人物傳記等提供素材。

2.1 教學(xué)檔案管理能夠?yàn)楦倪M(jìn)教學(xué)方案提供依據(jù)，有效提高教學(xué)質(zhì)量

高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)人才，教學(xué)質(zhì)量的好壞都能夠從教學(xué)檔案中進(jìn)行分析，通過教學(xué)檔案獲取較多的培養(yǎng)人才的經(jīng)驗(yàn)，能夠更好地完善教學(xué)模式，為教學(xué)活動提供科學(xué)的借鑒。另外教學(xué)方式的好壞直接影響到課堂質(zhì)量，好的教學(xué)方式能夠使教師更加輕松愉悅，同時(shí)使學(xué)生在快樂中學(xué)習(xí)。通過教學(xué)檔案的分析，對比教學(xué)方法，并加以改進(jìn)，能夠提供更多適合學(xué)生的教學(xué)方案。

2.2 教學(xué)檔案的管理為強(qiáng)化教學(xué)管理提供了有效的依據(jù)

在高校教學(xué)管理過程中，教學(xué)管理水平很大程度上依賴于學(xué)校的教學(xué)檔案管理，通過對學(xué)校檔案的分析和總結(jié)，從宏觀上確定學(xué)校的教學(xué)發(fā)展方向，并擬定科學(xué)的教學(xué)計(jì)劃，合理安排教學(xué)，從根本上制定學(xué)校的長短期規(guī)劃。根據(jù)教學(xué)檔案中的師生獎懲材料和思想?yún)R報(bào)材料，調(diào)整思想教育工作，使其能夠全身心地投入到教學(xué)工作中來。

2.3 教學(xué)檔案為校史編撰提供豐富的素材

高校校史體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校建立到發(fā)展的全過程，反映了學(xué)校的教學(xué)成績和科研能力，也是體現(xiàn)學(xué)校形象的重要依據(jù)。而教學(xué)檔案則積累了豐富的教學(xué)足跡，為校史的編撰提供依據(jù)。教學(xué)檔案將學(xué)校的發(fā)展歷程和要素按照類別明確地分類和管理，每一個(gè)類別都有其標(biāo)注的檔案盒，根據(jù)檔案盒上的標(biāo)注文字，便可以找到相應(yīng)的資料，也是教學(xué)檔案管理的一個(gè)便捷之處。

3 高校檔案管理的教育功能分析

高校檔案管理具有顯著的教育功能，及時(shí)地記錄了高校發(fā)展成長過程，凝聚了校園文化形成的長期軌跡和表現(xiàn)形態(tài)，是校園文化的核心價(jià)值。這些檔案管理內(nèi)容都是高校文化教育的基本藍(lán)本。

3.1 檔案管理起到“以史為鑒”的教育作用

在當(dāng)前高校的檔案管理工作中，包含了高校理念的資料匯集和發(fā)展歷史，記錄了學(xué)校由小到大的篳路藍(lán)縷過程，學(xué)校的建設(shè)過程和創(chuàng)業(yè)情景對于當(dāng)前高校師生具有非常典型的教育作用。能夠有效提高師生對于學(xué)校的使命認(rèn)同感。例如，湖南某技師學(xué)院的教學(xué)理念“憑良心辦教育”就是通過五十多年的教學(xué)積累而形成的教育理念，通過檔案管理，記載五十多年學(xué)校的興衰歷程，到今天凝聚成“憑良心辦教育”的理念，就體現(xiàn)了檔案管理以史為鑒的教育價(jià)值。

任何高校的成長過程都不是一帆風(fēng)順的，總要經(jīng)歷一些挫折和失敗，高校的檔案管理就為后人提供了很多成功的典范和失敗的教訓(xùn)。例如世界知名高校哈佛大學(xué)、劍橋大學(xué)和牛津大學(xué)就是我國國內(nèi)很多高校的借鑒和學(xué)習(xí)對象。

在當(dāng)前我國高等教育不斷發(fā)展的前提下，學(xué)習(xí)和借鑒高校檔案管理中的成功案例，結(jié)合現(xiàn)代教育的發(fā)展具有劃時(shí)代的意義。但是在利用檔案管理的教育功能過程中要突出關(guān)注如果利用好檔案，從中汲取成功的教育管理方式和教學(xué)手段，使其充分發(fā)揮積極價(jià)值。

3.2 高校的檔案管理具有校園文化的教育功能

高校的檔案管理往往蘊(yùn)含著這所學(xué)校所包含的重要的文化和核心價(jià)值，是校園文化建設(shè)的有效載體。當(dāng)前高校的檔案沉淀著學(xué)校代代相傳的師生追求理念，體現(xiàn)了學(xué)校的核心價(jià)值。例如，分析北京大學(xué)五四時(shí)期的學(xué)生社團(tuán)檔案，就能夠很明顯的從中看到北大師生對于愛國主義、民主科學(xué)追求的精神風(fēng)貌，這些風(fēng)貌后來逐漸發(fā)展成為北京大學(xué)的校園文化核心，影響著五四時(shí)期的北大人，也影響著現(xiàn)代的北大人。校園文化和核心價(jià)值往往都蘊(yùn)含在檔案管理中，通過不斷的學(xué)習(xí)和借鑒，在歷代師生中進(jìn)行流傳，于是逐漸形成了學(xué)校統(tǒng)一的校園文化和價(jià)值理念，凝聚學(xué)生對于世界、對社會和對人生的理解。因此說，高校的檔案管理有校園文化的教育作用。

3.3 高校檔案管理有校園歸屬感和職業(yè)歸屬感的教育功能

著名心理學(xué)家馬斯洛曾經(jīng)說過，歸屬和愛的需要是人的一種非常重要的心理需要，歸屬和愛能夠強(qiáng)化一個(gè)人對于自我價(jià)值和自我定位的認(rèn)識，提高其生活和學(xué)校的積極性。而學(xué)校的歸屬感以及職業(yè)的歸屬感就很大程度給予學(xué)生心理上的安全感，才能夠跟好的去承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)，積極參與社會和學(xué)校的活動。而利用高校檔案管理，就能夠很好地教育學(xué)生形成既定的歸屬感，使其形成對學(xué)校的認(rèn)同感，提升其榮譽(yù)感。例如，湖南第一師范就可以充分利用檔案管理過程中的毛主席學(xué)校成長經(jīng)歷，激勵一代又一代的學(xué)生，使其形成吃苦耐勞的良好品格，培養(yǎng)遠(yuǎn)大的人生抱負(fù)，形成對學(xué)校的認(rèn)同感，強(qiáng)化其愛校愛國的思想意識。

而對職業(yè)的歸屬感一般都是指學(xué)生對于自己未來人生的一種規(guī)劃，通過學(xué)校檔案管理過程中的優(yōu)秀人才分析，形成良好的現(xiàn)實(shí)教育題材，從而引導(dǎo)學(xué)生更好的規(guī)劃自己的職業(yè)道路和人生道路。

結(jié) 語：綜上所述，高校的檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，對后期的教育和管理具有直接的的教育功能。學(xué)生檔案和教學(xué)檔案的管理，對學(xué)生的個(gè)人成長記錄和認(rèn)識提高有推動作用，對教學(xué)質(zhì)量的提高有促進(jìn)作用。

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