高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展方向研究

高蘭蘭，徐效麗，柴大萍

（東華大學(xué) 校長(zhǎng)辦公室，上海 201620）

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）在目前常見(jiàn)定義中，被定義為一種新型的現(xiàn)代化的辦公方式，但是，辦公系統(tǒng)離不開(kāi)人的操作和設(shè)計(jì)，是人機(jī)合一的系統(tǒng)?；诖?，在OA'2000辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)上，辦公自動(dòng)化被定義為：以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、管理科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)［1］。高校的辦公自動(dòng)化順應(yīng)現(xiàn)代行政辦公的需要而產(chǎn)生，目前，大部分高校開(kāi)發(fā)、運(yùn)行了符合自身特點(diǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

一、當(dāng)下高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能特性

目前，高校OA系統(tǒng)是數(shù)字化、信息化建設(shè)的基本單元，其建設(shè)有效提高了高校的行政運(yùn)行效率和管理水平，為師生的工作、學(xué)習(xí)構(gòu)建了一個(gè)信息化的平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)代化高校管理體系的建設(shè)意義重大而深遠(yuǎn)。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)可以概括為：辦公自動(dòng)化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化。成熟的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)依靠各類信息平臺(tái)，部分實(shí)現(xiàn)了學(xué)生、教師和學(xué)校管理系統(tǒng)的銜接。通過(guò)數(shù)字化校園建設(shè)，很多高校實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，減少了資源消耗，而且科學(xué)規(guī)范的流程設(shè)計(jì)在一定程度上提高了辦公效率，規(guī)范了組織管理，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)條件下的信息共享、實(shí)時(shí)交流和異地辦公，解決了大部分高校時(shí)間上分離、空間上分散但又互相依賴、互相協(xié)作的不同管理者之間的協(xié)同辦公。

二、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題

目前，高校的OA系統(tǒng)因管理理念的問(wèn)題存在兩大缺陷：

（一）以行政工作為核心而忽略了高校的組織目標(biāo)

目前高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)圍繞行政工作，集信息發(fā)布、輔助辦公以及部分決策功能于一體，基本滿足了現(xiàn)代行政辦公的需要。但系統(tǒng)的設(shè)計(jì)忽略了高校的主要職責(zé)和辦公自動(dòng)化的使用主體，當(dāng)前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本用戶群體為學(xué)校的行政工作人員，而且集中在少數(shù)的主要行政人員，參與處理的事務(wù)也是非常有限。以筆者所在的學(xué)校為例，學(xué)校教職工2 300人，其中專業(yè)教師1 200人，學(xué)生規(guī)模超過(guò)3萬(wàn)人，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)放的群體只有500人，僅包括正教授和少數(shù)流程涉及的行政人員，教師和學(xué)生作為學(xué)校的主體沒(méi)有成為系統(tǒng)最主要的使用者。

高校的組織目標(biāo)，也就是高校所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任——人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承。按照人本化管理的理念，高校的組織目標(biāo)是促進(jìn)教師和學(xué)生的個(gè)人發(fā)展和自我實(shí)現(xiàn)，并以此來(lái)實(shí)現(xiàn)上述的四大職能。基于此，高校目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無(wú)法服務(wù)于高校的組織目標(biāo)，下一代高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將著力建立和優(yōu)化以教師和學(xué)生為核心的個(gè)人辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校行政管理、教師和學(xué)生自我管理的深度融合。換言之，高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅要滿足行政辦公，而且要擴(kuò)大應(yīng)用范圍，為廣大教師的教育活動(dòng)、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)提供個(gè)性化的服務(wù)、支持和幫助。

（二）以信息模塊為基礎(chǔ)而非以人為核心進(jìn)行集結(jié)

