廣播電視大學(xué)教務(wù)管理的現(xiàn)狀、問題與對(duì)策

□宋晚生

(山西廣播電視大學(xué)，山西 太原 030027)

高等學(xué)校教務(wù)管理，是指高等學(xué)校管理者為維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)秩序，依據(jù)教育理論和教育規(guī)律，對(duì)學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的一種管理活動(dòng)。其工作內(nèi)容包括:招生工作、考試管理、學(xué)籍管理、教育實(shí)踐、教材和教學(xué)設(shè)備的管理、教務(wù)統(tǒng)計(jì)和教務(wù)檔案管理等工作。教務(wù)管理的中心內(nèi)容是人才培養(yǎng)的管理。

“中央廣播電視大學(xué)人才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點(diǎn)”項(xiàng)目是實(shí)施《面向21世紀(jì)教育振興行動(dòng)計(jì)劃》提出的現(xiàn)代教育工程，是構(gòu)建終身教育體系、推進(jìn)學(xué)習(xí)型社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的一項(xiàng)重要內(nèi)容和重大舉措;同時(shí)也是電大教育自身發(fā)展和改革的一個(gè)重要機(jī)遇。1999年中央電大開始試點(diǎn)項(xiàng)目以來，已經(jīng)為社會(huì)培養(yǎng)了數(shù)以百萬計(jì)的社會(huì)急需的應(yīng)用型人才?，F(xiàn)在全國電大系統(tǒng)共有44所省級(jí)電大、841所地市電大分校及1742所縣級(jí)電大、3000多個(gè)教學(xué)點(diǎn)，12萬余名專兼職教師和管理、技術(shù)人員通過面對(duì)面、電視、網(wǎng)絡(luò)等多種方式為學(xué)生提供學(xué)習(xí)支持服務(wù)，1999年開放教育啟動(dòng)時(shí)年招生僅3萬余人，現(xiàn)在年招生90余萬人，在校生有400余萬人的規(guī)模。作為圍繞如此龐大系統(tǒng)開展教育教學(xué)管理的廣播電視大學(xué)教務(wù)管理工作來說，既遵循一般高等學(xué)校的教務(wù)管理規(guī)律，也具有自身所獨(dú)有的特點(diǎn)和特色。

一、廣播電視大學(xué)教務(wù)管理的現(xiàn)狀

為規(guī)范電大系統(tǒng)教務(wù)管理流程，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育開辦之初，中央電大就以電校教［2000］24號(hào)文件“關(guān)于印發(fā)《中央廣播電視大學(xué)開放教育教務(wù)管理流程(試行)》(以下簡稱為《流程》)的通知”的形式，對(duì)開放教育的教務(wù)管理工作流程進(jìn)行了規(guī)范。該流程從招生、注冊、學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)過程、考試、畢業(yè)審核和辦證等七個(gè)方面對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的相關(guān)管理環(huán)節(jié)提出了具體的管理辦法。為使該《流程》具有可操作性，中央電大在以上文件的基礎(chǔ)上，相繼出臺(tái)了一些具體的管理辦法對(duì)以上流程予以完善。比較重要的管理辦法有:中央廣播電視大學(xué)開放教育招生計(jì)劃管理暫行辦法、中央廣播電視大學(xué)開放教育學(xué)籍管理辦法等。

為搞好管理，中央電大于開放教育開辦之初就研發(fā)了全國電大系統(tǒng)的招生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)，并隨著形勢的發(fā)展對(duì)以上系統(tǒng)逐漸進(jìn)行完善和升級(jí)。尤其是教務(wù)管理系統(tǒng)，為使其能夠更好地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)基層、服務(wù)學(xué)生，又于2007年開發(fā)出依托網(wǎng)絡(luò)的中央廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)(CPS1．0)，該系統(tǒng)極大地方便了基層教務(wù)管理人員。從2007年春季起，各省級(jí)電大的教務(wù)管理工作就逐步過渡到新的教務(wù)管理系統(tǒng)中。

到目前為止，整個(gè)電大系統(tǒng)嚴(yán)格按照上述文件規(guī)定的流程及相應(yīng)的管理辦法(實(shí)施細(xì)則)進(jìn)行教務(wù)管理工作，取得了令人矚目的成績。

二、廣播電視大學(xué)教務(wù)管理存在的問題

毋庸諱言，面臨如此龐大、復(fù)雜的辦學(xué)系統(tǒng)，教務(wù)管理也存在著一些不可回避的問題，這些問題的存在，有的是《流程》設(shè)置之初所沒有預(yù)料到的，有的是機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的問題，還有的是屬于技術(shù)層面的一些問題，而這些問題，只有通過不斷地深化改革，才能夠逐步地予以解決。

