新時(shí)期現(xiàn)代企業(yè)中秘書(shū)隊(duì)伍現(xiàn)狀及對(duì)策

黃昌英

一、現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)隊(duì)伍現(xiàn)狀

第一，秘書(shū)素質(zhì)良莠不齊。

當(dāng)今，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，我國(guó)秘書(shū)行業(yè)已形成龐大的社會(huì)職業(yè)群體。隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，秘書(shū)的需求量也在不斷增大。在人才招聘網(wǎng)上看到，有大量的現(xiàn)代企業(yè)需要招聘秘書(shū)，對(duì)秘書(shū)的職業(yè)要求也越來(lái)越高。秘書(shū)已不再是簡(jiǎn)單的行政事務(wù)人員，而是現(xiàn)代企業(yè)人力資源團(tuán)隊(duì)中十分重要的角色，其職能在發(fā)生著變化，從過(guò)去的打打字、發(fā)發(fā)文件，到現(xiàn)在的參與制訂工作計(jì)劃，在職權(quán)范圍內(nèi)協(xié)助處理事務(wù)等。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國(guó)企業(yè)秘書(shū)職業(yè)需求量達(dá)到1000萬(wàn)人，而這些職位大部分都是由未接受到專業(yè)培訓(xùn)的改行而來(lái)的人員擔(dān)當(dāng)，其中包括大量的現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)，其職業(yè)化水平較低，素質(zhì)良莠不齊。

第二，秘書(shū)能力難以滿足企業(yè)要求。

現(xiàn)代企業(yè)對(duì)秘書(shū)的要求越來(lái)越高，但還是有一部分人認(rèn)為，秘書(shū)職業(yè)只是“青春飯”，認(rèn)為秘書(shū)工作就是簡(jiǎn)單機(jī)械的“收發(fā)存打”，從而一葉障目，以偏概全。我國(guó)自頒布《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》以來(lái)，經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，秘書(shū)的職業(yè)水平得到很大提升，但距離國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)還有較大差距。據(jù)一些資料顯示，外國(guó)同行在中國(guó)發(fā)現(xiàn)，中國(guó)秘書(shū)不夠自信，他們自覺(jué)地把自己定位在1個(gè)“低級(jí)”的角色，只是等待老板命令，而不會(huì)主動(dòng)提前解決問(wèn)題。在現(xiàn)代企業(yè)，一些秘書(shū)在工作中，服從和服務(wù)意識(shí)淡薄，沒(méi)有敬業(yè)精神；工作態(tài)度不佳，保密意識(shí)差，導(dǎo)致泄密事件；專業(yè)技能水平差，各類知識(shí)較淺薄等等。這些現(xiàn)象反映出這些秘書(shū)個(gè)性還不夠成熟、水平不夠?qū)I(yè)，其知識(shí)素養(yǎng)和能力還不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)工作的需求。

