對(duì)成人高校檔案管理的幾點(diǎn)思考

索曉丹

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著我國高等教育改革的不斷深入，成人教育事業(yè)獲得了蓬勃的發(fā)展，成人高校檔案數(shù)量明顯增加，已經(jīng)成為高等院校檔案的重要組成部分.然而現(xiàn)有成人高校建立的檔案室，其檔案管理工作只是停留在收集、整理檔案的階段，檔案的利用價(jià)值也只是日常的文件查詢與檔案保管等基本功能.因此，采取什么樣的策略進(jìn)而有效地解決目前成人高校檔案管理工作面臨的問題，做好成人高校檔案工作，滿足成人教育改革及社會(huì)各方面的需求，是成人高校檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任.

根據(jù)近來20年的教育檔案規(guī)定，成人高等院校的檔案管理有其存在的價(jià)值.但結(jié)合國際國內(nèi)的發(fā)展趨勢(shì)，從一定意義上來說，現(xiàn)行的成人教育檔案規(guī)定，明顯落后于形勢(shì)以及時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，與網(wǎng)絡(luò)招生相比，更凸顯了自身的弊端.因此，對(duì)成人高校檔案的改革勢(shì)在必行.根據(jù)筆者的研究，目前成人高校的檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1 對(duì)檔案管理重視度缺乏

和普通高等教育相比，成人教育盡管在今近年發(fā)展速度較快，但在社會(huì)少數(shù)人心中，仍作為對(duì)正規(guī)教育的附加和補(bǔ)充，沒有放到一個(gè)足夠高的位置上予以重視.從這樣的角度看來，成人高校的檔案管理缺乏一定的注重程度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理者既不了解如何管理檔案，也不知檔案出了問題該如何處置，使得成人高校的檔案管理工作異常薄弱，具有很大的隨意性.

2 管理人員素質(zhì)較差，效率低下

成人教育高校的檔案管理隊(duì)伍普遍較為薄弱，甚至大多數(shù)的高校都不會(huì)設(shè)置專門的管理崗位來處理相關(guān)事務(wù)，而往往會(huì)由人事行政人員、教務(wù)處人員等來兼任.由于他們的工作量較大，且沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，在負(fù)責(zé)成人高校檔案管理中缺乏工作技能，尤其是信息化管理掌握程度更低，面對(duì)檔案的錄入、整理、分類、歸檔等工作時(shí)，工作效率無法提升.另外，因?yàn)槭聞?wù)繁雜，管理者也不會(huì)投入過多精力，經(jīng)常造成檔案的錯(cuò)填、漏填、丟失等情況發(fā)生.

3 管理制度不完善、機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全

高校的檔案管理需要有完整的管理規(guī)定，這在一定程度上保證了檔案管理的有效運(yùn)行，保障學(xué)生檔案的完整和安全.但是，成人教育高校的檔案管理制度大多不科學(xué)，甚至不完善，對(duì)檔案管理造成的障礙是可想而知的.和普通高等教育學(xué)校不同，成教學(xué)生的成分復(fù)雜，思想認(rèn)識(shí)和知識(shí)水平差距較大，可能會(huì)造成管理上難度加強(qiáng)，如果此時(shí)制度跟不上，必然會(huì)使得檔案管理的高效運(yùn)行難上加難.

另外，機(jī)構(gòu)設(shè)置的不健全也會(huì)使成教高校的學(xué)生檔案管理有很大紕漏，如建立檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)由于管理者的疏忽造成部分檔案缺失，未加蓋公章，負(fù)責(zé)人未簽字等等情況出現(xiàn).同時(shí)，部分高校將檔案與其他文本或資料混放，極易錯(cuò)拿、損壞和丟失.隨著信息化程度的加深，普通高校早已采用網(wǎng)絡(luò)方法管理學(xué)生檔案，但部分成教高校卻仍停留在紙質(zhì)保存檔案，查閱和利用的效率有待提高，缺少聯(lián)動(dòng)機(jī)制.

針對(duì)存在的問題，以下提出幾點(diǎn)改善成教學(xué)校學(xué)生檔案管理的對(duì)策：

3.1 加強(qiáng)檔案意識(shí)，從根本上緩解管理難度

3.1.1 增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

想要做好成教學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和積極宣導(dǎo)異常重要.從領(lǐng)導(dǎo)層面上出發(fā)，頒布相關(guān)管理規(guī)定，并要求從上到下按此執(zhí)行，監(jiān)督和管理各層工作人員，這樣才能使得檔案管理工作有更加良好的效果.學(xué)生檔案具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義，真實(shí)、可靠的檔案信息可以為新的管理決策提供客觀依據(jù).同時(shí)，作為一項(xiàng)管理工作，檔案的產(chǎn)生、積累和有效保存在一定程度上反映了領(lǐng)導(dǎo)的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任和義務(wù)選拔優(yōu)秀的檔案管理者，提供思想、設(shè)備、工作環(huán)境與條件，同時(shí)監(jiān)督管理過程有效運(yùn)行.充分的重視是基礎(chǔ)，重視度提升了才能做好各項(xiàng)檔案管理工作.

