農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理

張玉蓮

農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理

張玉蓮

福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)工程技術(shù)研究所

我國(guó)現(xiàn)行科研體制以課題、項(xiàng)目為主，科研檔案的管理又以課題、項(xiàng)目成套為其基本特點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目的管理措施和方法既應(yīng)遵循科研檔案自然形成規(guī)律和科研檔案工作的客觀(guān)規(guī)律，又須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)建立項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為推行現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化管理打下良好基礎(chǔ)，從而提高科研項(xiàng)目管理的效率和質(zhì)量，使項(xiàng)目檔案管理工作真正步入現(xiàn)代化管理軌道。

農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理動(dòng)態(tài)管理

隨著國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)科研扶持力度的加大，科研項(xiàng)目立項(xiàng)的增多，科研項(xiàng)目管理難度日益增大。目前，相當(dāng)一部分農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)對(duì)科研檔案的管理還停留于上世紀(jì)90年代相對(duì)滯后的狀態(tài)，管理手段較為簡(jiǎn)單，效率不高，而管理信息往往不能及時(shí)反映科研項(xiàng)目的最新動(dòng)態(tài)。通過(guò)現(xiàn)代化的手段，對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的跟蹤和管理，對(duì)于及時(shí)、全面掌握科研項(xiàng)目的情況，提升科研檔案管理的水平至關(guān)重要。

1 農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵因素

1.1 項(xiàng)目預(yù)立卷

項(xiàng)目預(yù)立卷工作是科技文件材料隨時(shí)收集積累的最有效的形式，它是指科技項(xiàng)目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部立卷人員，隨時(shí)將科技活動(dòng)實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件材料，按照所編的歸卷?xiàng)l款歸入相應(yīng)的卷盒，有預(yù)見(jiàn)性地做好平時(shí)文件材料暫存管理的工作。一般來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目合同書(shū)簽訂起，就可以開(kāi)展科研項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷工作。做好科研項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷工作，可以加強(qiáng)日常管理，防止檔案散失或堆積，保證歸檔文件材料齊全、完整，又可以防止由于提前立卷后的再次歸檔所導(dǎo)致的拆卷工作，能使科研項(xiàng)目檔案管理有條不紊。

1.2 歸檔過(guò)程和時(shí)間

在整個(gè)科研過(guò)程中，研究課題從立項(xiàng)到成果鑒定是相對(duì)的、動(dòng)態(tài)的，過(guò)程通常比較漫長(zhǎng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，一項(xiàng)農(nóng)業(yè)科研成果平均研制周期為4～6年, 示范推廣期為3～5年, 穩(wěn)定使用期為6年左右。當(dāng)一部分科研項(xiàng)目到了過(guò)程中的某個(gè)階段后，會(huì)由于經(jīng)費(fèi)、人力、水平等原因被擱置，甚至中斷。而一項(xiàng)科研成果得到鑒定后，也許就告一段落了，但也不排除過(guò)了若干時(shí)間后繼續(xù)進(jìn)行應(yīng)用或報(bào)獎(jiǎng)的情況。因此, 相應(yīng)的檔案歸檔時(shí)間是不確定的。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中, 要發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研管理人員的前瞻性, 密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)展的整個(gè)過(guò)程，按階段分期歸檔。

1.3 項(xiàng)目年終總結(jié)和成果鑒定

科研成果鑒定標(biāo)志著項(xiàng)目研究工作的完成，有關(guān)文件材料已形成，這是科研項(xiàng)目檔案收集的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)抓住這一環(huán)節(jié)，進(jìn)行科研檔案的收集工作。對(duì)于研究周期較長(zhǎng)的研究項(xiàng)目，還應(yīng)利用年終總結(jié)的機(jī)會(huì)，收集已形成的文件材料。

2 建立合理有效的農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

2.1 實(shí)行科研項(xiàng)目材料形成部門(mén)和課題組立卷和補(bǔ)充制度

科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括管理性文件和科研性文件，分別由科研管理部門(mén)和課題組形成、積累?？乒懿块T(mén)負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目材料形成、制發(fā)和課題立卷歸檔，在下達(dá)課題計(jì)劃的同時(shí)，必須向課題組明確課題立卷歸檔要求，填寫(xiě)“科研課題建檔登記表”并定期收集。課題組應(yīng)根據(jù)歸檔要求，做好課題文件材料的積累、整理和補(bǔ)充，確保項(xiàng)目材料的質(zhì)量；科研項(xiàng)目完成或部分完成后，填寫(xiě)“歸檔說(shuō)明書(shū)”，送科管部門(mén)審查，審查合格后，方可準(zhǔn)予鑒定、結(jié)題。