第三，秘書(shū)角色定位不清晰。

當(dāng)前，受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深刻影響，有些秘書(shū)人員不能清醒認(rèn)識(shí)自己、正確把握自己，對(duì)秘書(shū)工作沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的判斷，造成工作實(shí)施階段產(chǎn)生秘書(shū)角色錯(cuò)位的情況。秘書(shū)角色錯(cuò)位主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是領(lǐng)導(dǎo)的化身。目前很多現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)完全依賴秘書(shū)，把工作無(wú)選擇地交給秘書(shū)去處理，在這種情況下，很多現(xiàn)代企業(yè)的秘書(shū)，不能正確把握自己的身份，在處理問(wèn)題時(shí)，自作主張，擅自行動(dòng)，越俎代庖，在不了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖、目的、思路的前提下，也不請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，擅自作決定，儼然以領(lǐng)導(dǎo)自居。二是領(lǐng)導(dǎo)的奴才。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的基本關(guān)系從職權(quán)的角度上說(shuō)，是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、為主與從屬、主導(dǎo)與輔助、決策與參謀的關(guān)系。簡(jiǎn)言之，秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。但是服從不是不加分析地盲從，秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，既要服從領(lǐng)導(dǎo)的指示和安排，又要積極主動(dòng)、創(chuàng)造性地完成任務(wù)。但在實(shí)際工作中，有些秘書(shū)人員卻視自己的領(lǐng)導(dǎo)為自己命運(yùn)的主宰，在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)中毫無(wú)主見(jiàn)，只知一味迎合領(lǐng)導(dǎo)，工作無(wú)任何主動(dòng)性，停留在只聽(tīng)命式的低層次服務(wù)水平上，導(dǎo)致工作無(wú)所作為，無(wú)所事事。三是領(lǐng)導(dǎo)的“自己人”。在很多現(xiàn)代企業(yè)，由于秘書(shū)代替領(lǐng)導(dǎo)處理很多日常事務(wù)，需要與領(lǐng)導(dǎo)一起去和相關(guān)部門(mén)和單位工作人員交涉、談判，需要與領(lǐng)導(dǎo)密切配合和合作，需要與領(lǐng)導(dǎo)一起研究工作思路、溝通思想和觀點(diǎn)，因此更容易建立起一種較之普通員工更為融洽、和諧親密關(guān)系。更容易建立深厚的感情和友誼。作為秘書(shū)，應(yīng)該把握好這種關(guān)系。但很多人不能很好地把握這層關(guān)系，混淆了工作關(guān)系與私人關(guān)系，有的秘書(shū)自認(rèn)為與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系好，以領(lǐng)導(dǎo)的兄弟自居，說(shuō)話沒(méi)有分寸，辦事不講原則，過(guò)分維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的利益，甚至包庇領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤，即使領(lǐng)導(dǎo)犯錯(cuò)誤也不去揭發(fā)，甚至和領(lǐng)導(dǎo)同流合污、沆瀣一氣，違法亂紀(jì)，損害其他員工的利益，甚至走上犯罪道路。

二、現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)隊(duì)伍問(wèn)題原因分析

第一，秘書(shū)人員自身道德水平不高。

秘書(shū)自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè)部門(mén)或機(jī)構(gòu)的形象及競(jìng)爭(zhēng)力，可見(jiàn)秘書(shū)崗位的重要性。良好的素質(zhì)是做好服務(wù)工作的基礎(chǔ)，自身素質(zhì)越高，提供的服務(wù)層次越高，秘書(shū)的作用也發(fā)揮得越充分。這就要求秘書(shū)自身必須具有良好思想品德素質(zhì)，具有德、才兼?zhèn)涞臈l件。秘書(shū)人應(yīng)該潔身自好，不謀私利。應(yīng)該不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng)，應(yīng)該養(yǎng)成不貪婪，不自私，知足常樂(lè)、廉潔奉公的優(yōu)良品質(zhì)應(yīng)該養(yǎng)成自覺(jué)與社會(huì)不良風(fēng)氣作斗爭(zhēng)的習(xí)慣，杜絕和抵制社會(huì)腐敗現(xiàn)象?，F(xiàn)實(shí)中很多現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)人員思想道德水平不高，缺乏必要的修養(yǎng)，爭(zhēng)名奪利，追逐虛榮，這是現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)素質(zhì)良莠不齊的重要原因。

第二，對(duì)秘書(shū)工作和職能缺乏全面具體的了解。

秘書(shū)是一個(gè)從業(yè)人員數(shù)量龐大、種類繁多的職業(yè)。在不同的產(chǎn)業(yè)中，從工礦業(yè)企業(yè)到商業(yè)企業(yè)以及服務(wù)企業(yè)在不同所有制企業(yè)和部門(mén)中，從社會(huì)主義性質(zhì)國(guó)有企業(yè)到私營(yíng)企以及外資企業(yè)；從服務(wù)類型來(lái)看，從軍工企業(yè)到黨政機(jī)關(guān)、教育文化科技部門(mén)以及地方經(jīng)濟(jì)部門(mén)，到處都需要秘書(shū)。秘書(shū)是個(gè)統(tǒng)稱，從不同的角度，可分為不同的類別。秘書(shū)的類別、層次不同，其工作職能也不盡相同，對(duì)其素質(zhì)的要求也就差別很大，各有側(cè)重。公眾、領(lǐng)導(dǎo)，甚至秘書(shū)自身必須對(duì)秘書(shū)工作的種類、各秘書(shū)工作種類的區(qū)別、秘書(shū)工作不同種類的特點(diǎn)、秘書(shū)工作不同種類的相應(yīng)職能、秘書(shū)工作不同種類的相應(yīng)素質(zhì)要求有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和全面的了解，如果對(duì)這方面的問(wèn)題缺乏了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)工作的認(rèn)識(shí)就會(huì)產(chǎn)生偏差和錯(cuò)誤。