(一)招生與教務(wù)管理部門之間的協(xié)調(diào)問題

在有的省級(jí)電大，招生與日常的教務(wù)管理分屬兩個(gè)不同的部門，由于部門不同，各自的工作重心有所不同，這就難免會(huì)造成部門之間信息溝通不暢，信息交換不及時(shí)。后果就是一些新增加的教學(xué)點(diǎn)，可能會(huì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)不熟悉，以為成為教學(xué)點(diǎn)后，其他事情順理成章，忽視后續(xù)工作的跟進(jìn)，導(dǎo)致招生后不能夠及時(shí)進(jìn)行教育教學(xué)方面的后續(xù)工作，進(jìn)而影響到學(xué)生的學(xué)習(xí)。

(二)教務(wù)信息與教學(xué)脫節(jié)的問題

按照《流程》規(guī)定，新生的注冊數(shù)據(jù)每年的4月和10月中旬后才能夠生成，新的學(xué)號(hào)下發(fā)到學(xué)生手中一般在4月中旬或10月中旬后，這樣的速度，在開放教育開辦初期是可以的。但是隨著現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的發(fā)展和技術(shù)的日益成熟，中央電大為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育發(fā)展的需要，有相當(dāng)?shù)谋匦拚n程形成性考核通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來進(jìn)行，新生登陸平臺(tái)做作業(yè)，必須按照學(xué)號(hào)和班級(jí)進(jìn)行登錄平臺(tái)才可以做作業(yè)，沒有學(xué)號(hào)是無法進(jìn)行的。而等新生有學(xué)號(hào)時(shí)，開學(xué)已經(jīng)將近兩個(gè)月，一個(gè)學(xué)期時(shí)間將近過半，這樣導(dǎo)致新生的做作業(yè)時(shí)間過于短促，影響學(xué)習(xí)。

(三)學(xué)籍管理方面的問題

學(xué)籍管理辦法是保證教學(xué)工作正常開展，維護(hù)正常教學(xué)秩序的一條重要規(guī)定，中央電大所制定的學(xué)籍管理規(guī)定在這方面發(fā)揮了重要的作用，但是經(jīng)過多年實(shí)踐，也存在一些這樣的問題。1．關(guān)于學(xué)籍8年有效期的規(guī)定。在實(shí)踐中，有的學(xué)生由于種種原因，到第八年的最后一個(gè)學(xué)期(即第十六個(gè)學(xué)期)注冊考試最后一門或二門課程且成績合格，但是按照《流程》規(guī)定，辦理畢業(yè)審核時(shí)分別在每年的3月和9月才預(yù)審，此時(shí)已經(jīng)在第十七學(xué)期，由于超過8年有效期，學(xué)生成績雖然合格但不能順利畢業(yè)。2．關(guān)于學(xué)籍異動(dòng)。由于在學(xué)籍管理辦法中，對(duì)于學(xué)生的轉(zhuǎn)換專業(yè)次數(shù)沒有做明確的限制，就造成學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)時(shí)的隨意性。3．中央電大現(xiàn)在的學(xué)生已經(jīng)全部通過新教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，但是由于全國統(tǒng)一進(jìn)入新系統(tǒng)的時(shí)間先后不一致，導(dǎo)致學(xué)生在跨省際間轉(zhuǎn)學(xué)時(shí)，因新舊學(xué)號(hào)不一致，造成管理上的困難。

(四)考試方面的問題

電大系統(tǒng)的考核分為形成性考核和期末考核兩種方式，對(duì)傳統(tǒng)的期末考試，人們普遍地予以高度的重視，不敢有絲毫的懈怠。但期末考試的基于網(wǎng)絡(luò)的考核方式，從多年運(yùn)行情況來看，在經(jīng)濟(jì)條件及交通條件好的地方，人們給予較高的認(rèn)可度，效果良好。但是在一些偏遠(yuǎn)、交通不便、經(jīng)濟(jì)落后的地方采用這樣的考核方式，不論從管理者來說，還是考生來說，都有一定困難。作為考核的另一個(gè)重要組成部分的形成性考核，人們的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如期末考試那么的重視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的形成性考核，基本上流于形式，由于缺乏有效的監(jiān)管，抄襲現(xiàn)象屢有發(fā)生，從而失去了形成性考核的本來意義。而依據(jù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的形成性考核，由于每次完成作業(yè)的時(shí)間有嚴(yán)格限制，而開放教育學(xué)生基本上都是在職學(xué)習(xí)，若由于工作的緣故或出差耽誤做作業(yè)，就會(huì)對(duì)形成性考核作業(yè)成績有比較大的影響，甚至影響該門課最后能否順利通過。

