知識管理時代高校教師綜合檔案的一體化管理

熊志云

（湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院，湖北武漢430062）

知識管理，就是以知識為核心，以知識的增值為目標(biāo)的管理。就一個組織來說，那些存在于組織各類信息系統(tǒng)中的記錄型知識，以及隱含在來自組織內(nèi)外的記錄型信息中的各類關(guān)聯(lián)的、隱性的知識，還有存在于組織員工頭腦中的知識、經(jīng)驗(yàn)、技巧等都是組織的知識資產(chǎn)，是重要的戰(zhàn)略性資源。組織內(nèi)知識的創(chuàng)造與傳播是一個動態(tài)的、遞進(jìn)的螺旋運(yùn)動過程[1]，一般都會經(jīng)歷四個階段：外在化、社會化、組織化、內(nèi)在化[2]。

所以，組織的知識管理目標(biāo)即：順應(yīng)知識的螺旋運(yùn)動過程，建立有效的組織知識管理模式與提供服務(wù)平臺，保證組織內(nèi)知識的充分共享和重組利用，實(shí)現(xiàn)組織知識的增值。

高校是融知識性、創(chuàng)新性、研究性、傳播性等于一體的知識密集型組織，其組織管理的實(shí)質(zhì)更應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)以知識為核心，以知識的增值為目標(biāo)的知識管理。

一、高校教師綜合檔案及其知識資源價值

1.高校教師綜合檔案

高校教師綜合檔案，一般涵蓋反映其個人成長過程及社會評價狀況的人事檔案信息、反映個人繼續(xù)學(xué)習(xí)與研究方向及研究心得的個人成長方向動態(tài)檔案信息、反映個人教學(xué)狀況的教學(xué)檔案信息、反映個人科研狀況的科研檔案信息等。

其中，教師個人人事檔案包括個人的學(xué)歷狀況、歷年任職狀況、職稱評定狀況、各種獎懲獲取狀況等信息；繼續(xù)學(xué)習(xí)與研究方向信息包括教師歷年參加培訓(xùn)、進(jìn)修等的信息，也包括教師個人的學(xué)習(xí)計劃、學(xué)習(xí)內(nèi)容、研究方向，個人的興趣、愛好等研究領(lǐng)域信息以及個人的教學(xué)與研究心得總結(jié)等信息；教師教學(xué)檔案包括其曾經(jīng)開過和正在開的各門課程的有關(guān)授課計劃、教學(xué)大綱、課程設(shè)計、教案、作業(yè)的布置批改及完成狀況、學(xué)生選課情況、學(xué)生考試情況、選用教材等信息、各級評估實(shí)體對其教學(xué)效果的評價結(jié)果與意見等信息；教師科研檔案包括教師已經(jīng)獲取的各類科研成果數(shù)據(jù)及其社會評價信息，各類已經(jīng)完成或正在進(jìn)行的有關(guān)科研項(xiàng)目信息，以及所獲獎項(xiàng)信息等。

通過長期的累積，高校教師綜合檔案，既能反映教師個人的成長過程與研究方向、研究水平的運(yùn)動過程，也能反映學(xué)校教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)管理過程及整體管理水平，同時，長期累積的教師個人的教學(xué)與科研檔案數(shù)據(jù)一定程度上還能反映學(xué)校各學(xué)科建設(shè)與各專業(yè)課程設(shè)置的發(fā)展?fàn)顩r，反映學(xué)校各學(xué)科領(lǐng)域教學(xué)、科研成果的螺旋運(yùn)動過程等等。

2.高校教師及高校教師綜合檔案是高校重要的知識資源

高校通過教學(xué)要為社會培養(yǎng)出多而優(yōu)秀的創(chuàng)新型的人才，通過科研要做出有益于社會發(fā)展的人文與科技創(chuàng)新成果，這兩項(xiàng)目標(biāo)既是高等教育的基本使命，也是高校組織管理工作的目標(biāo)。

高校教師肩負(fù)教學(xué)、科研雙重任務(wù)，他們是完成高等教育基本使命的最終實(shí)踐者。他們既是擁有并傳播知識的知識密集群體，又是真正意義上的終生繼續(xù)學(xué)習(xí)者，他們所有的工作實(shí)踐活動過程，都是圍繞知識的整理、傳播、重組、創(chuàng)新而展開。

所以，真實(shí)的記錄有高校教師所有業(yè)務(wù)活動過程的高校教師綜合檔案，是高校組織內(nèi)知識螺旋運(yùn)動過程的歷史見證，是高校重要的知識資源。

