信息公開(kāi)背景下加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的思考

吳君君

信息公開(kāi)背景下加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的思考

吳君君

漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院

在信息公開(kāi)背景下，公民對(duì)信息需求更具有主動(dòng)權(quán)意識(shí)。由于高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠、不同類別的檔案利用率參差不齊、查檔手續(xù)繁瑣，高職院校檔案服務(wù)工作成效難盡人意。該文通過(guò)深層次的分析，提出從提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)、豐富檔案館（室）藏資源、制定和完善規(guī)章制度、科學(xué)處理檔案服務(wù)中保密與公開(kāi)的關(guān)系等方面加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)工作，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。

信息公開(kāi) 高職院校 檔案服務(wù)

21世紀(jì)是以信息為主導(dǎo)的世紀(jì)，在信息公開(kāi)背景下，公民對(duì)信息的需求更具有主動(dòng)權(quán)意識(shí)，在我國(guó)高等教育改革日益深化的前提下，高職院校日常各項(xiàng)工作也穩(wěn)步開(kāi)展。如何緊跟形勢(shì)，在信息公開(kāi)背景下充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使全單位、全社會(huì)受益，形成公平、公正的信息服務(wù)體系，是高職院校檔案工作者、領(lǐng)導(dǎo)者必須面對(duì)并解決的一個(gè)重要課題。

1 信息公開(kāi)背景下強(qiáng)化高職院校檔案服務(wù)功能的意義

我國(guó)已進(jìn)入信息化社會(huì)，《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》第十六條規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書(shū)館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點(diǎn)、信息機(jī)構(gòu)可以要設(shè)立公告欄、電子信息屏等場(chǎng)所和設(shè)施?！雹僖虼?，在信息公開(kāi)背景下加強(qiáng)高職院校檔案的服務(wù)功能有著重要的意義。

1.1 有利于高職院校的各項(xiàng)改革

高職院校檔案記錄的是院校真實(shí)的歷史過(guò)程，管理者可以根據(jù)以往的各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)為今天各項(xiàng)類似的工作提供參考，以深化改革的力度和提高改革的可行性。如教學(xué)類檔案能體現(xiàn)過(guò)去某個(gè)時(shí)期教學(xué)管理和學(xué)生管理的情況，可根據(jù)以前的專業(yè)設(shè)置、學(xué)習(xí)計(jì)劃、培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)進(jìn)度等為今日的教學(xué)管理作參考；可根據(jù)以往的招生專業(yè)、招生計(jì)劃申請(qǐng)、招生計(jì)劃批復(fù)、報(bào)到情況、就業(yè)情況等為今日的申請(qǐng)新增招生專業(yè)、制定分專業(yè)招生數(shù)、為學(xué)生就業(yè)準(zhǔn)備等工作做鋪墊和提供參考依據(jù)。

1.2 促進(jìn)高職院校檔案管理工作的發(fā)展

高職院校檔案服務(wù)工作是建立在扎實(shí)完成檔案基本工作的基礎(chǔ)之上，如果沒(méi)有以做好檔案基本工作為前提，檔案服務(wù)工作就成為“無(wú)源之水，無(wú)米之炊”，服務(wù)工作便無(wú)從談起。高職院校通過(guò)開(kāi)展檔案服務(wù)工作，根據(jù)日常檔案的利用情況來(lái)判斷平時(shí)檔案工作是否做得完善，檢驗(yàn)規(guī)章制度是否制定得科學(xué)、合理，同時(shí)可以查缺補(bǔ)漏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作中的不足和薄弱環(huán)節(jié)，如檔案收集是否齊全、按時(shí)，檔案整理是否科學(xué)、細(xì)致，檔案鑒定是否合理、嚴(yán)格，檔案保管是否安全、有效，檔案服務(wù)是否周到。在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以便有針對(duì)性地促進(jìn)檔案基本工作的改進(jìn)，從而提高高職院校檔案管理工作。

1.3 提高社會(huì)對(duì)高職院校檔案的了解

高職院校是事業(yè)單位，經(jīng)費(fèi)來(lái)源于財(cái)政撥款。知情權(quán)是公民的基本權(quán)利，特別是在信息公開(kāi)的背景下。在統(tǒng)治階級(jí)時(shí)期，只有達(dá)到一定階層的人才能享受檔案服務(wù)；在現(xiàn)代社會(huì)，獲得檔案信息不再是貴族專享的VIP服務(wù)，而是全社會(huì)都可以享受到的服務(wù)。這標(biāo)志著國(guó)家各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)承擔(dān)了向社會(huì)服務(wù)的義務(wù)，也是社會(huì)文明進(jìn)步的體現(xiàn)。這既是公民充分享受國(guó)家憲法賦予權(quán)利的具體體現(xiàn)，又是國(guó)家法制健全、政治文明的具體體現(xiàn)。

2 當(dāng)前高職院校檔案服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

高職院校檔案服務(wù)工作是指高職院校檔案部門(mén)為了滿足社會(huì)各領(lǐng)域?qū)n案信息的需要而采取各種服務(wù)途徑和方式的總稱。充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，是檔案管理工作的目的和意義，也是檔案存在的價(jià)值，但是在高職院校的日常管理中，檔案服務(wù)工作面臨著困境，使得檔案工作舉步維艱、停滯不前，主要體現(xiàn)在：

