淺談水庫檔案管理信息化建設(shè)

田利梅

(河南省白沙水庫管理局，河南 許昌 461670)

1 引言

水庫與人們的生活息息相關(guān)，他不僅是一項防洪工程，還是一個解決人們?nèi)粘Ｓ盟闹匾緩?。水庫作為一個調(diào)節(jié)水資源的重要工程，在平時的使用、維護(hù)、管理中形成了大量的文獻(xiàn)檔案，這些文獻(xiàn)檔案對今后的科學(xué)研究以及本水庫的維護(hù)管理意義重大。計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的水庫檔案管理提出了新的要求，管理方便、易修改、檢索方便、準(zhǔn)確率高等這些信息技術(shù)的優(yōu)點促使我們對水庫檔案管理進(jìn)行信息化改革。本文淺陋地談一下作者對我國水庫檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識及深一步探究。

2 水庫檔案管理信息化建設(shè)的定義

水庫檔案管理信息化是指水庫檔案的管理中利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)對水庫資源進(jìn)行儲存、保管、調(diào)閱、修改等從而達(dá)到為人民生活服務(wù)的目的。水庫檔案管理信息化建設(shè)是指對水庫文獻(xiàn)檔案信息化的一個工程，包括水庫檔案的數(shù)字化錄入、存儲、管理、檢索等環(huán)節(jié)。水庫檔案管理的信息化建設(shè)是有飛速發(fā)展的社會現(xiàn)狀決定的，對適應(yīng)社會發(fā)展，促進(jìn)科學(xué)研究意義重大。

3 水庫檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

水庫信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的數(shù)字化工程，簡單地說主要包括三個方面的內(nèi)容，分別是水庫檔案信息數(shù)字化存儲、水庫檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化化以及水庫檔案信息查閱網(wǎng)絡(luò)化。

3.1 水庫檔案信息數(shù)字化存儲。水庫檔案信息數(shù)字化就是指改變檔案信息的承載媒介，把水庫檔案信息從紙質(zhì)上轉(zhuǎn)化到計算機的特定硬盤上，把觸手可摸的實物形態(tài)轉(zhuǎn)變成數(shù)字形態(tài)。這主要包括水庫檔案目錄的數(shù)字化，水庫檔案詳細(xì)內(nèi)容的數(shù)字化，以及檔案系統(tǒng)的數(shù)字化等。水庫檔案信息化是水庫檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，不把水庫檔案信息數(shù)字化不能進(jìn)一步地談水庫檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的水庫檔案信息都是寫在紙質(zhì)上，經(jīng)年累月，紙質(zhì)很容易出現(xiàn)破損，相應(yīng)地信息也會出現(xiàn)丟失，這些都在說明水庫檔案信息數(shù)字化迫在眉睫。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、多媒體技術(shù)、數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息化技術(shù)對水庫檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，把紙質(zhì)的圖像文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息存儲到計算機的光盤中是水庫檔案信息化建設(shè)的第一步。

3.2 水庫檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。水庫檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化主要是指借助專業(yè)的信息管理軟件，把數(shù)字化之后的水庫檔案信息進(jìn)行有效管理。首先水庫檔案信息采集的時候一定要準(zhǔn)確無誤，這是檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步;其次運用的存儲設(shè)備以及軟件要符合標(biāo)準(zhǔn)，存儲設(shè)備不標(biāo)準(zhǔn)信息容易丟失或者改變，軟件不標(biāo)準(zhǔn)在資源共享的時候容易出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象從而無法共享。

3.3 水庫檔案管理信息查閱網(wǎng)絡(luò)化。水庫檔案管理信息查閱網(wǎng)絡(luò)化是指利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)把這些信息化后的水庫檔案信息連接起來，當(dāng)人們需要查閱的時候可以通過檢索工具準(zhǔn)確、及時地找到自己所需要的資料。

4 水庫檔案管理信息化的優(yōu)點

水庫檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的要求也是科學(xué)研究的需要，它的優(yōu)點更是不言而喻，主要包括以下幾個方面。

4.1 方便水庫檔案管理人員的管理。水庫檔案管理信息化之后整個水庫檔案信息成為了一個電子系統(tǒng)，不管是管理員要增加還是刪改信息都比以前方便的多了，可以隨時地補漏拾遺，避免了文檔存積的問題，大大地減少了水庫檔案管理人員的勞動量，使工作效率得到提高。

4.2 確保文獻(xiàn)的準(zhǔn)確性。通過掃描儀或者數(shù)碼照相機等現(xiàn)在信息技術(shù)設(shè)備可以把檔案拍成照片保存進(jìn)數(shù)據(jù)庫，能夠保持水庫檔案信息的原貌，從而增加其準(zhǔn)確性。

4.3 檢索方便。當(dāng)我們需要什么資料時只用輸入相關(guān)的信息或者關(guān)鍵詞就可以找到相應(yīng)的檔案資料，可以提高水庫檔案信息的有效利用率，例如我們在搜索引擎中輸入‘蟻害‘這個詞，就可以查到所有水庫檔案信息里面關(guān)于螞蟻對水庫危害的資料。另外通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢的效果，即使你人遠(yuǎn)在異地，只要通過網(wǎng)絡(luò)一樣能夠快速，便捷地找到你所需要的信息。

4.4 有利于檔案信息保護(hù)。有些檔案不是隨隨便便的人都能夠看的，而水庫檔案信息化技術(shù)能夠?qū)n案電子稿設(shè)置訪問權(quán)限，記錄每一個查詢?nèi)藛T的足跡，這樣有利于水庫檔案信息保護(hù)的管理。

5 水庫檔案管理信息化的必然趨勢

隨著計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域的普及，人們已經(jīng)習(xí)慣了信息技術(shù)給人們的工作和科研帶來的方便，水庫檔案管理屬于這個社會大機器中的一部分，當(dāng)別的領(lǐng)域都實施并且運用了信息化建設(shè)之后，水庫檔案管理卻還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，肯定要阻礙社會的發(fā)展。另外，信息技術(shù)普及的今天，追求效率，講究速度的工作、生活方式也不允許傳統(tǒng)的水庫檔案管理模式無動于衷，所以說無論從社會發(fā)展的客觀要求還是人們的主觀選擇，水庫檔案管理信息化建設(shè)都是一種趨勢。

6 結(jié)束語

水庫檔案管理信息化建設(shè)是一個現(xiàn)代的信息技術(shù)工程，主要包括水庫檔案信息化的存儲，標(biāo)準(zhǔn)化的管理操作以及信息查閱的網(wǎng)絡(luò)化。水庫檔案管理信息化有很大的優(yōu)點首先方便了管理員的管理，其次確保了檔案的準(zhǔn)確性和原貌性，再次，檢索查找資料十分方便，而且能夠有效地對水庫檔案資料進(jìn)行保護(hù)。水庫檔案管理信息化建設(shè)可以說已經(jīng)成為一種必然的趨勢。

[1]彭紅.檔案管理與信息化建設(shè)[J].河南科技.2011(13)

[2]陳慶華.加強檔案基礎(chǔ)管理 全力服務(wù)企業(yè)建設(shè)[J].供電企業(yè)管理.2009(02)