ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制淺探

■劉 輝 秦皇島嘉隆高科實(shí)業(yè)有限公司

ERP又稱企業(yè)資源管理計(jì)劃，它是在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，依托先進(jìn)的經(jīng)營管理方式，將生產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等有效整合而成的一個(gè)集成化的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。通過ERP系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部可以實(shí)現(xiàn)信息集成以及資源共享。同時(shí)，利用ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，可以完成會(huì)計(jì)輔助功能中的生產(chǎn)預(yù)測、生產(chǎn)計(jì)劃、資金預(yù)算管理、成本控制等工作，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式的轉(zhuǎn)變，提升會(huì)計(jì)工作中的效率，改進(jìn)會(huì)計(jì)管理水平。但是，在ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用也存在著一些問題，這對加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制工作來說是一種考驗(yàn)。所以，抓好ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)日常管理中的作用是非常重要的。

一、ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系

1.內(nèi)部控制包含ERP本身

ERP在設(shè)計(jì)開發(fā)之初，融入了設(shè)計(jì)開發(fā)人員大量的個(gè)人主觀意識。所以，抓好輸入環(huán)節(jié)的工作，是內(nèi)部控制的重點(diǎn)。在數(shù)據(jù)輸入這一過程中，一旦發(fā)生錯(cuò)誤，對于整個(gè)企業(yè)的管理決策都會(huì)造成不良影響。同時(shí)，在決策風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面，ERP也會(huì)遇到一些嚴(yán)峻的考驗(yàn)。所以，對于ERP要進(jìn)行嚴(yán)格有效的內(nèi)部控制。

2.內(nèi)部控制的對象

企業(yè)所有的日常經(jīng)營活動(dòng)都是內(nèi)部控制的對象。ERP系統(tǒng)作為當(dāng)前企業(yè)管理中最有效的管理信息系統(tǒng)，它的服務(wù)對象是有一定規(guī)定的，并不是所有的企業(yè)都適用ERP系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)之前，應(yīng)做好設(shè)計(jì)開發(fā)人員與企業(yè)之間的溝通，了解企業(yè)內(nèi)部控制要求的實(shí)際情況，有針對性的設(shè)計(jì)出符合企業(yè)內(nèi)部控制要求的管理信息系統(tǒng)。

3.ERP使用上的局限性

ERP是基于企業(yè)管理要求的信息系統(tǒng)，雖然是企業(yè)管理的有效工具之一，但是并非所有的管理工作都能通過ERP系統(tǒng)來進(jìn)行。在ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面，沒有一個(gè)固定的模式，它的各個(gè)模塊都要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來設(shè)定，所以不同企業(yè)的ERP系統(tǒng)都不盡相同。同時(shí)，ERP系統(tǒng)無論在開發(fā)設(shè)計(jì)還是在應(yīng)用維護(hù)方面，都需要一定的投入，小型企業(yè)并不適用，因?yàn)樾⌒推髽I(yè)自身部門設(shè)定較少，業(yè)務(wù)處理量小，往往只會(huì)運(yùn)用到ERP系統(tǒng)中的小部分功能，這會(huì)造成資源浪費(fèi)。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

1.管理理念與ERP環(huán)境脫節(jié)

盡管當(dāng)前許多大中型企業(yè)都采用了ERP系統(tǒng)，但是在具體的利用方面還存在著許多問題。具體如下：

（1）局限于功能模塊的運(yùn)用，沒有做好系統(tǒng)整體上的連接與各部門之間的反饋。

（2）對于管理模塊中的各項(xiàng)分析報(bào)告重視程度不高，大多只是把它用作決策參考，在實(shí)際問題的解決方面更多的依靠個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)以及主觀意識。

（3）團(tuán)隊(duì)意識不強(qiáng)，各自為政，影響了ERP系統(tǒng)的整體效果。

2.沒有一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境

所謂ERP環(huán)境，是在采用ERP系統(tǒng)的前提下，各部門運(yùn)用對應(yīng)的功能模塊處理本部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)，并及時(shí)的做好信息反饋以及部門之間的溝通。并不是運(yùn)用了ERP系統(tǒng)就形成了ERP環(huán)境，而是將ERP的理念滲透到企業(yè)日常管理的各個(gè)層面。無論是在使用、執(zhí)行方面，還是在公司管理決策的制定方面，都要充分的利用這一理念。

