關(guān)于公文在行政管理中的作用

□張小玲

(潞安職業(yè)技術(shù)學(xué)院思政部，山西 長(zhǎng)治 046204)

公文是各部門(mén)在行政活動(dòng)中進(jìn)行管理的一種重要形式，是行政管理機(jī)關(guān)進(jìn)行管理的工具，它不僅為各個(gè)行政機(jī)關(guān)在進(jìn)行行政管理的各項(xiàng)工作與各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)提供了法律依據(jù)，而且為各個(gè)執(zhí)行部門(mén)提供了規(guī)范的行為準(zhǔn)則，在行政管理中具有至關(guān)重要的作用。

一、公文是行政管理中上級(jí)與下級(jí)互相溝通的橋梁

行政部門(mén)行使權(quán)力時(shí)可以通過(guò)各種各樣的渠道，公文是這些渠道的一種重要形式，行政機(jī)關(guān)的上級(jí)決策者在向各個(gè)部門(mén)下達(dá)命令時(shí)，將以公文的形式下發(fā)給各個(gè)部門(mén)去執(zhí)行。如果公文能夠?qū)⑦@些命令或者上級(jí)決策者的意志準(zhǔn)確的表達(dá)出來(lái)，那么行政管理的工作與活動(dòng)必將順利地進(jìn)行，否則，這不僅影響上級(jí)決策者在行政單位中的威信，而且將使公文的約束作用降低。因此，雙方都要謹(jǐn)記自己的職責(zé)所在，不僅需要上級(jí)部門(mén)在發(fā)布公文時(shí)要慎重考慮，表達(dá)清楚自己的要求與目的，而且需要下級(jí)部門(mén)在執(zhí)行時(shí)認(rèn)真閱讀每一項(xiàng)要求，認(rèn)真執(zhí)行，絕不發(fā)生逾越職權(quán)的行為。這樣，上級(jí)與下級(jí)相互理解、相互配合，使公文的作用得到最大的發(fā)揮。

(一)公文是上級(jí)對(duì)下級(jí)傳達(dá)命令的基本依據(jù)。在日常行為工作中，尤其是行政工作，需要一個(gè)確定的準(zhǔn)則來(lái)規(guī)范人們的行為，使人們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中知道應(yīng)該遵循怎樣的原則，從而能夠又快又好的完成任務(wù)，這就離不開(kāi)公文的重要作用。行政機(jī)關(guān)在行駛行政權(quán)力時(shí)需要依靠公文作為權(quán)力的保障，而行政部門(mén)需要依靠公文作為指導(dǎo)方針來(lái)進(jìn)行行政工作與行政活動(dòng)。如果想要行政工作與行政活動(dòng)遵循上級(jí)部門(mén)的意愿正確地進(jìn)行，就要充分利用公文這個(gè)中間渠道，發(fā)揮公文的媒介作用，可以說(shuō)，公文是行政機(jī)關(guān)為各個(gè)行政部門(mén)在進(jìn)行行政工作與行政活動(dòng)時(shí)提供的活動(dòng)依據(jù)，為行政工作與行政活動(dòng)的正確進(jìn)行做出了保證。由于行政工作是一項(xiàng)非常重要的工作，需要工作人員具備一定的素質(zhì)，不僅能夠謹(jǐn)慎、正確地處理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，而且能夠快速、穩(wěn)妥地應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的突發(fā)情況，既能使問(wèn)題得以順利的解決，又不能超越法律的界限。因此，存在一個(gè)處理問(wèn)題的依據(jù)顯得非常有必要，所以公文就成為了下級(jí)工作的依據(jù)。公文一般都是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審理的，具有一定的法律效力，并且具有強(qiáng)制性，因此在執(zhí)行時(shí)，執(zhí)行人員必須要規(guī)范自己的行為，嚴(yán)格遵守公文中的規(guī)定。

(二)公文是下級(jí)對(duì)上級(jí)反映情況的基本手段。上級(jí)可以通過(guò)公文來(lái)給下級(jí)下達(dá)命令，而下級(jí)執(zhí)行活動(dòng)的情況和結(jié)果也需要相應(yīng)的反饋給上級(jí)。行政部門(mén)在進(jìn)行行政工作與行政活動(dòng)時(shí)，難免會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，當(dāng)這些狀況與上級(jí)部門(mén)的命令產(chǎn)生沖突時(shí)，執(zhí)行者就要通報(bào)給上級(jí)，或者下級(jí)在進(jìn)行行政活動(dòng)的過(guò)程中，有一些思想上的認(rèn)識(shí)與建議，想要傳達(dá)給上級(jí)部門(mén)，這時(shí)就可以通過(guò)公文這個(gè)途徑，執(zhí)行者可以通過(guò)寫(xiě)報(bào)告、作總結(jié)等途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。這樣，各行政管理部門(mén)能夠及時(shí)有效地了解到行政工作的進(jìn)行情況，當(dāng)有疑惑或錯(cuò)誤出現(xiàn)時(shí)，使之得以正確的解決。由此，公文在行政管理工作中才真正實(shí)現(xiàn)了它的價(jià)值，發(fā)揮了它的作用。

