如何使特教學(xué)校的會(huì)議開得更有效——一個(gè)特教校長(zhǎng)的十年反思

田學(xué)峰

（秦皇島市第五中學(xué) 河北秦皇島 066000）

一、學(xué)校高層會(huì)議主要目標(biāo)的重新定位

與學(xué)校全體教職工會(huì)議、部門會(huì)議的目標(biāo)不同，學(xué)校高層會(huì)議的主要任務(wù)不是工作動(dòng)員部署，也不是工作調(diào)度推進(jìn)和總結(jié)表彰。根據(jù)蘇聯(lián)教育家蘇霍姆林斯基關(guān)于學(xué)校管理的“學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先是教育思想的領(lǐng)導(dǎo),其次才是行政上的領(lǐng)導(dǎo)”這一重要觀點(diǎn)，筆者曾將學(xué)校高層會(huì)議主要目標(biāo)定位為統(tǒng)一思想。其實(shí)，高層會(huì)議是決策法定化的形式和過程，統(tǒng)一思想只是目標(biāo)之一，其主要任務(wù)是進(jìn)行決策。因?yàn)楦邔訒?huì)議不僅限于討論，只有做出決策，才能真正解決問題。決策不是簡(jiǎn)單的對(duì)錯(cuò)之間的選擇，真正出色的決策是在“幾乎正確”和“可能錯(cuò)誤”之間做出選擇，富有很大挑戰(zhàn)性。吳邦國(guó)曾說：我們國(guó)家最大的浪費(fèi)莫過于戰(zhàn)略決策的失誤。要避免學(xué)校的決策浪費(fèi)和失誤，就要高度重視決策的形式和過程，做到科學(xué)決策、民主決策。

二、學(xué)校高層會(huì)議管理中存在問題的反思

學(xué)校高層會(huì)議在解決學(xué)校難題的同時(shí)也存在一些不容忽視的問題，最讓筆者“頭痛”的問題就是會(huì)議效率不高，其突出表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）會(huì)議次數(shù)太多

筆者到特殊教育學(xué)校工作不久就建立了領(lǐng)導(dǎo)班子例會(huì)制度，固定在每周五上午舉行，出現(xiàn)突發(fā)或緊急問題還需安排臨時(shí)班子會(huì)議，再加上有時(shí)必須參加上級(jí)或?qū)W校部門組織的會(huì)議，容易給老師們留下“領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常開會(huì)”印象。領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常開會(huì)是缺少成本意識(shí)的表現(xiàn)，因?yàn)殚_會(huì)就不能處理其它的事情，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也就沒有更多的時(shí)間專心于調(diào)研聽課、學(xué)習(xí)反思或與師生談話等重要但不緊急的工作。高層管理者的時(shí)間是學(xué)校最寶貴的資源之一，許多學(xué)校都正在無意識(shí)地將這些資源白白地浪費(fèi)。

（二）關(guān)注常規(guī)太多

回顧特教十年主持的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議，主要內(nèi)容是解決學(xué)校日常管理中出現(xiàn)的問題，通常議程是先由分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)安排近期工作，主持人重點(diǎn)調(diào)度工作進(jìn)展情況，有時(shí)也研究專題問題，但大多是無休止地解決一個(gè)個(gè)常規(guī)難題。只有在學(xué)期開學(xué)前或放假后才開會(huì)討論戰(zhàn)略發(fā)展，即使這樣，會(huì)議時(shí)間也難以得到充分的利用，最常見的內(nèi)容就是“通計(jì)劃”或“通總結(jié)”。按照“例內(nèi)”管理原則，常規(guī)問題不是新問題，應(yīng)該按照原有制度去落實(shí)，沒有反復(fù)討論的必要，要做的只是重視結(jié)果的信息溝通。

