論人事檔案管理

■徐寧慧 河北鋼鐵集團宣鋼公司運輸部

人事檔案是記述和反映個人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。人事檔案是合理用人、選人的重要基礎(chǔ)，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。職工檔案管理工作必須嚴格執(zhí)行國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度。

一、人事檔案的特點

檔案信息的專業(yè)性強。人事檔案是記錄職工個人在工作期間的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，記載的信息具有很強的專業(yè)性。

檔案內(nèi)容劃分細致。人事檔案的內(nèi)容涉及履歷材料；轉(zhuǎn)正定級、改變工種、工資變動審批材料；考核鑒定、自傳材料；政審材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團、民主黨派及社會團體材料；培訓(xùn)學(xué)習(xí)材料；選拔、任用及免職材料；其他可供組織參考的材料。包括九大類，十九小項。

人事檔案的保密性。人事檔案涉及一些職工個人隱私，在管理上一定要嚴格遵守檔案的保密制度，堅持原則，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事，不得泄露檔案內(nèi)容，確保人事檔案的安全性。

二、當前人事檔案管理中存在的不足

1.對人事檔案管理的重要性普遍認識不夠

長期以來，相當一部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管性的事務(wù)工作，只要不丟失、不毀損，能夠應(yīng)付查檔、調(diào)檔就可以了，對檔案工作不重視、不關(guān)心，人員培訓(xùn)、場所經(jīng)費落實不到位，檔案管理工作自然也就做不好了。

2.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了檔案管理人員工作變動頻繁，新手較多，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)檔案管理工作。管理手段也比較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，容易造成檔案毀損，直接影響到檔案的完整與安全。

3.人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些鑒定、考核材料不能及時、完整的歸檔，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離的情況愈加嚴重

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

三、對目前人事檔案管理的幾點建議

1.健立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

2.進一步樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的干部人事檔案

管理理念更新觀念是做好人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，經(jīng)常深入各科室之中，主動了解情況，收集檔案資料，并要求員工如實填寫履歷表，客觀、準確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業(yè)績材料，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。

3.注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員根據(jù)檔案管理規(guī)定劃分的歸檔范圍，隨時將分散在各部門、各崗位人員手中已辦結(jié)的各種內(nèi)容、類別的文件材料收集齊全。在收集過程中，要檢驗文件材料的真實性、完整性和有效性，確保文件數(shù)量準確。

4.加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

為夯實人事檔案基礎(chǔ)管理工作，適應(yīng)和滿足現(xiàn)代企業(yè)管理需求，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，建立人事檔案的數(shù)據(jù)信息庫是人事檔案管理的發(fā)展方向。數(shù)據(jù)信息庫在建立職工基本信息的基礎(chǔ)上，將職工的一些常用信息，如：直系親屬、文化程度、年齡構(gòu)成、工資等級、社會保險交納情況、資質(zhì)證書和勞動合同等項內(nèi)容做相關(guān)鏈結(jié)，并實行動態(tài)管理，定期對職工的個人信息進行及時更新，保證職工個人信息的及時性和準確性，方便和迅速地查閱職工信息。又因人事檔案的材料收集多為紙質(zhì)材料，經(jīng)常查閱易損毀，人事檔案數(shù)據(jù)信息庫的建立，實現(xiàn)了人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，既避免了職工檔案容易損毀的現(xiàn)象，又大大提高了檔案的利用效率。

檔案工作是一項嚴密的工作，并且將職工檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，能夠更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展提供可靠的信息數(shù)據(jù)。在今后的檔案管理發(fā)展領(lǐng)域還有更多的發(fā)展創(chuàng)新空間，有待于我們進一步的探索創(chuàng)新。