淺談海洋功能區(qū)劃編制文件材料收集工作

黃麗明

（廣東省海洋資源研究發(fā)展中心 廣州 510220）

海洋功能區(qū)劃（以下簡(jiǎn)稱“海洋區(qū)劃”）是海域使用管理和海洋環(huán)境保護(hù)的重要制度，是海域資源開發(fā)、控制和綜合管理以及編制各類涉海規(guī)劃的法定依據(jù)。其有效規(guī)范了海域使用行為，在實(shí)現(xiàn)海洋資源的科學(xué)合理開發(fā)，促進(jìn)海洋經(jīng)濟(jì)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用。海洋區(qū)劃編制檔案作為海洋區(qū)劃研究的歷史記錄，不僅是海洋區(qū)劃編制工作的成果，也是海洋區(qū)劃修編的重要依據(jù)，因此，海洋功能區(qū)劃編制檔案工作是海洋功能區(qū)劃編制研究工作的一項(xiàng)不容忽視的工作內(nèi)容。海洋區(qū)劃編制文件材料收集工作是海洋區(qū)劃編制檔案工作的基礎(chǔ)，文件材料收集得是否齊全、完整和準(zhǔn)確，是保障海洋區(qū)劃編制檔案質(zhì)量的重要前提。

1 一般研究過程

了解和掌握海洋區(qū)劃編制研究過程是文件材料收集工作的重要基礎(chǔ)。海洋區(qū)劃編制涉及了多部門、多學(xué)科的研究，一般經(jīng)過準(zhǔn)備階段、組織實(shí)施階段、評(píng)審驗(yàn)收階段和上報(bào)審批階段。

準(zhǔn)備階段：確定海洋區(qū)劃編制單位，成立編制組織機(jī)構(gòu)，確定工作方案和實(shí)施方案等。組織實(shí)施階段：按照《海洋功能區(qū)劃技術(shù)導(dǎo)則》（GB/T 17108-2006） 和《省級(jí)海洋功能區(qū)劃編制技術(shù)要求》 （海管字 [2010]83號(hào)）的要求，參考現(xiàn)有歷史資料和配合實(shí)地調(diào)查，是基于編制海洋區(qū)劃的主要途徑，一般包括外業(yè)調(diào)研、內(nèi)業(yè)研究、征求意見等過程。其中外業(yè)調(diào)研主要通過實(shí)地調(diào)查和部門走訪，收集相關(guān)的基礎(chǔ)資料、行業(yè)規(guī)劃，了解區(qū)域自然情況、用海情況，及各涉海部門用海設(shè)想和對(duì)海洋區(qū)劃的意見、建議。內(nèi)業(yè)研究主要是對(duì)收集和調(diào)查獲得的資料進(jìn)行整理分析，形成基礎(chǔ)地理、自然環(huán)境資源、海域使用現(xiàn)狀、海域使用需求等圖件和資料后，編制專題研究報(bào)告和海洋區(qū)劃6項(xiàng)成果（文本、登記表、圖、報(bào)告、編制說明和數(shù)據(jù)庫）。征求意見是將海洋區(qū)劃成果發(fā)至沿海各海洋管理部門和涉海部門，根據(jù)部門意見對(duì)海洋區(qū)劃進(jìn)行協(xié)調(diào)和完善。評(píng)審驗(yàn)收階段：召開專家評(píng)審會(huì)，邀請(qǐng)海洋區(qū)劃專家對(duì)海洋區(qū)劃成果進(jìn)行評(píng)審驗(yàn)收。上報(bào)和審批階段：省級(jí)海洋區(qū)劃上報(bào)省政府審核后，由省政府上報(bào)國(guó)務(wù)院，抄送國(guó)家海洋局，審批同意后，由省政府下文印發(fā)實(shí)施。海洋功能區(qū)劃文本、登記表、圖具有法律效力。

2 文件材料收集的關(guān)鍵

2.1 確定文件材料收集范圍

熟悉研究過程，分析可能產(chǎn)生的文件，提出適合海洋區(qū)劃編制實(shí)際情況的文件材料歸檔范圍和要求，是海洋區(qū)劃編制文件材料收集完整齊全的基本保障。各階段主要?dú)w檔文件材料如下：

（1）研究準(zhǔn)備階段。包括海洋區(qū)劃編制的工作建議、論證材料、請(qǐng)示和批復(fù)、組織機(jī)構(gòu)、工作方案和實(shí)施方案、任務(wù)書、合同、經(jīng)費(fèi)計(jì)劃和管理、工作啟動(dòng)等材料。

（2）組織實(shí)施階段。主要有：外業(yè)調(diào)研文件材料，包括調(diào)研方案、部門走訪座談?dòng)涗浐弯浺?、?shí)地調(diào)查情況記錄、實(shí)地拍攝的照片、工作草圖、調(diào)研總結(jié)或報(bào)告等材料；內(nèi)業(yè)研究文件材料，包括基礎(chǔ)地理、自然環(huán)境資源、海域使用現(xiàn)狀、海域使用需求等圖件和資料、專題研究報(bào)告和海洋區(qū)劃文本、登記表、圖件、報(bào)告、編制說明、數(shù)據(jù)庫6項(xiàng)成果歷稿以及計(jì)劃、階段性總結(jié)、與任務(wù)委托單位產(chǎn)生的文件材料等；征求意見文件材料，包括成果專家研討會(huì)、部門反饋意見和意見匯總、部門協(xié)調(diào)會(huì)等材料。