2.1 高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠

當(dāng)前，上級(jí)檔案主管部門(mén)取消對(duì)檔案管理的硬性評(píng)估、評(píng)比、升級(jí)，取而代之的是各單位根據(jù)實(shí)際情況自主提出申請(qǐng)要求。這使習(xí)慣接受上級(jí)硬性檢查的高職院校領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為可以等上級(jí)下發(fā)評(píng)估、評(píng)比、升級(jí)的文件后，再來(lái)落實(shí)整改檔案室（館）的工作。殊不知在領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)的情況下，對(duì)檔案各項(xiàng)工作不聞不問(wèn)，沒(méi)有對(duì)學(xué)校的檔案發(fā)展進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃；再者，受傳統(tǒng)觀念的影響，領(lǐng)導(dǎo)以為檔案管理是一項(xiàng)沒(méi)有技術(shù)含量的工作，僅僅是收集文件材料，一份份按時(shí)間順序疊好放進(jìn)檔案盒，然后再把檔案盒放進(jìn)檔案柜里，工作輕松、簡(jiǎn)便。可見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案管理工作上升到必要的位置。

2.2 不同類別的檔案利用率參差不齊

黨群類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、財(cái)會(huì)類、實(shí)物類檔案一般是紅頭文件或各類報(bào)表類，專業(yè)性比較強(qiáng)，利用范圍窄，只有專業(yè)人員考究時(shí)才用到，一般的業(yè)務(wù)人員不熟悉專業(yè)知識(shí)，不會(huì)查閱這幾類。而教學(xué)檔案中的教學(xué)任務(wù)書(shū)、各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃表、考試安排表、申請(qǐng)新專業(yè)文件和批復(fù)、分專業(yè)招生計(jì)劃、招生花名冊(cè)、學(xué)籍卡等等材料實(shí)用性高，在以教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)培養(yǎng)為重的形勢(shì)下，對(duì)教師提高教學(xué)質(zhì)量和做好教學(xué)計(jì)劃，證明學(xué)生的學(xué)歷、協(xié)助人事部門(mén)招聘的人員資格認(rèn)定、學(xué)生辦理出國(guó)手續(xù)等起著至關(guān)重要的作用，利用率極高。

2.3 查檔手續(xù)繁瑣

查檔手續(xù)繁瑣是被普遍認(rèn)同的，由于國(guó)家、省、市檔案主管部門(mén)對(duì)檔案制定了詳細(xì)的法律法規(guī)和管理細(xì)則，因此，在各個(gè)單位對(duì)檔案的細(xì)節(jié)管理嚴(yán)格，如必須本人持單位介紹信辦理查檔手續(xù)，當(dāng)本人無(wú)法親自辦理時(shí)必須嚴(yán)格按照委托與被委托的關(guān)系提供證明材料，一般情況不得將檔案外借。情報(bào)學(xué)著名的穆斯定律指出：“一個(gè)情報(bào)檢索系統(tǒng)，如果顧客感覺(jué)取得情報(bào)要比他不取得情報(bào)更傷腦筋和麻煩的話，這個(gè)系統(tǒng)就不會(huì)得到利用。”②即檔案需求者希望查檔手續(xù)越方便越好，在同等條件下，越是方便簡(jiǎn)單的手續(xù)，需求者利用的頻率越高，反之則很少有需求者去利用。

3 加強(qiáng)高職院校檔案服務(wù)的對(duì)策

3.1 提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

檔案工作者應(yīng)該行動(dòng)起來(lái)，通過(guò)多種方式向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的意識(shí)，如及時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)批閱有關(guān)檔案的文件，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加上級(jí)的各類檔案工作會(huì)議及檔案活動(dòng)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)學(xué)校檔案工作的計(jì)劃和總結(jié)、外出參觀學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)、其它兄弟院校的檔案工作進(jìn)展等等，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解當(dāng)前檔案工作的發(fā)展形勢(shì)和地位，加強(qiáng)對(duì)本校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。在校內(nèi)開(kāi)設(shè)檔案知識(shí)講座，傳授檔案管理知識(shí)，普及檔案常識(shí)，提高教職工、學(xué)生尤其是高職院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。只有讓領(lǐng)導(dǎo)肯定了檔案工作，才能將院校的檔案工作擺上議程，重視檔案館（室）的發(fā)展，定期在行政例會(huì)上研究如何加強(qiáng)和改進(jìn)檔案信息服務(wù)工作；在檔案工作遇到困難和阻力時(shí)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，以大局為重，共同做好學(xué)校的檔案工作。