總之，公文是行政機(jī)關(guān)權(quán)力的象征，是上級(jí)發(fā)布命令的一種重要方法。因此，公文是行政管理中上級(jí)決策者與下級(jí)執(zhí)行者之間相互溝通的橋梁，它一邊將上級(jí)的決定與任務(wù)方便、快捷地下發(fā)給下級(jí)，一邊將下級(jí)在執(zhí)行決策過(guò)程中，在進(jìn)行行政工作與行政活動(dòng)的過(guò)程中發(fā)生的情況及時(shí)地反映給上級(jí)，在這種相互配合之下，行政管理的工作與活動(dòng)才能順利地進(jìn)行。

二、公文對(duì)行政管理活動(dòng)具有指揮與部署作用

公文就像十字路口的紅綠燈一樣，指導(dǎo)各部門(mén)在執(zhí)行工作和活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)怎樣去做，這樣才能使工作和活動(dòng)進(jìn)行的井然有序、有條不紊。

由于行政機(jī)關(guān)擁有許多大大小小不同性質(zhì)的部門(mén)，他們的職責(zé)各不相同，工作也各不相同，因此，他們都需要一個(gè)適合自己部門(mén)的管理?xiàng)l例，能使他們各司其職，做好自身的工作。不光行政管理中各部門(mén)的活動(dòng)需要公文來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)。在我們的社會(huì)生活中也需要公文的制約。如在藥品管理工作中，我們知道，藥品作為人們?nèi)粘Ｉ畹囊粋€(gè)必需品，必須要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，它關(guān)系到一個(gè)人的生命安全，是生死攸關(guān)的大事，然而，許多犯罪分子卻不顧人們的生命安全，為了一己私利，制造一些假冒偽劣的藥物，從中謀取暴利，對(duì)于社會(huì)的安定造成了非常嚴(yán)重的后果。因此，有關(guān)行政機(jī)關(guān)對(duì)藥品管理工作制定了一系列的公文，對(duì)藥品的生產(chǎn)、出售等工作提出了指導(dǎo)性的意見(jiàn)，以確保藥品管理工作能夠順利的進(jìn)行，人民的生命安全得到確實(shí)的保障。在此，還不得不提到的是食品的安全生產(chǎn)問(wèn)題，正所謂民以食為天，人民的生命安全與食物息息相關(guān)，然而近年來(lái)，食品問(wèn)題層出不窮，人民的生命安全受到了極大的威脅，許多居民開(kāi)始對(duì)食物喪失信心，從雙匯瘦肉精、毒奶粉、染色饅頭到地溝油、毒豆芽、速成雞，一系列的事件讓人們對(duì)一些著名的企業(yè)都產(chǎn)生了懷疑。為了人民的切身利益，為了人民的身體健康得到保障，有關(guān)行政部門(mén)制定了食品安全的行政公文，做出了一系列的相關(guān)決策，為全面做好食品安全工作提供了指導(dǎo)依據(jù)，有了這些公文的存在，人民才能吃上放心的食品。

正是通過(guò)公文的指揮與部署，許多社會(huì)問(wèn)題才得以順利解決，公文的作用得以彰顯，不會(huì)成為一紙空文。

三、公文在行政管理中具有培養(yǎng)與教育作用

由于公文本身具有一定的法律效力，具有一定的強(qiáng)制性，并具有一定的指導(dǎo)意義，因此，對(duì)于行政管理中的各部門(mén)各成員能起到培養(yǎng)與教育的作用。它不同于報(bào)紙、雜志、書(shū)籍等書(shū)面文字中的教育形式，也不同于新聞、廣播、電臺(tái)等媒體的傳播教育，而是在行政管理的過(guò)程中，在各部門(mén)執(zhí)行活動(dòng)、進(jìn)行工作時(shí)，通過(guò)實(shí)踐提高自身的品行與思想。公文對(duì)于工作人員在行政管理工作中獲得覺(jué)悟、啟發(fā)和靈感起著十分重要的作用，因?yàn)楣谋旧砭途哂惺稚羁痰乃枷?，是?jīng)過(guò)專業(yè)人員的一次又一次嚴(yán)格的審批才通過(guò)并下發(fā)給各部門(mén)的文件，具有指導(dǎo)教育意義，能使行政管理的各部門(mén)更深刻地認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)所在。

