利用信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行管理

朱芳華 宮潔麗 王建軍 劉丹鳳 翟俊霞

當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟，為醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行信息化管理提供了很好的平臺(tái)。醫(yī)院綜合檔案是指臨床一線在醫(yī)療、教學(xué)、科研、設(shè)備管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，機(jī)關(guān)職能部門在人力資源、黨建和行政管理等工作中所形成、積累、歸檔保存并有利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式歷史記錄的總稱。隨著醫(yī)療體制改革的深入和醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案應(yīng)用價(jià)值和信息利用率日益提高［1，2］。由于受思想觀念和工作性質(zhì)的影響，致使機(jī)關(guān)職能部門和臨床一線科室散落有許多重要珍貴的文件資料，給醫(yī)院管理工作帶來諸多不利。對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行信息化管理，就是充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，對醫(yī)院電子記錄的各類信息進(jìn)行分類管理并加以綜合利用，便于科研人員及管理人員調(diào)閱和獲取有價(jià)值的信息，使醫(yī)院綜合檔案價(jià)值得到最大化利用，不斷提高醫(yī)院管理質(zhì)量和水平。

1 綜合檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和調(diào)閱權(quán)限

1．1 管理結(jié)構(gòu) 醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)較為常用的樹狀管理結(jié)構(gòu)分為2種。(1)封閉式的樹狀管理結(jié)構(gòu)，即從事醫(yī)院各類檔案管理的部門和人員，在對電子文檔進(jìn)行分類、登記、傳輸和修改后，可隨時(shí)調(diào)閱全部檔案資料。這種方式單機(jī)運(yùn)行，訪問量較小，共享的計(jì)算機(jī)臺(tái)數(shù)少，由任意一臺(tái)裝有綜合檔案信息管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)作為主服務(wù)器運(yùn)行，通過內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)連通，所有從事醫(yī)院檔案管理的人員都可以實(shí)行信息共享。這種管理模式優(yōu)點(diǎn)是，投入財(cái)力和人力較少，信息傳輸方便快捷，不易泄密。缺點(diǎn)是，所有檔案資源不能最大化利用，不便其他部門查閱。(2)開放式的樹狀管理結(jié)構(gòu)，即醫(yī)院所有人員均可共享系統(tǒng)內(nèi)的所有檔案數(shù)據(jù)。這種方法一般由專門的計(jì)算機(jī)作為服務(wù)器，通過醫(yī)院的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，任何部門、任何人員只要授權(quán)登錄系統(tǒng)，均可查閱相關(guān)檔案資料。這種管理模式優(yōu)點(diǎn)是，查閱方便，能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化共享。缺點(diǎn)是，前期投入的人力物力巨大，系統(tǒng)的后期維護(hù)工作復(fù)雜繁瑣［3］。

1．2 調(diào)閱權(quán)限 一套成熟的醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)，其登錄與使用權(quán)限非常關(guān)鍵，它的設(shè)置應(yīng)與管理結(jié)構(gòu)保持一致。(1)封閉式的樹狀管理結(jié)構(gòu)訪問權(quán)限，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理醫(yī)院各類檔案業(yè)務(wù)主管單位的領(lǐng)導(dǎo)擁有一級權(quán)限，可以隨時(shí)調(diào)閱全院所有的各類綜合檔案，并提出具體指導(dǎo)意見，為最高權(quán)限。具體從事某種檔案的管理人員擁有二級權(quán)限，可以隨時(shí)訪問、增刪和借調(diào)自身分管的檔案資料。所有在醫(yī)院從事檔案管理的人員擁有三級權(quán)限，可以隨時(shí)調(diào)閱除自身分管檔案之外的檔案資料，沒有修改其他檔案資料的權(quán)力。(2)開放式的樹狀管理結(jié)構(gòu)訪問權(quán)限，它的權(quán)限設(shè)置與封閉式樹狀管理結(jié)構(gòu)的訪問權(quán)限設(shè)置大致相似，增加四級權(quán)限，即醫(yī)院其他人員，如科室領(lǐng)導(dǎo)、普通醫(yī)務(wù)人員按照檔案資料的密級對應(yīng)給予相應(yīng)的人員可以進(jìn)行調(diào)閱。比如:醫(yī)療文書檔案可對全體醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行開放，而人力資源檔案，具體哪個(gè)科室的就只有科主任才能調(diào)閱，其他人員則無權(quán)訪問。

2 綜合檔案信息系統(tǒng)功能模塊

醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)應(yīng)至少具備5個(gè)模塊，即:醫(yī)療文書檔案管理電子模塊，科研教學(xué)檔案管理電子模塊，醫(yī)療設(shè)備檔案管理電子模塊，人力資源檔案管理電子模塊，其他信息檔案管理電子模塊(主要是黨建、行政管理、基本建設(shè)等)［4］。

2．1 醫(yī)療文書檔案管理電子模塊 這部分檔案管理非常重要，數(shù)量大，涉及到患有切身利益，它的管理也是醫(yī)院綜合檔案管理中較為繁瑣的環(huán)節(jié)。通常有3種分類［5］:(1)按?？七M(jìn)行分類歸檔;(2)按病種分類歸檔;(3)按病案號分類歸檔，也可三種方式兼而有之，病案號分類方式較為普遍，以數(shù)字的方式存儲(chǔ)，易記，方便查找。無論哪種方式歸檔，該模塊須具備要素:(1)檔案分類及邏輯查詢功能，即輸入相應(yīng)的?？?、病種或病案號，就可完整地所要調(diào)閱的醫(yī)療文書檔案;(2)應(yīng)具備基本信息的導(dǎo)出功能，在執(zhí)行查詢后，通常需將查詢結(jié)果上報(bào)或者進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為了更好地利用檔案資源，系統(tǒng)必須具備數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能;(3)缺陷提醒功能，患者出院結(jié)算后，醫(yī)生提交的電子病歷文書如出現(xiàn)不完整的情況，系列能自動(dòng)提示，避免歸檔的過期文書存在缺限，時(shí)間長了出現(xiàn)有關(guān)材料無法增補(bǔ)的情況。