集中統(tǒng)一管理的高校教師綜合檔案系統(tǒng)，對高校的高層管理者來說，它是科學(xué)決策的主要參考數(shù)據(jù)源；對高校的中層管理者來說，它是實(shí)施人力資源、教學(xué)、科研等各領(lǐng)域有效管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；對高校教師自身來說，它是教師之間實(shí)現(xiàn)知識共享、融合、相互學(xué)習(xí)的數(shù)據(jù)平臺，也是教師自律與自組織的監(jiān)督平臺；對有自我學(xué)習(xí)與研究能力的大學(xué)生來說，它是可以實(shí)施主動學(xué)習(xí)、跟蹤學(xué)習(xí)、創(chuàng)新研究的知識信息平臺。

從知識管理的角度來說，高校組織管理的實(shí)質(zhì)，就是要通過構(gòu)建合理的組織知識管理模式與開放的知識服務(wù)平臺，來促進(jìn)高校教師資源及教師綜合檔案資源在高校組織范圍內(nèi)的融合與共享，從而推動高校組織內(nèi)知識的螺旋運(yùn)動不斷向前延伸、拓展，促使高校在自身人才隊伍不斷成長壯大的同時，向社會輸送更多的好人才、好成果。

二、高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀

盡管在知識化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，高校的人事管理、教學(xué)管理、科研管理等領(lǐng)域的數(shù)字化、信息系統(tǒng)化都已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，學(xué)生的選課、各類人員對教師的評價、學(xué)生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網(wǎng)上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統(tǒng)計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學(xué)、科研等各個管理部門的信息系統(tǒng)基本都是相對獨(dú)立，彼此互不兼容。結(jié)果就是，教師的各類檔案數(shù)據(jù)是分別存于不同的系統(tǒng)中，對利用與保管都存在不方便之處。

即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學(xué)、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關(guān)檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學(xué)與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學(xué)與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數(shù)據(jù)；一部分則由相關(guān)職能部門（即教學(xué)部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關(guān)檔案上交主管部門或?qū)W校檔案館，各主管部門（即教學(xué)部門、科研部門等）若干年后也會再轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館。

在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產(chǎn)生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學(xué)校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費(fèi)，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數(shù)根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關(guān)職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關(guān)資料，而相關(guān)的信息系統(tǒng)，比如教學(xué)檔案、科研檔案、檔案館等系統(tǒng)都無法提供全面、準(zhǔn)確、完整的相關(guān)材料。

本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調(diào)研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。

2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題

（1）沒有形成對教師的所有檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統(tǒng)一的信息管理平臺。

由于沒有形成對教師所有業(yè)務(wù)活動過程的文檔進(jìn)行統(tǒng)一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統(tǒng)一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統(tǒng)一管理與開發(fā)利用極為不便?，F(xiàn)實(shí)中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學(xué)檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。

（2）分散多級保管模式造成資源浪費(fèi)嚴(yán)重。

因?yàn)楦鞑块T之間數(shù)據(jù)管理模式不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉(zhuǎn)換問題，格式轉(zhuǎn)換本身就是資源浪費(fèi)，同時還有可能造成數(shù)據(jù)丟失。

（3）分散多級的保管模式導(dǎo)致高校教師檔案的利用率較低。

高校有關(guān)人事、教學(xué)、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務(wù)，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。

（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發(fā)揮。

現(xiàn)行的分散多級保管模式導(dǎo)致對高校教師檔案資源的整體構(gòu)建與管理進(jìn)行的研究也很少，盡管找出幾篇有關(guān)資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學(xué)檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業(yè)務(wù)檔案是包括多方面的。

分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認(rèn)識。因?yàn)橹挥屑薪y(tǒng)一保管的教師檔案才能體現(xiàn)出個人或某部門甚至學(xué)校的教學(xué)、科研的整體水平與進(jìn)展過程。

總之，高校教師檔案的分散多級管理模式不利于高校組織內(nèi)知識的融合、共享、創(chuàng)新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發(fā)揮。

三、高校教師綜合一體化管理

1.高校教師綜合檔案一體化管理的基本內(nèi)涵

如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現(xiàn)狀，存在諸多問題。改進(jìn)的基本思路應(yīng)該是充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，尤其是數(shù)字化與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校教師綜合檔案數(shù)據(jù)的一體化管理與利用。一體化的基本內(nèi)涵包括三個方面：

其一，教師個人各類文檔數(shù)據(jù)的一體化管理，即通過制定標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學(xué)、科研等方面文檔數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一保管，以方便利用；

其二，教師各類業(yè)務(wù)文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網(wǎng)及相關(guān)信息管理技術(shù)，對教師的各類業(yè)務(wù)檔案文件的形成過程實(shí)施全程控制，然后直接經(jīng)網(wǎng)絡(luò)鑒定、上傳、歸檔、入庫，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達(dá)、實(shí)施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復(fù)勞動及數(shù)據(jù)的丟失；