2.2 完整、準(zhǔn)確地收集項(xiàng)目材料，做好前期基礎(chǔ)工作

維護(hù)科研項(xiàng)目檔案的齊全、完整是科研檔案管理工作的基本要求。完整的科研項(xiàng)目檔案包括課題在研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等各階段形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。一個(gè)科研課題項(xiàng)目基本包括幾個(gè)階段：研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、成果推廣應(yīng)用。凡納入科研計(jì)劃管理的，有保存價(jià)值的檔案都必須按照其形成規(guī)律收集并整理組成有機(jī)整體。在建立項(xiàng)目檔案時(shí)，必須抓住課題項(xiàng)目?jī)?nèi)容和特點(diǎn)，瞄準(zhǔn)項(xiàng)目科研、推廣、成果轉(zhuǎn)化等幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，梳理歸并，建卡建檔。

2.3 密切同課題組的關(guān)系，樹(shù)立“管理就是服務(wù)”的意識(shí)

在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，為專(zhuān)家、學(xué)者排憂(yōu)解難，在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤和管理過(guò)程中，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)常保持聯(lián)系，及時(shí)溝通情況，發(fā)現(xiàn)并幫助項(xiàng)目進(jìn)展中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3 運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化手段加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案的跟蹤和管理

3.1 項(xiàng)目建檔工作應(yīng)強(qiáng)調(diào)對(duì)科研項(xiàng)目的過(guò)程控制，實(shí)行“四同步”管理

科研檔案管理工作是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，項(xiàng)目材料的形成、積累、整理、歸檔工作必須納入工作程序，納入科研工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍?？蒲性假Y料的收集及檔案的規(guī)范管理必須貫穿于科研工作的全過(guò)程。“四同步”即：盡量做到下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果與檔案部門(mén)出具課題歸檔證明材料同步；從而保證科研項(xiàng)目工作真正步入現(xiàn)代化管理的軌道，使自己做到心中有數(shù)。

3.2 加強(qiáng)項(xiàng)目中期檢查制度和成果鑒定結(jié)項(xiàng)制度

對(duì)課題進(jìn)展的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行項(xiàng)目跟蹤，強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理。年初抓計(jì)劃，年底抓匯報(bào)，每年舉行1～2次項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)會(huì)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況、研究計(jì)劃、課題組情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、預(yù)期成果等進(jìn)行認(rèn)真評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。在項(xiàng)目檢查之后，認(rèn)真撰寫(xiě)管理工作總結(jié)，綜合分析，提出批評(píng)和建議，及時(shí)調(diào)整工作中的偏差。在對(duì)科研項(xiàng)目和成果進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收時(shí)，科研檔案人員必須參與，并對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料加以驗(yàn)收。

3.3 建立項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建立項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理的有效方式。應(yīng)定期組織科研管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，拓寬知識(shí)面，以適應(yīng)新形勢(shì)下動(dòng)態(tài)、全面、現(xiàn)代化的管理，逐步實(shí)現(xiàn)科研管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、計(jì)算機(jī)化，提高工作效率。福建省農(nóng)科院早在1999年就應(yīng)用Microsoft/Access編寫(xiě)出一套“農(nóng)業(yè)科研院所科技管理數(shù)據(jù)庫(kù)”，運(yùn)用于日?？蒲泄芾?。近年來(lái)，又依托院屬眾多專(zhuān)業(yè)所多年科研生產(chǎn)實(shí)踐，以及豐富的信息資源積累，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)、流媒體視頻技術(shù)建立基于數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、遠(yuǎn)程系統(tǒng)、答疑系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的農(nóng)村科技信息服務(wù)系統(tǒng)。該項(xiàng)成果已獲2007年度福建省科學(xué)技術(shù)二等獎(jiǎng)。

實(shí)踐證明，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)能起到事半功倍的效果。通過(guò)項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將收集到的項(xiàng)目及其基本信息及時(shí)、準(zhǔn)確入庫(kù)，分成幾個(gè)階段，并采用動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善。盡可能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題，及時(shí)上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

[1] 劉善文, 等. 福建農(nóng)村科技信息化技術(shù)及示范研究[J]. 福建農(nóng)業(yè)學(xué)報(bào), 2007, 22（4）:418-422.