電子信息技術(shù)視角下的慈善組織機(jī)構(gòu)管理研究

趙汝平

（河海大學(xué)公共管理學(xué)院 江蘇南京 210098）

近年來，慈善組織規(guī)模不斷擴(kuò)大，人為地管理已經(jīng)不能夠完全滿足其組織機(jī)構(gòu)的需要，只有加大電子信息技術(shù)的運(yùn)用，在信息技術(shù)的支撐下進(jìn)行智能化、自動(dòng)化的管理，才能進(jìn)一步讓慈善管理上一個(gè)新的臺(tái)階。

1 電子信息技術(shù)管理概述

電子信息技術(shù)管理作為一項(xiàng)利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理的手段已經(jīng)被大量運(yùn)用于各個(gè)組織管理中。該項(xiàng)技術(shù)的目的是能夠解放人力、腦力等，進(jìn)行信息資源的智能化、自動(dòng)化管理，強(qiáng)化管理的力度和精確度，加強(qiáng)關(guān)于數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)化管理以及未來趨勢(shì)的走向分析等。該項(xiàng)管理的手段主要是通過對(duì)信息技術(shù)的有效開發(fā)以及合理利用進(jìn)行的。總的來說，信息技術(shù)管理就是通過信息科技實(shí)現(xiàn)對(duì)原先需要人為進(jìn)行管理的工作，在整個(gè)信息管理的過程中，通過電子科技對(duì)信息的收集、加工和輸入、輸出，可以大大解放人們的勞動(dòng)力，同時(shí)提升管理的精準(zhǔn)程度。一般來說，信息管理主要包括四個(gè)方面的任務(wù)：首先是信息收集過程、然后是信息的傳達(dá)運(yùn)輸過程，再次是信息的加工分析過程，最后是將這些信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過程。

2 電子信息技術(shù)在慈善組織機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用

電子信息技術(shù)在慈善組織機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用主要包括四個(gè)方面：首先是慈善信息的收集過程、然后是慈善信息的傳達(dá)運(yùn)輸過程，再次是慈善信息的加工分析過程，最后是將這些慈善信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過程。下面就這幾個(gè)過程進(jìn)行詳細(xì)的論述：

2.1 慈善組織機(jī)構(gòu)的信息收集過程

信息的收集過程就是最原始的對(duì)初始數(shù)據(jù)的獲取過程。這個(gè)過程是最具有復(fù)雜性的工作，需要進(jìn)行人力方面的使用，并且占用的時(shí)間較長(zhǎng)。

在慈善組織機(jī)構(gòu)的管理中，需要進(jìn)行的信息收集工作有慈善組織人員的工作情況、慈善物資（包括慈善基金和慈善物品）的來源情況、慈善物資的使用、輸出情況等。在這里尤其需要注意的是，在慈善物資的管理中，并不是單純的進(jìn)行輸入和輸出的管理，還要加大對(duì)物資使用情況的跟蹤跟進(jìn)，以及尚未使用的慈善物資的儲(chǔ)藏管理等。這些信息都是需要進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的跟蹤調(diào)查才能夠得到確切的消息，所以信息收集是一個(gè)比較艱苦的、需要長(zhǎng)時(shí)期堅(jiān)持并進(jìn)行及時(shí)更新的工作。該項(xiàng)工作是后面所有工作的基礎(chǔ)，只有做好關(guān)于慈善信息的相關(guān)收集工作，才能將后續(xù)工作良好的開展下去。

2.2 慈善組織機(jī)構(gòu)的信息傳輸問題

信息傳輸指的是在信息收集之后的后續(xù)工作中，將收集到的信息進(jìn)行及時(shí)有效的傳遞，將信息以最快捷的方式送到信息需要者的手中。在以電子信息為主要傳輸工具的今天，慈善組織機(jī)構(gòu)的信息傳輸問題主要由信息技術(shù)進(jìn)行傳輸，這保證了信息傳輸?shù)乃俣群途珳?zhǔn)程度，在一定程度上也加快了后續(xù)信息加工工作的進(jìn)程。