其三，教師個人綜合檔案數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)與制度，實(shí)現(xiàn)在高校內(nèi)部的某些范圍內(nèi)對高校教師個人檔案數(shù)據(jù)的共享與開發(fā)利用。實(shí)現(xiàn)途徑應(yīng)該是開發(fā)出能一體化管理教師個人基本信息及各類業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的綜合檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶應(yīng)涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學(xué)生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權(quán)限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。

2.高校教師綜合檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)方略

實(shí)現(xiàn)并達(dá)到上述三個一體化管理的目標(biāo)，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術(shù)方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構(gòu)建一個統(tǒng)一、相對規(guī)范的信息管理平臺與管理制度。其實(shí)施要點(diǎn)包括：

首先，要制定對高校教師所有業(yè)務(wù)活動過程統(tǒng)一建檔、系統(tǒng)保管的專門檔案管理制度，這是實(shí)現(xiàn)高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。

其次，綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，組織專門機(jī)構(gòu)、專職人員，開發(fā)高校教師綜合文檔管理信息系統(tǒng)。

從現(xiàn)實(shí)層面上來說，高校教師的各類檔案應(yīng)該分別保存在不同的已有信息系統(tǒng)中，其自動化、信息化程度應(yīng)該還比較高，比如教學(xué)信息有教務(wù)管理信息系統(tǒng)，人事檔案有人事檔案管理信息系統(tǒng)等等。所以，實(shí)施高校教師綜合檔案一體化管理的關(guān)鍵措施是要在各子系統(tǒng)（如教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等）的基礎(chǔ)上，應(yīng)用系統(tǒng)集成技術(shù)，構(gòu)建一個統(tǒng)一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業(yè)務(wù)文檔的綜合文檔管理信息系統(tǒng)。這一過程可由高校指定相關(guān)管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發(fā)能力的信息公司合作完成，開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)是系統(tǒng)集成技術(shù)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)。

系統(tǒng)的開發(fā)過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導(dǎo)下，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、信息系統(tǒng)集成技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，針對高校教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)構(gòu)成（包括教師個人的人事、教學(xué)、科研等方面數(shù)據(jù)）及各類文檔的形成過程，分析并規(guī)劃系統(tǒng)的整體構(gòu)成及功能結(jié)構(gòu)，包括各子系統(tǒng)的構(gòu)成與功能結(jié)構(gòu)，進(jìn)而建構(gòu)系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)模型并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃，最終完成系統(tǒng)的集成及其相關(guān)軟件的開發(fā)、調(diào)試、實(shí)現(xiàn)等。

該系統(tǒng)應(yīng)該具備：利用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)原理統(tǒng)一保管教師個人基本信息及其所有業(yè)務(wù)活動過程的各類檔案數(shù)據(jù)的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數(shù)據(jù)的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數(shù)據(jù)的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統(tǒng)計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設(shè)定）等；有嚴(yán)格的用戶類型及其權(quán)限管理措施。

最后，在考慮檔案數(shù)據(jù)的特定保護(hù)需求的情況下，在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計階段，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫保護(hù)技術(shù)與原理，設(shè)計并規(guī)劃系統(tǒng)各類文檔數(shù)據(jù)的全程控制以及數(shù)據(jù)的安全保密與數(shù)據(jù)共享的平衡控制機(jī)制。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全保護(hù)措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數(shù)據(jù)模型設(shè)計階段的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性約束等三個基本要素的統(tǒng)一設(shè)計，實(shí)現(xiàn)對整個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一控制的機(jī)制，最終實(shí)施對各類教師業(yè)務(wù)文檔的全稱控制；二是通過對系統(tǒng)各類用戶及其權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃、管理，形成對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整性的統(tǒng)一控制，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發(fā)者與數(shù)據(jù)庫管理員共同設(shè)計完成，相關(guān)內(nèi)容的論述將在后續(xù)文章中完成，此處重點(diǎn)談?wù)劦诙矫娴目刂啤５谝?，針對各類教師業(yè)務(wù)檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統(tǒng)用戶類型（包括教師本人，各院的教學(xué)與科研秘書，各職能部門的相關(guān)檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統(tǒng)運(yùn)行過程中的職責(zé)與任務(wù)，包括要完成的相關(guān)數(shù)據(jù)的上傳、鑒定、歸檔等過程任務(wù)等；第三，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫的安全保護(hù)措施，對各類用戶進(jìn)行統(tǒng)一的權(quán)限控制與管理。包括對系統(tǒng)用戶的名稱與密碼的統(tǒng)一管理，對系統(tǒng)運(yùn)行過程中各類系統(tǒng)用戶的身份識別（以保證系統(tǒng)用戶的合法性），對進(jìn)入系統(tǒng)的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類用戶對權(quán)限范圍內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)的共享與利用。

[1]傅永紅，蔣波.知識管理時代下的公共人力資源管理[J].人力資源管理，2007，（2）.

[2]刑學(xué)軍.知識管理：促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的新思維[J].時代經(jīng)貿(mào)，2007，（3）.