基于項(xiàng)目化管理的獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)模式探討

洪家芬

(北京理工大學(xué) 珠海學(xué)院，廣東 珠海519085)

0 引 言

獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)室是人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、服務(wù)社會(huì)的主要場(chǎng)所，也是創(chuàng)建獨(dú)立學(xué)院品牌的重要陣地。因獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)由投資方通過(guò)各種方式籌集得到，無(wú)國(guó)家財(cái)政性撥款，經(jīng)費(fèi)來(lái)源非常有限，獨(dú)立學(xué)院的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)壓力較大［1］。

以積極提高獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)水平、充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室建設(shè)投資的使用效益、有效促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院整體辦學(xué)效益的提高為目標(biāo)，獨(dú)立學(xué)院的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作如何開(kāi)展，值得探討。

1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)采用項(xiàng)目化管理的必要性

項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。項(xiàng)目管理因在20 世紀(jì)中期第二次世界大戰(zhàn)中的成功應(yīng)用而受到重視，并在民用項(xiàng)目的廣泛應(yīng)用過(guò)程中迅速發(fā)展起來(lái)，它是將知識(shí)、技能、工具或技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)［2］，以滿(mǎn)足項(xiàng)目要求的一種現(xiàn)代管理技術(shù)。不同于傳統(tǒng)管理，項(xiàng)目管理運(yùn)用了系統(tǒng)論原理對(duì)有限資源進(jìn)行計(jì)劃、組織與控制以限期實(shí)現(xiàn)一次性特定目標(biāo)，在費(fèi)用控制、進(jìn)度控制等方面明顯優(yōu)于傳統(tǒng)管理［3-8］。根據(jù)項(xiàng)目管理的特性，將項(xiàng)目管理與獨(dú)立學(xué)院的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作相結(jié)合，能發(fā)揮積極的作用。

(1)以管促報(bào)，嚴(yán)肅項(xiàng)目申報(bào)。項(xiàng)目管理是基于團(tuán)隊(duì)管理的個(gè)人負(fù)責(zé)制，它把項(xiàng)目分解成為多個(gè)責(zé)任單元，由項(xiàng)目責(zé)任人負(fù)責(zé)至目標(biāo)成果的實(shí)現(xiàn)。個(gè)人負(fù)責(zé)制促使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提高認(rèn)識(shí)，重視、認(rèn)真進(jìn)行前期調(diào)研與項(xiàng)目設(shè)計(jì)，精心組織申報(bào)材料。

(2)以管促評(píng)，增強(qiáng)科學(xué)決策。通過(guò)嚴(yán)格的立項(xiàng)論證與評(píng)審，由評(píng)審專(zhuān)家提供獨(dú)立、客觀、公正的評(píng)審意見(jiàn)，不受任何單位和個(gè)人的干預(yù)，以經(jīng)濟(jì)杠桿替代行政命令［9］，增強(qiáng)立項(xiàng)決策的科學(xué)性和公正性。

(3)以管促建，優(yōu)化資源配置。一般系統(tǒng)論創(chuàng)始人馮·貝塔朗菲指出:“無(wú)論如何，我們被迫在知識(shí)的一切領(lǐng)域中運(yùn)用‘整體’或‘系統(tǒng)’來(lái)處理復(fù)雜性問(wèn)題，這將是對(duì)科學(xué)思維的一個(gè)根本改造［10］”。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程［11］。項(xiàng)目管理圍繞項(xiàng)目來(lái)組織資源，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)周期階段的需要適時(shí)地調(diào)整組織配置，優(yōu)化了管理時(shí)間、質(zhì)量與成本。

(4)以管促用，彰顯投資效益。項(xiàng)目管理是基于團(tuán)隊(duì)的整合性管理，便于集中實(shí)驗(yàn)室建設(shè)資金用以建設(shè)具有較大影響或有較高水平的實(shí)驗(yàn)室，擴(kuò)大實(shí)驗(yàn)室的服務(wù)受益面，使資金的投資效益及早得到體現(xiàn)。

2 運(yùn)用項(xiàng)目化管理的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)實(shí)踐