目前比較成熟的高校數(shù)字化校園建設(shè)，都是建設(shè)以信息模塊為基礎(chǔ)的信息化平臺(tái)。在數(shù)字化校園的大平臺(tái)下，按照工作分工、職能性質(zhì)劃分不同的模塊，如教學(xué)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等，各類信息模塊獨(dú)立運(yùn)作，由其相應(yīng)的職能部門負(fù)責(zé)管理，建設(shè)過(guò)程大都以點(diǎn)帶面，逐步完善。廣大師生游走于各大信息模塊，采集相關(guān)信息，為我所用。下一代OA系統(tǒng)要為教師和學(xué)生建立個(gè)性化的訪問(wèn)端口，這一設(shè)想如同建設(shè)數(shù)字化校園中的橫向集結(jié)，使各大信息模塊以人為核心進(jìn)行有效集結(jié)，打通目前高校相對(duì)孤立運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)揮信息的最大效力。

三、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展方向

傳統(tǒng)的OA功能比較單一，行政人員經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，都能比較容易地參與相關(guān)流程的操作。隨著OA功能的不斷擴(kuò)大，未來(lái)的高校辦公自動(dòng)化建設(shè)需要高校主要角色——教師、學(xué)生、行政管理人員的共同參與，協(xié)調(diào)辦公。各類人員因崗位和職責(zé)不一，對(duì)系統(tǒng)功能的需求也不盡相同，系統(tǒng)必須根據(jù)不同人員的需要進(jìn)行功能組合，做到合適的功能、位置、角色的“三統(tǒng)一”，并以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的人本化管理。

（一）實(shí)現(xiàn)以教師自我管理為基礎(chǔ)的教師管理

高校教師本身就是最基層的管理者，學(xué)校一級(jí)的組織結(jié)構(gòu)具有相對(duì)的松散性，任何高校對(duì)教師的管理都是建立在教師自我管理的基礎(chǔ)之上的。與傳統(tǒng)的以行政人員為主導(dǎo)的OA系統(tǒng)相比較，行政事務(wù)在流程設(shè)計(jì)中流轉(zhuǎn)到哪個(gè)環(huán)節(jié)，都要被時(shí)刻跟蹤，辦公效率建立在流程中相關(guān)人員被動(dòng)接受的基礎(chǔ)上。而以教師為主導(dǎo)的OA以教師主動(dòng)的自我管理為基礎(chǔ)，教師用個(gè)人帳號(hào)進(jìn)入界面，就能很清楚地看到自己的班級(jí)、課程進(jìn)度、學(xué)生參與的短信平臺(tái)和留言、自身參與的科研任務(wù)、科研團(tuán)隊(duì)、經(jīng)費(fèi)使用情況以及學(xué)校、院系各級(jí)管理層面發(fā)布的與自身利益相關(guān)的政策。除了作為信息交互平臺(tái)，發(fā)揮各類信息源的價(jià)值和參與教學(xué)科研事務(wù)外，教師可以主動(dòng)參與自我工作界面的建設(shè)，建設(shè)以自我主導(dǎo)為基礎(chǔ)的教師發(fā)展平臺(tái)，使教師在自我積累的同時(shí)，自我反省、自我指導(dǎo)和自我創(chuàng)新。

在以教師自我管理為基礎(chǔ)的平臺(tái)建設(shè)中，要在策略上進(jìn)行引導(dǎo)，針對(duì)教師的勞動(dòng)特點(diǎn)和高校目前存在的問(wèn)題，要重點(diǎn)建設(shè)以下兩種類型的協(xié)作：

1．教學(xué)協(xié)作

伴隨著知識(shí)資源化、信息全球化的歷史進(jìn)程，世界名牌大學(xué)的優(yōu)秀課件也可以全民共享。在這種歷史條件下，高校存在的優(yōu)勢(shì)就在于對(duì)課堂教學(xué)的有效組織。而且學(xué)校是一個(gè)教育場(chǎng)所，而不是一個(gè)簡(jiǎn)單的教學(xué)場(chǎng)所，課堂教學(xué)不再是傳統(tǒng)意義上以教師為主的單向度的知識(shí)傳授，基于此，教學(xué)首先是一種協(xié)作活動(dòng)，如圖1所示。

