高校檔案標準化與信息化管理工作現(xiàn)狀及對策研究

劉俊蘭， 趙艷華， 劉毅紅， 賈立平

（河北農(nóng)業(yè)大學 檔案館，河北 保定071000）

高校檔案是指高校在教學、科研、管理等各項活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的組合［1］，它是高校發(fā)展的真實記錄，反映了高校深厚的文化積淀，也是衡量高校管理水平和教學質(zhì)量的重要依據(jù)。教育部《高等學校檔案管理辦法》實施以來，檔案的作用價值受到了各高校的重視，也取得了令人欣慰的成績。隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術在數(shù)字化校園建設中的廣泛應用，檔案的內(nèi)容形式已不再是傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)材料，檔案形式出現(xiàn)了復雜化、多樣化。合理有效的利用新形勢下的檔案資源，使檔案資源最大限度地發(fā)揮其優(yōu)勢，需要使用標準化、信息化的手段來加強新形勢下檔案的管理。

一、高校檔案工作標準化與信息化管理工作現(xiàn)狀

隨著計算機技術、多媒體技術的廣泛應用，辦公自動化系統(tǒng)的普及，高校在各項工作中產(chǎn)生了大量的電子文件。檔案的內(nèi)容和形式已不再是局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)材料，出現(xiàn)了移動硬盤、光盤、微縮膠片等新的存儲介質(zhì)，高校檔案管理工作也正在由原來的純手工操作逐步向計算機管理邁進。但由于沒有一套統(tǒng)一的規(guī)范，各高校的管理方式不一，軟硬件設施五花八門，軟件之間互不兼容，難以實現(xiàn)資源共享，這些都對檔案的信息化管理方式、標準化、規(guī)范化提出了新的挑戰(zhàn)。

《高等學校檔案管理辦法》實施以來，各高校都在認真貫徹落實其相關內(nèi)容，從檔案人員、設備、庫房等方面著手來加強檔案的管理，多數(shù)高校都加大了檔案管理標準化、信息化的步伐，并取得了一定的成績。但由于檔案的特殊性及各高校自身條件、領導的重視程度不同，各高校檔案管理發(fā)展的狀況也參差不齊，多數(shù)高校距離檔案的標準化、信息化標準還有一定的差距，普遍存在以下問題。

（一）對檔案管理的標準化、信息化認識不全面

自《高等學校檔案管理辦法》實施以來，多數(shù)高校都對檔案重視度有了一定的提高，但大部分高校對標準化、信息化并沒有一個統(tǒng)一的認識。有的認為標準化是指檔案內(nèi)容和檔案形態(tài)的標準化，檔案內(nèi)容規(guī)范，檔案形態(tài)統(tǒng)一；有的認為標準化是信息化的前提和基礎，是對檔案在收集、整理、檢索、管理等各方面制定的一套規(guī)范，各高校檔案管理部門都參照此標準執(zhí)行，以保證各檔案館及下屬兼職檔案管理部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一、設備兼容，達到科學有序的要求，以實現(xiàn)資源共享；還有一部分認為信息化即為使用檔案管理軟件保存檔案目錄信息，方便檔案查詢，有了檔案管理軟件即為實現(xiàn)了檔案信息化。上述理解均是根據(jù)自身學校情況對于標準化、信息化的理解，具有一定的局限性。筆者認為檔案標準化是以檔案工作領域中的重復性事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據(jù)，具體包括檔案內(nèi)容和檔案形態(tài)的標準化等方面的內(nèi)容。檔案信息化是指基于網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案的收集，整理，檢索等工作，加強電子檔案的收集并逐步實現(xiàn)館藏教學檔案、文書檔案及其他珍貴檔案數(shù)字化。

（二）檔案管理人員隊伍整體業(yè)務水平不高

堅持以人為本是科學發(fā)展觀的要求，在推進檔案管理工作的標準化、信息化進程中，檔案管理人員的業(yè)務水平直接決定其發(fā)展水平。據(jù)調(diào)查，在河北省各高校中，檔案人員隊伍建設普遍存在著專業(yè)人才匱乏、人員老化、能力水平有限、部門兼職檔案員流動性大等問題，很難適應新形勢下檔案標準化、信息化管理的要求。