珠海學(xué)院是一所2004 年正式成立的獨(dú)立學(xué)院。條件裝備處作為學(xué)院的實(shí)驗(yàn)室歸口管理部門(mén)，自2007年起在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作中實(shí)施項(xiàng)目化管理，運(yùn)用項(xiàng)目管理的知識(shí)、過(guò)程和技術(shù)，劃分項(xiàng)目生命周期(project life cycle)、設(shè)置各階段與過(guò)程的工作目標(biāo)、里程碑(mile stone)與可交付成果(deliverable)，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧㈨?xiàng)論證、嚴(yán)格的過(guò)程控制，在不斷的摸索與實(shí)踐中形成了一套完整的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理辦法。

2.1 啟動(dòng)過(guò)程組

啟動(dòng)過(guò)程組即是定義起點(diǎn)的一組過(guò)程，可交付成果包括干系人登記材料、項(xiàng)目管理計(jì)劃。

(1)工作啟動(dòng)。學(xué)院規(guī)定，整體投資在3 萬(wàn)元以上(含)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目，都必須經(jīng)申報(bào)、評(píng)審、審批，獲準(zhǔn)立項(xiàng)后方可實(shí)施。條件裝備處定期發(fā)布實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)通知，啟動(dòng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作。

(2)識(shí)別干系人。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作涉及了技術(shù)部門(mén)(教學(xué)單位)、管理部門(mén)(實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)、法務(wù)、財(cái)務(wù))及投標(biāo)單位等多個(gè)組織。如何把管理優(yōu)勢(shì)與技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)有效地結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮互補(bǔ)型的倍增效應(yīng)［12］，是項(xiàng)目高效組織實(shí)施的重要因素。把對(duì)項(xiàng)目成果有不同觀點(diǎn)和利益的組織或干系人聯(lián)系起來(lái)，記錄其角色、利益、期望和影響力，判別關(guān)鍵干系人，能在后期的溝通工作中起到有效作用。

(3)制定項(xiàng)目管理計(jì)劃。是定義、編制、整合和協(xié)調(diào)所有階段與過(guò)程所必需的工作，含項(xiàng)目生命周期的劃分、確定各階段的實(shí)施流程、如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)、如何變更管理計(jì)劃等信息。項(xiàng)目管理計(jì)劃一旦獲得審批，即成為基準(zhǔn)(benchmark)。

2.2 計(jì)劃過(guò)程組

計(jì)劃過(guò)程組需要明確項(xiàng)目范圍、優(yōu)化目標(biāo)，工作重點(diǎn)是充分論證，嚴(yán)格把關(guān)?？山桓冻晒?xiàng)目申報(bào)材料、評(píng)審意見(jiàn)、審批文件、工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)、范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度基準(zhǔn)、溝通管理計(jì)劃。

(1)收集需求。需求是分解工作、規(guī)劃進(jìn)度的基礎(chǔ)。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的需求包括功能需求、技術(shù)需求、交付需求，由教學(xué)單位綜合專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃與發(fā)展規(guī)模等因素后提交。

(2)定義范圍。此階段要防止建設(shè)目標(biāo)不集中，布局不合理，使得項(xiàng)目資金投入分散，不能突出關(guān)鍵目標(biāo)，影響投資的資源配置與投資效益。通過(guò)立項(xiàng)評(píng)審、實(shí)施評(píng)審、專(zhuān)項(xiàng)評(píng)審與立項(xiàng)審批，確立項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、確定各工作階段的可交付成果及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

(3)工作分解。把項(xiàng)目工作自上而下逐層分解成較小的、更易于管理的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，并確定范圍基準(zhǔn)的過(guò)程。工作分解得越細(xì)致，對(duì)工作的規(guī)劃、管理和控制就越有力，但過(guò)度的分解可能造成無(wú)效耗費(fèi)、效率低下。

