加強(qiáng)高校采購檔案規(guī)范化管理的探索

尹立蘋，李彥啟，，楊美榮

(天津科技大學(xué)a.實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，b.機(jī)械工程學(xué)院，天津300222)

0 引 言

隨著國家投入的不斷加大，高校的采購規(guī)模越來越大，采購程序及具體實(shí)施辦法也相對比較完善，但相應(yīng)采購資料的檔案管理制度及實(shí)施辦法卻相對滯后，高校采購檔案的規(guī)范化管理是亟待解決的問題。

1 加強(qiáng)采購檔案規(guī)范化管理的重要性

采購檔案是指在采購活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同載體的記錄，是反映采購活動過程及各項(xiàng)決策原始、真實(shí)的記錄。采購檔案客觀、真實(shí)、完整地記載了采購活動全過程，可以為采購統(tǒng)計(jì)分析、采購記錄查閱、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、采購監(jiān)督檢查、采購糾紛處理等提供客觀真實(shí)的依據(jù)［1］，也是采購機(jī)構(gòu)為提高自身綜合素質(zhì)，分析、總結(jié)、評價采購活動的重要依據(jù)［2］。可以說，采購檔案是采購工作的濃縮和精華，是采購工作最全面最真實(shí)的記錄。

《中華人民共和國政府采購法》第四章第四十二條明確規(guī)定，“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存15 年”［3］。從法律規(guī)定上我們可以看出采購檔案在整個采購活動中的極其重要地位，而且對采購檔案的管理已經(jīng)上升到了法律高度，管理不當(dāng)屬于違法行為。

2 采購檔案管理中存在的問題

當(dāng)前廣為關(guān)注的是采購制度、采購程序規(guī)范與否，采購人員是否專業(yè)，采購效率的高低等問題，而在采購過程中形成的各種資料，如采購計(jì)劃、招投標(biāo)資料、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，未給與充分的關(guān)注。而目前高校的采購金額和規(guī)模比以往大大提高，采購項(xiàng)目動輒幾十萬元或上百萬元，如果采購檔案管理工作不夠規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，就會導(dǎo)致手續(xù)缺失或者不規(guī)范的操作程序等，進(jìn)而引起連鎖反應(yīng)，給國家和學(xué)校帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。諸如有些學(xué)校沒有專門的檔案室，采購資料隨意堆放;缺乏專業(yè)人員，管理質(zhì)量差;管理方式陳舊，借閱制度混亂;檔案管理缺乏保密性;管理與使用脫節(jié)等問題日益暴露［4］。如何采取有效措施，加強(qiáng)高校儀器設(shè)備采購檔案的規(guī)范化管理已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。同時，規(guī)范采購檔案工作，可以進(jìn)一步增強(qiáng)內(nèi)部約束機(jī)制，防止少數(shù)人利用漏洞，進(jìn)行違規(guī)才做，以達(dá)到其舞弊的目的［5］。

3 采購檔案規(guī)范化管理的有效措施

3.1 增強(qiáng)檔案意識和法制觀念

采購人員應(yīng)加強(qiáng)對《中華人民共和國政府采購法》、《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加深對采購檔案重要性的認(rèn)識，對采購檔案工作的重視程度也是衡量采購工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志［6］;轉(zhuǎn)變觀念，逐步提高其檔案意識和法制觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感，依據(jù)檔案法做好采購資料的存檔工作，并接受相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。

3.2 建立切實(shí)可行的規(guī)章制度

俗話說“綱舉目張”，只有制度健全，才有管理規(guī)范。要提高高校采購檔案管理水平，必須建章立制，依法治檔。建立健全檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。參照國家檔案法，學(xué)校綜合檔案管理規(guī)定、實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)定、儀器設(shè)備管理辦法等，對學(xué)校采購檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)、使用辦法、相關(guān)責(zé)任等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，建立系統(tǒng)有序的管理體制，做到有法可依［7］。采購檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用，只有增強(qiáng)檔案管理職能部門的責(zé)任意識，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的質(zhì)量［8］。

3.3 促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、信息化

檔案信息資源信息化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢。要充分地利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫［8］。

在經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化的時代背景下，研究信息技術(shù)在采購檔案管理中運(yùn)用，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，更好地為高校采購工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)采購檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。

