現(xiàn)代化中醫(yī)院人事檔案管理的構(gòu)想

唐 梅

（重慶市中醫(yī)院 400021）

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，與之相對應(yīng)的醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)得到了無限延伸與發(fā)展，硬件設(shè)施、軟件服務(wù)、人才梯隊(duì)、文化建設(shè)、人文關(guān)懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時(shí)期內(nèi)體現(xiàn)出價(jià)值，不能直接為醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，特別是在管理方式、科學(xué)管理水平、規(guī)范化及利用率、人性化管理等方面，導(dǎo)致管理工作嚴(yán)重滯后，成為了所有醫(yī)院的普遍現(xiàn)象。而由于人事檔案管理落后，導(dǎo)致人事檔案信息不能很好地為醫(yī)院建設(shè)所利用，對醫(yī)院人才建設(shè)帶來的隱性負(fù)面影響也越來越突出［1］。

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和人才的激烈競爭，以及公立醫(yī)院體制改革步伐日益加快，提高醫(yī)院人事檔案信息的利用效率顯得非常必要和突出。固有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化綜合醫(yī)院發(fā)展的需要，不能使人事檔案信息得到充分利用，人事檔案管理工作必須具有更高標(biāo)準(zhǔn)、更高效率和更具人性化的現(xiàn)代化新模式 ，使其在人員聘用、備案、管理以及教育、培訓(xùn)等工作中提供包括干部素質(zhì)、文化結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)專長、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、工作實(shí)績等方面具有較高價(jià)值的信息，對醫(yī)院人才建設(shè)工作起積極作用。以下就某三甲中醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，對新形勢下現(xiàn)代化中醫(yī)院人事檔案管理工作，提出新構(gòu)想及方案。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 人事檔案管理方式落后 長期以來，有關(guān)人事檔案信息基本基于紙質(zhì)檔案的建立與歸檔管理，沒有儲(chǔ)存電子文檔［2］。迫于場地的限制，人事檔案分處兩地管理，給歸檔、查詢帶來不便；人事檔案室雖然配有計(jì)算機(jī) ，只是用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲(chǔ)量少，實(shí)用性差；由于在檔案信息特別是個(gè)人檔案信息的利用上，主要依靠紙質(zhì)檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下［3］；大量的紙質(zhì)文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現(xiàn)失散的可能；醫(yī)院干部及醫(yī)務(wù)人員的職稱職務(wù)的變動(dòng)依據(jù)主要來自于個(gè)人檔案的有關(guān)記錄，但個(gè)人檔案并沒做電子文檔備份。現(xiàn)代化管理水平不高，是人事檔案管理方法滯后于人事體制改革進(jìn)程的主要原因［4－5］。

1.2 管理人員的科學(xué)管理水平不高 一個(gè)現(xiàn)代化中醫(yī)院的人事檔案管理工作必須是由具有現(xiàn)代化業(yè)務(wù)水準(zhǔn)及專業(yè)技能的檔案專業(yè)專職管理人員擔(dān)當(dāng)。該醫(yī)院由于重視不夠，長期以來，從事檔案管理工作的人員都是非檔案專業(yè)畢業(yè)的，而且是年紀(jì)比較大的同志，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，1人管理近3000份的檔案，管理水平可想而知。即使經(jīng)過上級部門組織的檔案知識(shí)短期培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)，本人也極富有責(zé)任心，但面對人事體制改革進(jìn)程的需要，在醫(yī)院規(guī)模和人員日益發(fā)展壯大的新形勢下，檔案管理人員的科學(xué)管理水平就顯得極度缺乏［6］；在檔案管理工作中依據(jù)習(xí)慣性思維模式，建檔不齊備、系統(tǒng)性不強(qiáng)、工作程序簡單粗放，特別是電子文檔管理方面更沒有開展實(shí)施。沒有不斷完善的科學(xué)管理新技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代化中醫(yī)院發(fā)展的需要，這是該工作面臨的問題［7］。

1.3 管理規(guī)范化及利用效率不足 根據(jù)新形勢下的要求，原有的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，重新建立專業(yè)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，已勢在必行。就目前該醫(yī)院的人事檔案管理來說，規(guī)范化方面不僅是不足的問題，而且沒有一套完整的信息化人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和與之相適應(yīng)的硬件系統(tǒng)。信息化管理的規(guī)范及其硬件不足，不但嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院人事檔案工作的進(jìn)步，而且使檔案信息的利用價(jià)值大大降低［8］。

1.4 管理保密性不強(qiáng) 加強(qiáng)保密性，不僅是需要工作人員加強(qiáng)保密意識(shí)的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，更主要的是保密制度和程序的完善。目前該醫(yī)院人事檔案特別是個(gè)人檔案信息包括紙質(zhì)文檔和電子文檔普遍沒有進(jìn)行雙重加鎖和加密程序的設(shè)置，在調(diào)取檔案信息方面存在極大的隨意性。

1.5 缺少管理工作的人性化關(guān)注 這里所說的人事檔案管理工作的人性化關(guān)注是基于檔案管理的基本功能合理的基礎(chǔ)上實(shí)施的，它充分體現(xiàn)以人為本的現(xiàn)代化理念，但在人事檔案管理工作中卻長期遭受忽視。