需要注意的是，在慈善信息的傳輸過程中，要首先保證慈善信息的準(zhǔn)確性。這是在信息收集的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的工作，信息傳輸?shù)墓ぷ魅藛T雖然沒有全程參與慈善信息收集的過程，但是在信息收集的過程中，信息傳輸?shù)南嚓P(guān)負(fù)責(zé)人最起碼應(yīng)該對(duì)信息收集的流程有一個(gè)大體的認(rèn)知，這樣在進(jìn)行慈善信息的傳輸工作時(shí)，才會(huì)起到一個(gè)監(jiān)督的作用，不至于將重要的數(shù)據(jù)或者名稱等弄錯(cuò)。

慈善信息傳輸還要注意慈善信息的保密性。這是非常重要的一點(diǎn)，關(guān)系到整個(gè)慈善操作的穩(wěn)定性?，F(xiàn)在的慈善機(jī)構(gòu)名目眾多，無論是捐助者還是被捐助者，有些信息是不能隨意透露的，在一般的慈善信息中，都會(huì)包括信息者的聯(lián)絡(luò)方式、捐助物資的數(shù)目和形式等，一旦這些信息被泄露出去，必將造成眾多的困擾，甚至被不法分子利用，造成一些安全事故。在慈善信息的保密工作方面，這要求信息傳輸人員首先要有足夠的忠心和責(zé)任心，明白自己的工作關(guān)系到眾多方面的進(jìn)展等；其次要具備一定的保密技術(shù)技能，比如進(jìn)行文件加密、及時(shí)進(jìn)行文件的銷毀等等。在文件加密方面，信息技術(shù)的發(fā)展為此提供了較多的選擇，可以選擇用文件夾加密超級(jí)大師等軟件，將這些軟件進(jìn)行安裝后，在需要加密的文件夾上單擊右鍵、設(shè)置密碼就可以選擇加密了?；蛘呖梢赃x用WINDOWS系統(tǒng)自帶的加密功能，具體的操作步驟如下：對(duì)想要進(jìn)行加密的慈善信息文件夾右鍵單擊然后單擊“屬性”，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中進(jìn)行“高級(jí)”選項(xiàng)的選擇，然后選中“加密內(nèi)容以便保護(hù)數(shù)據(jù)”復(fù)選框，就可以加密了。

慈善信息的傳輸還 要注重信息的傳輸及時(shí)性。慈善信息只有及時(shí)準(zhǔn)確地送到需要者的手中才能發(fā)揮作用。

2.3 慈善信息的加工過程

慈善信息的加工主要包括慈善信息的統(tǒng)一整理以及慈善信息內(nèi)容的處理兩個(gè)方面。在進(jìn)行信息的分析之前，要首先對(duì)慈善信息進(jìn)行科學(xué)的篩選和判別。在上文中提到，慈善信息的收集是后續(xù)工作的基礎(chǔ)和后盾，雖然在進(jìn)行慈善信息收集的過程中盡量利用科學(xué)合理的方式進(jìn)行，但是在信息加工之前，還需要進(jìn)行這些信息的篩查整理，以便于進(jìn)行下一步操作。

經(jīng)過信息的篩查處理，就可以進(jìn)行慈善信息的分析和研究。這主要通過電子科技中的自動(dòng)整理功能進(jìn)行，可以為這些信息劃定不同的標(biāo)準(zhǔn)，通過關(guān)鍵字查找等方式進(jìn)行信息分類，這樣，就能夠方便工作人員進(jìn)行信息的及時(shí)有效地利用，同時(shí)可以通過數(shù)據(jù)庫中的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)看出這些信息的變化情況，了解慈善工作的走向，便于管理人員進(jìn)行方針政策方面的制定等工作。