3.2 豐富高職院校檔案館（室）藏資源

室（館）藏資源應(yīng)該能滿足檔案需求者實(shí)現(xiàn)信息需求，不能因?yàn)閹?kù)藏檔案數(shù)量不足而影響到檔案信息服務(wù)的開(kāi)展。另外，應(yīng)該以最低限度的費(fèi)用消耗來(lái)保存社會(huì)所需的最大限度的檔案信息資源。第一，有條不紊地做好檔案的收集、保管、整理、鑒定、銷毀和開(kāi)發(fā)利用，確保能體現(xiàn)學(xué)校活動(dòng)的、有價(jià)值的材料都?xì)w檔；第二，確定沒(méi)有歸檔價(jià)值的材料，要?dú)w類存放2～3年再銷毀，以防由于局勢(shì)變化，材料產(chǎn)生價(jià)值，發(fā)揮使用潛能；第三，按移交清單認(rèn)真清點(diǎn)各部門(mén)移交的檔案材料，確保移交的檔案都是有價(jià)值的檔案，確保實(shí)際移交的檔案與清單上所列的目錄一致，確保每份材料的完整性，提防缺頁(yè)、破損；第四，及時(shí)組織開(kāi)展檔案的銷毀工作，嚴(yán)格按照保管期限仔細(xì)核對(duì)室（館）藏檔案，對(duì)于過(guò)期、與單位各項(xiàng)活動(dòng)關(guān)系不大、沒(méi)有使用價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定、登記、統(tǒng)計(jì)、銷毀、登記，節(jié)約庫(kù)房空間，以便將來(lái)能更容易找到目標(biāo)檔案；第五，加強(qiáng)日常室（館）藏檔案的管理，定期查看檔案案卷，發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)該馬上查閱檔案利用登記表或是監(jiān)控，排查丟失的原因。

3.3 制定和完善高職院校規(guī)章制度

只有制定了切合實(shí)際的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事，才能使工作井井有條。以依法治檔為根本，高職院校在嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該結(jié)合本校的具體情況，制定切合實(shí)際的檔案管理工作制度，以建立健全與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高職院校檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

首先，根據(jù)檔案法律法規(guī)制定適合本單位的《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作人員崗位責(zé)任制度》、《檔案信息公開(kāi)管理規(guī)定》等，使各種各類材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔、利用等形成制度化和規(guī)范化，做到有章可循，有據(jù)可依，按章辦事③；其次，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，為社會(huì)提供更便捷的服務(wù)，最大限度地發(fā)揮它們的使用價(jià)值，《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十條規(guī)定：“中華人民共和國(guó)公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開(kāi)放的檔案。各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件?！雹?/p>

3.4 科學(xué)處理高職院校檔案服務(wù)中保密和公開(kāi)的關(guān)系

首先，嚴(yán)格做好密級(jí)檔案的保管工作。檔案區(qū)別于其他信息資料的特點(diǎn)的是機(jī)密性原則，信息公開(kāi)并不意味著所有的信息都要公開(kāi)，為了避免觸犯法律，減少?zèng)]必要的沖突，高職院校檔案室（館）有必要對(duì)信息的公開(kāi)進(jìn)行限制，做到有所公開(kāi)、有所不公開(kāi)。因此，必須嚴(yán)格做好密級(jí)檔案的保密工作。第一，強(qiáng)化保密意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守《檔案法》、《保密法》、《專利法》、《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》等有關(guān)法律規(guī)定，對(duì)于不能公開(kāi)的檔案，絕對(duì)不能公開(kāi)；其次，檔案工作者要熟悉館（室）藏資源，絕密、機(jī)密、秘密級(jí)仍在保密期的檔案要繼續(xù)保密，涉及不適宜公開(kāi)的檔案材料，一定不能開(kāi)放，如個(gè)人隱私材料、學(xué)生和教職工的處分處理、不幸的個(gè)人經(jīng)歷，個(gè)人專利成果等等。

根據(jù)以上法律，高職院校檔案工作人員應(yīng)定期瀏覽案卷，發(fā)現(xiàn)即將降密或解密的檔案應(yīng)報(bào)告主管機(jī)關(guān)，經(jīng)單位正式公布后，及時(shí)做好解密后檔案的開(kāi)放服務(wù)工作，同時(shí)填好備注，為后來(lái)的服務(wù)提供依據(jù)，切勿將已能開(kāi)放的檔案仍束之高閣，浪費(fèi)資源。

注釋：

①國(guó)務(wù)院．中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例, 2007-05-01．

②李洪．新時(shí)期高校檔案信息服務(wù)功能的拓展[J]．云夢(mèng)學(xué)刊，2011，32(4)：125-127．

③吳君君．淺議高校成教檔案的管理[J]．科教文匯，2012第6期中旬刊：193-194．

④國(guó)家檔案局．中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法, 1999-06-07．

[1] 王磊，喬永會(huì)．高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)踐及改進(jìn)對(duì)策[J]．黑龍江科技信息，2012(27）: 138-139．

[2] 吳君君．淺議高校成教檔案的管理[J]．科教文匯（中旬刊），2012（6）：193-194．

[3] 李章書(shū)．淺析高職院校檔案信息化的主要問(wèn)題及解決對(duì)策[J]．山西檔案，2012(6）: 55-57．

[4] 唐紅波．高?？蒲袡n案服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)分析[J]．蘭臺(tái)世界，2013(17）: 104-105.