信息化時(shí)代高校檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

聶曉明

隨著信息化時(shí)代的到來，高校為適應(yīng)時(shí)代要求，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，是數(shù)字化校園的重要組成部分，網(wǎng)絡(luò)信息已成為學(xué)校教育管理的一種重要資源。作為學(xué)校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門，應(yīng)該充分利用校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計(jì)利用和服務(wù)。

一、高校檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理

從我國(guó)目前高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施情況來看，其基礎(chǔ)設(shè)施配置還不盡合理。高校檔案軟硬件設(shè)施搭配不合理，認(rèn)為配置了電腦就是信息化了，高校檔案館軟硬件配置比較盲目，不管需要與否統(tǒng)統(tǒng)配置，造成了浪費(fèi)。電子檔案產(chǎn)生以后，有的高校接受和處理電子檔案的工具和網(wǎng)絡(luò)，以及處理這些信息的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的配備還不到位，這些都影響了高校檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理信息化的管理制度規(guī)范性存在缺失

高校檔案管理電子化的制度尚不規(guī)范，未能完全落實(shí)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，檔案的電子化存在著很大的盲目性。檔案管理工作實(shí)際仍是由過去的檔案管理部門及檔案管理人員進(jìn)行整理，學(xué)校對(duì)此方面的關(guān)注度不夠。檔案管理工作的宏觀考慮存在不足，僅僅能滿足校內(nèi)各單位使用者的需求，而忽略了更為廣大的校內(nèi)職能部門之外的教職工、學(xué)生及校外相關(guān)部門的潛在需求，因此檔案管理信息化僅僅是實(shí)現(xiàn)了初級(jí)最低綱領(lǐng)要求。近幾年，隨著國(guó)家《檔案法》、《普通高校檔案工作管理辦法》等一系列檔案管理法規(guī)的不斷出臺(tái)，各學(xué)校的檔案管理法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大進(jìn)步，但是從目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。另外從檔案管理網(wǎng)絡(luò)上看，有的學(xué)校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有指定專門的檔案人員負(fù)責(zé)文件材料的收集和歸檔，出現(xiàn)問題時(shí)也沒辦法及時(shí)解決。從檔案材料保管利用來看，存在管理不嚴(yán)格、需要文件時(shí)亂翻、亂抽，查閱檔案、借閱檔案登記不嚴(yán)格，有的長(zhǎng)期借用不換也沒有催要記錄，造成重要文件時(shí)有流失，對(duì)需要特殊保護(hù)的檔案沒有具體的利用和保護(hù)措施。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

目前，從高校檔案隊(duì)伍來看，一些高校檔案管理人員的整體水平還不能適應(yīng)信息化時(shí)代高校檔案管理工作發(fā)展的需要，部分人員學(xué)歷較低、科學(xué)知識(shí)有限、年齡偏大，思想相對(duì)比較保守。有些人還是習(xí)慣用傳統(tǒng)的方法來進(jìn)行檔案管理工作，還不能接受信息化管理檔案，另外，高校嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理人才和計(jì)算機(jī)人才。因此，高校檔案人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和人才結(jié)構(gòu)等方面還有待進(jìn)一步提高。

（四）檔案信息資源開發(fā)和利用不充分

高校檔案信息資源開發(fā)和利用中存在著以下幾個(gè)問題：一是對(duì)電子文件的整理歸檔不及時(shí)，有的部門形成了大量的電子文件，但并沒有及時(shí)上交，導(dǎo)致部分內(nèi)部形成的電子文件處于自生自滅的狀態(tài)；二是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面做的工作偏少，缺少探索性的工作；三是不同高校之間對(duì)于電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不同，影響了高校檔案部門對(duì)電子檔案的開發(fā)和利用，也影響了高校之間的交流。這些現(xiàn)象都影響了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（五）檔案宣傳和開發(fā)力度不夠

隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)和信息化時(shí)代的到來，人們對(duì)高科技信息的需求量急劇增加，也必然形成高校檔案信息資源利用的新高潮。然而，由于檔案部門封閉保守、市場(chǎng)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)館藏檔案的內(nèi)容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報(bào)道少，加上檔案工作者“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機(jī)密與開放、開發(fā)利用檔案信息資源對(duì)立起來，使保密擴(kuò)大化、絕對(duì)化，這在很大程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（六）檔案載體保存及安全存在問題