第三，社會(huì)公眾對(duì)秘書(shū)角色的認(rèn)知偏差。

社會(huì)公眾思想觀念影響著秘書(shū)角色正確定位。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，秘書(shū)隊(duì)伍迅速發(fā)展壯大，他們?cè)诂F(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮著重要作用，而且一大批秘書(shū)通過(guò)在秘書(shū)崗位的出色工作，走上了現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)位置，許多人認(rèn)為，秘書(shū)人員就是現(xiàn)代企業(yè)未來(lái)的經(jīng)理（或總經(jīng)理）和行政領(lǐng)導(dǎo)，包括不少?gòu)氖旅貢?shū)工作的人也認(rèn)為，自己就是未來(lái)現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，進(jìn)而把秘書(shū)工作視為通往仕途的一塊跳板受這種思想影響，很多人（包括從事秘書(shū)工作的人）無(wú)法給秘書(shū)工作一個(gè)正確的角色定位。

三、提升現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)素質(zhì)的對(duì)策

要提升現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)的素質(zhì)，關(guān)鍵還在于秘書(shū)自身要有良好的上進(jìn)意識(shí)，具體而言，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備良好的工作心態(tài)。

工作的動(dòng)機(jī)是在需要的刺激下直接推動(dòng)秘書(shū)進(jìn)行活動(dòng)的內(nèi)部動(dòng)力，是激勵(lì)秘書(shū)的心理因素，也是秘書(shū)心理活動(dòng)中最重要的機(jī)能。一名優(yōu)秀的現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)具備正確而高尚的動(dòng)機(jī)，在工作中勤奮努力、積極進(jìn)取，履行職責(zé)。優(yōu)秀的現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，才能在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺(jué)提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。

第二，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)要不斷適應(yīng)專業(yè)化服務(wù)的需要。

一名優(yōu)秀的現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)必須要時(shí)刻保持領(lǐng)先的職業(yè)技能，確立職業(yè)的專業(yè)知識(shí)技能和素質(zhì)。要有很高的專業(yè)技能除了熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫(xiě)各種文件外，還應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見(jiàn)能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力。除此之外，對(duì)于自己的知識(shí)也要孜孜不倦地進(jìn)行積累現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)一定要拓寬知識(shí)領(lǐng)域。秘書(shū)作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，在輔助領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)營(yíng)管理企業(yè)過(guò)程中，除了必備的專業(yè)知識(shí)外，對(duì)于煤炭行業(yè)知識(shí)、企業(yè)管理知識(shí)、法律知識(shí)、時(shí)政常識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)常識(shí)、風(fēng)土民俗、餐飲常識(shí)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)等應(yīng)不斷補(bǔ)充和掌握。

第三，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)擺正位置，牢固樹(shù)立角色意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

一是充分地尊重領(lǐng)導(dǎo)。尊重是相互的，你尊重領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)必然會(huì)有所反應(yīng)。尊重不是吹捧，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重主要體現(xiàn)在是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作、人格、情感的理解、支持和協(xié)助上。

二是用出色的工作業(yè)績(jī)征服領(lǐng)導(dǎo)。這是所有原則中最基礎(chǔ)、最核心的內(nèi)容。沒(méi)有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)讓1個(gè)和自己私人關(guān)系很好，但工作一塌糊涂的人擔(dān)任自己的秘書(shū)。所以，出色的工作能力和業(yè)績(jī)是獲得領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)的第1要義。

三是不打折扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。秘書(shū)要有嚴(yán)格的執(zhí)行力，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作不拖拉，按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成。

四是為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供有建設(shè)性的意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)不僅僅需要言聽(tīng)計(jì)從的下屬，他還需要聽(tīng)到下屬有創(chuàng)造性的方案，秘書(shū)要充分發(fā)揮輔助決策的作用，做領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