(4)進(jìn)度計(jì)劃。進(jìn)度計(jì)劃管理與控制的方法主要有橫道圖法、網(wǎng)絡(luò)圖法、前鋒線法及列表法等［13］。在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃管理與控制實(shí)踐中，橫道圖法與網(wǎng)絡(luò)圖法的應(yīng)用比較廣泛。橫道圖的橫向線條結(jié)合時(shí)間坐標(biāo)，表達(dá)各個(gè)工作的起迄時(shí)間、先后順序、持續(xù)時(shí)間等情況，對(duì)各種資源的計(jì)算也便于從圖上進(jìn)行疊加，直觀易懂，便于比較分析。網(wǎng)絡(luò)圖法是用節(jié)點(diǎn)和箭線表示各種關(guān)系，用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃對(duì)各種進(jìn)度進(jìn)行安排和控制，以保證預(yù)定目標(biāo)的計(jì)劃管理技術(shù)。在得到批準(zhǔn)后，進(jìn)度計(jì)劃即成為基準(zhǔn)，用以跟蹤項(xiàng)目績(jī)效。

(5)規(guī)劃溝通。確定項(xiàng)目干系人的信息需求，并定義干系人的溝通需求、需要溝通的信息、發(fā)面相關(guān)信息的原因、發(fā)布信息的時(shí)限和頻率、負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員、有權(quán)發(fā)布機(jī)密信息的人員、傳遞信息的技術(shù)或方法。在項(xiàng)目管理中，大部分沖突、挫折以及低效在很大程度上都是溝通不良造成的。通過(guò)有效的規(guī)劃溝通，能對(duì)干系人的信息和溝通需求做出應(yīng)對(duì)安排。

2.3 實(shí)施過(guò)程組

實(shí)施過(guò)程組也稱(chēng)執(zhí)行過(guò)程組，是完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的工作以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的一組過(guò)程?？山桓冻晒ú少?gòu)合同、進(jìn)度計(jì)劃、工作績(jī)效信息、項(xiàng)目管理計(jì)劃、變更請(qǐng)求與審批、干系人管理策略。

(1)實(shí)施采購(gòu)?？萍及l(fā)展瞬息萬(wàn)變，市場(chǎng)行情日新月異，如不能及時(shí)把握有效信息，會(huì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的可行性、合理性、先進(jìn)性造成影響。學(xué)院設(shè)立了采購(gòu)工作小組，組員來(lái)自技術(shù)部門(mén)與管理部門(mén)。采購(gòu)實(shí)施辦法以公開(kāi)招標(biāo)為主，實(shí)施環(huán)節(jié)包括招標(biāo)、資質(zhì)審查、技術(shù)審查、調(diào)研、方案審查、商務(wù)審查、商務(wù)談判、定標(biāo)、合同訂立。采購(gòu)工作重點(diǎn)除了廉政建設(shè)，還包括應(yīng)變反應(yīng)機(jī)制、動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)機(jī)制的建立健全。

(2)發(fā)布信息。為避免管理人員與技術(shù)人員的信息不對(duì)稱(chēng)，應(yīng)按溝通管理計(jì)劃，向項(xiàng)目干系人提供相關(guān)信息。溝通方法包括網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、會(huì)談、會(huì)議、電話(huà)、信件、備忘錄、報(bào)告、電子郵件、傳真等。

(3)管理干系人期望。管理干系人期望能確保干系人理解項(xiàng)目的利益與風(fēng)險(xiǎn)，充分調(diào)動(dòng)管理人員與技術(shù)人員的積極性，增加項(xiàng)目成功的概率。管理方法包括溝通、使用人際關(guān)系技能與管理技能。

2.4 控制過(guò)程組

控制過(guò)程組是跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效，識(shí)別并啟動(dòng)必要的計(jì)劃變更的一組過(guò)程?？山桓冻晒ㄟM(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度數(shù)據(jù)、變更請(qǐng)求與審批、驗(yàn)收的可交付成果、績(jī)效測(cè)量結(jié)果、績(jī)效報(bào)告。

(1)進(jìn)度控制。跟蹤、審查、調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展，監(jiān)督項(xiàng)目狀態(tài)，通過(guò)對(duì)比進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行偏差分析的過(guò)程。是項(xiàng)目管理過(guò)程績(jī)效監(jiān)控的重點(diǎn)。