（三）權(quán)威決策太多

筆者離開特教學(xué)校之前，學(xué)校有六位班子成員，由于其他五人的政治發(fā)展都得到了筆者的培養(yǎng)和推薦，他們對(duì)筆者非常尊敬，所以筆者在會(huì)議上提出的的提議很少有反對(duì)聲音，多的只是補(bǔ)充意見，會(huì)議甚至成為筆者的“一言堂”。因?yàn)闀?huì)議主持人地位高，行政責(zé)任大，往往容易心急，過多或過早地發(fā)表意見。一旦這樣，那么，其他成員就會(huì)缺乏參與意識(shí)和激情，只能像“木頭人”一樣隨聲附和，不能產(chǎn)生互動(dòng)共鳴，多人開會(huì)一人說，結(jié)果只能是“真主意、假商量”，會(huì)議如果總是缺少不同意見，就很難形成有效決策。

三、提高學(xué)校高層會(huì)議效率的建議

筆者通過總結(jié)反思擔(dān)任特殊教育學(xué)校校長(zhǎng)十年間管理會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，就如何提高學(xué)校高層會(huì)議的有效性，重點(diǎn)從理論和實(shí)踐兩個(gè)層面進(jìn)行過深度思考，經(jīng)過“否定和肯定”的多次反復(fù)，在“揚(yáng)棄”的過程中有所收獲。

（一）嚴(yán)格控制會(huì)議次數(shù)

現(xiàn)代管理之父——著名的美國(guó)管理學(xué)家彼得·德魯克說，“所謂會(huì)議，顧名思義，是靠集會(huì)來商議，這是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。會(huì)議太多是組織不健全的表現(xiàn)。”優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)合作目標(biāo)是以最少的開會(huì)數(shù)量達(dá)到最有效的成員共識(shí)，只有當(dāng)學(xué)校涉及“三重一大”問題時(shí)，或者在經(jīng)過周密考慮以后，實(shí)在沒有別的（或更好的）解決辦法時(shí)，我們才召開高層會(huì)議，信息反饋和工作調(diào)度等其它問題盡量用領(lǐng)導(dǎo)班子成員個(gè)別溝通和文字通報(bào)等形式解決。

（二）認(rèn)真定位會(huì)議目標(biāo)

一是堅(jiān)持“要事優(yōu)先”原則。能夠就重要事項(xiàng)達(dá)成共識(shí)，是高效會(huì)議追求的目標(biāo)。一次會(huì)議只專題討論一至兩個(gè)重要議題，議題的目標(biāo)層級(jí)設(shè)置須扣緊會(huì)議內(nèi)容，一些會(huì)前已經(jīng)達(dá)成一致意見的內(nèi)容和正式文件，由于幾乎沒有必要再進(jìn)行討論，可以集中至?xí)h結(jié)束前利用最短的時(shí)間集中予以解決。二是不同會(huì)議區(qū)別對(duì)待。將日常議題和戰(zhàn)略議題分開處理，盡量不研究常規(guī)問題。因?yàn)樵诠芾矸矫?，常?guī)是不需要研究的，是固化的“例內(nèi)”原則，是自動(dòng)運(yùn)行的。高層會(huì)議應(yīng)該關(guān)注發(fā)展機(jī)遇而不是解決問題困擾，將更多的時(shí)間放在課程和學(xué)生這些價(jià)值高的議題上，因?yàn)檎n程是學(xué)校的“產(chǎn)品”，學(xué)生是學(xué)校的“服務(wù)對(duì)象”，這些才是學(xué)校的根本，必須關(guān)注其戰(zhàn)略發(fā)展。三是只研究整體工作。高層會(huì)議不研究部門的事，不研究下屬的事，不代替部門做方案，不替下屬賣力氣。最成功的高層管理者，往往是那些不斷努力減少自己工作量的人。