(五)教務(wù)管理系統(tǒng)自身存在的問題

中央廣播電視大學(xué)在1999年開始現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育試點(diǎn)時(shí)，就開發(fā)了一套廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)，經(jīng)過多次完善升級(jí)，目前最新的版本為V6．0。該教務(wù)管理系統(tǒng)經(jīng)過多年的升級(jí)、完善，已經(jīng)成為一個(gè)技術(shù)比較成熟，各級(jí)電大教務(wù)管理人員感覺比較好用的一套教務(wù)管理系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)也有一個(gè)比較顯著的弱點(diǎn):不能夠聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行。為改變這一現(xiàn)狀，中央廣播電視大學(xué)研發(fā)出一套依托于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的新教務(wù)管理系統(tǒng)，并于2007年春季，在全國廣播電視大學(xué)系統(tǒng)啟用了大家現(xiàn)在使用的新教務(wù)管理系統(tǒng):開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)(CPS1．0)。該系統(tǒng)最大的特點(diǎn)是依托互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行。學(xué)生的課程注冊、報(bào)考、考試數(shù)據(jù)生成、畢業(yè)審核、暫緩畢業(yè)等教務(wù)管理工作都依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，最終的數(shù)據(jù)傳輸在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以通過教務(wù)管理系統(tǒng)在線傳輸。只有當(dāng)受到數(shù)據(jù)流量、網(wǎng)絡(luò)狀況、中央電大服務(wù)器響應(yīng)程度等各種外部環(huán)境的影響，在線上報(bào)數(shù)據(jù)無法成功時(shí)，省級(jí)電大向中央電大傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，省級(jí)電大可選擇離線方式上報(bào)數(shù)據(jù)。但是經(jīng)過幾年的使用，也發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)也有一些缺陷，需要以后予以改進(jìn)。

1．教務(wù)管理系統(tǒng)的封閉性。教務(wù)管理系統(tǒng)面向的使用群體過于狹窄，忽略了我們重要的服務(wù)對(duì)象——學(xué)生的使用。學(xué)生如果想知道一點(diǎn)個(gè)人的情況，必須通過其導(dǎo)學(xué)員才可以了解，別無它途。開放教育學(xué)生獲取個(gè)人學(xué)習(xí)信息的渠道非常有限，和現(xiàn)在飛速發(fā)展的信息時(shí)代格格不入。

2．部分功能設(shè)計(jì)的繁瑣性。操作人員在操作時(shí)需要重復(fù)的工作過多，容易產(chǎn)生失誤。比如在進(jìn)行課程注冊時(shí)，若整班課程注冊尚可，若是注冊單個(gè)學(xué)生補(bǔ)考課程，就需要反復(fù)進(jìn)行班級(jí)選擇——課程選擇——退出程序操作，且以上班級(jí)選擇是在本、?？苹旌锨闆r下進(jìn)行的，稍有不慎，就會(huì)產(chǎn)生失誤。

3．網(wǎng)絡(luò)操作的一次性。由于該教務(wù)管理系統(tǒng)依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境運(yùn)行，且一般操作人員不具備管理員身份，造成操作的一次性，如果操作出現(xiàn)失誤就沒有任何修正的機(jī)會(huì)。

三、解決廣播電視大學(xué)教務(wù)管理存在問題的對(duì)策

(一)增強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，提高工作效率

教務(wù)管理既是一種組織活動(dòng)，也是一種協(xié)調(diào)、溝通活動(dòng)。教務(wù)管理在做好計(jì)劃、組織工作的同時(shí)，對(duì)協(xié)調(diào)各種關(guān)系要予以充分的重視，要提高協(xié)調(diào)各部門之間關(guān)系的能力。教務(wù)管理不僅是對(duì)教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生信息、考試成績等“物”的管理，也包括對(duì)校內(nèi)各部門之間、教師教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)組織、對(duì)學(xué)生的教育等“人”的管理。在管理中，要協(xié)調(diào)好、處理好這些關(guān)系。既不能睹“物”不見“人”，又不能見“人”而忘“物”，要將二者有機(jī)地結(jié)合起來，有效調(diào)動(dòng)各方面工作的積極性，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的最優(yōu)配置，使教育教學(xué)工作正常順利進(jìn)行。