近年來(lái)，行政機(jī)關(guān)出現(xiàn)了許多不正之風(fēng)，貪污受賄腐敗之風(fēng)橫行，嚴(yán)重?cái)_亂了社會(huì)的公共秩序，給國(guó)家和人民都帶來(lái)了極大的危害。雖然國(guó)家已經(jīng)在這個(gè)問(wèn)題上制定了很多措施，并加大了反腐敗的力度，也在一定程度上遏制了腐敗的現(xiàn)象，但在行政機(jī)關(guān)中，腐敗現(xiàn)象依然存在于許多行政部門(mén)之中，在行政工作與行政活動(dòng)進(jìn)行時(shí)，有的部門(mén)濫用職權(quán)，使之不能公平公正的進(jìn)行，因此，腐敗問(wèn)題必須得到徹底的根除。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，行政機(jī)關(guān)制定了防治行政腐敗的公文，行政部門(mén)在進(jìn)行行政管理時(shí)，不得作出超越自己職權(quán)的行為，不得不履行自己應(yīng)盡的義務(wù)，更要杜絕“拜金主義、享樂(lè)主義、極端個(gè)人主義”等思想行為，使行政管理工作運(yùn)行于一個(gè)良好的工作環(huán)境之中。事實(shí)證明，公文在反腐敗斗爭(zhēng)中起到了不可忽視的作用，它不僅使行政機(jī)關(guān)的各個(gè)部門(mén)成員潔身自好，提高了反腐敗的覺(jué)悟，受到了教育，而且減少了行政管理中的腐敗現(xiàn)象，充分體現(xiàn)了公文在行政管理中的教育作用。

公文還能夠使各行政部門(mén)的工作人員提高思想覺(jué)悟，激發(fā)各部門(mén)人員的工作熱情。在行政管理行為中，公文起到很大的教育與培養(yǎng)作用。當(dāng)工作人員在進(jìn)行行政工作與行政活動(dòng)時(shí)，可以將在活動(dòng)中的心得體會(huì)記錄下來(lái)，可以發(fā)表自己的見(jiàn)解，可以分析活動(dòng)中發(fā)生的事件和遇到的問(wèn)題，通過(guò)寫(xiě)作，行政管理者可以提高自己的認(rèn)知，提高自身的思想覺(jué)悟，將自己的想法表達(dá)出來(lái)，在寫(xiě)作過(guò)程中使自己受益匪淺?？傊?，對(duì)于下發(fā)公文的學(xué)習(xí)和體會(huì)，使工作人員的綜合能力提高了，不僅鍛煉了信息整理與閱讀理解能力，而且增強(qiáng)了行政管理的意識(shí)，提高了創(chuàng)新與思考能力和文字表達(dá)能力。

四、公文對(duì)行政管理的思想與行為具有規(guī)范作用

在行政管理中，公文是規(guī)范行為的一個(gè)重要途徑。在行政管理的過(guò)程中，需要一些具體的法規(guī)來(lái)規(guī)范行政管理的各項(xiàng)行為，公文就是這些法規(guī)的體現(xiàn)形式。公文不僅可以讓行政管理行為有法可依，而且使之在一定的約束范圍內(nèi)進(jìn)行，不得超越法律的界限。這樣，公文可以使得各項(xiàng)行政管理工作正確、合法的進(jìn)行，既不用擔(dān)心損害他人的利益，也不用擔(dān)心對(duì)社會(huì)造成不利的影響，使得行政管理工作得以進(jìn)行的一帆風(fēng)順。

公文還使行政管理部門(mén)的工作人員從思想上認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)所在，在進(jìn)行行政管理的工作與活動(dòng)時(shí)，既不能做出超越自己職權(quán)范圍之外的事，也不能把自己應(yīng)盡的義務(wù)忽視掉。比如執(zhí)法人員在對(duì)案件進(jìn)行追蹤調(diào)查時(shí)，必須要依照法律辦事，既不能放過(guò)任何一個(gè)有嫌疑的犯罪分子，也不能侵犯犯罪嫌疑人的合法權(quán)益，在沒(méi)有確鑿的證據(jù)之前，不能單憑自己的直覺(jué)，對(duì)犯罪嫌疑人進(jìn)行任何思想或身體上的侵犯，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律條例、法律程序辦事。只有這樣，才不會(huì)冤枉一個(gè)無(wú)辜的人，也不會(huì)放過(guò)一個(gè)犯罪分子。因此，公文不但可以規(guī)范人的思想和行為，還能使人民安居樂(lè)業(yè)、社會(huì)安定團(tuán)結(jié)。