3 電子信息技術(shù)在慈善組織機(jī)構(gòu)管理中出現(xiàn)的問題及其解決措施

3.1 電子信息系統(tǒng)的建立后得不到充分利用

由文章中可以看出，在慈善機(jī)構(gòu)的管理中，電子信息技術(shù)系統(tǒng)發(fā)揮著巨大的功效，只有將這些系統(tǒng)建立起來然后進(jìn)行充分利用，才能實(shí)現(xiàn)真正的信息方面的及時(shí)溝通。在一般情況下，要想在慈善機(jī)構(gòu)中建立相應(yīng)的電子信息系統(tǒng)，是需要進(jìn)行大量的資金投入以及相關(guān)技術(shù)人員的支撐的。但是在現(xiàn)實(shí)情況中，很多慈善機(jī)構(gòu)在建立信息系統(tǒng)之后，難以得到充分利用。最主要的原因除了缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)方面的人才之外，還因?yàn)楹芏啻壬茩C(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理和運(yùn)營難以支撐起龐大的信息系統(tǒng)的運(yùn)營負(fù)擔(dān)，這就造成了電子信息系統(tǒng)的大量閑置問題。一般情況下，電子信息系統(tǒng)在慈善機(jī)構(gòu)管理中的應(yīng)用可以包括很多方面，比如慈善組織人員的工作情況、慈善物資（包括慈善基金和慈善物品）的來源情況、慈善物資的使用、輸出情況等，這些方面如果能夠被運(yùn)用到位，就可以進(jìn)行很便捷的管理工作。但是在現(xiàn)實(shí)中，很多工作都得不到有效的信息管理，尤其是慈善物資的使用情況，這一點(diǎn)是支撐一個(gè)慈善機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工作，慈善物資的使用情況應(yīng)該包括資金的投入使用、被資助人的信息情況、剩余資金物品的儲(chǔ)存情況等。有一些物品是需要進(jìn)行及時(shí)處理的，一旦沒有及時(shí)處理，就有可能造成物品的積壓甚至毀壞，造成人們愛心的浪費(fèi)，達(dá)不到慈善的目的。電子信息系統(tǒng)的建立有的時(shí)候是徒有虛名的，在大量的占據(jù)財(cái)力的情況下卻不能得到積極有效的運(yùn)用，是對(duì)慈善組織機(jī)構(gòu)財(cái)力的巨大浪費(fèi)。

3.2 電子信息系統(tǒng)整體性較差

上文提到，電子信息系統(tǒng)在慈善機(jī)構(gòu)管理中的應(yīng)用可以包括很多方面，有的時(shí)候這些技術(shù)都是獨(dú)自存在的，沒有很好地進(jìn)行整合和聯(lián)系，比如慈善物資的輸入輸出情況是需要進(jìn)行相互關(guān)照和對(duì)比的，但是在現(xiàn)實(shí)中，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)這些工作關(guān)系之間的脫節(jié)現(xiàn)象，使得電子信息系統(tǒng)在慈善組織機(jī)構(gòu)中的作用減弱，整體性得不到體現(xiàn)，在進(jìn)行相關(guān)慈善信息的輸出、管理中，難以進(jìn)行統(tǒng)一聯(lián)系和分析，降低了信息分析和傳達(dá)的精準(zhǔn)程度，因?yàn)橐恍┐壬菩畔o法共享，或者存在監(jiān)管訊息傳達(dá)不順暢的問題，當(dāng)各個(gè)獨(dú)立的子系統(tǒng)之間沒有緊密聯(lián)絡(luò)的時(shí)候，就會(huì)造成慈善信息不通暢的問題，既有可能造成慈善事業(yè)的運(yùn)行失誤，影響整體慈善機(jī)構(gòu)的作用效果。

3.3 加強(qiáng)電子信息技術(shù)在慈善機(jī)構(gòu)的應(yīng)用

既然建立起整體的電子信息技術(shù)，就要進(jìn)行相關(guān)的利用，不要棄之不管。慈善組織機(jī)構(gòu)在接受社會(huì)人士的捐贈(zèng)以后，可以運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)對(duì)捐贈(zèng)人的信息進(jìn)行編號(hào)，這樣便于及時(shí)對(duì)捐贈(zèng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和管理，等捐助者進(jìn)行下一次捐助的時(shí)候，可以通過調(diào)用數(shù)據(jù)庫查找上次捐助的信息，可以為多次捐助的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

4 結(jié)語

經(jīng)過文中的探討可以得知，在慈善組織機(jī)構(gòu)的日常管理中，電子信息技術(shù)發(fā)揮了巨大的作用，并且將要漸漸成為最主流的慈善機(jī)構(gòu)管理方式。電子信息技術(shù)在慈善組織機(jī)構(gòu)管理的應(yīng)用中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些問題，這就需要相關(guān)的管理人員進(jìn)行自我調(diào)整的同時(shí)，加強(qiáng)電子信息技術(shù)的發(fā)展，爭(zhēng)取能夠?qū)⒔M織管理盡早納入自動(dòng)化、智能化的條件中，加強(qiáng)組織管理的力度。為慈善組織節(jié)約人力資源等方面提供堅(jiān)實(shí)的后盾。

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