電子文件的存儲(chǔ)材料是磁性物質(zhì)和光盤，一般的磁盤或磁帶容易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲，易于磁粉脫離。外來磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，從而破壞記錄的數(shù)據(jù)，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件的存儲(chǔ)材料的壽命要短得多，一般僅為5 到15年，電子檔案相對(duì)脆弱，非常容易受到人為及機(jī)器故障的損害，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、促進(jìn)高校檔案管理信息化發(fā)展的對(duì)策

（一）提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響到檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。提高檔案工作者的素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要抓住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，讓他們學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，適應(yīng)新的需要，拓寬視野，了解所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一型向多樣型和復(fù)合型轉(zhuǎn)變，把檔案工作做好。

（二）增加資金投入力度，加快高校檔案管理信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的基本前提，在高校和相關(guān)部門的大力支持下，首先要注重加強(qiáng)硬件建設(shè)，可根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)能力，從實(shí)際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，購(gòu)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化體系建設(shè)。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學(xué)與技術(shù)性都需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理作支持。而電子文件形成后需要集中保管，并建立一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息儲(chǔ)存、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行。最后要加大檔案信息資源開發(fā)力度，對(duì)檔案信息化工作有一個(gè)正確把握，檔案的收集、整理和利用是檔案工作的三個(gè)主要環(huán)節(jié)。收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。通過開發(fā)利用可發(fā)揮其巨大效用，把檔案信息及時(shí)傳遞給教學(xué)科研人員，可促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高。

（三）構(gòu)建電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)體系

根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，其安全防護(hù)也應(yīng)按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”的原則，綜合利用各種安全防護(hù)措施，構(gòu)建立體化的安全防護(hù)體系。一是網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)，包括設(shè)立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權(quán)系統(tǒng)的侵入，二是加強(qiáng)系統(tǒng)的核心防護(hù)，安裝加固軟件，防止對(duì)系統(tǒng)安全構(gòu)成威脅。三是對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)主要是學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)，其網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行大量的密集信息，除安裝各種安全防護(hù)軟件外，還應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

高校檔案管理要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，把檔案工作的中心轉(zhuǎn)到為信息化和各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來，使檔案管理信息化建設(shè)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。高校檔案機(jī)構(gòu)在信息化過程中應(yīng)該積極提供主動(dòng)的檔案服務(wù)，在高校檔案的開發(fā)利用上，高校檔案機(jī)構(gòu)借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來分析用戶的需求，來評(píng)估利用的結(jié)果。這樣，能夠?yàn)楦咝n案信息資源的開發(fā)和利用提供目標(biāo)支持和需求導(dǎo)向。

（五）轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式，更新管理理念

信息化時(shí)代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念，促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)變，主要包括由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變；由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從信息管理向知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理應(yīng)該更直接地站在信息化的前面，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，開發(fā)檔案信息資源。高校檔案管理人員應(yīng)該樹立大檔案、大市場(chǎng)、大服務(wù)的觀念，將檔案管理工作融入學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃之中。促進(jìn)檔案管理人員觀念的改變和自身素質(zhì)的提高，使檔案管理人員明確自己的法定權(quán)利與義務(wù)，加深對(duì)檔案知識(shí)、檔案信息的理解，轉(zhuǎn)變檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，建立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。

（六）充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制

毋庸置疑，檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實(shí)現(xiàn)檔案資料以及檔案信息搜集整理、查詢和檢索自動(dòng)化，當(dāng)今世界是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展很快，檔案管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，是高校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識(shí)，鼓勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào)有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)。高校檔案館的工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的配合，教學(xué)、科研、行政管理、組織、宣傳等各項(xiàng)工作形成的資料，要及時(shí)以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送接受以及儲(chǔ)存。這些工作的順利開展，需要建立一個(gè)有效的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制。主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門緊密配合，才能把這項(xiàng)工作做好。