五、公文在行政管理中具有參考與憑證作用

公文是行政管理機(jī)關(guān)對(duì)各部門(mén)進(jìn)行管理的一種文體。對(duì)于其他文體來(lái)說(shuō)，它存在許多特殊性。比如在內(nèi)容上條理清晰、明白易懂，不能讓讀者產(chǎn)生歧義;在格式上要嚴(yán)格按照要求行文;語(yǔ)言上必須簡(jiǎn)約、規(guī)范。公文不但具有一定的強(qiáng)制性和法律效力，還有一個(gè)確定的執(zhí)行范圍，即哪些公文適用于哪些人群。因此，諸多對(duì)于公文的特殊要求決定了公文的規(guī)范性，也決定了公文的參考與憑證作用。

由于每個(gè)部門(mén)都有大量的活動(dòng)要進(jìn)行，而又不能失去條理，因此，在行政管理工作中，就需要將各個(gè)活動(dòng)的進(jìn)行記錄下來(lái)。比如當(dāng)要開(kāi)展關(guān)于某一方面的會(huì)議時(shí)，需要將會(huì)議內(nèi)容大致記錄下來(lái);當(dāng)行政機(jī)關(guān)要執(zhí)行某一決定時(shí)，要將這一決定的內(nèi)容進(jìn)行記錄，并對(duì)決定實(shí)行后的情況加以總結(jié);當(dāng)要與其他行政機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系，也要將發(fā)送的函件，來(lái)往的文件內(nèi)容記錄下來(lái)。因?yàn)楫?dāng)事件或活動(dòng)過(guò)去之后，而又需要查證一些情況時(shí)，就需要這些記錄作為文字參考與真實(shí)憑證。公文的這一性質(zhì)，可以使行政管理的各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，存在一個(gè)查詢的依據(jù)，是活動(dòng)進(jìn)行的一個(gè)證明。

在執(zhí)法機(jī)關(guān)中，公文的這一作用顯得尤為重要。在執(zhí)法單位中存在大量的案件，每一個(gè)犯罪分子的犯罪行為都應(yīng)該記錄在案，當(dāng)出現(xiàn)重復(fù)犯罪時(shí)，以往的犯罪記錄就要被重新查找出來(lái)，還有一些犯罪分子屬于同一個(gè)集團(tuán)，或者一些時(shí)間久遠(yuǎn)的案件，被重新提起訴訟，都需要從過(guò)往的記錄中查閱資料，這都離不開(kāi)公文的作用。

公文除了可以對(duì)已經(jīng)進(jìn)行過(guò)的活動(dòng)進(jìn)行查證以外，還詳細(xì)地記錄了這一活動(dòng)的歷史資料，它能夠?qū)@一活動(dòng)的策劃、目的、過(guò)程及影響作出較為詳細(xì)的表述，十分真實(shí)地記錄了活動(dòng)的切實(shí)進(jìn)行，是珍貴的歷史資料，雖然活動(dòng)已經(jīng)過(guò)去了，但由于公文的存在，使得活動(dòng)的進(jìn)行具有意義。

結(jié)語(yǔ)

公文是行政管理部門(mén)使行政管理活動(dòng)能夠順利進(jìn)行的一個(gè)渠道，它準(zhǔn)確地表達(dá)了上級(jí)部門(mén)的各項(xiàng)決策，最終使各項(xiàng)工作得到落實(shí)。公文成功地將決策者與執(zhí)行者聯(lián)系起來(lái)，它不僅是決策者發(fā)布命令的依據(jù)，同時(shí)也是各個(gè)執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行工作的一個(gè)參考。

公文作為行政管理部門(mén)進(jìn)行管理的重要工具，在現(xiàn)代社會(huì)中的作用也日趨重要。它貫穿于社會(huì)生活的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，為維護(hù)社會(huì)秩序、保障社會(huì)安全作出了巨大的貢獻(xiàn)。公文是行政管理中最常見(jiàn)同時(shí)也是最實(shí)用的，它在行政管理中的作用，是其他任何一種文體都無(wú)法取代的。由于社會(huì)在不斷地發(fā)展前進(jìn)，行政機(jī)關(guān)不斷分化出更多的部門(mén)，行政管理工作與活動(dòng)也越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜，因此，要想行政管理機(jī)關(guān)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，行政管理活動(dòng)能夠順利進(jìn)行，公文擔(dān)負(fù)著越來(lái)越重的使命。如果公文不存在了，行政管理的各部門(mén)將會(huì)立刻陷入一片混亂之中，將給社會(huì)的安定帶來(lái)不利的影響。綜上所述，公文的作用是不能忽視的，它已經(jīng)成為了行政管理中不可或缺的一部分。

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