這種協(xié)作首先體現(xiàn)為教師和學(xué)生之間的協(xié)作，教師的“教”和學(xué)生的“學(xué)”互相促進(jìn)、相得益彰，而且良好的教學(xué)秩序不應(yīng)局限于課堂，必須拓展至課堂之外。作為教師，一定要主動(dòng)建設(shè)教師和學(xué)生充分對(duì)話的空間，卓有成效地開(kāi)展學(xué)術(shù)講座、第二課堂、社團(tuán)指導(dǎo)和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育，使“育人為本”落實(shí)在教育的各個(gè)層面。

其次，教師和教師之間協(xié)作至關(guān)重要，師師協(xié)作是教師之間交流切磋、團(tuán)結(jié)協(xié)作，進(jìn)行教學(xué)研究活動(dòng)的一種協(xié)作。高校的教學(xué)管理，要努力創(chuàng)造教師之間充分討論教學(xué)方法、教學(xué)技術(shù)和手段的機(jī)制和氛圍，促進(jìn)教學(xué)改進(jìn)，提高教育質(zhì)量。教師之間的教學(xué)協(xié)作必須在系統(tǒng)中有所體現(xiàn)，通過(guò)這種倒逼機(jī)制，引導(dǎo)教師開(kāi)展教學(xué)方面的科研。

2．支持科研的協(xié)同創(chuàng)新

和傳統(tǒng)的教學(xué)相比，科研是容易量化的，也是最強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神的。當(dāng)今高等學(xué)校的科研協(xié)作，在形式上除了同學(xué)科內(nèi)教師科研團(tuán)隊(duì)、圍繞重大項(xiàng)目學(xué)校內(nèi)部不同學(xué)科交叉而建立的各類橫向組織外，國(guó)家又針對(duì)現(xiàn)有科研體制機(jī)制弊端，各類科研力量分散、薄弱、運(yùn)行效率不高等問(wèn)題，提出了科研協(xié)同創(chuàng)新的新理念。胡錦濤總書(shū)記在慶祝清華大學(xué)建校100周年大會(huì)上的講話中指出，高校“要積極推動(dòng)協(xié)同創(chuàng)新，通過(guò)體制機(jī)制創(chuàng)新和政策項(xiàng)目引導(dǎo)，鼓勵(lì)高校同科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)開(kāi)展深度合作，建立協(xié)同創(chuàng)新的戰(zhàn)略聯(lián)盟，促進(jìn)資源共享，聯(lián)合開(kāi)展重大科研項(xiàng)目攻關(guān)，在關(guān)鍵領(lǐng)域取得實(shí)質(zhì)性成果，努力為建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家作出積極貢獻(xiàn)”［2］。基于此，未來(lái)更高層面的跨組織（包含政府、企業(yè)、高校、科研院所）的協(xié)同創(chuàng)新（又被稱為政產(chǎn)學(xué)研用協(xié)同創(chuàng)新）將成為科研協(xié)作的新形式。支持科研的協(xié)同創(chuàng)新是未來(lái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的對(duì)科研管理方式的創(chuàng)新，既提高了教師作為利益相關(guān)者的知情度，強(qiáng)化了學(xué)校相關(guān)管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了學(xué)?？蒲泄芾韺?duì)學(xué)者學(xué)術(shù)生命的周期性管理。

（二）實(shí)現(xiàn)基于學(xué)生的高校教育功能的延續(xù)