2．2 科研教學(xué)檔案管理電子模塊 科研教學(xué)是反映醫(yī)院綜合實(shí)力的重要方面，但在實(shí)際中，部分醫(yī)院對它的檔案管理不太重視，很多資料散落在具體主研人員手里，各自為戰(zhàn)，很多項(xiàng)目報(bào)批了，成果獲獎(jiǎng)了，相關(guān)檔案文書卻沒有很好地歸檔。通過電子模塊的建立，從事科研教學(xué)管理的人員則可有的放失，從科研項(xiàng)目立項(xiàng)、教學(xué)備課開始，可按照模塊設(shè)定的模式輸入相應(yīng)的內(nèi)容，并對存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，提高科研教學(xué)水平。該模塊須包含以下要素:(1)數(shù)據(jù)提醒功能，當(dāng)模塊中填寫的要素不全時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，以保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。(2)對數(shù)據(jù)分析功能，科研人員提取模塊中的數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)全成相關(guān)結(jié)果，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

2．3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理電子模塊 可設(shè)立5個(gè)模塊，即:基本信息模塊、設(shè)備購置論證檔案資料模塊、計(jì)量質(zhì)控管理模塊、維修養(yǎng)護(hù)模塊和報(bào)損報(bào)廢模塊。通過系統(tǒng)模塊可顯示設(shè)備檔案的基本信息，包括設(shè)備規(guī)格、型號、價(jià)格、使用部門、購置日期等，并具備保修期提醒功能，記錄維修養(yǎng)護(hù)時(shí)間和修理情況，調(diào)閱該檔案可全面了解醫(yī)院設(shè)備數(shù)量和運(yùn)用情況。

2．4 人力資源檔案管理電子模塊 可設(shè)立5個(gè)模塊，即:醫(yī)生系列人員管理模塊、藥劑人員管理模塊、護(hù)理人員管理模塊、管理人員管理模塊和其他人員管理模塊。該模塊須具備以下要素:(1)能隨時(shí)調(diào)閱每名醫(yī)務(wù)人員的基本情況;(2)能全面記錄各類人員的德、能、勤、績情況;(3)能自動(dòng)提醒涉及各類人員切身利益情況，如:晉職晉級、工資調(diào)檔、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、考勤等。

2．5 其他信息檔案管理電子模塊 主要有黨建、行政管理和基礎(chǔ)設(shè)施等模塊。黨建模塊包括醫(yī)院黨組織建設(shè)情況、黨員基本信息，開展的黨建活動(dòng)等;行政管理模塊包括后勤服務(wù)、宣傳教育、安全保衛(wèi)等方面的情況;基礎(chǔ)設(shè)施模塊包括營院情況、樓堂館宇建設(shè)等方面的信息。

3 綜合檔案信息系統(tǒng)模塊內(nèi)容

醫(yī)院在整個(gè)管理、醫(yī)療活動(dòng)中的所有內(nèi)容是整個(gè)綜合檔案信息系統(tǒng)的核心，是事關(guān)整個(gè)檔案信息化管理質(zhì)量的關(guān)鍵，主要涉及醫(yī)療文書資料、科研教學(xué)資料、醫(yī)療設(shè)備資料、人力資源資料和黨建、行政管理和基礎(chǔ)設(shè)施等其他信息資料。另外，由于從文件的形成到檔案的管理完全由計(jì)算機(jī)軟硬件及相關(guān)設(shè)備完成，綜合檔案信息化管理通過信息系統(tǒng)覆蓋了醫(yī)院各個(gè)末端，我們在按照模塊設(shè)計(jì)內(nèi)容及時(shí)完善的同時(shí)，需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來完善和修訂文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。由于各個(gè)部門的職能不同，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)對文件檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)要求對各個(gè)部門文件檔案的格式、分類等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，只有這樣，才能使信息系統(tǒng)具備可操作性，才能達(dá)到醫(yī)院綜合檔案信息的最大化利用。

構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)是未來醫(yī)院各類檔案管理部門利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高管理水平的有效手段。通過完善各類電子檔案，可以便捷地查閱醫(yī)院管理和醫(yī)療活動(dòng)中的所有內(nèi)容，包括醫(yī)療文書、科研教學(xué)情況、設(shè)備運(yùn)行使用、人力資源和黨建、行政管理、基礎(chǔ)設(shè)施等全部信息。通過這些有價(jià)值的資料，可以增強(qiáng)管理質(zhì)量，規(guī)范醫(yī)療運(yùn)用，有效提高有效提高醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益［6］。

1 何彩平．醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理．中國醫(yī)學(xué)裝備，2011，8:58-60．

2 王玉紅．如何健全和規(guī)范醫(yī)療設(shè)備維修檔案．醫(yī)療裝備，2010，23:59．

3 許劍波，姚云華．醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策．中國現(xiàn)代醫(yī)生，2010，4:87-88．

4 張晉川．對大型醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考．中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2009，12:28-31．

5 雷霄云．淺談醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)．中國實(shí)用醫(yī)藥，2009，4:247．

6 郭祥麗，嚴(yán)曉春，張馨木．加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策．中國醫(yī)院管理，2006，26:61．