（三）會(huì)前做好充分準(zhǔn)備

一是周密安排會(huì)議計(jì)劃。與班子成員一起協(xié)商會(huì)議議程，擬定一個(gè)向會(huì)議主持人提交會(huì)議議題建議的截止時(shí)間。重大問題有時(shí)還需要會(huì)前個(gè)別醞釀溝通，甚至召開會(huì)前會(huì)。除非緊急情況，不召開臨時(shí)會(huì)議，不安排臨時(shí)動(dòng)議，不討論議程以外的事項(xiàng)，不依賴即興發(fā)揮開會(huì)。二是提前發(fā)送會(huì)議通知材料。除非招標(biāo)、人事等保密事項(xiàng)，應(yīng)將所有的會(huì)議材料至少在開會(huì)前1天分發(fā)給參會(huì)者，可以在會(huì)議材料上附一張標(biāo)準(zhǔn)封面，標(biāo)明會(huì)議議程和討論要求等分享信息，讓參會(huì)者能盡早熟悉重要的議題，能夠有的放矢的充分醞釀，深入思考，得出自己獨(dú)到又相對(duì)成熟的見解。三是提交可供選擇的方案。一般提供兩個(gè)以上草案，哪怕是兩個(gè)草案只在某些關(guān)鍵的局部有不同之處，這樣才有決策選擇的必要和可能。美國(guó)心理學(xué)家哈維研究提出了“阿比勒尼悖論”：如果組織成員只向會(huì)議提交一個(gè)并不是最佳的方案，由于無人提出反對(duì)意見，提議成為決議，導(dǎo)致集體決策的迷失，就會(huì)給組織帶來損失。

（四）加強(qiáng)會(huì)議進(jìn)程管理

一是鼓勵(lì)不同意見。要想選擇更好的決策方案，只有一種途徑，即通過對(duì)不同意見的討論比較來不斷完善，主持人要注意把握“公開表揚(yáng)，私下批評(píng)”的原則，調(diào)動(dòng)與會(huì)者以積極的心態(tài)開會(huì)討論，保證與會(huì)者在注重方式的同時(shí)，能夠清楚明確地表達(dá)自己的不同見解。二是時(shí)間安排精細(xì)化。主持人發(fā)言必須有時(shí)間限制，討論時(shí)要求講話講關(guān)鍵、說重點(diǎn)，避免前后重復(fù)，避免跑題或議而不決。必須嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，不僅準(zhǔn)時(shí)開始，更要準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，完成議程馬上宣布散會(huì)，會(huì)議時(shí)間一般不超過兩個(gè)小時(shí)。三是采取通用的決策流程和標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)議的記錄人要協(xié)助主持人總結(jié)歸納，會(huì)議結(jié)束前宣讀結(jié)論，形成階段性的決議，并落實(shí)到文字上。

（五）將決策進(jìn)行到底

一是明確會(huì)議決議落實(shí)的分工。在會(huì)議結(jié)束前，必須明確決議涉及人員的具體職責(zé)、行動(dòng)時(shí)限及標(biāo)準(zhǔn)，才能保證決議的認(rèn)真落實(shí)。二是及時(shí)通報(bào)會(huì)議信息。會(huì)議結(jié)束后第一時(shí)間將書面的會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給相關(guān)人員，并在適合的地方張貼公示，以強(qiáng)化責(zé)任感。將會(huì)議的結(jié)果通知有關(guān)人員或全體教職工，以便執(zhí)行時(shí)形成合力。三是特別重視會(huì)議的延伸。必須定期檢查追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)進(jìn)行督促反饋。

[1](美)彼得·德魯克.卓有成效的管理者[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社,2011.

[2]李希貴.為了自由呼吸的教育[M].北京：高等教育出版社,2005.

[3]潘競(jìng)賢,張興龍.打造高效會(huì)議[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社,2010.

[4]中等職業(yè)學(xué)校管理規(guī)程[S].北京：中華人民共和國(guó)教育部,2010.

[5]王美霞,學(xué)校組織會(huì)議管理[R].道客巴巴網(wǎng).