在高校目前數(shù)字化校園建設(shè)中，學(xué)生擁有自己的帳號(hào)，進(jìn)入教務(wù)處的選課系統(tǒng)可以進(jìn)行選課，進(jìn)入個(gè)人界面，可以知道自己的選課情況、學(xué)分完成情況、課程安排等信息。學(xué)生是高校最重要的財(cái)富，對(duì)學(xué)生的指導(dǎo)和教育應(yīng)該是伴隨學(xué)生終身的，只要學(xué)生進(jìn)入高校，高校就有責(zé)任在任何時(shí)候包括畢業(yè)以后為其提供教育服務(wù)，這也是高校對(duì)社會(huì)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。但事實(shí)是，大多數(shù)學(xué)生皆因畢業(yè)而與學(xué)校脫離關(guān)系，學(xué)校鮮有對(duì)離校畢業(yè)生的關(guān)心。據(jù)麥可思研究院2010年中國(guó)大學(xué)生就業(yè)報(bào)告的一項(xiàng)調(diào)查顯示，2009年大學(xué)畢業(yè)生約三分之一不是在畢業(yè)后就業(yè)的，他們離校后實(shí)際非常需要來(lái)自全社會(huì)特別是母校的關(guān)心和支持。學(xué)校對(duì)學(xué)生的責(zé)任不能隨學(xué)生畢業(yè)而結(jié)束，這個(gè)抓手可以通過(guò)設(shè)置學(xué)生終身學(xué)號(hào)、個(gè)人終身主頁(yè)而取得，通過(guò)這個(gè)管理平臺(tái)延續(xù)高校的教育職能，進(jìn)而為社會(huì)終身教育體系的建立發(fā)揮高校的人才、資源優(yōu)勢(shì)。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，高等教育的質(zhì)量首先取決于學(xué)生的發(fā)展質(zhì)量，建立學(xué)校和學(xué)生的長(zhǎng)期聯(lián)系，有助于開(kāi)展對(duì)學(xué)校的教育評(píng)估。

同時(shí)，這個(gè)平臺(tái)延續(xù)的也是感情，有助于高校整合畢業(yè)生的資源，建立與校友的長(zhǎng)期聯(lián)系，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展積累人脈，注入發(fā)展動(dòng)力，提升學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)和影響力。

四、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的可行性分析

以師生為主體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，既是一套管理和工作系統(tǒng)，也充分體現(xiàn)了高等教育以教師為本、學(xué)生為主體的管理思想。新型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，必須以全體師生的信息素養(yǎng)為基礎(chǔ)。在這方面，高校具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。

首先，高校具有完善的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛普及的多媒體技術(shù)，良好的軟硬件基礎(chǔ)，而且大部分高校都運(yùn)行了相對(duì)穩(wěn)定和成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，新一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不過(guò)是進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以管理理念的更新帶動(dòng)技術(shù)的進(jìn)步，做好傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和新一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效銜接，拓展新的平臺(tái)功能，拓寬應(yīng)用范圍。

其次，大部分高校擁有精通業(yè)務(wù)和管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理隊(duì)伍，設(shè)有信息化辦公室，能夠?yàn)閹熒峁I(yè)、優(yōu)質(zhì)的技術(shù)支持和服務(wù)。對(duì)教師可采用靈活的培訓(xùn)方式，進(jìn)行操作界面的普及，提高教師的信息化水平；對(duì)學(xué)生則可以通過(guò)開(kāi)設(shè)相關(guān)的選修課，提高師生的信息化水平。

總之，隨著我國(guó)高校數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，高校必須轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步加大辦公自動(dòng)化的建設(shè)力度，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化在教師和學(xué)生群體中的運(yùn)用，加強(qiáng)基于角色的用戶權(quán)限的管理。辦公自動(dòng)化終究不是目的，終究不過(guò)是技術(shù)和工具，但人類每一次技術(shù)的革新，都會(huì)帶來(lái)管理觀念和理念的更新，這也是新一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念的最大意義所在。

［1］OA'2000大會(huì)組委會(huì)．中國(guó) OA的現(xiàn)狀和展望［J］．辦公自動(dòng)化，2000，（4）：8．

［2］胡錦濤．在慶祝清華大學(xué)建校100周年大會(huì)上的講話 ［EB／OL］（2011－04－25）［2011－05－25］．http：／／scitech．people．com．cn／GB／14477213．html