(2)變更控制。引起項(xiàng)目變動(dòng)的原因呈多樣性。項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束要經(jīng)過(guò)一個(gè)周期，期中受環(huán)境因素影響，使不確定性成為大概率事件［14］。此外，參與項(xiàng)目建設(shè)的主體較多，管理與技術(shù)脫節(jié)也會(huì)導(dǎo)致變更。變更不可避免，需要采用范圍控制過(guò)程來(lái)管理變更，未獲批準(zhǔn)不得實(shí)施，避免項(xiàng)目范圍蔓延(Project Scope Creep)。變更請(qǐng)求由項(xiàng)目干系人提出，經(jīng)職能部門(mén)審核，由實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目評(píng)審專(zhuān)家予以批準(zhǔn)或否決。變更請(qǐng)求得到批準(zhǔn)后，可能需要調(diào)整活動(dòng)排序、進(jìn)度日期;如變更可行，但超出了項(xiàng)目范圍，那么還需要進(jìn)行相應(yīng)的基準(zhǔn)變更。

(3)范圍核實(shí)與范圍控制。范圍核實(shí)是通過(guò)節(jié)點(diǎn)控制、可交付成果的審核，判斷各階段工作是否符合要求。范圍控制是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)、管理范圍基準(zhǔn)變更的過(guò)程，通常與變更控制過(guò)程整合在一起。

(4)績(jī)效報(bào)告。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的項(xiàng)目績(jī)效信息含項(xiàng)目落實(shí)情況、存在的問(wèn)題、本期要完成的工作、下期需要完成的工作、需審查和討論的其他相關(guān)信息。在工作中應(yīng)定期收集、組織與歸納信息，對(duì)比分析基準(zhǔn)與實(shí)際數(shù)據(jù)，分析編差，推薦糾正措施，并以各干系人所要求的詳細(xì)程度發(fā)布績(jī)效信息。

2.5 收尾過(guò)程組

收尾過(guò)程組是為完結(jié)所有活動(dòng)以正式結(jié)束項(xiàng)目或階段而實(shí)施的一組過(guò)程?？山桓冻晒ㄖ虚g/最終成果、項(xiàng)目檔案、驗(yàn)收文件、歷史信息與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)需要審查各階段的收尾信息，核實(shí)范圍與變更，比對(duì)合同，確保所有工作都已完成。

3 運(yùn)用項(xiàng)目化管理實(shí)驗(yàn)室建設(shè)成效

自2007 年實(shí)施實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目化管理以來(lái)，學(xué)院確立了193 個(gè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目，迄今已完成建設(shè)目標(biāo)的97%，購(gòu)置了電子測(cè)量?jī)x器、分析儀器、電類(lèi)、控制類(lèi)、汽車(chē)、機(jī)械、材料、生物、化學(xué)、心理、生理等多類(lèi)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備及多媒體等輔助教學(xué)設(shè)備，經(jīng)費(fèi)投入過(guò)億元，為教學(xué)科研工作提供了有力保障。在獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作中運(yùn)用項(xiàng)目化管理，在有限的資源條件下促進(jìn)了時(shí)間、質(zhì)量與成本的優(yōu)化，提高了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)水平，提升了辦學(xué)能力與成效，為創(chuàng)建獨(dú)立學(xué)院品牌發(fā)揮了積極作用。

4 結(jié) 語(yǔ)

綱要指出:“提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的基本要求［15］”。高等學(xué)校，特別是獨(dú)立學(xué)院，必須研究現(xiàn)實(shí)與教育資源狀況，尋求最優(yōu)的存在狀態(tài)，打造自身優(yōu)勢(shì)，提高競(jìng)爭(zhēng)能力。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)要做到布局合理、特色鮮明、重點(diǎn)突出，這也是未來(lái)自主辦學(xué)的必然趨勢(shì)。因此，計(jì)劃過(guò)程組是整個(gè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目生命周期的重中之重。此外，使用階段的效益考核不容輕視，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目化管理與實(shí)驗(yàn)室使用效益考核相結(jié)合，方能搭建更有效的獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)室投資效益保障平臺(tái)。

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