（3）評(píng)審驗(yàn)收階段。包括評(píng)審驗(yàn)收會(huì)會(huì)議通知、會(huì)議議程、專家名單、會(huì)議代表名單、評(píng)審/驗(yàn)收意見、專家個(gè)人書面意見、工作報(bào)告或工作匯報(bào)稿、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和音像材料等。

（4）上報(bào)審批階段。包括上報(bào)的請(qǐng)示與批復(fù)函，海洋區(qū)劃上政府常務(wù)會(huì)的相關(guān)材料，印發(fā)公布實(shí)施的紅頭文件以及批準(zhǔn)的正式稿等報(bào)批過程產(chǎn)生的材料。

以上文件材料范圍涵蓋不了整個(gè)區(qū)劃編制研究過程所形成的材料，或者某些材料沒有形成，但在收集工作過程中應(yīng)把握凡在研究過程中形成的文件材料都需要收集的原則。

2.2 明確專人負(fù)責(zé)收集工作

歸檔文件材料的收集是指通過一定的方式和方法，將在海洋區(qū)劃研究活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料適當(dāng)集中、妥善保管的一項(xiàng)工作。這項(xiàng)工作貫穿于整個(gè)海洋區(qū)劃編制研究過程中從文件材料形成到歸檔前的文件管理工作。

要保證收集工作的有效性，就必須保證收集工作的連續(xù)性，其主要辦法就是設(shè)置專人負(fù)責(zé)收集工作，并且一般安排海洋區(qū)劃編制課題組的研究人員作為兼職檔案員承擔(dān)相關(guān)工作。安排課題組人員直接擔(dān)任兼職檔案員，主要有3個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一是作為海洋區(qū)劃編制文件材料的形成者，能更完整、準(zhǔn)確地收集文件材料；二是能及時(shí)了解整個(gè)海洋區(qū)劃編制的計(jì)劃和進(jìn)展情況，便于及時(shí)地收集文件材料；三是能更準(zhǔn)確地鑒別文件材料的保存和利用價(jià)值。同時(shí)收集工作與工作計(jì)劃應(yīng)相結(jié)合。文件的形成與活動(dòng)密切相關(guān)，任何的活動(dòng)離不開計(jì)劃。因此，兼職檔案人員要隨時(shí)了解和掌握海洋區(qū)劃編制工作的進(jìn)展動(dòng)態(tài)，這樣有利于及時(shí)、完整地收集文件材料。

2.3 把握文件材料收集時(shí)機(jī)

科技文件材料是生產(chǎn)活動(dòng)的伴生物，是按照科技活動(dòng)的程序有規(guī)律形成的，海洋區(qū)劃編制文件材料收集人員應(yīng)該掌握海洋區(qū)劃編制文件的形成規(guī)律和收集規(guī)律，抓住文件形成的重要環(huán)節(jié)或關(guān)鍵階段，不失時(shí)機(jī)地做好收集工作[1]。主要抓好6個(gè)階段的收集工作：一是在確定編制單位的同時(shí)做好準(zhǔn)備階段的文件材料收集；二是在外業(yè)調(diào)研活動(dòng)后應(yīng)及時(shí)收集調(diào)研過程中形成的一整套文件材料，每一次調(diào)研活動(dòng)做到有目的而去、有結(jié)果而回；三是海洋區(qū)劃編制工作形成成果時(shí)應(yīng)及時(shí)收集產(chǎn)生的每一次重要稿件，主要包括專題報(bào)告和6項(xiàng)成果；四是在匯總部門征求意見時(shí)應(yīng)將反饋意見及匯總意見一并收集齊全；五是評(píng)審會(huì)結(jié)束后應(yīng)及時(shí)收集會(huì)議相關(guān)文件材料，并注意材料的成套性；六是在上報(bào)審批階段不僅要做好本階段文件材料的收集，而且要為整個(gè)項(xiàng)目文件材料的規(guī)范化整理做好準(zhǔn)備。

3 結(jié)語

海洋區(qū)劃編制工作文件材料收集是海洋區(qū)劃編制檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，只有掌握了海洋區(qū)劃編制的研究過程，才能明確區(qū)劃編制文件材料收集范圍，才能把握好文件材料的收集時(shí)間，切實(shí)做好文件材料的收集工作。同時(shí)制定海洋區(qū)劃編制研究人員作為兼職檔案人員是確保文件材料收集工作連續(xù)和有效的重要保障。但文件材料收集工作仍舊是檔案工作的基礎(chǔ)，要保證海洋區(qū)劃編制檔案能夠更好地記錄海洋區(qū)劃工作的歷史，并為海洋管理和相關(guān)的海洋科技活動(dòng)提供服務(wù)。海洋區(qū)劃編制研究人員和相關(guān)檔案人員還需做好歸檔文件材料的規(guī)范化整理和歸檔工作，以提高海洋區(qū)劃編制檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民出版社，2009：163.