3.4 努力加強(qiáng)檔案管理人員自身建設(shè)

人員的素質(zhì)成為檔案管理水平的決定因素。近年來，檔案管理的手段、方法、管理對象及載體發(fā)生了前所未有的變化，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德提出了新的要求［9］。因此，要兩手抓，一要抓職業(yè)道德建設(shè):①檔案管理人員要愛崗敬業(yè)、忠于職守，根據(jù)檔案工作的有關(guān)要求，腳踏實(shí)地，一絲不茍地做好本職工作;②還要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，才能產(chǎn)生強(qiáng)大的動力，踏踏實(shí)實(shí)地做好檔案工作，這是做好檔案工作的保證。二要抓業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，檔案管理人員在加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)的同時，還要強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。不僅要具備系統(tǒng)的檔案管理知識，還要學(xué)習(xí)采購知識及有關(guān)法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)外語等基礎(chǔ)知識［10］，必要時組織到先進(jìn)地區(qū)參觀學(xué)習(xí)或者參加有關(guān)部門組織的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)交流、開闊視野、拓寬思路［11］。

3.5 建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范要求

①要求做到采購過程中形成的文件和資料齊全;文件和資料中的簽名齊全;無其他不符合項(xiàng)目檔案完整性、真實(shí)性的情況存在。②要做到整理有序，便于保管和利用。在開展每項(xiàng)采購活動期間，要按照采購法規(guī)定的采購文件及記錄要求，注意及時收集、編寫采購文件或者記錄。每完成一個采購項(xiàng)目，根據(jù)采購項(xiàng)目實(shí)際情況及時將采購文件進(jìn)行整理，交內(nèi)部有關(guān)機(jī)構(gòu)保存。不能等到年終統(tǒng)一整理，否則，容易丟失資料，難以保證采購文件的完整、真實(shí)、有效［12-14］。

3.6 加強(qiáng)監(jiān)管，嚴(yán)密手續(xù)

明確職責(zé)與分工，嚴(yán)格管理借閱制度，明確歸檔要求、時限和手續(xù)。在具體工作中做到嚴(yán)格執(zhí)行采購檔案的移交工作，嚴(yán)格遵守檔案的借閱和利用制度、保密制度及鑒定和銷毀制度。采購文件中的供應(yīng)商招標(biāo)文件，因涉及供應(yīng)商的商業(yè)機(jī)密，沒有得到有關(guān)方面的許可，不得對外提供［15］。

4 采購檔案管理中應(yīng)注意的問題

一些采購部門，在被供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴時，常因?yàn)檎也坏綑n案資料，或者即使找到，卻因資料不詳細(xì)、不完整，拿不上“臺面”，以至于有理變成了無理。因此，在采購檔案管理工作中要注意以下幾點(diǎn):①采購文件資料不能等同于一堆文書資料;②采購檔案不能簡單化，即在范圍上不全面，在內(nèi)容上不完整;③采購檔案不能年終突擊整理;④采購檔案不能隨便對外提供或外借;⑤不能忽視對采購檔案的監(jiān)督檢查［16］。

5 采購檔案規(guī)范化管理，成效顯著

學(xué)校非常重視采購檔案管理工作，把采購檔案管理工作當(dāng)作日常采購中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)來抓，抓重點(diǎn)、抓落實(shí)。組織專家和采購人員制定了詳細(xì)的采購檔案管理制度，而且配備了專職人員負(fù)責(zé)采購檔案管理工作，狠抓采購檔案室的硬件升級，確保了采購檔案的安全，采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德顯著提升，規(guī)范了采購檔案管理的流程，并統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求、嚴(yán)密手續(xù)。因此，多次在市審計(jì)局、市紀(jì)委、市政府采購中心組織的相關(guān)采購檢查中，采購檔案完好率、正確率高。并接待高校代表團(tuán)和相關(guān)部門的多次參觀和經(jīng)驗(yàn)交流。

6 結(jié) 語

采購文件檔案管理工作是高校采購工作的有機(jī)組成部分，是做好儀器設(shè)備管理工作的基礎(chǔ)。我們應(yīng)當(dāng)有強(qiáng)烈的歷史使命感和高度的責(zé)任感，采取有效措施，加強(qiáng)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好采購文件檔案的管理工作，并隨時接受有關(guān)部門的監(jiān)督檢查。

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