會計(jì)電算化下內(nèi)部控制方法的探討

○黃愛平

（合誠工程咨詢股份有限公司 福建 廈門 361009）

一、引言

會計(jì)電算化的發(fā)展是會計(jì)發(fā)展史上的一次重大變革，對于推動會計(jì)工作起到了重大的作用，改變了傳統(tǒng)的會計(jì)核算方式，提高了會計(jì)工作的效率以及核算的準(zhǔn)確性。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，提高了會計(jì)信息的及時(shí)性，大大提高了核算和管理的職能，因此會計(jì)電算化是會計(jì)發(fā)展的必然趨勢，但是會計(jì)電算化的發(fā)展改變了企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，使原有的內(nèi)部控制監(jiān)督作用弱化，加大了會計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)以及犯罪可能性。于是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)是防范企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展以及加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督等要求的必然選擇。

二、會計(jì)電算化對內(nèi)部控制的影響

會計(jì)電算化改變了組織的控制流程和方法原則，在傳統(tǒng)的手工記賬方式下，內(nèi)部控制制度主要是通過人員的崗位分工、權(quán)責(zé)分離以及各種憑證的定期核對來加強(qiáng)內(nèi)部控制，但是電算化的使用導(dǎo)致人與人之間、信息溝通方式以及控制內(nèi)容方面的變化，進(jìn)而改變了內(nèi)部控制方式的改變。

1、內(nèi)部控制的范圍和對象發(fā)生變化

在傳統(tǒng)的手工方式下，內(nèi)部控制主要是對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和控制。在電算化背景下，會計(jì)工作更多地是依賴于計(jì)算機(jī)來完成，會計(jì)人員只是負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的錄入和審核，數(shù)據(jù)輸出結(jié)果由計(jì)算機(jī)自動完成，這種情況下，內(nèi)部控制除了對會計(jì)人員進(jìn)行控制，還要對計(jì)算機(jī)的操作管理、維護(hù)、數(shù)據(jù)存儲安全等問題進(jìn)行控制和監(jiān)督；另外數(shù)據(jù)輸入是電算化工作的起點(diǎn)，也是會計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠的保證，因此加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入的正確性是內(nèi)部控制工作控制的關(guān)鍵點(diǎn)。

2、會計(jì)處理流程發(fā)生了重大變化，審核作用減弱

在傳統(tǒng)會計(jì)方式下，對于發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，要經(jīng)過具有不同權(quán)限的人員和不同部門的相互確認(rèn)和審核，才能最終完成會計(jì)的記錄工作，在企業(yè)內(nèi)部就形成了一套嚴(yán)密的相互制約的內(nèi)部控制流程；而實(shí)行電算化以后，很多繁瑣的程序和流程被簡化，計(jì)算機(jī)能夠自動處理很多原來由人工操作的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)處理更加集中化和自動化，這就導(dǎo)致了會計(jì)人員對于會計(jì)處理程序的監(jiān)控作用，審核的力度大大削弱。

3、會計(jì)信息的存儲發(fā)生重大變化

手工記賬方式下，會計(jì)信息主要是通過紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，從填制憑證到賬表輸出都通過文字和紙張進(jìn)行記載，那么任何的修改和變動都會在紙質(zhì)上反映出來；實(shí)行電算化以后，各種會計(jì)數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)的硬盤或者其他移動硬盤上，這就加大了數(shù)據(jù)被修改的可能性以及由于不適當(dāng)?shù)拇鎯υ斐傻臄?shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。這些問題是會計(jì)工作中面臨的巨大挑戰(zhàn)，也是內(nèi)部控制需要強(qiáng)化和改進(jìn)的方面。

4、安全管理和控制問題

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得信息交流的平臺更加開放，大量的信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，這就給一些不法分子提供了可乘之機(jī)，也為計(jì)算機(jī)病毒的傳播帶來了更大的可能性，因此安全問題也是內(nèi)部控制應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)。會計(jì)軟件的使用會涉及到大量的數(shù)據(jù)，而各種破解軟件的發(fā)展會造成企業(yè)數(shù)據(jù)庫遭到惡意的破壞，導(dǎo)致大量重要數(shù)據(jù)的丟失，因此，必須加強(qiáng)對于計(jì)算機(jī)安全控制工作，確保數(shù)據(jù)的安全完整。另外還要對計(jì)算機(jī)的操作權(quán)限進(jìn)行管理，確保開放環(huán)境下軟件的安全。