2 現(xiàn)代化中醫(yī)院人事檔案管理的構(gòu)想及方案

2.1 創(chuàng)建人事檔案管理新模式 實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)為主的信息儲(chǔ)存與管理。在原有的紙質(zhì)檔案信息基礎(chǔ)上，逐步充實(shí)與完善電子檔案的信息儲(chǔ)存量，特別要將個(gè)人檔案完全電子文檔化，各種檔案原件均進(jìn)行掃描，并分類編排目錄，以便檢索、歸檔、查閱、調(diào)取等。同時(shí)，對于原始的紙質(zhì)檔案其目錄應(yīng)予以同步于計(jì)算機(jī)控制，并在檔案柜上設(shè)置LED顯示屏及聲控提示。基于現(xiàn)代聲光電技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)以及科學(xué)合理的管理方法的建設(shè)，從硬件和軟件上徹底改變原有的落后模式，建立一套完整的現(xiàn)代化醫(yī)院人事檔案管理新模式，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理的新格局［9－10］。

2.2 提高管理人員的科學(xué)管理知識(shí)水平 要提高管理人員的科學(xué)管理知識(shí)水平，就必須要不斷完善科學(xué)管理新技術(shù)。由于信息化管理的格局，促使管理人員必須不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)內(nèi)外的新技術(shù)，包括檔案制作規(guī)范、保存硬件設(shè)施要求、信息化技術(shù)、電子建檔及查詢要求等，以適應(yīng)不斷發(fā)展的人事體制改革及醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程的需要［11］。特別是在計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用方面，要與最新的相關(guān)科學(xué)技術(shù)接軌，使人事檔案管理工作始終處于主動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。為能夠盡快地將科學(xué)化管理應(yīng)用于檔案工作中，直接招聘檔案專業(yè)人才最好，如不能實(shí)現(xiàn)，可進(jìn)行短期的進(jìn)修學(xué)習(xí)（至少3個(gè)月），然后將所學(xué)知識(shí)運(yùn)用于實(shí)際工作中。

2.3 建立新的管理規(guī)范、提高信息利用效率 建立一套完整的信息化人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和與之相適應(yīng)的硬件系統(tǒng)是管理規(guī)范的必要前提。信息化人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需在實(shí)際的管理工作中逐步加以完善。計(jì)算機(jī)及其自動(dòng)控制系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案的信息收集、存儲(chǔ)與調(diào)取等管理工作的實(shí)施更加便捷，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)最大程度信息共享的目的，極大地提高檔案管理部門的工作效率。建立計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案信息管理的人機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與詳實(shí)，還能迅速地為醫(yī)院提供符合要求的人員的詳細(xì)信息。實(shí)施檔案的信息化管理，將大大提高檔案資源的利用率。

2.4 加強(qiáng)信息保密性 加強(qiáng)檔案管理工作人員的法律法規(guī)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其法制意識(shí)和工作責(zé)任感，同時(shí)規(guī)范保密工作的規(guī)則，對實(shí)體文件檔案進(jìn)行雙重加鎖并由不同的檔案管理人員掌管鑰匙，對需要保密的電子文檔特別是個(gè)人檔案信息要實(shí)行相應(yīng)的加密程序，由專人管理密碼。另外還要建立一個(gè)檔案調(diào)取時(shí)簽字手冊和電子備案記錄的“信息追蹤系統(tǒng)”，以備在出現(xiàn)檔案散失、隱私泄漏等問題時(shí)查找原因及相關(guān)責(zé)任。

2.5 引入管理工作的人性化關(guān)注 為了充分體現(xiàn)以人為本的現(xiàn)代化管理理念，在醫(yī)院的人事檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)際工作中引入管理工作的人性化關(guān)注，這是現(xiàn)代化醫(yī)院及其文化建設(shè)必不可少的一項(xiàng)工作［12］。可根據(jù)醫(yī)院文化、內(nèi)外環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等軟、硬裝飾布置進(jìn)行具體實(shí)施，以美化服從功能需要為原則，力求做到美觀而實(shí)用，為現(xiàn)代化中醫(yī)院的人事檔案管理工作營造一個(gè)美好而愉快的環(huán)境氛圍。

［1］魏麗珍.芻議醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12（2）：124－125.

［2］黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理探討［J］.中國社區(qū)醫(yī)師：醫(yī)學(xué)專業(yè)，2012，14（14）：421－423.

［3］吳艷麗.淺議新形勢下如何加強(qiáng)中醫(yī)院人事檔案管理［J］.中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，9（2）：80－81.

［4］陳家義.基層醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12（2）：128－129.

［5］倪丹.衛(wèi)生人事檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展方向淺析［J］.青島醫(yī)藥衛(wèi)生，2007，39（5）：397－398.

［6］劉玉紅.醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用分析［J］.中國醫(yī)藥科學(xué)，2011，1（23）：155－155.

［7］董凱茹.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要性［J］.中國醫(yī)藥指南，2012，10（4）：296－297.

［8］陳英.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策［J］.中國中醫(yī)藥咨訊，2012，4（5）：466－467.

［9］趙杰.談醫(yī)院人事檔案科學(xué)管理［J］.檔案管理，2012（4）：95.

［10］柯沛霆.談對如何搞好醫(yī)院人事檔案管理的探討［J］.中外醫(yī)療，2012，31（11）：146－146.

［11］楊小清，祝琳，石星.衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理的矛盾分析與對策［J］.中國民康醫(yī)學(xué)，2012，24（14）：1783－1784.

［12］張惠琴，陳春紅.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作［J］.當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2012，18（16）：28－29.