新形勢下對檔案管理人員的要求是掌握計算機、檔案、法律等專業(yè)知識的綜合型人才及專門的檔案管理研究人才。由于在我國有檔案管理專業(yè)的高校并不多，檔案專業(yè)的人才培養(yǎng)已經(jīng)無法滿足社會的需要。多數(shù)高校很難招聘到專門的檔案管理人員，多是從其他崗位調(diào)動過來從事檔案管理工作，即使新招聘的檔案管理人員也很少系統(tǒng)學習檔案管理專業(yè)課程，掌握計算機技術及檔案管理知識的復合型人才更是鳳毛麟角。有的高校甚至沒有專職的檔案管理員，而是采用人員兼職聘任的方式，一人多崗。對于日益增多的檔案，難免顧此失彼，更談不上改進現(xiàn)有的檔案管理方式。調(diào)查顯示：高校各部門兼職檔案員普遍存在流動性大的問題，雖然高校檔案管理部門會定期對各部門兼職檔案管理人員進行培訓，但是頻繁換人使部門兼職檔案員對于檔案工作不熟悉。不僅增添了檔案管理部門的負擔，還造成部門檔案歸檔不規(guī)范，收集不齊全，移交不及時等問題。

（三）部分高校軟硬件設施亟待提高

目前，由于各高校對檔案館資金投入情況不同，各高校的軟硬件條件也處于不同的層次。有的高校資金投入充足，不僅配備了專門的檔案管理軟件，服務器，打印機、掃描儀，數(shù)碼相機、密集架等設備，擴建了庫房面積，還劃撥了專門的款項用于案卷的保護、維護及對各立卷部門的培訓與獎勵。但有的高校庫房面積狹小，沒有專門的除濕機、吸塵器、防盜柜、密集架等，遠遠達不到檔案庫房的要求。雖然各高校都配備了計算機，但是服務器、掃描儀、數(shù)碼相機等硬件設施還遠遠達不到要求，個別高校甚至沒有專門的檔案管理軟件，對于標準化、信息化的工作更是無法進行。

二、制約高校檔案標準化與信息化發(fā)展進程的因素

制約高校檔案標準化、信息化進程的因素歸納起來主要有以下3個方面：

（一）檔案標準化、信息化管理未形成統(tǒng)一規(guī)范

省教育廳、檔案管理部門雖然提出了檔案標準化、信息化管理的發(fā)展方向，但是并沒有專門針對高校的檔案管理提供一套標準、統(tǒng)一的規(guī)范，也沒有提出標準化、信息化的確切定義和執(zhí)行的方法，同時，檔案標準化、信息化方面的法律法規(guī)也并不完善。這些都制約了其發(fā)展進程。

（二）管理存在漏洞

高校主管部門并未把檔案的標準化、信息化列入到建設數(shù)字化校園的發(fā)展格局中。因此，在資金、政策、技術、人力資源等方面對檔案事業(yè)的支持力度還有待提高。最為嚴重的是不少人在觀念上仍然認為檔案管理部門只是從事簡單資料的保管，查閱工作，平時沒什么工作可做，因此，在人員調(diào)配上也難以提供高素質(zhì)的綜合型人才。

（三）資金投入不足

相對于高校的教學、科研、行政管理等部門，高校對于檔案事業(yè)的投入明顯不足。這已經(jīng)成為高校檔案軟硬件設施難以達到標準的瓶頸。

三、高校檔案工作標準化與信息化的對策

對于“繁、重、雜”的檔案工作，只有制定一套科學、合理、高效的集標準化與信息化于一體的檔案管理體系，才能保證各高校、各部門檔案內(nèi)容形式相互統(tǒng)一、相互協(xié)調(diào)、相互銜接。提高檔案工作效率，保證檔案質(zhì)量，節(jié)約人力、物力，充分發(fā)揮檔案的價值。