5、內(nèi)部控制方式發(fā)生變化

手工方式下，內(nèi)部控制主要是通過人員之間的相互牽制來保證信息的準(zhǔn)確性，但是會計(jì)電算化以后，人與人之間的牽制轉(zhuǎn)變成通過計(jì)算機(jī)程序和制度來進(jìn)行控制，內(nèi)部控制的方式發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的控制如編制科目匯總表，試算平衡檢查以及賬目之間的核對在電算化環(huán)境下已經(jīng)沒有必要存在，計(jì)算機(jī)會自動進(jìn)行試算平衡和檢查，所以，電算化削弱了人在內(nèi)部控制檢查中的作用。

三、會計(jì)電算化下強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制的方法

會計(jì)電算化發(fā)展的趨勢要求企業(yè)應(yīng)該建立一套完善的內(nèi)部控制制度，從人員、程序、安全等方面加強(qiáng)對內(nèi)部控制制度的完善，進(jìn)而確保企業(yè)會計(jì)信息的真實(shí)完整，以及會計(jì)信息質(zhì)量的提高，杜絕違法犯罪行為的發(fā)生，保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

1、加強(qiáng)會計(jì)人員控制，明確崗位分工和權(quán)利責(zé)任

內(nèi)部控制的有效實(shí)施依賴于一套完整的內(nèi)部控制流程以及明確的職責(zé)分工，這樣才能確保會計(jì)人員各司其職、合法合理的行使自己的權(quán)利和責(zé)任，因此就要求組織進(jìn)行合理的崗位分工，明確各人的職責(zé)。首先，應(yīng)分別設(shè)置電算化部門和用戶部門，從而確保業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄等不相容職務(wù)的分離以及各自部門內(nèi)的權(quán)責(zé)分離，在系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)該根據(jù)每個(gè)崗位的不同要求設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)處理過程的準(zhǔn)確性，崗位分工能夠確保不同職位的相對獨(dú)立性，避免越權(quán)操作，保證了操作流程的規(guī)范性；其次，授予不同的操作權(quán)限，加強(qiáng)對會計(jì)人員操作密碼的管理，在電算化環(huán)境下，會計(jì)人員對于會計(jì)信息的處理權(quán)限依賴于會計(jì)人員的姓名和密碼，計(jì)算機(jī)對于是否是本人的操作不能進(jìn)行驗(yàn)證，只能對姓名和密碼進(jìn)行識別，因此，會計(jì)人員應(yīng)該加強(qiáng)對進(jìn)入系統(tǒng)口令的保密工作，防止他人濫用自己的權(quán)限。

2、強(qiáng)化操作程序的管理控制，提高內(nèi)部控制的水平

發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在處理時(shí)都應(yīng)該經(jīng)過不同權(quán)限操作人員的確認(rèn)和審核，才能進(jìn)行錄入系統(tǒng)，一切按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理，及時(shí)進(jìn)行復(fù)核，以保證賬實(shí)相符。首先，加強(qiáng)從原始憑證的錄入到最終的賬表輸出都應(yīng)該設(shè)置規(guī)范的流程操作，即輸入控制、處理控制、輸出控制，例如記賬憑證必須經(jīng)過審核程序才能夠進(jìn)行記賬，對任何不合規(guī)流程，計(jì)算機(jī)都應(yīng)該進(jìn)行提醒，這樣才能保證會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；其次，對于操作計(jì)算機(jī)人員的身份進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)禁非相關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房操作，避免因人員失誤造成的程序混亂；再次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，在機(jī)房產(chǎn)生的數(shù)據(jù)結(jié)果不能夠帶到機(jī)房之外，更不能被閑雜人員接觸，會計(jì)人員不能將企業(yè)的會計(jì)信息提供給除財(cái)務(wù)主管以外的其他任何人；最后，對于在處理工程中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤要及時(shí)查找原因，并及時(shí)報(bào)告給相關(guān)人員，在授權(quán)之后按照系統(tǒng)的操作要求進(jìn)行改正，不能擅自處理以上問題。完善、規(guī)范的內(nèi)部控制制度才能為提供準(zhǔn)確的會計(jì)信息提供良好的基礎(chǔ)。