3.員工素質(zhì)以及工作方式的影響

當(dāng)前部分員工對于ERP系統(tǒng)簡單的理解為電腦辦公以及相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的使用方面，部分會(huì)計(jì)從業(yè)人員受固有的認(rèn)識以及工作習(xí)慣影響，難以融入到ERP環(huán)境中。同時(shí)在具體的工作過程中，也忽略了與其他部門的交流。

4.存在著安全隱患

由于ERP系統(tǒng)是一個(gè)集成化的管理信息系統(tǒng)，它必須依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，很容易造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失以及資料泄露等情況，這往往會(huì)給企業(yè)帶來巨大的損失。

三、對策與建議

1.樹立ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的思想意識

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)用中，企業(yè)內(nèi)部控制的性質(zhì)并沒有發(fā)生改變，抓好內(nèi)部控制工作仍然是企業(yè)管理的重點(diǎn)之一。員工在有關(guān)系統(tǒng)的操作過程中，要具有內(nèi)部控制的意識，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的合作，充分做好信息交流，保障ERP的實(shí)施效果，為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。

2.加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)

企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行需要良好的內(nèi)部環(huán)境來保證。ERP的采用，會(huì)影響到會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，同時(shí)也會(huì)改變原有的辦事流程。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程改組期間，要以企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ)，做好信息溝通建設(shè)，解決企業(yè)管理中部門間信息不對稱的問題。在財(cái)務(wù)信息的錄入方面要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與審核，保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與時(shí)效性。

3.提升員工素質(zhì)，保障內(nèi)部控制的執(zhí)行

在ERP環(huán)境下，企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的具體實(shí)施工作要堅(jiān)持以人為中心。針對各部門人員的職責(zé)賦予相應(yīng)的權(quán)限，特別是財(cái)務(wù)部門。這樣可以有效的加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息的控制與監(jiān)管力度，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部員工之間的互相監(jiān)督、互相制約。

財(cái)務(wù)人員要注重自身素質(zhì)與能力方面的提高，加深對內(nèi)部控制的認(rèn)識，并能迅速的融入到ERP系統(tǒng)中去。在運(yùn)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的時(shí)候，要注意系統(tǒng)的維護(hù)以及操作方面的規(guī)范性，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定來執(zhí)行工作，降低人為因素給系統(tǒng)造成的危害，有效的保障會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，要強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，配備專門的系統(tǒng)安全維護(hù)人員，保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在ERP環(huán)境下的正常運(yùn)行，減輕財(cái)務(wù)工作者的工作壓力，保障企業(yè)財(cái)務(wù)工作順利、高效的展開。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全措施

當(dāng)前計(jì)算機(jī)病毒嚴(yán)重威脅著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全。企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一旦受到病毒入侵，造成財(cái)務(wù)信息的丟失與改變，不但嚴(yán)重的影響了企業(yè)相關(guān)工作的開展，造成企業(yè)工作流程上的混亂，而且會(huì)給企業(yè)帶來無法估計(jì)的經(jīng)濟(jì)損失。做好病毒的防范工作，保持良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，定期對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級以及有關(guān)數(shù)據(jù)的備份，可以有效的降低病毒危害。另外，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，安裝先進(jìn)的防火墻以及殺毒軟件，也能在一定程度上降低病毒危害。同時(shí)，在企業(yè)內(nèi)部可以根據(jù)員工各自的職能進(jìn)行權(quán)限方面的控制。員工對于自身的口令及其權(quán)限要做好保密工作，不得隨意泄露給他人。一旦發(fā)現(xiàn)信息泄露的情況，要追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，送交司法機(jī)關(guān)制裁，絕不姑息。這既是對員工利益負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是保障企業(yè)權(quán)益的有效措施。

四、結(jié)束語

在ERP環(huán)境下，加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制方面的工作，不但能夠有效的解決企業(yè)管理工作中存在的問題，而且能夠使ERP系統(tǒng)得到良好的運(yùn)用，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中應(yīng)有的作用，為企業(yè)的日常管理以及科學(xué)決策的制定提供有力的幫助。

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