(二)優(yōu)化工作程序，提升創(chuàng)新能力

教務(wù)工作，要根據(jù)教育教學(xué)工作的需要不斷創(chuàng)新。教務(wù)管理的創(chuàng)新，不是教務(wù)管理具體事務(wù)上的簡單變革，而是在尊重遠(yuǎn)程教育發(fā)展規(guī)律、適應(yīng)遠(yuǎn)程教育形勢發(fā)展需要的前提下，創(chuàng)造出更加有效的工作管理方法和措施。比如關(guān)于學(xué)分8年有效的規(guī)定，可否實(shí)行彈性學(xué)分制，開放教育學(xué)生在校時(shí)間可以延長也可以縮短，這樣就可以避免出現(xiàn)學(xué)生在8年內(nèi)修夠?qū)W分，但是不能夠畢業(yè)的令人遺憾局面的出現(xiàn)。在工作中，要根據(jù)不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，改革創(chuàng)新，以尋求解決教務(wù)管理工作中遇到的問題的最佳途徑和方法，達(dá)到不斷提高管理水平和提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。

(三)提高素質(zhì)能力，鍛造管理人才

要鍛造一批既精通業(yè)務(wù)，又熟悉技術(shù)的教務(wù)管理人才。提高政治素質(zhì)，努力使自己成為既懂業(yè)務(wù)又精通技術(shù)的專家。要不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的新知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)管理在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育中的重要性。增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，牢固樹立起服務(wù)育人的意識(shí)和愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神。要充分認(rèn)識(shí)到自己所從事工作的重要性，提高責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。要鉆研現(xiàn)代信息技術(shù)，成為教務(wù)管理的行家里手。

(四)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)原則，因地制宜辦學(xué)

堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，因地制宜。廣播電視大學(xué)是依托系統(tǒng)辦學(xué)，系統(tǒng)辦學(xué)就要充分考慮到中國的國情。中國地大物博，人口眾多，地區(qū)間的發(fā)展非常不平衡。在制定一些制度、辦法時(shí)，既要考慮原則性，又要實(shí)事求是，在不降低標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，允許各地方依據(jù)本地的實(shí)際，具有一定的選擇權(quán)。比如網(wǎng)考，在經(jīng)濟(jì)條件好、交通便利的地方，是一種非常好的考核方式，但是在經(jīng)濟(jì)落后，交通不便的地方進(jìn)行網(wǎng)考，困難就非常大，有的地方不具備網(wǎng)絡(luò)考試的條件，學(xué)生參加期末網(wǎng)絡(luò)課程考試要到分校參加考試，給辦學(xué)單位、考生造成很大的困難?？梢栽试S這樣的地方將這些課程的考試方式選擇為紙質(zhì)考試。

(五)完善、拓展教務(wù)管理系統(tǒng)功能，使其更好地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)生

現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)在穩(wěn)定高效運(yùn)行的基礎(chǔ)上，要適當(dāng)簡化操作程序，實(shí)現(xiàn)功能的擴(kuò)展和開放。教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用要打破傳統(tǒng)思維模式的束縛，不僅要服務(wù)于教務(wù)管理人員，也應(yīng)該使教務(wù)管理系統(tǒng)能夠服務(wù)于我們?nèi)w電大人的服務(wù)對(duì)象——開放教育學(xué)生，使教務(wù)管理系統(tǒng)拓展為學(xué)生支持服務(wù)的一個(gè)有機(jī)組成部分。通過該教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)生不僅可以查詢自己的學(xué)習(xí)狀況，過往的成績，還可以進(jìn)行課程的自主選擇，費(fèi)用的收繳等。使其真正適應(yīng)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的需要。

電大教務(wù)管理工作者，從廣播電視大學(xué)成立之日起就默默無聞地奉獻(xiàn)著智慧和汗水，在過去的歲月為中國廣播電視大學(xué)的發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。為使教務(wù)管理工作在廣播電視大學(xué)的發(fā)展中更好地發(fā)揮作用，教務(wù)管理工作改革發(fā)展的任務(wù)相當(dāng)繁重，唯有改革，才能夠更好地適應(yīng)形勢的發(fā)展，才能夠更好地服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生。

［1］張耀斌，劉剛．關(guān)于電大教務(wù)處工作的思考［J］．山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2010，(6)．

［2］劉建清．高等學(xué)校教務(wù)管理概念探析［J］．教育教學(xué)論壇，2011，(26)．