3、加強(qiáng)會計(jì)文件安全保管控制

會計(jì)電算化的推行改變了傳統(tǒng)的文件保管形式，硬盤、軟盤等介質(zhì)成為新環(huán)境下的主要存儲媒介，但是電子介質(zhì)具有易受潮、毀損、易被竊取的特征，所以應(yīng)該加強(qiáng)對它的安全保管工作。首先應(yīng)該對相關(guān)的文件進(jìn)行隨時(shí)備份，并把備份文件安全存放，并定期檢查，防止由于意外情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；其次，要把電子文件進(jìn)行輸出打印，以書面的形式進(jìn)行保管，并進(jìn)行核對，并設(shè)置專門的檔案管理部門，嚴(yán)格檔案的閱覽、借出手續(xù)，對于重要的文件要使用專門的加密設(shè)備進(jìn)行保管，防止數(shù)據(jù)的泄露和被盜；最后，不斷完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能，，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，避免受到外部攻擊和病毒破壞，進(jìn)而建立起全面的安全控制體系。

4、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理

在電算化環(huán)境中，計(jì)算機(jī)是存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的重要工具，一旦其因?yàn)橥獠康耐话l(fā)事故而導(dǎo)致無法運(yùn)行，就會造成會計(jì)數(shù)據(jù)的大量丟失，更甚者導(dǎo)致整個(gè)會計(jì)系統(tǒng)的癱瘓，因此，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的安全維護(hù)工作是新的會計(jì)工作環(huán)境下必不可少的控制管理工作。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全就是要不斷提升計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)施，提高抵御外部網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的能力，所以，應(yīng)該設(shè)置專門的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)定期的維護(hù)和管理。首先，配置兩人以上的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)日常的維護(hù)，這樣可以形成相互牽制的作用，避免犯錯(cuò)，還能夠提高他們的積極性，同時(shí)還要加強(qiáng)軟件升級、更換的審批制度，硬件的更換和修改應(yīng)該報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，對于硬件應(yīng)進(jìn)行定期的檢查和備份；其次應(yīng)該使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，設(shè)置操作密碼，未經(jīng)批準(zhǔn)，操作人員不能對相關(guān)的軟件進(jìn)行卸載和更改，同時(shí)要使用殺毒軟件，并不斷的更新和升級，以防范網(wǎng)絡(luò)病毒對于計(jì)算機(jī)的侵害；最后，設(shè)置身份識別認(rèn)證密碼，禁止非相關(guān)人士進(jìn)入機(jī)房重地接觸計(jì)算機(jī)，并對計(jì)算機(jī)的安全環(huán)境進(jìn)行檢查，如電源、各種線路的檢查，以確保計(jì)算機(jī)在使用過程中的安全。

5、完善內(nèi)部審計(jì)制度

內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，也是完善內(nèi)部控制制度的一種重要方式，通過內(nèi)部審計(jì)可以加強(qiáng)對于會計(jì)電算化信息的監(jiān)控和評價(jià)，以發(fā)現(xiàn)會計(jì)控制程序的缺點(diǎn)，并及時(shí)提出改進(jìn)意見。因此，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：首先，對會計(jì)信息進(jìn)行定期的審計(jì)，以確認(rèn)會計(jì)電算化處理程序和流程是否按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行，賬務(wù)處理是否及時(shí)和真實(shí)；其次，審查計(jì)算機(jī)上的電子數(shù)據(jù)是否和書面依據(jù)一致，確保賬賬相符和賬表相符；最后，要檢查操作環(huán)節(jié)是否合理，監(jiān)督數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出以及歸檔是否合理有效，防止濫用權(quán)力和操作失誤，并對發(fā)現(xiàn)的漏洞進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)。

6、提高會計(jì)人員的素質(zhì)水平

任何對流程的控制歸根結(jié)底都是對人的控制，因此，提高企業(yè)人員的素質(zhì)和能力是完善內(nèi)部控制制度本質(zhì)的要求。首先應(yīng)該讓會計(jì)人員參加計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)，使他們了解系統(tǒng)的性能，以減少操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)的錯(cuò)誤；其次要加強(qiáng)對于會計(jì)人員的培訓(xùn)，針對系統(tǒng)知識、內(nèi)部控制制度以及操作流程、職業(yè)道德等進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，推動電算化知識在會計(jì)人員的傳播，培養(yǎng)具有會計(jì)知識的高級管理人員，為內(nèi)部控制的完善奠定良好的人員基礎(chǔ)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在會計(jì)工作中的應(yīng)用和發(fā)展，使得企業(yè)對于它的依賴越來越大，為了確保其產(chǎn)生的會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)。

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