（一）制定標準化、信息化統(tǒng)一規(guī)范

檔案管理標準化、信息化是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和技術保障，但是要實現(xiàn)這個目標也不是一蹴而就的，需要國家教育部門、檔案管理部門的扶持。針對各高校對標準化、信息化的概念認識模糊、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，國家有必要制定一套有關新形勢下檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范，并下發(fā)至各檔案管理部門。有了這套規(guī)范，檔案的標準化、信息化管理便有章可循，有法可依。除此之外，省教育廳也有必要出臺一套有關檔案管理工作的指導性意見，并組織計算機和檔案專業(yè)兩方面的人員共同組成規(guī)劃小組，結合省各高校的具體情況，制定出包括近期實現(xiàn)目標和遠期發(fā)展方向的整體規(guī)劃，提供切實可行的實施方案，確定各階段分步實施的計劃，避免好高騖遠，華而不實，使檔案標準化、信息化的推進工作落到實處［2］。

（二）建設現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍

檔案管理標準化、信息化是一項長期而艱巨的任務，它的發(fā)展過程是和新技術、新知識密不可分的，因此，檔案管理人才隊伍的建設是決定檔案標準化、信息化方案能否順利實施的關鍵。針對省各高校檔案管理員隊伍的現(xiàn)狀，提出以下兩方面的措施來提高高校檔案管理員隊伍的整體水平。

1．提高檔案人員地位待遇，吸納專業(yè)化檔案管理人才 在人們的傳統(tǒng)意識中，檔案管理部門是學校較為邊緣化的部門之一，檔案工作人員也是不被關注的弱勢群體，因此，好多年輕有能力的人員不愿意來檔案館工作。這就需要上級部門采取有利措施，提升檔案人員待遇，為年輕有能力的工作人員創(chuàng)造良好的繼續(xù)教育、職稱評聘條件，以此來吸納更多的人才投入到檔案管理事業(yè)中來。

2．加強專、兼職檔案員的業(yè)務培訓 學校應該為專兼職檔案員提供條件，支持他們積極的參加業(yè)務培訓，各類檔案研討會，不僅學習檔案專業(yè)知識，還應加強計算機技術、網(wǎng)絡技術、現(xiàn)代化辦公技術、多媒體技術、法律等知識的學習，逐步提高檔案工作者的業(yè)務技能和綜合素質(zhì)，以滿足實現(xiàn)檔案管理標準化、信息化對檔案管理員提出的新要求。檔案管理部門還應定期對各部門兼職檔案員進行業(yè)務培訓，在提高其業(yè)務水平的基礎上增強責任感。學校應該劃撥專項資金用于對歸檔及時、規(guī)范的部門予以獎勵，鼓勵其工作的積極性，還應盡量避免不合理的人員流動，對于必要的人員調(diào)動，前任兼職檔案員還應增強責任感，對新任兼職檔案員進行業(yè)務培訓，增強其檔案意識，做好交接工作。

（三）提供標準化、信息化所需要的軟硬件設施

充足的現(xiàn)代化設備是實施檔案標準化、信息化管理的基礎條件，因此，高校應加大經(jīng)濟投入，加強基礎設施的建設，對標準化、信息化建設毫無動靜的院校購置充足的計算機、掃描儀、打印機、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化辦公設備，并配備專業(yè)人員對其進行操作，使設備得到合理的利用。對標準化、信息化建設正在進行過程中的院校，進行必要的設施補充，以保證其更快更好的發(fā)展。軟件方面，高校應為檔案管理配備高性能、多功能的檔案管理軟件，針對目前各高校所使用的檔案管理軟件種類繁多，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，通用性差等問題，各高校應及時交流經(jīng)驗，配備有利于資源共享的通用性檔案管理軟件。此外，對于軟硬件設備的維護費用也應列于預算之內(nèi)。

總之，加強高校檔案的標準化、信息化建設是檔案事業(yè)適應社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案質(zhì)量和管理效率的必由之路。高校檔案的標準化、信息化建設是一項長期而艱巨的工作，檔案標準化與信息化是相輔相承的，檔案標準化是信息化的前提和基礎，檔案信息化是標準化發(fā)展的必然趨勢，各高校應加快步伐，使檔案標準化、信息化建設邁上新的臺階。

［1］ 劉柳．談高校檔案資源的管理與利用［J］．蘭臺世界，2008（8）：8．

［2］ 仝美蘭．高校檔案信息化建設中的問題與對策［J］．山西大同大學學報，2008（5）：99-101．