五是要多多請(qǐng)示。聰明的下屬，總是善于在關(guān)鍵的時(shí)候恰到好處地向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，征求他的意見(jiàn)和看法，把領(lǐng)導(dǎo)的意志融入正在專注的事情里。這是下屬主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的好辦法，也是下屬做好工作的重要保證。這樣既體現(xiàn)了自己對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的重視，也體現(xiàn)了自己工作的嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心。

六是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)。領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)不容侵犯。領(lǐng)導(dǎo)理虧時(shí)要給他留臺(tái)階下；當(dāng)眾糾正領(lǐng)導(dǎo)是愚蠢的方式；領(lǐng)導(dǎo)的忌諱不要沖撞；領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題出現(xiàn)疏漏，秘書(shū)要及時(shí)地圓場(chǎng)、補(bǔ)救，為領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取榮譽(yù)。

七是爭(zhēng)取成為領(lǐng)導(dǎo)的朋友。出色的工作能力再加上和領(lǐng)導(dǎo)較好的私人關(guān)系，那是再好不過(guò)的事情了。和領(lǐng)導(dǎo)成為朋友并不是要拼命地討好他，而是1種能夠彼此信任、真誠(chéng)溝通，相互關(guān)心的關(guān)系。秘書(shū)要縮小和領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)差距，體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任和壓力，在工作上、思想上、情感上、行動(dòng)上和領(lǐng)導(dǎo)保持共同的目標(biāo)。

第四，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)要加強(qiáng)禮儀修養(yǎng)，注重禮儀規(guī)范。

一是現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)要有得體的儀表風(fēng)度?，F(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)經(jīng)常代表或陪同領(lǐng)導(dǎo)出入各種公共場(chǎng)合，給人的第一印象往往就體現(xiàn)在其儀表風(fēng)度上。秘書(shū)的服裝風(fēng)格，應(yīng)當(dāng)與現(xiàn)代企業(yè)的整體著裝風(fēng)格及秘書(shū)的崗位職業(yè)形象風(fēng)格相吻合。總體上來(lái)說(shuō)，以端莊保守為宜。不管上司自己穿什么樣的衣服，都希望秘書(shū)儀表端莊得體。進(jìn)餐落座有講究，陪同領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)餐時(shí)要先打開(kāi)座位，領(lǐng)導(dǎo)先落座，秘書(shū)要略先于領(lǐng)導(dǎo)吃完，不能讓領(lǐng)導(dǎo)先吃完等秘書(shū)。上下車要主動(dòng)，上車前要為領(lǐng)導(dǎo)打開(kāi)車門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)上車后，自己才能上車。下車要為領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)車門(mén)，秘書(shū)坐車一般應(yīng)坐專職司機(jī)右側(cè)的座位。行走時(shí)，秘書(shū)一般要在外側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)側(cè)，行進(jìn)中要略后于領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)門(mén)時(shí)要走到領(lǐng)導(dǎo)前面去開(kāi)門(mén)。

二是現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)在工作交往中注意的禮儀細(xì)節(jié)正確理解上司的指示，積極主動(dòng)與上司溝通?，F(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實(shí)，避免造成溝通上的誤解。

三是禮貌待人，做現(xiàn)代企業(yè)富有教養(yǎng)的人。受大家喜愛(ài)和歡迎的現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)，一定是在工作場(chǎng)合懂得尊敬他人的秘書(shū)。有的時(shí)候大家一起工作的時(shí)間長(zhǎng)了，秘書(shū)與同事之間會(huì)變得很熟悉，這時(shí)候容易犯的錯(cuò)誤就是言行上過(guò)于隨意。例如：有的秘書(shū)與上司熟了，對(duì)上司常常直呼其名，上司一般不會(huì)介意。但是遇到有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者客人來(lái)的時(shí)候，秘書(shū)仍然對(duì)上司直呼其名，這樣做就會(huì)讓上司非常尷尬，也會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系好，也不能忘記禮貌。

總之，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)存在的價(jià)值就是為了更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)規(guī)定了秘書(shū)活動(dòng)的基本范圍和利益指向。秘書(shū)應(yīng)掌握與領(lǐng)導(dǎo)相處的基本原則和方法。現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)甘當(dāng)配角、甘當(dāng)服務(wù)員，牢固樹(shù)立起角色意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

（作者單位：廣西電網(wǎng)公司百色供電局）