3.1.2 增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)

檔案管理不但需要管理者的高效工作，同時(shí)也需要各部門的通力配合，因此我們可以利用多種宣傳工具進(jìn)行宣導(dǎo)，如手機(jī)、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)等等，多角度的加強(qiáng)宣傳力度；同時(shí)一定要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，包括檔案管理制度、基礎(chǔ)管理方法和前沿管理技巧等，更要注意對(duì)檔案文化、檔案管理責(zé)任的灌輸.可以利用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)論壇或者宣傳櫥窗、板報(bào)等多種方式，并通過培訓(xùn)和溝通座談，最終在高校形成一支最具責(zé)任感的專業(yè)檔案管理者隊(duì)伍，有傳承有發(fā)揚(yáng)，共同將這項(xiàng)工作完成.

3.2 管理方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化，創(chuàng)新檔案管理模式

現(xiàn)如今，大多數(shù)的成教高校檔案管理方式較為單一，與現(xiàn)代化的管理方式和手段差距較大.由于我們所想達(dá)到的是設(shè)備運(yùn)用、軟件運(yùn)用、資源運(yùn)用三方面共同結(jié)合發(fā)展的檔案管理模式，而從當(dāng)今紙質(zhì)化的管理方式轉(zhuǎn)變上，則可以通過先進(jìn)的信息化處理方式，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全面電子化，使得檢索方式更為便利，同時(shí)畫面感和多媒體操作也更加突出.

專業(yè)性和多樣性將成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，而高校的檔案管理也會(huì)逐步向服務(wù)型的角度轉(zhuǎn)變，這就要求我們的工作者轉(zhuǎn)變工作思路，更多的從學(xué)生角度出發(fā)，如何能讓檔案的擁有者了解個(gè)人檔案，且如何能讓我們的工作更加便捷且針對(duì)性更強(qiáng)，是值得思考的.檔案管理工作的不斷進(jìn)步也體現(xiàn)了高校管理水平的不斷提升，一方面使得管理者工作效率更高，信息來源更加多元化；另一方面也可提升管理服務(wù)的素質(zhì)乃至管理人員的素質(zhì)，達(dá)到雙贏的目的.管理者可制定更為詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度、工作守則和業(yè)務(wù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)個(gè)工作環(huán)節(jié)都可按章執(zhí)行；配置人員時(shí)也可引入競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，真正做到主動(dòng)服務(wù)，有針對(duì)性地開展工作.

3.3 提升檔案管理者的基本素質(zhì)

檔案管理人員是成教高校檔案管理的核心力量，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷引用，檔案管理工作和信息更新等都有了一定程度的變化.這就要求檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能更高更強(qiáng)，做“檔案管理者”而不僅僅是“檔案整理者”.針對(duì)檔案管理運(yùn)行中需要注意的問題，以及在高校檔案收集、處理中的技巧等，高校需要邀請(qǐng)專業(yè)的講師對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，定期召開研討會(huì)，共同討論近期遇到的難題，促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流.

3.4 加大檔案的監(jiān)查頻率和力度

檔案作為學(xué)生基本信息的保證，高校有責(zé)任完整、安全的保存檔案.因此，為了更好的保障檔案保存質(zhì)量，成人教育高校的領(lǐng)導(dǎo)和主管部門應(yīng)定期進(jìn)行監(jiān)查，如由半年一次加大頻率到季度性或月度性，監(jiān)查方式也可采用抽查或者新入學(xué)學(xué)生、即將畢業(yè)學(xué)生必查等方式，及時(shí)糾正和改善問題，從而保障檔案資料的真實(shí)、完整和規(guī)范.同時(shí)，應(yīng)該明確管理責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)，并將此項(xiàng)工作檢查的結(jié)果列入工作人員考核中，提高重視力度.

對(duì)成人教育高等院校來說，檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)的管理工作，是學(xué)校管理水平的重要體現(xiàn).因此，成人高校檔案部門需要更多的開拓思路，銳意進(jìn)取，在不斷夯實(shí)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，為高校的管理和發(fā)展提供更高質(zhì)量的服務(wù)，滿足成人高校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要.

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〔3〕梁守英.關(guān)于高校檔案工作創(chuàng)新的思考.廣西右江民族師專學(xué)報(bào)，2003（6）.

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